Tài liệu học tập Quản trị dự án

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH … o0o… Chủ biên: ThS.Nguyễn Tiến Mạnh TÀI LIỆU HỌC TẬP QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Tài liệu lưu hành nội bộ) Đối tƣợng: SV trình độ Đại học Ngành đào tạo: Quản trị kinh doanh [ Hà Nội, 2019 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỜI GIỚI THIỆU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1.1 Tổng quan dự án 1.1.1 Dự án đặc điểm dự án 1.1.2 Chu kỳ sống dự án 1.1.3 Các bên liên quan đến dự án 10 1.2 Tổng quan quản trị dự án 12 1.2.1 Quản trị dự án đặc điểm 12 1.2.2 Các mục tiêu quản trị dự án 14 1.2.3 Vai trò quản trị dự án 16 1.2.4 Quá trình quản trị dự án 16 1.2.5 Nội dung quản trị dự án 18 CHƢƠNG 2: LỰA CHỌN DỰ ÁN 23 2.1 Lựa chọn tiêu chí lựa chọn 23 2.1.1 Khái niệm lựa chọn dự án 23 2.1.2 Quy trình để lựa chọn dự án 24 2.1.3 Các tiêu định lƣợng để lựa chọn dự án 30 2.1.4 Các tiêu định tính để lựa chọn dự án 42 2.2 Lựa chọn dự án điều kiện bất trắc - Phân tích rủi ro - Thẩm định dự án 44 2.2.1 Phƣơng pháp phân tích định tính rủi ro 44 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích định lƣợng rủi ro 44 2.2.3 Thẩm định dự án đầu tƣ 49 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN 56 3.1 Thiết kế cấu tổ chức đội ngũ dự án 56 3.1.1 Mơ hình tổ chức theo chức 56 3.1.2 Mơ hình tổ chức kiểu dự án 59 3.1.3 Mơ hình tổ chức dạng ma trận 61 3.1.4 Một số mơ hình tổ chức khác 63 3.2 Giám đốc dự án 66 3.2.1 Vị trí trách nhiệm giám đốc dự án 66 3.2.2 Tố chất cần thiết giám đốc dự án 67 3.2.3 Chức giám đốc dự án 69 3.3 Xây dựng đội ngũ dự án 70 3.3.1 Đội ngũ dự án 70 3.3.2 Phát triển lãnh đạo đội ngũ dự án 70 CHƢƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN 75 4.1 Các vấn đề lập kế hoạch dự án 75 4.1.1 Khái niệm 75 4.1.2 Trình tự lập kế hoạch dự án 75 4.1.3 Nội dung kế hoạch dự án 76 4.2 Cơ cấu phân chia công việc biểu đồ trách nhiệm 77 4.2.1 Khái niệm tác dụng WBS (Work Breakdown Structure) 78 4.2.2 Phƣơng pháp lập WBS 80 4.2.3 Trình tự lập WBS 80 4.3 Ngân sách dự án 81 4.3.1 Khái niệm, phân loại ngân sách dự án 81 4.3.2 Phƣơng pháp lập ngân sách dự án 83 4.3.3 Ƣớc lƣợng yếu tố chi phí 87 4.3.4 Quản lý chi phí dự án 88 CHƢƠNG 5: LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 91 5.1 Các vấn đề sơ đồ mạng 91 5.1.1 Các loại sơ đồ thể tiến độ dự án 92 5.1.2 Các phần tử sơ đồ mạng 96 5.2 Sơ đồ mạng CPM 97 5.2.1 Các thông số thời gian kiện 98 5.2.2 Các thông số thời gian công việc 99 5.3 Sơ đồ mạng PERT 102 5.3.1 Tính thơng số sơ đồ PERT 103 5.3.2 Các toán liên quan đến sơ đồ PERT 105 5.4 Lập tiến độ dự án sơ đồ mạng 108 5.4.1 Trình tự lập tiến độ sơ đồ mạng 108 5.4.2 Sử dụng thời gian dự trữ lập tiến độ 109 5.4.3 Mối quan hệ PERT GANTT 109 CHƢƠNG 6: PHÂN BỔ NGUỒN LỰC DỰ ÁN 113 6.1 Một số vấn đề nguồn lực 113 6.1.1 Các loại nguồn lực 113 6.1.2 Các toán phân bổ nguồn lực 115 6.2 Điều hòa nguồn lực 116 6.2.1 Khái niệm điều hòa nguồn lực 116 6.2.2 Bài tốn điều hịa biểu đồ chất tải nguồn lực 117 6.3 Phƣơng pháp đƣờng găng rút ngắn tiến độ dự án 120 6.3.1 Điều chỉnh nguồn lực dựa thời gian dự trữ tối thiểu 121 6.3.2 Phƣơng hƣớng giải thiếu hụt nguồn lực 121 6.4 Phân bổ nguồn lực hạn chế 122 6.4.1 Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn 122 6.4.2 Phƣơng pháp phân bổ nguồn lực có hạn 125 6.5 Mối quan hệ thời gian chi phí 125 6.5.1 Mơ hình đẩy nhanh tiến độ 125 6.5.2 Mơ hình chi phí cực tiểu 126 CHƢƠNG 7: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 130 7.1 Vấn đề kiểm soát dự án 130 7.1.1 Khái niệm kiểm soát dự án 130 7.1.2 Hệ thống kiểm soát dự án 130 7.1.3 Quá trình kiểm soát án dự án 133 7.1.4 Nội dung kiểm soát dự án 135 7.2 Quá trình kiểm soát dự án 136 7.2.1 Theo dõi công việc dự án 136 7.2.2 Đo lƣờng phân tích kết 136 7.2.3 Điều chỉnh trình thực dự án 137 7.3 Nội dung kiểm soát dự án 138 7.3.1 Kiểm soát tiến độ thời gian 138 7.3.2 Kiểm sốt chi phí 139 7.3.3 Kiểm soát chất lƣợng thay đổi thiết kế 141 7.3.4 Tích hợp kiểm sốt thời gian, chi phí, chất lƣợng thay đổi 143 CHƢƠNG 8: QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN 146 8.1 Rủi ro Quản trị rủi ro dự án 146 8.1.1 Khái niệm 146 8.1.2 Phân loại rủi ro 147 8.1.3 Quản trị rủi ro dự án 149 8.1.4 Quá trình quản trị rủi ro dự án 152 8.1.5 Phƣơng pháp đo lƣờng rủi ro 154 8.2 Hợp đồng Quản