BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiện: Mai Thành HưngLớp môn học:

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ

HÀ NỘI, 12/2019

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiện: Mai Thành HưngLớp môn học:

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

HÀ NỘI, 12/2019

Lời nói đầu

Ngày nay việc ứng dụng CNTT vào các lĩnh vực khác nhau trong nền KT-XHngày càng trở thành yêu cầu cần thiết không thể thiếu nhầm nâng cao chất lượng, năngsuất công việc đặc thù trong các lĩnh vực đó, đem lại hiệu quả KT-XH rõ rệt.

Công nghệ thông tin đang dần trở thành một lĩnh vực phát triển mũi nhọn bởi ứngdụng và những lợi ích của nó đem lại Có nhiều công việc ứng dụng công nghệ thông tinđặc biệt là công tác quản lý Nó hoàn toàn vượt trội hơn công tác quản lý thủ công trướcđây Nó giúp tính toán nhanh, chính xác hơn, lưu trữ không còn cần quá nhiều giấy tờ,truy xuất, tìm kiếm nhanh chóng….

Hệ thống quản lý kho hàng siêu thị ra đời nhằm mục đích đưa các kỹ thuật, ứngdụng công nghệ vào trong quá trình kinh doanh, sản xuất Tối ưu hóa các quá trình thủcông Thực hiện các quá trình nhập, xuất hàng nhanh chóng và hạn chế sai sót đáp ứngnhu cầu kinh doanh của các chi nhánh

Với Hệ thống quản lý kho hàng này sẽ đáp ứng được mục tiêu cơ bản trong quytrình nghiệp vụ của kho hàng như tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh, nhậphàng, xuất hàng, thống kê, báo cáo tình trạng hàng.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Hoài Anh đã hướng dẫn giúp đỡ em

trong quá trình học tập cũng như làm bài tập lớn môn học này.

MỤC LỤC

Lời nói đầu

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ 23

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ 23

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ và đặc tả tiến trình nghiệp vụ 33

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 37

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ 39

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu 39

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu và đặc tả bảng dữ liệu 45

3.1.3 Thiết kế tiến trình hệ thống 75

3.2 Thiết kế kiểm soát 80

3.2.1 Xác định nhóm người dùng 80

3.2.2 Phân định quyền hạn về dữ liệu 2 81

3.2.3 Phân định quyền hạn về tiến trình 82

3.3 Thiết kế CSDL 83

3.3.1 Thiết kế bảng dữ liệu phục vụ bảo mật 83

3.3.2 Xác định thuộc tính kiểm soát, bảng kiểm soát 84

3.3.3 Mô hình dữ liệu 86

3.3.4 Đặc tả bảng dữ liệu 91

3.4 Thiết kế kiến trúc chương trình 104

3.4.1 Thiết kế kiến trúc hệ thống mức cao 104

3.4.2 Thiết kế modul xử lý 107

3.5 Thiết kế giao diện người - máy 110

3.5.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 110

3.5.2 Thiết kế form nhập liệu cho danh mục 111

3.5.3 Thiết kế form xử lý nghiệp vụ 115

3.5.4 Thiết kế báo cáo 115Đánh giá công việc, kết luận

Tài liệu tham khảo

Yêu cầu Đặt hàng

Chương 1 Khảo sát hệ thống

1.1 Mô tả hệ thống

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống

- Lấy hàng hóa của nhà cung cấp, đáp ứng hàng hóa cho các chi nhánh của siêu thị

+ Nếu số lượng trong kho còn đủ so với số lượng yêu cầu thì kho xuất hàng chochi nhánh yêu cầu.

+ Nếu số lượng trong kho không đủ so với số lượng yêu cầu thì liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng, sau khi nhà cung cấp giao hàng thì kho chuyển hàng cho chi nhánh yêu cầu.

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp khi mua hàng.

- Quản lý hàng hóa trong kho, báo cáo thống kê số lượng tồn kho, số lượng xuất kho để làm căn cứ cho việc định hướng nhập hàng trong tương lai

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức kho hàng gồm các bộ phận: bộ phận quản lý kho, bộ phận nhận/ phát hàng, bộ phận tài vụ.

- Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ:

+ Tiếp nhận các yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh của siêu thị.

+ Lập danh sách hàng hóa cần nhập, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng.+ Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.

+ Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa.

+ Khiếu nại đến nhà cung cấp( nếu hàng không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng).

+ Lập phiếu nhận hàng.

