Có thể nói một cách đơn giản hơn.ERP chính là hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Theo ông Hoàng Minh Châu –Giám đốc Công ty FPT TP.HCM có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng
Trang 2Lời mở đầu
Thời đại kinh tế mở cửa,cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tòi,ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì không thể tồn tại lâu dài trên thị trường Ngày nay việc ừng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên trở nên phổ biến và
là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất,giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân,tiết kiệm thời gian ,chi phí và cho thấy rõ hiệu quả công việc
ERP là viế tắt của từ tiếng anh ‘’ Enterprise Resource Planning’’, có nghĩa là ‘’Hệ thống hoạch định nguồn doanh nghiệp’’ Có thể nói một cách đơn giản hơn.ERP chính là hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Theo ông Hoàng Minh Châu –Giám đốc Công ty FPT TP.HCM có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP.Năng suất lao động sẽ tăng do các nguyên liệu đầu vào chi phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáp thực hiện với tốc độ nhanh,chính xác hơn,công nợ, chi phí ,doanh thu, đổng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu,nhân công,máy móc thi công…vừa đủ sản xuất kinh doanh.
Trong buổi tọa đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp,ông Nguyễn Văn Thảo,Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI),nhận định sức ép về cạnh tranh khi gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp Việt Nam có thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ ‘’đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng’’,ông nói.
Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng Đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay.
Trang 31 Giới thiệu về hệ thống ERP
1.1 Khái niệm ERP
ERP-Hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hóa các quy trình quản lý, làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp
1.2 Lịch sử hình thành của ERP
Khái niệm về ERP đã có từ những năm 60 của thế kỷ 20 Lúc đó ERP mới đóng vai trò như là một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn được cải tiến, mở rộng các chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau này:
Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu (MRP-Meterial Requirements Planning)
Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu là nâng cao hiệu quả trong các việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như: Tuy Pythis là doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình triển khai ERP của Vinamilk là chưa đủ Có thể thấy rằng việc cung cấp nguồn nhân lực, công nghệ và nhân lực hàng đầu của Pythis cũng có giới hạn Pythis là đối tác chiến lược của Oracle tại Việt Nam nhưng để phát huy hoàn toàn khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp lớn như Vinamilk thì một mình Pythis là chưa đủ
Dó đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức tối đa Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp của Oracle cho các nhiệm vụ quản lý lõi và CRM của SAP để củng cố khả năng quản lý khách hàng ở mức cao nhất Ở một mức nào đó chức năng ERP của Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ(mà nguyên nhân do Pythis) Điều này, khiến cho chi phí ERP của Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho quá trình quản lý của các giải pháp cũng giảm đi đáng kể
Chi phí để đầu tư cho ERP và đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối lớn, yêu cầu không chỉ là về năng lực phần cứng, phần mềm mà còn cả năng lực của con người Hệ thống phần cứng được đầu tư lớn
để có thể chạy được tất cả các Module Hệ thống phần mềm cũng cần phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất để cho việc quản lý được hiệu quả nhất Khi hệ thống phần cứng, phần mềm có thể mua được thì một vấn đề khác được nhắc tới mà đó lại vấn đề quan trọng then chốt Đó là năng lực, nhân lực cần có để có thể sử dụng được hệ thống này Việc đầu tư cho nhân lực, không phải ngày một, ngày hai mà là một quá trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ
sở hạ tầng mà còn phải đầu tư cho nhân lực để có thể triển khai hệ thống Nguồn nhân lực này không chỉ phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng để vận hành hệ thống Phần triển khai CRM và phân phối(distribution) cho các đại lý(vender) là những Module khác hẳn trong bộ lõi trung tâm(core central) mà Vinamilk đã mua
Trang 4Ngoài ra, đặc điểm của Vinamilk là hiện đang triển khai đồng thời ba giải pháp ERP của Oracle, SAP và Microsoft Dó đó, làm cách nào để triển khai đồng thời ba giải pháp một cách hiệu quả cũng là một thách thức
Sản xuất cái gì?
Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?
Hiện nay đã có trong tay những gì?
Những gì cần phải có nữa để sản xuất?