trị hợp đồng dự án 156 8.2.1 Khái niệm hợp đồng dự án 156 8.2.2 Ký kết thực hợp đồng dự án 156 8.2.3 Thay đổi, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng dự án 157 8.2.4 Giải tranh chấp hợp đồng dự án 158 CHƢƠNG 9: KẾT THÚC DỰ ÁN 159 9.1 Các hình thức kết thúc dự án 159 9.1.1 Kết thúc hoàn toàn 159 9.1.2 Kết thúc dự án cách bổ sung - sát nhập 160 9.1.3 Kết thúc dự án cách bỏ rơi 160 9.2 Khi cần kết thúc dự án 160 9.3 Tổ chức kết thúc dự án 162 9.3.1 Quá trình định 162 9.3.2 Quá trình thực 162 9.4 Báo cáo tổng kết 163 9.4.1 Quá trình thực dự án 163 9.4.2 Các vấn đề kỹ thuật, công nghệ 165 9.4.3 Hoạt động hành 166 9.4.4 Mô hình tổ chức dự án 167 9.4.5 Dự án nhóm nhân viên 167 9.4.6 Kỹ quản trị dự án 168 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 170 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TT Tiếng Anh Tiếng Việt AOA (Activieies on Arrow) Đặt công việc mũi tên AON (Activieies on Node) Đặt công việc nút B/C (Benefits/Cost ratio) Tỷ suất lợi ích chi phí CPM (Critical Path Method) Phƣơng pháp đƣờng găng FV (Future Value) Giá trị tƣơng lai dòng tiền GPO (Global Project Office) Văn phịng dự án tồn cầu NPV (Net Present Value) Gía trị rịng PBP (Payback Periode) Thời gian hoàn vốn PMO (Project Management Office) Phòng quản lý dự án 10 PV (Present Value) Giá trị dòng tiền 11 IRR (Internal Rate of Return) Tỷ suất hoàn vốn nội 12 WBS (Work Breakdown Structure) Cấu trúc chia nhỏ công việc LỜI GIỚI THIỆU Đầu tƣ hoạt động kinh tế phận hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị, doanh nghiệp Nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến việc tăng tiềm lực kinh tế nói chung, tiềm lực sản xuất kinh doanh đơn vị nói riêng Mỗi hoạt động đầu tƣ đƣợc tiến hành với nhiều cơng việc có đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đa dạng Nguồn lực cần huy động cho hoạt động thƣờng lớn Thời gian thực kết thúc đầu tƣ, việc thu hồi đầu tƣ vốn bỏ ra, đem lại lợi ích cho xã hội, q trình có thời gian dài Do đó, để sử dụng có hiệu nguồn lực chi cho công đầu tƣ, đem lại lợi ích kinh tế xã hội lớn cho đất nƣớc, ngành đơn vị, vấn đề quan trọng có tính chất định cơng đầu tƣ ngƣời trực tiếp quản lý điều hành trình đầu tƣ thực đầu tƣ phải đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức hoạt động đầu tƣ dự án đầu tƣ Để đáp ứng yêu cầu quản lý đầu tƣ kinh tế nói chung, đơn vị, doanh nghiệp nói riêng, học phần “Quản trị dự án” đời đƣợc giảng dạy cho hệ đại học quy thuộc ngành Quản trị kinh doanh Khoa Quản trị kinh doanh Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp Đồng thời tài liệu tham khảo cho quan tâm đến lĩnh vực Cùng với trình giảng dạy, học phần ngày đƣợc hoàn thiện đƣợc đánh giá cần thiết bổ ích phục vụ việc quản lý hiệu đầu tƣ Nội dung tài liệu học tập gồm chƣơng đề cập kiến thức thiết thực dự án quản trị dự án đầu tƣ Trong thành viên biên soạn nội dung chƣơng: - Ths Nguyễn Tiến Mạnh (chủ biên), Biên soạn nội dung Chƣơng (Tổng quan quản trị dự án); - ThS Phạm Trung Hải, Biên soạn nội dung Chƣơng (Lựa chọn dự án); - ThS Lƣu Huỳnh, Biên soạn nội dung Chƣơng (Thiết kế tổ chức xây dựng đội ngũ dự án); - ThS Nguyễn Thị Lan Anh, Biên soạn nội dung Chƣơng (Lập kế hoạch ngân sách dự án); - ThS Nguyễn Thị Lan Anh, Biên soạn nội dung Chƣơng (Lập tiến độ dự án); - ThS Nguyễn Tiến Mạnh, Biên soạn nội dung Chƣơng (Phân bổ nguồn lực dự án); - ThS Nguyễn Tiến Mạnh, Biên soạn nội dung Chƣơng (Kiểm soát dự án); - ThS Vũ Đại Đồng, Biên soạn nội dung Chƣơng (Quản trị rủi ro hợp đồng dự án); - ThS Vũ Văn Giang, Biên soạn nội dung Chƣơng (Kết thúc dự án) Chúng mong tài liệu giúp sinh viên nắm bắt đƣợc vấn đề liên quan đến việc lựa chọn dự án, biết cách tổ chức thực dự án, biết cách lập kế hoạch, hiểu nội dung kiểm soát kết thúc dự án Mặc dù có nhiều cố gắng việc viết biên tập, nhiên học phần đƣợc xây dựng, tài liệu học tập lại đƣợc biên soạn lần đầu, chắn tài liệu học tập khơng tránh khỏi thiếu sót Nhóm tác giả mong nhận đƣợc góp ý tất bạn đồng nghiệp, em sinh viên tất bạn đọc để tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao chất lƣợng tài liệu học tập Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn tất đồng nghiệp, nhà khoa học, giúp đỡ trình biên soạn tài liệu học tập Hà nội, tháng năm 2019 Nhóm tác giả CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN MỤC