+ Lập phiếu xuất hàng.

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho.

- Sau khi bộ phận nhập/ phát hàng kiểm tra, nhập hàng, bộ phận tài vụ có chức năng:

+ Nhận, kiểm tra hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp.

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn( hóa đơn đặt hàng, hóa đơn nhập hàng với hóađơn của nhà cung cấp giao).

+ Trả tiền cho nhà cung cấp.

1.1.3 Quy trình quản lý và quy tắc quản lý1.1.3.1 Quy trình xử lý

- Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập hàng

(MB02) gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

+ Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập và gửi xuống cho bộ phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, nếu số lượng hàng còn

lại trong kho còn đủ so với yêu cầu thì lập phiếu xuất hàng (MB08 ) và phát hàng

đến chi nhánh yêu cầu Nếu số lượng còn lại trong kho không đủ số lượng yêu cầu thì

bộ phận quản lý kho lập danh sách hàng cần nhập( MB09) rồi gửi cho ban lãnh đạo

+ Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn đặt hàng( MB03) và in thành hai bản, một bản

gửi đến nhà cung cấp để đặt hàng, một bản lưu lại để theo dõi quá trình hoàn thiện đơnhàng Sau đó đơn hàng này được gửi đến phòng tài vụ để đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp.

+ Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhà cung cấp liên hệ và xác nhận đơn hàng Sau khi đơnhàng được xác nhận, nhà cung cấp chuẩn bị hàng để chuyển đến kho hàng của siêu thị.

+ Nếu mặt hàng không đạt yêu cầu thì tổ nhận hàng sẽ khiếu nại với nhà cung cấp để

nhà cung cấp điều chỉnh lại Nếu các mặt hàng đã đạt yêu cầu thì tổ nhận hàng sẽ lập

phiếu nhận hàng ( MB06).

+ Hàng được chuyển và sắp xếp vào kho Bộ phận kho hàng nhận hàng và xác nhận hàng đã được chuyển vào kho Sau đó phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được gửi cho cho phòng tài vụ.

- Thanh toán tiền hàng

+ Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận quản lý và tiếp nhận phiếu nhận hàng, đơn hàng của nhà cung cấp từ bộ phận giao nhận.

+ Dựa vào phiếu nhận được gửi bởi bộ phận nhận/ phát hàng, đối chiếu với đơn đặt hàng của bộ phận quản lý và hóa đơn của nhà cung cấp, nếu các thông tin không trùng khớp với nhau thì bộ phận tài vụ sẽ thông báo đến bộ phận nhận/ phát hàng để kiểm tra

lại Ngược lại thì, bộ phận tài vụ sẽ in phiếu trả tiền hàng( MB07) và thực hiện trả

tiền hàng cho nhà cung cấp

+ Sau khi thanh toán tiền hàng, bộ phận tài vụ gửi cho bộ phận quản lý kho một bản ghi trả tiền để xác nhận đã hoàn thành đơn hàng.

- Xuất hàng cho các chi nhánh

+ Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh, bộ phận quản lý kho gửi cho

bộ phận nhận, phát hàng và tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho.+ Nếu số lượng hàng còn trong kho đáp ứng đủ nhu cầu thì lập phiếu xuất

hàng( MB08) và gửi hàng cho các chi nhánh yêu cầu Nếu số lượng không đủ thì yêu

cầu nhập hàng.

- Kiểm tra hàng hóa trong kho, báo cáo thống kê

+ Định kỳ hàng tháng, bộ phận nhận, phát hàng kiểm tra hàng hóa trong kho và lập phiếu hàng hóa( MB04) để kiểm tra tình trạng tồn kho Bộ phận quản lý tổng hợp,

kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất và lập báo cáo nhập, xuất( MB10) Sau đó báo cáo được gửi cho ban lãnh đạo để kiểm soát tình trạng kho hàng

1.1.4 Mẫu biểu

1.1.4.1 Danh sách các nhà cung cấp( MB01)

NHÀ CUNG CẤP

Tên nhà cung cấp: …Địa chỉ: …

Số điện thoại: …Email: …

Ngành hàng chính: …

1.1.4.2 Phiếu yêu cầu nhập hàng( MB02)

Số phiếu yêu cầu … Ngày… tháng… năm…

PHIẾU YÊU CẦU

Chi nhánh:……….

Người lập phiếu(Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.3 Đơn đặt hàng( MB03)

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Ghi chú

Công ty ….