Giai đoạn 2: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu khép kín (Closed-loop MRP)
Ở giai đoạn này, không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có hàng loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng
về nguyên vật liệu Đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch
đó Sau khi thực hiện kế hoạch hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với
kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên
Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất ( Menufacturing Resource PlanningMRPII)
Giai đoạn này là sự mở rộng của giai đoạn Closed-loop MRP nhằm hoạch định tài nguyên của các công
ty, các nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch dịn tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tai chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời câu hỏi như: “Cái gì sẽ…Nếu…?” Hệ thống có rất nhièu chưc năng được liên kết chặt chẽ với nhau: Lập kế hoạch kinh doanh, lạp kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch đinh khả năng cung ứng và hỗ trợ thục hiẹn khả năng cung ứng nguyên vật liệu Kết quả của các chức năng tích hợp trên là bài báo cáo tài chính như: Kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng…
Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning)
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển của ERP cho phép mở rọng phạm vi quản lý và quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn, các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia… Mục tiêu của ERP là nhằm giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp
vụ, tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM), tạo ra giá trị hợp tác kinh doanh thông qua sự cộng tác kinh doanh
1.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống ERP
• Ưu điểm
Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: Với hệ thống ERP các phòng ban sẽ sử dụng chung một
hệ thống trong thời gian thực Hẹ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng Nên đảm bảo tính minh bạch, chính xác thông tin tránh được sự nghi ngờ, thắc mắc giữa các phòng ban
Trang 5 Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho và xác định lượng hàng tồn kho tối ưu Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh
Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương Tăng sử dụng hiệu quả nhận sự, giam bớt các sai sót gian lận trong tính lương Hơn nữa, ERP còn hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự theo dõi giờ giấc cong nhân,hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi Công tác kế toán chính xác hơn: ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, dễ dàng kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Với ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn
Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất và giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm
Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ trong ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng, chi tiết hơn giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp
• Nhược điểm
Đòi hỏi các công ty phần mềm phải có các kiến thức về công nghệ thông tin và am hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau
Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Nên chi phí để triển khai hệ thống này cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ cộng lại
1.4 Yêu cầu cần thiết đối với hệ thống ERP
Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ có một module phần mềm tương ứng Ví dụ, phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng(Parchase) Phòng bán hàng sẽ có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution)…Mỗi module chỉ đảm nhiệm một nghiệp vụ.Với thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng
Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban Đảm bảo đồng nhất thông tin Giảm vệc cập nhật, xử lý dữ liệu ở nhiều nơi, cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban
Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh
Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thôn qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp
vụ Tùy thuộc vào thực tế cần thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế( cấu hình hệ thống) Thông qua thay đổi tham số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp Với cách này, doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần Tính mở còn thể hiện khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều doanh nghiệp khác nhau trong hệ thống Ngoài ra, hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin Do đó, cùng với quy trình vận hành ERP còn có tính hướng dẫn (driver) cho phép
Trang 6doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình Từ đó, thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai
1.5 Triển khai hệ thống ERP
Các bước thực hiện:
Bước1: Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ chính, thời gian và người
thực hiện
Bước 2: Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6 tháng, bao gồm cả cài
đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động cơ của người thực hiện
Bước 3: Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên càn thiết( Material
Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn tru được Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị Dồng thời kiểm tra tính chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%
Bước 4: Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng hóa trong kho đến 95% Bước 5: Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu dự án
Bước 6: Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy đủ của người cung cấp
Bước 7: Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lạp và xử lý đưn hàng bởi
nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán hang
Bước 8: Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng để phân bộ nhân viên
và đánh giá hiệu quả Do vạy, têu chuẩn về nhân viên phải chính xác Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực
Bước 9: Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP
Bước 10: Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng được cài đặt sẽ đủ
khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này
Bước 11: Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong quá trình triển khai
như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất 70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần được đề cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp
Bước 12: Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong của công việc này
Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:
• Cân đối hàng lưu kho
• Địa điểm kho hang
• Hóa đơn nguyên vật liệu
• Giao thức
• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu nhà cung cấp
Trang 7• Lịch trình
• Đơn hàng
• Thông tin tài chính kế toán
Bước 13: Quy trình hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới
1.6 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công
1.6.1 Nguồn nhân lực
Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành
Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là những người có năng lực Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung
Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ
1.6.2 Quy trình
Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai hệ thống ERP
Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này được nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
1.6.3 Công nghệ
Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ…)
Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ
Giảm thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng
1.6.4 Ngân sách
Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư
Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP
2 Phân tích thực trạng và triển khai ERP của Vinamilk
2.1 Giới thiệu công ty
2.1.1 Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 do
Sở kế hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh
Trang 8nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký hiện này của công ty là 1.59 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông ben ngoài chiếm 36,89%
2.1.2 Hoạt động của công ty
Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính: Sản xuất và kinh doành sữa hộp, sữa bột, bột dinh dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu, ngoài ra còn kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản, kinh doanh kho bến bãi, kinh doanh vận tải bằng ô
tô, bốc xếp hàng hóa
2.1.3 Mục tiêu:
Tầm nhìn:
‘’Trở thành biểu tượng niềm tin số một Viêt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người’’
Sứ mệnh:
‘’Vitamilk cam kết mng đến cho cộng động dinh dưỡng,chất lượng nhất chính bằng chính sự trân trọng,tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội’’
Giá trị cốt lõi:
Chính trực
Liêm chính,trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch
Tôn trọng
Trôn trọng bản thân,tôn trọng đồng nghiệp.tôn trọng công ty,tôn trõng đối tác.Hợp tác trong tôn trong
Công bằng:
Tôn trọng với nhân viên,khách hang,nhà cung cấp và các bên liên quan khác
Tuân thủ
Tuân thủ Luật pháp,Bộ quy tắc ứng xử vá các quay chế chính ,quy định của công ty
2.2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP
Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vự Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công thì công ty gặp phải một số khó khắn như sau:
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử
Trang 9dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất , tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty
Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tóa theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và quy trình Lượng giáy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mất mát, hư hại
2.3 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP
Để áp dụng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vianmilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI
2.4 Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk
2.4.1 Thực trạng về Công nghệ Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk
Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp cả ba giải pháp này?
Thay đổi quy trình phân phối:
Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này
Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên
cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc offline Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn
Trước khi có hệ thống SAP CRM :
Trang 10Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý.
Hiện nay:
Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin
Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện
Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) của Vinamilk, cho đến nay hệ thống
đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án Sau khi triển khai và vận hành tại 48 nhà phân phối, Vinamilk sẽ mở rộng hệ thống đến toàn bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008
Ứng dụng EPR trong kế toán:
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP
Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ của mỗi nhà phân phối Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc
2.4.2 Thực trạng về quy trình:
Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai
từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