ĐÍCH CỦA CHƢƠNG Sau nghiên cứu học tập chƣơng này, sinh viên cần nắm đƣợc: - Các giai đoạn chu kỳ sống dự án hiểu đƣợc nội dung công việc quản trị dự án giai đoạn chu kỳ sống dự án; - Xác định đƣợc nhân tố ảnh hƣởng đến thành công dự án; xác định đƣợc nguồn tài ngun cơng ty đƣợc huy động cho quản lý dự án NỘI DUNG 1.1 Tổng quan dự án 1.1.1 Dự án đặc điểm dự án 1.1.1.1 Khái niệm - Theo luật đầu tư dự án đầu tư tập hợp đề xuất bỏ vốn trung dài hạn để tiến hành hoạt động đầu tư địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định Nhƣ dự án đầu tƣ xem xét từ nhiều góc độ khác nhau: + Về mặt hình thức tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày cách chi tiết có hệ thống hoạt động chi phí theo kế hoạch để đạt đƣợc kết thực đƣợc mục tiêu định tƣơng lai + Trên góc độ quản lý, dự án đầu tƣ công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tƣ, lao động để tạo kết tài chính, kinh tế - xã hội thời gian dài + Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tƣ công cụ thể kế hoạch chi tiết công đầu tƣ sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế - xã hội, làm tiền đề cho cho định đầu tƣ tài trợ + Về mặt nội dung, dự án đầu tƣ tập hợp hoạt động có liên quan với đƣợc kế hoạch hoá nhằm đạt mục tiêu định việc tạo kết cụ thể thời gian định, thông qua việc sử dụng nguồn lực xác định - Dự án nỗ lực phức tạp, khơng thường xun, mang tính chất đơn thực điều kiện ràng buộc định thời gian, ngân sách, nguồn lực tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng Ví dụ dự án bao gồm, nhƣng không giới hạn, trƣờng hợp sau: + Phát triển sản phẩm dịch vụ + Tiến hành thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc máy, tổ chức nhân sự, phƣơng thức kinh doanh + Phát triển hay ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lƣợng + Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất + Thực quy trình sản suất Các hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày công ty đƣợc thiết kế tổ chức thực cách ổn định dựa chun mơn hố cao để đảm bảo hoạt động diễn liên tục, nhịp nhàng hiệu với chi phí thấp Dự án khác với hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày công ty dự án hoạt động không lặp lại thƣờng gắn với yếu tố đòi hỏi sáng tạo định nhằm tạo thêm lực cho cơng ty, ví dụ nhƣ sản xuất sản phẩm Để phân biệt dự án khác với hoạt động thƣờng xuyên diễn hàng ngày công ty, nêu số đặc điểm dự án - Dự án: Sử dụng nguồn lực hữu hạn để thực nhiều cơng việc khác nhau, có liên quan với hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt lợi ích cụ thể + Dự án: Giải pháp hứa hẹn lợi ích cụ thể + Mục đích: Làm tiền tiết kiệm tiền + Nguồn lực: Thời gian, vốn, ngƣời, máy móc thiết bị, vật liệu - Dự án tổng thể hoạt động phụ thuộc lẫn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ khoản thời gian xác định với ràng buộc nguồn lực bối cảnh không chắn + Tổng thể hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất phải kết thúc sản phẩm giao nộp sản phẩm, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có địi hỏi định, điều hoà mặt yêu cầu, chi phí chấp nhận rủi ro + Các cơng việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất đáp ứng mối quan tâm thành công dự án tất cịn đóng góp cho hệ thống rộng lớn, hƣớng đích Sự xếp công việc dự án phải tôn trọng logic thời gian + Các công việc tổng thể công việc cần đƣợc thực thời hạn xác định Dự án có điểm bắt đầu điểm kết thúc + Các nguồn lực để thực công việc tổng thể công việc giới hạn Mỗi dự án thƣờng tiêu phí nguồn lực Các nguồn lực bị ràng buộc chặt chẽ chi phí cho dự án số thành công then chốt + Các hoạt động dự án diễn môi trƣờng không chắn Môi trƣờng dự án môi trƣờng mà môi trƣờng tƣơng lai Nhƣ vậy, dự án hoạt động tiến hành có điểm chung Cả hai ngƣời thực bị giới hạn nguồn lực, hai đƣợc lên kế hoạch, thực kiểm tra Sự khác biệt chỗ hoạt động đƣợc tiến hành có tính chất lặp lại, cịn dự án có thời hạn lãi / lỗ ghi phía tận nhánh Trƣờng hợp mua thông tin công ty tƣ vấn có ba khả xảy là: kết thơng tin xác, trung bình chất lƣợng Cây định đƣợc thiết kế điểm nút lựa chọn “cành mua thông tin” điểm nút định nhánh xuất phát từ cành Các nhánh nhỏ xuất phát từ điểm nút định tƣơng tự nhƣ điểm nút lựa chọn tình đầu tƣ phát triển sản phẩm trình bày 8.2 Hợp đồng Quản trị hợp đồng dự án 8.2.1 Khái niệm hợp đồng dự án - Hợp đồng dự án