Số phiếu đặt hàng … Ngày … tháng … năm …

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Đơn vị cung cấp: …Địa chỉ: …

Số điện thoại: … Email: …

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng tiền: …Thời gian giao hàng: …

Thông tin giao hàng: …

Đại diện mua hàng (Ký và đóng dấu)

(Thông tin nhà cung cấp…)Số phiếu giao hàng …

PHIẾU GIAO HÀNG

Số phiếu đặt hàng …Ngày … tháng … năm …Người nhận: … SDT: …Công ty: … Chức vụ: …Địa chỉ: …

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Ghi chú

Người lập phiếu Người giao Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.6 Phiếu nhận hàng( MB06)

Số phiếu nhận hàng … Ngày … tháng … năm …

PHIẾU NHẬN HÀNG

Số phiếu giao hàng …Nhà cung cấp: …

Địa chỉ: …

SDT: … STK: …

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Ghi chú

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.7 Phiếu trả tiền hàng( MB07)

Mã phiếu trả tiền hàng … Ngày … tháng … năm …

PHIẾU TRẢ TIỀN HÀNG

Số phiếu đặt hàng: …Số phiếu nhận hàng: …Tên nhà cung cấp: …

Địa chỉ: …

SDT: … STK: …STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số

lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chúTổng tiền: …Người thanh toán Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Ghi chúNgười lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.9 Danh sách các mặt hàng cần nhập( MB09)

Số:… Ngày … tháng … năm …

DANH SÁCH HÀNG CẦN NHẬP

STT Mã hàng hóa Tên hàng

Người lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên)1.1.4.10 Báo cáo nhập, xuất( MB10)

1.2 Mô hình hóa hệ thống

1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

<chức năng 1><chức năng 2>….

<chức năng n>

+ Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.+ Lập hóa đơn đặt hàng.

BP quản lý kho

+ Nhận phiếu xuất hàng từ và xuất hàng cho các chi nhánh+ Nhận phiếu giao hàng.

+ Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa.+ Khiếu nại đến nhà cung cấp.

+ Lập phiếu nhận hàng.

+ Sắp xếp hàng hóa.+ Lập phiếu xuất hàng.

BP nhập/pháthàng

+ Nhận, kiểm tra hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp.

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn.+ Trả tiền cho nhà cung cấp.

BP tài vụ

DS hàng cần Phê

Liên

Thông tin phản Gửi hóa đơn đặt

Phiếu xuất

Hàng, phiếu giao

Khiếu

Hóa đơn bán Tiền + phiếu trả tiền Xuất

Gửi

+ Kho dữ liệu

+ Luồng công việc/ luồng dữ liệu

1.2.2.1 Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

Lập DS hàng cầnmua

ddjfdfd

Hàng-NCCPhiếu

Điều kiện

Kiểm tra hàng và hóa đơn P Phiếu GH(MB05)

Nhận phản hồi

Lập phiếu nhận hàng

P Phiếu nhận(MB06)

BP quản lý BP nhập/ phát hàng BP Tài vụ NCC

1.2.2.4 Xuất hàng cho các chi nhánh

Giao hàng và hóa đơn

Gửi đơn mua hàngGửi phiếu nhận hàng

Tổng hợp hóa đơnTiếp nhận HD

Đối chiếuKiểm tra lại

Nhận phiếu trả tiền + tiềnLập phiếu trả tiền,

Thanh toán tiền

KhớpKhông khớp

P Phiếu trả tiền(MB07)

P Đơn hàng(MB03) P

Phiếu nhận(MB06)

P Phiếu GH(MB05)

Chi nhánh BP quản lý BP nhận/phát hàng

1.2.2.5 Báo cáo, thống kê

Gửi yêu cầu lấy hàngTiếp nhận yêu cầu

BP quản lý Lãnh đạo

1.3 Xây dựng dự án1.3.1 Hồ sơ điều tra

P Phiếu hàng(MB04)

Tổng hợp dữ liệu

Phiếu YC, Báocáo

Lập báo cáo tồn khoNhận báo cáo

Yêu cầu báo cáo nhập xuấtTổng hợp phiếu nhập xuất

Lập báo cáo nhập, xuất Nhận báo cáo

Phê duyệt

P BC nhập,xuất(MB10)

- Đầu ra

+ Hóa đơn xuất hàng

+ Phiếu thanh toán tiền hàng+ Báo cáo, thống kê hàng tồn kho

- Tài nguyên của hệ thống

+ Nhà kho

+ Hàng hóa- NCC+ Danh mục hàng hóa+ Hàng hóa tồn kho+ Thông tin nhân viên

+ Danh sách trang thiết bị trong kho

- Người dùng hệ thống

* Bộ phận quản lý kho:

+ Tiếp nhận các yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh của siêu thị.

+ Lập danh sách hàng hóa cần nhập, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng.

+ Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.+ Lập hóa đơn đặt hàng.

+ Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa.

+ Khiếu nại đến nhà cung cấp( nếu hàng không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng).

+ Lập phiếu nhận hàng.+ Lập phiếu xuất hàng.

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho.* Bộ phận tài vụ có chức năng:

+ Nhận, kiểm tra hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp.

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn( hóa đơn đặt hàng, hóa đơn nhập hàng với hóa đơn của nhà cung cấp giao).

+ Trả tiền cho nhà cung cấp.

1.3.2 Dự trù thiết bịPhần cứng

• 2 PC cho bộ phận quản lý, được phân quyền là quản trị viên, xem được toàn bộ hệ thống và có quyền chỉnh sửa.

• 2 máy in cho bộ phận quản lý để in phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng, các báo cáo thống kê về hàng hóa trong kho.

• 2 PC cho bộ phận nhận/ phát hàng để lưu trữ dữ liệu, lập phiếu nhận hàng.

• 1 máy in cho bộ phận nhận/phát hàng để in phiếu nhận hàng.

• 2 máy quét mã vạch cho bộ phận nhận/ phát hàng để kiểm tra hàng hóa nhanh chóng.

• 2 PC cho bộ phận tài vụ để lập phiếu trả tiền hàng.• 1 máy in cho bộ phận tài vụ để in phiếu trả tiền hàng.• 2 điện thoại bàn cho mỗi bộ phận để liên lạc.

• Hệ thống mạng LAN kết nối các PC và máy in với nhau đồng bộ, thống nhất.

Phần mềm

 Hệ điều hành Microsoft Window 7 trở lên

 Bộ phần mềm công cụ văn phòng Office 2010 trở lên Bộ công cụ gõ Tiếng Việt Unikey

Bước 1 Liệt kê các chức năng chi tiết

 Dựa vào quy trình xử lý > chức năng chi tiết

- Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập hàng

gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

+ Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập(1) và gửi xuống cho bộ phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong

kho(2), nếu số lượng hàng còn lại trong kho còn đủ so với yêu cầu thì lập phiếu

xuất hàng và phát hàng đến chi nhánh yêu cầu Nếu số lượng còn lại trong kho

không đủ số lượng yêu cầu thì bộ phận quản lý kho lập danh sách hàng cần

nhập(3) rồi gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt(4).

- Đặt hàng từ nhà cung cấp

+ Sau khi tiếp nhận danh sách mặt hàng cần nhập(5), bộ phận quản lý tìm

kiếm nhà cung cấp phù hợp từ danh sách các nhà cung cấp(6) đã được lưu

trữ và liên hệ với nhà cung cấp(7) để đàm phán

+ Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn đặt hàng(8) và in thành hai bản, một bản

gửi đến nhà cung cấp(9) để đặt hàng, một bản lưu lại để theo dõi quá trình hoàn thiện đơn hàng(10) Sau đó đơn hàng này được gửi đến phòng tài vụ(11) để đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp.

+ Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhà cung cấp liên hệ và xác nhận đơn hàng Sau khi đơn hàng được xác nhận, nhà cung cấp chuẩn bị hàng để chuyển đến kho hàng của siêu thị.

+ Nếu mặt hàng không đạt yêu cầu thì tổ nhận hàng sẽ khiếu nại với nhà cung

cấp(14) để nhà cung cấp điều chỉnh lại Nếu các mặt hàng đã đạt yêu cầu thì tổ

nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng (15).

+ Hàng được chuyển và sắp xếp vào kho(16) Bộ phận kho hàng nhận hàng và xác nhận hàng đã được chuyển vào kho Sau đó phiếu nhận hàng, hóa đơn

của nhà cung cấp sẽ được gửi cho cho phòng tài vụ(17).