thỏa thuận quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia dự án Nó rõ mối quan hệ bên để thực dự án - Hợp đồng hành vi pháp luật, hai bên tham gia có vị trí bình đẳng nhƣ - Hợp đồng để ngƣời ủy thác ngƣời đƣợc ủy thác thực dự án, để trao đổi thỏa thuận hợp tác Hợp đồng có đặc điểm phạm vi liên quan rộng, liên quan đến nhiều bên khác Các mục đích, tiêu chuẩn ghi hợp đồng phải bảo đảm tính đa dạng Hợp đồng có nhiều điều khoản, có hình thức quy tắc ký kết 8.2.2 Ký kết thực hợp đồng dự án - Ký kết hợp đồng dự án Việc ký kết hợp đồng dự án địi hỏi phải đƣợc thực trình tự Thông thƣờng bao gồm bốn giai đoạn gửi thƣ mời, đề nghị ký kết hợp đồng, trả lời đề nghị ký kết nhận lời mời Trong đề nghị ký kết hợp đồng nhận lời mời hai giai đoạn quan trọng Nó hai bƣớc cần thiết khơng thể bỏ qua việc ký kết hợp đồng dự án - Đàm phán hợp đồng dự án Đàm phán hợp đồng dự án bình thƣờng chia thành giai đoạn đàm phán ban đầu, giai đoạn đàm phán thực tế, giai đoạn ký kết - Bảo đảm hợp đồng dự án Các hình thức bảo đảm chủ yếu gồm: ngƣời cam đoan, khoản phạt vi phạm hợp đồng, tiền đặt cọc, quyền giữ đồ quyền chấp - Phê duyệt hợp đồng dự án Bao gồm phê duyệt Nhà nƣớc ban ngành chủ quản có liên quan với hợp đồng dự án; phê duyệt bên tham gia hợp đồng dự án - Thực hợp đồng dự án Việc thực hợp đồng đƣợc tiến hành theo hai hình thức thực thực tế thực thích đáng hợp đồng Thực thực tế yêu cầu bên tham gia thực theo mục tiêu mà hợp đồng đề Thực thích đáng nghĩa bên tham 156 gia thực hợp đồng theo tính chất, số lƣợng, thời gian vào tiêu chuẩn đƣợc pháp luật quy định điều khoản hợp đồng Trong trình thực hợp đồng, vi phạm hợp đồng phải chịu trách nhiệm bồi thƣờng Vi phạm hợp đồng đƣợc xem xét có điều kiện nhƣ: khơng thực hợp đồng, có sai trái q trình thực hiện, có tổn thất khơng thực hợp đồng gây 8.2.3 Thay đổi, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng dự án 8.2.3.1 Thay đổi hủy bỏ hợp đồng dự án Trong thực tế, hợp đồng dự án phải thay đổi sửa chữa Khi địi hỏi phải có thỏa thuận trí hai bên Lúc nội dung, mục đích tiêu chuẩn hợp đồng, chí dự án có thay đổi theo Kết việc thay đổi, sửa chữa hợp đồng làm phát sinh mối quan hệ quyền lợi nghĩa vụ Hủy bỏ hợp đồng chấm dứt hiệu lực hợp đồng Để hủy bỏ hợp đồng phải đòi hỏi trí hai bên tham gia Điều kiện để thay đổi hủy bỏ hợp đồng là: - Hai bên tham gia tự nguyện bàn bạc trí, khơng đƣợc làm ảnh hƣởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích xã hội - Do điều kiện tình bất khả kháng - Do bên tham gia vi phạm hợp đồng, gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến quyền lợi bên ảnh hƣởng đến dự án - Xuất điều kiện hủy bỏ hợp đồng nhƣ quy định hợp đồng dự án 8.2.3.2 Chấm dứt hợp đồng dự án Sau bên tham gia thực nghĩa vụ theo hợp đồng, chấm dứt hợp đồng Chú ý hợp đồng ký kết không đƣợc tùy ý chấm dứt Nhìn chung, việc chấm dứt hợp đồng nguyên nhân sau: - Chấm dứt hợp đồng trình thực hiện: lúc nghĩa vụ đƣợc hoàn thành - Chấm dứt hợp đồng có thay đổi hủy bỏ quy định hành chính: trƣờng hợp hợp đồng theo kế hoạch Nhà nƣớc thủ tục hành kế hoạch thủ tục thay đổi, chấm dứt hợp đồng - Chấm dứt hợp đồng nguyên nhân bất khả kháng - Chấm dứt hợp đồng hai bên tham gia dự án sáp nhập làm - Chấm dứt hợp đồng bên tham gia bàn bạc, thỏa thuận trí - Chấm dứt hợp đồng quan trọng tài tòa án phán quyết định 157 8.2.4 Giải tranh chấp hợp đồng dự án Các biện pháp chủ yếu để giải tranh chấp hợp đồng dự án bao gồm cách giải nhờ thỏa thuận bàn bạc, hòa giải, trọng tài, khiếu nại - Giải nhờ thỏa thuận bàn bạc Đây cách giải hợp tác tốt vấn đề phát sinh trình thực dự án Cách làm giải đƣợc vấn đề mà không cần đƣa quan trọng tài hay tƣ pháp nào, tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, tiền của, ngồi khơng khí quan hệ bên liên quan đạt đƣợc hợp tác vui vẻ - Giải hòa giải Khi hai bên tham gia hợp đồng có mâu thuẫn, nhờ bên thứ ba hỗ trợ giúp đỡ hòa giải Hòa giải đƣợc tiến hành trƣớc đƣa tranh chấp lên trọng tài xử lý khiếu nại Nếu trình hịa giải đạt đƣợc dàn xếp hai bên khơng cần có giúp đỡ trọng tài Cách giải hòa giải đƣợc tiến hành bàn bạc hai bên không đạt đƣợc giải pháp chung - Giải trọng tài Đây cịn đƣợc gọi “phán cơng bằng” Giải trọng tài đƣợc thực hai bên tham gia hợp đồng tự nguyện đƣa tranh chấp cho bên thứ ba trọng tài để thẩm tra xét xử Trọng tài đƣa phán định dựa trình tự