- Thanh toán tiền hàng

+ Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận quản lý(18) và tiếp nhận phiếu nhận hàng, đơn hàng của nhà cung cấp từ bộ phận giao nhận(19)

+ Dựa vào phiếu nhận được gửi bởi bộ phận nhận/ phát hàng, đối chiếu(20) với

đơn đặt hàng của bộ phận quản lý và hóa đơn của nhà cung cấp, nếu các thông

tin không trùng khớp với nhau thì bộ phận tài vụ sẽ thông báo đến bộ phận

nhận, phát hàng(21) để kiểm tra lại Ngược lại thì bộ phận tài vụ sẽ lập phiếu trả tiền(22) và thực hiện thanh toán tiền hàng và gửi phiếu trả tiền cho nhà cung cấp(23).

+ Sau khi thanh toán tiền hàng, bộ phận tài vụ gửi cho bộ phận quản lý kho

một bản ghi trả tiền(24) để xác nhận đã hoàn thành đơn hàng.

- Xuất hàng cho các chi nhánh

+ Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh(25), bộ phận quản

lý kho gửi cho bộ phận nhận, phát hàng và tiến hành kiểm tra số lượng hàng

hóa trong kho(26).

+ Nếu số lượng hàng còn trong kho đáp ứng đủ nhu cầu thì lập phiếu xuất(27) và gửi hàng cho các chi nhánh(28) yêu cầu Nếu số lượng không đủ thì yêu

cầu nhập hàng.

- Kiểm tra hàng hóa trong kho, báo cáo thống kê

+ Định kỳ hàng tháng, bộ phận nhận, phát hàng kiểm tra hàng hóa trong kho(29) và lập phiếu hàng hóa(30) để kiểm tra tình trạng tồn kho Bộ phận

quản lý tổng hợp, kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất(31) và lập

báo cáo(32) Sau đó báo cáo được gửi cho ban lãnh đạo(33) để kiểm soát tình

trạng kho hàng.

 Ta được các chức năng chi tiết như sau:

(1) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh(2) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

(3) Lập danh sách các mặt hàng cần nhập(4) Gửi ban lãnh đạo phê duyệt

(12) Nhận hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp(13) Kiểm tra hàng hóa

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp về tình trạng hàng hóa(15) Lập phiếu nhận hàng

(16) Sắp xếp hàng hóa vào kho

(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận tài vụ

(18) Tiếp nhận hóa đơn đặt hàng

(19) Tiếp nhận phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp(20) Đối chiếu kiểm tra

(21) Thông báo cho bộ phận nhận, phát nếu đối chiếu không khớp(22) Lập phiếu trả tiền hàng

(23) Thực hiện thanh toán tiền hàng và gửi phiếu trả tiền hàng cho NCC

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho bộ phận quản lý(25) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh(26) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

(27) Lập phiếu xuất kho

(28) Xuất hàng cho các chi nhánh

(29) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho(30) Lập phiếu hàng hóa

(31) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, xuất(32) Lập báo cáo

(33) Gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

Bước 2 Loại bỏ các chức năng trùng lặp

 Các chức năng trùng lặp

(1) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh(25) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh(2) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

(26) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho(29) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

 Sau khi loại các chức năng trùng lặp ta còn các chức năng sau:(1) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh

(2) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho(3) Lập danh sách các mặt hàng cần nhập(4) Gửi ban lãnh đạo phê duyệt

(12) Nhận phiếu hàng, giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp(13) Kiểm tra hàng hóa

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp về tình trạng hàng hóa(15) Lập phiếu nhận hàng

(16) Sắp xếp hàng hóa vào kho

(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận tài vụ

(18) Tiếp nhận hóa đơn đặt hàng

(19) Tiếp nhận phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp(20) Đối chiếu kiểm tra

(21) Thông báo cho bộ phận giao nhận nếu đối chiếu không khớp(22) Lập phiếu trả tiền hàng

(23) Thực hiện thanh toán tiền hàng và gửi phiếu trả tiền hàng cho NCC

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho bộ phận quản lý(25) Lập phiếu xuất kho

(26) Xuất hàng cho các chi nhánh

(27) Lập phiếu hàng hóa

(28) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, xuất(29) Lập báo cáo

(30) Gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

Bước 3 Gom nhóm chức năng đơn giản

Các chức năng do một bộ phận, một nhóm người thuộc một bộ phận thực hiện được gom thành một nhóm.

(1) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàngtừ các chi nhánh

(1) Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

(2) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

(3) Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

(4) Gửi ban lãnh đạo phê duyệt(5) Tiếp nhận danh sách mặt hàng cần nhập

(2) Tìm kiếm nhà cung cấp(6) Tìm kiếm nhà cung cấp phù

hợp từ danh sách nhà cung cấp(7) Liên hệ với nhà cung cấp (8) Lặp đơn đặt hàng

(3) Lặp đơn hàng(9) Gửi đơn đặt hàng đến nhà

(10) Kiểm tra tình trạng đơn hàng

(11) Gửi hóa đơn đặt hàng đến bộ

(12) Nhận phiếu giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp

(6) Nhận hàng (13) Kiểm tra hàng hóa

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp

về tình trạng hàng hóa (7) Khiếu nại(15) Lập phiếu nhận hàng

(8) Lập phiếu nhận hàng(16) Sắp xếp hàng hóa vào kho

(9) Nhập hàng vào kho(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa

đơn của nhà cung cấp cho bộ phận

(18) Tiếp nhận hóa đơn đặt hàng

(10) Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

(19) Tiếp nhận phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp

(20) Đối chiếu kiểm tra

(21) Thông báo cho bộ phận giao nhận nếu đối chiếu không khớp

(22) Lập phiếu trả tiền hàng (11) Thanh toán tiền hàng

(23) Thực hiện thanh toán tiền hàng và gửi phiếu trả tiền hàng cho NCC

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho

bộ phận quản lý (5) Gửi hóa đơn(25) Lập phiếu xuất kho

(12) Xuất hàng(26) Xuất hàng cho các chi nhánh

(27) Lập phiếu hàng hóa

(13) Lập phiếu hàng hóa(28) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu

nhập, xuất (14) Kiểm tra hóa đơn,phiếu(29) Lập báo cáo

(15) Lập báo cáo(30) Gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

(5) Gửi hóa đơn

Bước 4 Loại bỏ chức năng vô nghĩa

Sau khi loại bỏ các chức năng vô nghĩa mà không làm thay đổi dữliệu của hệ thống, các chức năng còn lại là:

(1) Lặp danh sách mặt hàng cần nhập(2) Đặt hàng

(10) Kiểm tra hóa đơn,phiếu (11) Lập báo cáo

Bước 5 Kết luận

Các chức năng của hệ thống quản lý kho hàng siêu thị bao gồm:(1) Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

(2) Đặt hàng(3) Nhận hàng

(10) Kiểm tra hóa đơn,phiếu(11) Lập báo cáo

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng

(1) Lập danh sách mặt hàng cần nhập

Đặt hàng, báo cáo

Quản lý khohàng siêu thị

(2) Đặt hàng (10) Kiểm tra hóa đơn,phiếu

(11) Lập báo cáo (3) Nhận hàng

Nhập, xuất hàng

(4) Lập phiếu nhận hàng(7) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng

(8)Kiểm tra hàng trong kho (9) Lập phiếu xuất

(5) Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

 Chức năng thanh toán tiền hàng do bộ phận tài vụ xử lý, thực hiện

(5) Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu được gửi từ các bên liên quan và (6) Thanh toán tiền hàng nên ta gom 2 chức năng này với nhau.

 Chức năng (3) Nhận hàng, (4) Lập phiếu nhận hàng, (7) Tiếp

nhận yêu cầu nhập hàng được gửi xuống từ bộ phận quản lý, (8) Kiểm tra hàng trong kho và (9) Lập phiếu xuất được bộ phận

nhận, phát hàng thực hiện để nhận hàng từ nhà cung cấp và phát hàngcho các chi nhánh nên ta gom 3 chức năng này thành chức năng