định - Giải khiếu nại Khiếu nại để toàn hoạt động đƣợc quan tƣ pháp bên tham gia tiến hành theo trình tự quy định để giải tranh chấp hợp đồng Khi khơng thể giải cách nói trên, tiến hành khiếu nại Khiếu nại tranh chấp hợp đồng dự án thuộc phạm trù tranh chấp hợp đồng kinh tế CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Thế rủi ro quản lý rủi ro dự án đầu tƣ? Xác định rủi ro dự án đầu tƣ? Căn vào đâu để xác định rủi ro dự án đầu tƣ? Hãy cho biết có phƣơng pháp quản lý rủi ro dự án đầu tƣ nào? Theo anh (chị) phƣơng pháp tốt nhất? Hãy trình bày phƣơng pháp đo lƣờng rủi ro dự án đầu tƣ? Việc phân loại rủi ro có tác dụng việc quản trị rủi ro? Nhà quản trị dự án thông qua hợp đồng để quản trị dự án nhƣ nào? 158 CHƢƠNG 9: KẾT THÚC DỰ ÁN MỤC ĐÍCH CỦA CHƢƠNG Sau nghiên cứu học tập chƣơng này, sinh viên cần nắm đƣợc: - Lý hình thức kết thúc dự án - Các dấu hiệu nhận biết để định kết thúc dự án - Tổ chức việc kết thúc dự án lập báo cáo tổng kết NỘI DUNG Tất dự án phải kết thúc Giai đoạn kết thúc dự án diễn nhanh chóng, nhƣng thƣờng q trình dài có lúc thực tế kết thúc đƣợc dự án Giai đoạn kết thúc dự án hầu nhƣ ảnh hƣởng nhiều đến thành cơng hay thất bại mặt kỹ thuật, nhƣng liên quan nhiều đến thái độ đánh giá khách hàng, nhƣ ảnh hƣởng đến lãnh đạo đội ngũ nhân viên dự án Nó cho phép đƣa kinh nghiệm học thành công, thất bại 9.1 Các hình thức kết thúc dự án Một dự án kết thúc giải đƣợc công việc, yêu cầu dự án, dự án ngừng giảm hoạt động, dự án bị hỗn vơ thời hạn, nguồn lực đƣợc chuyển qua dự án khác Có nhiều dấu hiệu tín hiệu dự án thực gặp trục trặc Lúc đó, hợp lý xem xét cách thức dự án kết thúc Có ba cách để kết thúc dự án: kết thúc hoàn toàn, bổ sung - sát nhập bỏ rơi 9.1.1 Kết thúc hoàn toàn Dự án ngừng hoạt động Nó kết thúc thành cơng đạt đƣợc mục tiêu Sản phẩm đƣợc phát triển chuyển giao cho khách hàng; việc xây dựng hoàn thành đƣợc bên mua chấp nhận; phần mềm đƣợc cài đặt hoạt động Dự án bị ngừng khơng thành công hay bị loại bỏ: loại thuốc không vƣợt qua đƣợc xét nghiệm hiệu mang lại; sẵn có lựa chọn thay tốt hơn; phải tốn nhiều tiền thời gian để đạt đƣợc hiệu suất mong muốn Những thay đổi mơi trƣờng ngoại cảnh giết chết dự án Một trƣờng hợp cá biệt kết thúc hồn tồn dự án “chấm dứt tức thời” Có nhiều kiểu chấm dứt tức thời Có thể phân loại từ chấm dứt lý trị tới chấm dứt dự án cách vơ tình Dù có dự tính trƣớc hay khơng, hai đặc điểm quan trọng chấm dứt dự án tức thời tính đột ngột việc dự án chấm dứt thiếu dấu hiệu rõ rệt cho thấy chấm dứt xảy Khi định chấm dứt hoàn toàn dự án, kiện đáng ý tất hoạt động dự án ngừng Tuy nhiên nhiều hoạt động mặt tổ chức 159 tiếp tục đƣợc thực Bạn phải thu xếp để điều chuyển thành viên dự án định phụ trách hoạt động khác họ thuộc tổ chức mẹ Tài sản, thiết bị nguyên vật liệu thuộc dự án phải đƣợc sử dụng hết theo quy định hợp đồng dự án thủ tục đƣợc quy định tổ chức mẹ Cuối cùng, phải chuẩn bị báo cáo tổng kết dự án Vấn đề đƣợc nói chi tiết phần sau 9.1.2 Kết thúc dự án cách bổ sung - sát nhập Hầu hết dự án mang tính “nội bộ”, tức nhóm dự án tổ chức mẹ thực Ví dụ nhƣ công ty sát nhập tách khỏi cơng ty mẹ, dự án cũ công ty đƣợc chuyển thành dự án nhánh công ty mẹ, dự án cơng ty mẹ đƣợc chuyển giao nhƣ dự án độc lập công ty Khi thành công dự án dẫn đến việc kết thúc dự án cách bổ sung, trình chuyển đổi thực khác biệt với kiểu kết thúc hoàn tồn Trong hai trƣờng hợp dự án khơng tồn Nhân sự, tài sản thiết bị dự án đƣợc chuyển từ dự án kết thúc sang phận thành lập Khi chuyển đổi từ dự án sang phận, dự án khác, bạn phải đối mặt với sức ép trở ngại từ hoạt động chuyển đổi Khi sát nhập bạn cần ý đến kinh nghiệm, khả tổ chức (hoặc khách hàng) cơng nghệ, nhân 9.1.3 Kết thúc dự án cách bỏ rơi Có biện pháp kết thúc dự án khác mà nói khơng phải “kết thúc dự án” Đó “bỏ rơi cách giảm ngân sách” Cắt hay giảm ngân sách thấy, giai đoạn hoạt động xuống phải giải vấn đề cắt giảm ngân sách Đôi ngƣời ta dùng việc cắt giảm ngân sách để che đậy việc kết thúc dự án Có thể có nhiều lý giới lãnh đạo cấp cao không muốn kết thúc dự án không thành công lỗi thời Chẳng hạn, số trƣờng hợp, ngƣời ta không muốn thừa nhận sai lầm lựa chọn thực quản trị dự án thất bại nhƣ vậy, kết thúc dự án không đạt đƣợc mục tiêu lời thừa nhận thất bại Trong trƣờng hợp nhƣ thế, ngƣời ta để dự án bị bỏ rơi cách từ từ Ngân sách dự án