Nhập, xuất hàng.2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng

 Giải thích ký hiệu

Chức năng

Quan hệ phân cấpLập hóa

đơn

Tổng hợp hóađơn,đối chiếu

Lập phiếu xuấtKiểm tra hàng

trong khoTiếp nhận yêu

cầuLập DS hàng

cần nhập

Lập phiếu trảtiềnĐặt hàng

Kiểm tra hóađơn, phiếu

Nhận hàng

Lập phiếu nhậnhàng

Lập hóa đơn

Nhà cung cấp

Kho dữ liệu Vào Ra Cập nhật

Tác nhân trong

Tài vụ

2.1.2.1 DFD mức khung cảnh( mức 0)

2.1.2.2 DFD mức đỉnh( mức 1)

Quản lý kho hàng

Chi nhánh

Lãnh đạo

Nhà cung cấp

Phiếu yêu

Hàng + phiếu

Giao Đơn hàngHóa

Khiếu nại

Hàng + phiếuTiền + phiếu trả DS hàng cần

nhập Phê

Báo cáo, thống

Chi nhánh

Nhà cung cấp

Đặt hàng, BC

Thanh toán

Nhập, xuất hàngHóa

Hàng Nhà cung cấp

Phiếu

Phiếu

Phiếu trả DS hàng

Phiếu yêu

Hàng + phiếu DS hàng cần nhậpPhê Báo cáo, thống

Giao Đơn hàngHóa

Tiền + phiếu trả tiền

Số lượng

Báo cáo

2.1.2.3 DFD mức dưới đỉnh( mức 2)

 Đặt hàng, báo cáo

Lãnh đạo

Chi nhánh

Lãnh đạo

Nhà cung cấp

Lập DS hàng cần

Đặt hàngKiểm tra hóa

đơn, phiếu

Lập báo cáoNhà cung cấp

DS hàng

Hóa

Phiếu nhập

Hàng Phiếu yêu

DS hàng cần nhậpPhê

Giao Đơn BP QL

Lập

Số

Hàng+ Phiếu GH

Khiếu nại

Báo cáoBáo cáo, thống

Phiếu

Lập

 Nhập, xuất hàng

Tiếp nhận yêu cầu

Kiểm tra hàng tồn

Lập phiếu xuấtDS hàng

Nhận hàng

Lập phiếu nhận hàng

NCC

Phiếu nhậpHàng

BP QL kho

Gửi YC

Hàng+ phiếu GHKhiếu nại

Lập phiếu nhậnNhận hàng

Phản hồi

NCC

 Thanh toán

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ

 Tiến trình “ Lặp danh sách mặt hàng cần nhập”

- Tên chức năng: Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

- Đầu vào: Phiếu yêu cầu nhập từ các chi nhánh, số lượng hàng còn trong kho.

- Đầu ra: Danh sách mặt hàng cần nhập- Nội dung xử lý:

+ Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh+ Kiểm tra số lượng hàng trong kho

+ Nếu thiếu thì lập danh sách hàng cần nhập+ Nếu đủ thì không lập danh sách

 Tiến trình “ Đặt hàng”

- Tên chức năng: Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

- Đầu vào: Danh sách mặt hàng cần nhập, danh sách nhà cung cấp

Tổng hợp HĐ,đối chiếu

Lập phiếu trả tiền

Hóa

Phiếu Phiếu trả BP tài vụ

Nhà cung cấp

Tiền + phiếu trả tiền

Tổng hợp HĐ

Đối chiếu

- Đầu ra: Hóa đơn đặt hàng- Nội dung xử lý:

+ Nếu tìm được nhà cung cấp phù hợp

+ Thì tiến hành lập hóa đơn đặt hàng và đặt hàng+ Nếu : không tìm được nhà cung cấp phù hợp + Thì Lặp: tìm kiếm nhà cung cấp

+ Đến khi : tìm được nhà cung cấp phù hợp+ Thì : lập đơn đặt hàng và đặt hàng

+ Không thì : khiếu nại với nhà cung cấp

 Tiến trình “ Lập phiếu nhận hàng”

- Tên chức năng: Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

- Đầu vào: Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn, phiếu giao hàng, hóa đơn- Đầu ra: Phiếu nhận hàng

- Nội dung xử lý:

+ Nếu : có hóa đơn, phiếu giao hàng và hàng đạt tiêu chuẩn+ Thì : lập phiếu nhận hàng cho các mặt hàng đó

+ Không thì : không lập phiếu

 Tiến trình “ Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu”

- Tên chức năng: Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

- Đầu vào: Hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu nhận hàng- Đầu ra: Danh sách phiếu, hóa đơn trùng khớp

- Nội dung xử lý:

+ Tiếp nhận phiếu, hóa đơn từ các bên+ Nếu : nội dung trùng khớp

+ Thì : các hóa đơn được xác nhận

+ Không thì : thông báo các bên kiểm tra lại, không xác nhận

 Tiến trình “ Lập phiếu trả tiền”

- Tên chức năng: Lập phiếu trả tiền

- Đầu vào: Danh sách phiếu, hóa đơn trùng khớp- Đầu ra: Phiếu trả tiền, tiền hàng

- Nội dung xử lý:

+ Nếu : có danh sách các hóa đơn được xác nhận+ Thì : lập phiếu trả tiền và thanh toán

+ Không thì : báo các bên kiểm tra lại, không trả tiền

 Tiến trình “ Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng”

- Tên chức năng: Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng - Đầu vào: Phiếu yêu cầu từ các chi nhánh - Đầu ra: Danh sách phiếu yêu cầu

- Nội dung xử lý:

+ Nếu: có danh sách yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh+ Thì : tiếp nhận và tiến hành kiểm tra hàng hóa

 Tiến trình “ Kiểm tra hàng trong kho”

- Tên chức năng: Kiểm tra hàng trong kho - Đầu vào: Danh sách phiếu yêu cầu

- Đầu ra: Báo cáo số lượng hàng trong kho- Nội dung xử lý:

+ Nếu : số lượng hàng trong kho đủ

+ Thì : xác nhận yêu cầu, báo cáo số lượng hàng+ Không thì : lập danh sách hàng cần nhập

 Tiến trình “ Lập phiếu xuất”

- Tên chức năng: Lập phiếu xuất

- Đầu vào: Báo cáo số lượng hàng trong kho- Đầu ra: Hàng, phiếu xuất hàng

- Nội dung xử lý:

+ Nếu : có báo cáo số lượng hàng được xác nhận+ Thì : lập phiếu xuất hàng và xuất hàng

+ Không thì : không xuất hàng

 Tiến trình “ Lập phiếu hàng hóa”

- Tên chức năng: Lập phiếu hàng hóa - Đầu vào: Hàng hóa trong kho

- Đầu ra: phiếu hàng hóa- Nội dung xử lý:

+ Bộ phận nhận, phát hàng tiến hành kiểm tra số lượng hàng trongkho

+ Lập phiếu hàng hóa, số lượng hàng tồn trong kho  Tiến trình “ Lập báo cáo”

- Tên chức năng: Lập báo cáo

- Đầu vào: Phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, phiếu trả tiền- Đầu ra: Báo cáo nhập xuất

- Nội dung xử lý:

+ Bộ phận quản lý tổng hợp các hóa đơn, phiếu

+ Lập báo cáo về tình trạng nhập xuất của kho trong tháng gửi cho ban lãnh đạo

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

 Dựa vào Mẫu biểu ta xác định được các kiểu thực thể: PHIẾU DS HÀNG CẦNNHẬP, HÓA ĐƠN ĐẶT HÀNG, PHIẾU GIAO HÀNG, PHIẾU NHẬN HÀNG, PHIẾU XUẤT HÀNG, PHIẾU TRẢ TIỀN HÀNG, PHIẾU YÊU CẦUNHẬP HÀNG, PHIẾU HÀNG HÓA, PHIẾU BÁO CÁO.

 Dựa vào thông tin tài nguyên của hệ thống: HÀNG, NCC, CHI NHÁNH siêu thị

 Dựa vào quy trình xử lý: Gạch chân những danh từ xác định xem đó có phải là kiểu thực thể không:

- Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập

hàng gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

+ Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập và gửi xuống cho bộ

phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, nếu số

lượng hàng còn lại trong kho còn đủ so với yêu cầu thì lập phiếu xuất hàng và phát hàng đến chi nhánh yêu cầu Nếu số lượng còn lại trong kho không đủ số

lượng yêu cầu thì bộ phận quản lý kho lập danh sách hàng cần nhập rồi gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt.

- Đặt hàng từ nhà cung cấp

+ Sau khi tiếp nhận danh sách mặt hàng cần nhập, bộ phận quản lý tìm kiếm

nhà cung cấp phù hợp từ danh sách các nhà cung cấp đã được lưu trữ và liên

hệ với nhà cung cấp để đàm phán

+ Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn đặt hàng và in thành hai bản, một bản gửi

đến nhà cung cấp để đặt hàng, một bản lưu lại để theo dõi quá trình hoàn thiện

đơn hàng Sau đó đơn hàng này được gửi đến phòng tài vụ để đối chiếu và

thanh toán cho nhà cung cấp.

+ Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhà cung cấp liên hệ và xác nhận đơn hàng Sau khi đơn hàng được xác nhận, nhà cung cấp chuẩn bị hàng để chuyển đến kho hàng của siêu thị.

- Nhận hàng từ nhà cung cấp

+ Nhà cung cấp căn cứ theo đơn đặt hàng để vận chuyển hàng đến kho kèm

theo phiếu giao hàng

+ Bộ phận nhận/ phát hàng nhận hàng, phiếu giao hàng và thực hiện kiểm tra hàng hóa.