bị cắt nhiều, gây cản trở đến việc tiếp tục thực dự án bắt buộc phải xếp lại nhân nhiều ngƣời nhóm dự án Thực chất dự án đóng, nhƣng tồn nhƣ thực thể pháp lý với lƣợng nhân viên ỏi để trì tồn 9.2 Khi cần kết thúc dự án Quyết định kết thúc sớm dự án, dù cách nào, khó khăn Các dự án có khuynh hƣớng tự phát triển vịng đời chúng - thời gian tồn dƣờng nhƣ độc lập cho dù dự án có thành cơng hay khơng Nói chung, có thơng tin sẵn có để nhận 160 cần kết thúc dự án Các nhân tố thành công đa dạng, yếu tố cho thấy dự án thất bại khơng rõ ràng Nhìn chung bạn phải định kết thúc dự án có vấn đề sau: Dự án đạt thành công rực rỡ: dự án đạt đƣợc mục tiêu đặt ra, kế hoạch đƣợc hoàn thành tốt đẹp, hiệu dự án đạt đƣợc nhƣ mong muốn, dự án đƣợc đón nhận khách hàng ngƣời sử dụng… lúc bạn cần kết thúc dự án thời điểm mà yêu cầu Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng thể: dự án khơng cịn phù hợp với mục tiêu đặt ban đầu, khơng cịn thiết thực, hữu ích nữa, khơng thể đạt đƣợc mục tiêu dự án, việc kết thúc tất yếu để tránh lãng phí gây thêm hiệu vốn đầu tƣ Dự án gặp rủi ro kinh tế kỹ thuật: vấn đề kinh tế nhƣ nguồn huy động vốn nguồn tài trợ vốn cho dự án bị cắt đứt Hoặc dự án gặp vấn đề kỹ thuật, công nghệ, mơi trƣờng q lớn, nằm ngồi khả dự kiến ban đầu nhà quản trị, tình trạng khơng thể giải đƣợc Lúc bạn cần mạnh dạn định chấm dứt dự án Một số nguyên nhân làm cho dự án thất bại sau: Nguồn lực thực dự án không đáp ứng mức tối thiếu: dự án bị thiếu vốn trầm trọng, nguồn huy động vốn bị ảnh hƣởng nghiêm trọng… ví dụ điển hình Nếu khơng định chấm dứt dự án, dự án bị kéo dài triền miên nằm tình trạng bị bỏ lửng Tổ chức dự án không cần thiết: mà tổ chức thời khơng cịn thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đặt ra, thời điểm môi trƣờng đặc thù đó, kết thúc dự án điều nên làm Hoặc lực nhóm dự án khơng cịn thích hợp với dự án nữa, tổ chức mẹ nhà quản trị phải hiểu điều kiện cần để kết thúc dự án Thiếu hỗ trợ từ phía nhà quản trị cấp cao: dự án phát triển cần nguồn lực mà khơng đƣợc dự tính từ ban đầu Lúc có mâu thuẫn tranh cãi vấn đề kiểm sốt nguồn lực phận chức Khơng có ủng hộ trực tiếp ngƣời lực hàng ngũ lãnh đạo cấp cao dự án gần nhƣ chắn thua đấu tranh giành Chỉ định nhầm nhà quản trị dự án: nhà quản trị dự án có vai trị quan trọng đặc biệt thành công dự án Sai lầm thƣờng gặp bổ nhiệm kỹ sƣ có kỹ chun mơn giỏi nhƣng lại quản lý đào tạo làm giám đốc dự án Lập kế hoạch kém: Đây nguyên nhân phổ biến gây thất bại dự án Áp lực vội vàng tập hợp yếu tố để thực dự án khiến việc lập kế hoạch thực cụ thể bị xao lãng, mang tính hình thức Trong trƣờng hợp nhƣ vậy, 161 trình quản trị khó đạt đƣợc mục tiêu đặt ra, hiệu vốn đầu tƣ không đƣợc đảm bảo Khi khó khăn sai sót ngày trầm trọng thêm, dự án từ từ chậm lại so với kế hoạch ngày gây phát sinh chi phí 9.3 Tổ chức kết thúc dự án Quá trình kết thúc dự án có hai phần tách biệt Thứ định liệu có kết thúc dự án hay khơng Thứ hai, định kết thúc dự án đƣợc thực nhƣ 9.3.1 Quá trình định Các mơ hình hỗ trợ định để định chấm dứt dự án đƣợc phân thành hai loại Loại thứ mơ hình định đƣợc vào mức cụ thể khác thể thành công thất bại dự án Nhƣ vậy, bạn so sánh loạt tiêu mà dự án đạt đƣợc với mức chuẩn để định có nên kết thúc dự án hay không Loại thứ hai mơ hình định đƣợc vào việc dự án có đạt đƣợc mục tiêu cụ thể đặt cho từ ban đầu hay không Dự án không đạt đƣợc mục tiêu, xa vời với mục tiêu đặt ra, đạt đƣợc mục tiêu, cần đƣợc kết thúc 9.3.2 Quá trình thực Khi định chấm dứt dự án, cần thực trình kết thúc dự án Quá trình kết thúc thực tế đƣợc lên kế hoạch thực cách tuần tự, đơn giản việc làm tự phát Lên kế hoạch nghiêm túc mang lại đƣợc kết tốt nhiều Do phần giúp bạn lên kế hoạch, cấp kinh phí, xếp thời gian để kết thúc dự án, nhƣ giai đoạn khác chu trình sống dự án Trong vài tổ chức, trình kết thúc dự án đƣợc thực dƣới giám sát trực tiếp nhà quản trị dự án, nhƣng điều nhìn chung khó thực đƣợc Bởi nhiều nhà quản trị dự án, q trình kết thúc dự án tín hiệu chấm dứt thời kỳ họ ngƣời lãnh đạo dự án Nếu nhà quản trị có dự án khác để quản lý vấn đề khơng trầm trọng lắm; nhƣng khơng có dự án nhà quản trị dự án phải đối mặt với việc phải quay nhịp độ đều phận chức năng, q trình kết thúc bị kéo dài Nhà quản trị có lựa chọn khác, hồn tồn lờ trình kết thúc dự án Đánh giá đƣợc thực nhận đƣợc lời khen lẫn chê Thay giải việc chấm dứt dự án, giám đốc ban quản lý xử lý tất Các thành viên nhóm dự án có cảm giác hay phản ứng nhƣ tìm cơng việc chỗ làm trƣớc dự án thực chấm dứt, cách kéo dài công việc cuối vơ thời hạn Các nhiệm vụ nhà quản trị phụ trách kết thúc dự án bao gồm nhiệm vụ sau: 162 - Phải kiểm soát đảm bảo công việc dự án đƣợc hồn tất tồn bộ, kể cơng việc nhà thầu phụ thực - Thông báo cho khách hàng việc dự án kết thúc nhƣ kết đạt đƣợc khối lƣợng công tác hoàn thành Khách hàng ngƣời chấp thuận khối lƣợng công việc đƣợc thực dự án - Cần hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ tốn, đánh giá q trình thực công việc đạt đƣợc kết cụ thể, báo cáo tổng kết cuối dự án, tài liệu, sổ sách dự án - Giải vấn đề dự án mặt luật pháp Lƣu giữ hồ sơ, chứng từ cần thiết - Thanh tốn, kiểm tốn - Bố trí lại nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị…nguồn lực tới nơi cần thiết - Xác định rõ yêu cầu hỗ trợ sản phẩm (ví dụ nhƣ phụ tùng, dịch vụ), đề xuất việc thực hỗ trợ định ngƣời chịu trách nhiệm 9.4 Báo cáo tổng kết - Báo cáo tổng kết nhật ký ghi lại liệu vềquá trình thực dự án Mục đích nhằm cải thiện dự án tƣơng lai - Hệ thống quản lý dự án tốt hệ thống phải ghi lại đƣợc sở liệu Báo cáo tổng kết dự án ghi lại toàn sở liệu dự án Nó khơng phải đơn đánh giá trình, mà thế, nhật ký lịch sử phát triển vịng đời dự án Nó cho biết ngƣời làm việc cho dự án vị trí cụ thể, việc đƣợc thực hiện, cách thức việc đƣợc quản lý nhƣ Nhờ bạn học đƣợc từ kinh nghiệm thành công thất bại dự án Những phận báo cáo tổng kết đƣợc nêu dƣới Để lập báo cáo tổng kết, cần lấy thông tin từ nguồn tƣ liệu nhƣ kế hoạch tổng thể dự án, báo cáo kiểm toán dự án báo cáo đánh giá Ngƣời ta quan tâm đến nội dung báo cáo tổng kết cấu trúc Một số báo cáo đƣợc trình bày theo trình tự thời gian, số báo cáo lại tập trung mô tả vấn đề kỹ thuật, tài chính, hành dự án 9.4.1 Quá trình thực dự án Yếu tố then chốt báo cáo tổng kết so sánh kết mà dự án đạt đƣợc với mục tiêu đặt kế hoạch ban đầu Sự so sánh có phạm vi rộng, bao gồm phân tích cụ thể sai lệch kế hoạch thực tế, nhƣ đánh giá sâu sắc tình thành công thất bại dự án + Nguyên tắc quản lý dự án đầu tư Nhà nƣớc thống quản lý đầu tƣ xây dựng tất thành phần kinh tế 163 mục tiêu, chiến lƣợc phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch kế hoạch phát triển ngành, lãnh thổ, quy hoạch kế hoạch xây dựng đô thị nông thôn; quy chuẩn tiêu chuẩn xây dựng, lựa chọn công nghệ, sử dụng đất đai tài nguyên, bảo vệ môi trƣờng sinh thái, thiết kế kỹ thuật, kiến trúc, xây lắp, bảo hiểm, bảo hành cơng trình khía cạnh xã hội khác dự án Riêng dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nƣớc cịn quản lý mặt thƣơng mại, tài hiệu kinh tế dự án Đảm bảo thực trình tự đầu tƣ xây dựng theo giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, thực đầu tƣ kết thúc xây dựng đƣa dự án vào khai thác sử dụng Phân định rõ chức quản lý Nhà nƣớc tầm vĩ mô với chức quản lý tầm vi mô sở, chức quản lý Nhà nƣớc chức quản lý sản xuất kinh doanh Quy định rõ trách nhiệm quan quản lý Nhà nƣớc, chủ đầu tƣ, tổ chức tƣ vấn, doanh nghiệp có liên quan trình thực đầu tƣ + Các phương pháp quản lý dự án đầu tư - Phương pháp giáo dục: Nội dung biện pháp giáo dục bao gồm giáo dục thái độ lao động, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, khuyến khích phát huy sáng kiến, thực biện pháp kích thích say mê hăng hái lao động, giáo dục tâm lý tình cảm lao động, giữ gìn uy tín ngƣời tiêu dùng Các vấn đề đặc biệt quan trọng lĩnh vực đầu tƣ đặc điểm hoạt động đầu tƣ (lao động vất vả, di động ln địi hỏi tính tự giác lao động cao để đảm bảo chất lƣợng công trình tránh tình trạng phá làm lại gây thất thốt, lãng phí, ) - Phương pháp hành chính: Là phƣơng pháp đƣợc sử dụng quản lý lĩnh vực xã hội kinh tế nƣớc Đây cách thức tác động trực tiếp chủ thể quản lý đến đối tƣợng quản lý văn bản, thị, quy định tổ chức Ƣu điểm phƣơng pháp góp phần giải trực tiếp nhanh chóng vấn đề cụ thể, nhƣng dễ dẫn đến tình trạng quan liêu máy móc, máy hành cồng kềnh độc đốn Phƣơng pháp hành quản lý đƣợc thể hai mặt: Mặt tĩnh thể tác động có tính ổn định mặt tổ chức thơng qua việc thể chế hoá tổ chức (gồm cấu tổ chức chức quản lý) tiêu chuẩn hoá tổ chức (định mức tiêu chuẩn tổ chức) Mặt động phƣơng pháp tác động thông qua trình điều khiển tức thời xuất vấn đề cần giải trình quản lý - Phương pháp kinh tế: Là tác động chủ thể quản lý vào đối tƣợng quản lý sách địn bẩy kinh tế nhƣ tiền lƣơng, tiền thƣởng, tiền phạt, giá cả, lợi nhuận, tín dụng, thuế, Khác với phƣơng pháp hành dựa vào mệnh lệnh, phƣơng pháp kinh tế thơng qua sách địn bẩy kinh tế để hƣớng dẫn, kích thích, động viên điều chỉnh hành vi đối tƣợng tham gia trình thực đầu tƣ theo mục tiêu định kinh tế xã hội Nhƣ vậy, phƣơng pháp kinh tế quản lý đầu tƣ chủ yếu dựa vào lợi ích kinh tế đối tƣợng tham gia vào trình 164 đầu tƣ với kết hợp hài hồ lợi ích Nhà nƣớc, xã hội với lợi ích tập thể cá nhân ngƣời lao động lĩnh vực đầu tƣ - Áp dụng phương pháp tốn học: Để quản lý hoạt động đầu tƣ có hiệu quả, bên cạnh biện pháp định tính cần áp dụng biện pháp định lƣợng, đặc biệt phƣơng pháp toán kinh tế Phƣơng pháp toán kinh tế đƣợc áp dụng hoạt động quản lý đầu tƣ bao gồm phƣơng pháp tốn thống kê; Mơ hình tốn kinh tế - Vận dụng tổng hợp phƣơng pháp quản lý quản lý hoạt động đầu tƣ áp dụng phƣơng pháp cho phép nâng cao hiệu quản lý hoạt động đầu tƣ 9.4.2 Các vấn đề kỹ thuật, công nghệ Để quản lý hoạt động đầu tƣ, việc phải sử dụng cơng cụ phải có phƣơng tiện quản lý Trong điều kiện tiến khoa học kỹ thuật nay, nhà quản lý đầu tƣ sử dụng rộng rãi hệ thống lƣu trữ xử lý thông tin đại (cả phần cứng phần mềm), hệ thống bƣu viễn thơng, thơng tin liên lạc, phƣơng tiện lại trình điều hành kiểm tra hoạt động dự án Đây vấn đề trọng yếu dự án, thu hút nhiều ý Báo cáo tổng kết cần nêu đƣợc vấn đề khoa học cơng nghệ kỹ thuật mà dự án phải đối phó, biện pháp giải cụ thể, thành công thất bại thực tế, để từ làm học cho dự án mang tính chất tƣơng tự kỹ thuật tƣơng lai - Công nghệ phƣơng pháp sản xuất đƣợc áp dụng giới: Công nghệ chế biến hay công nghệ chế tạo? Đặc biệt ý đến phần mềm công nghệ (bí quyết, kiến thức, kinh nghiệm ) Yêu cầu tay nghề ngƣời sử dụng; yêu cầu nguyên vật liệu, lƣợng sử dụng, khả chuyển sang sản xuất mặt hàng khác mặt hàng cũ khơng cịn thích hợp; nguồn cung cấp cơng nghệ ; Các phƣơng thức cung cấp ; quyền sở hữu công nghiệp, dấu hiệu tên thƣơng mại sản phẩm có ảnh hƣởng lớn đến việc tiêu thụ sản phẩm nƣớc, giá ngoại tệ - Khả vốn lao động Nếu thiếu vốn, thừa lao động nên chọn cơng nghệ đại, rẻ tiền, sử dụng nhiều lao động để giải việc làm Ngƣợc lại, nhiều vốn, thiếu lao động chọn cơng nghệ đại, đặt tiền, sử dụng lao động Xu hƣớng lâu dài công nghệ để đảm bảo tránh lạc hậu khó khăn gây trở ngại cho việc sử dụng công nghệ chƣa thu hồi đủ vốn - Khả vận hành quản lý cơng nghệ có hiệu Việc áp dụng cơng nghệ q đại cịn đƣợc thử nghiệm có nhiều mạo hiểm; chi phí mua cơng nghệ q lớn, cơng suất sản xuất lớn, chất lƣợng sản phẩm cao, giá bán cao nhiều khơng thích hợp với điều kiện thị trƣờng nƣớc phát triển Tuy nhiên, việc sử dụng công nghệ lạc hậu sản xuất sản phẩm chất lƣợng kém, khó tiêu thụ thị trƣờng thị trƣờng nƣớc 165 - Nguyên liệu sử dụng địi hỏi loại cơng nghệ nào? - Điều kiện kết cấu hạ tầng có, khả bổ sung, có thích hợp với cơng nghệ dự kiến chọn hay không? - Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội địa phƣơng, phong tục tập quán dân cƣ nơi sử dụng cơng nghệ Đó đáp ứng sở hạ tầng, chấp nhận tiếp thu cơng nghệ dân cƣ - Các yếu tố rủi ro xảy q trình sử dụng cơng nghệ Điều đặc biệt quan trọng nƣớc nghèo Chẳng hạn loại cơng nghệ đại thị trƣờng cơng nghệ giới hạn, ngƣời mua cơng nghệ thƣờng bị động Tình trạng phải ngừng sản xuất phụ thuộc vào số ngƣời cung cấp điều dễ xảy Khi chọn cơng nghệ cần chọn loại có nhiều nguồn cung cấp nhằm tạo cạnh tranh cung cấp cơng nghệ, từ mua đƣợc cơng nghệ với giá phải chăng, mặt khác tạo chủ động hoạt động sau - Xem xét toàn diện khía cạnh kinh tế kỹ thuật cơng nghệ Ƣu điểm loại cơng nghệ khác nhau, có loại tiết kiệm lƣợng nhƣng lại sử dụng nhiều nguyên vật liệu, lao động chi phí khác ngƣợc lại Lại phải xem xét nhiều nơi, nhiều nƣớc để lựa chọn đƣợc cơng nghệ thích hợp với giá phải chăng, lựa chọn đƣợc công nghệ tối ƣu với điều kiện đất nƣớc, sở Sau chọn đƣợc phƣơng pháp sản xuất quy trình cơng nghệ cho dự án, phải mơ tả chi tiết làm rõ lý chọn Tiếp lập sơ đồ quy trình cơng nghệ chọn Sơ đồ cho thấy cách đơn giản chi tiết tiến trình sản xuất từ đầu vào (nguyên liệu) qua công đoạn sản xuất chế biến đến đầu (thành phẩm) Các sơ đồ chi tiết cho thấy nhu cầu vị trí, khơng gian, kích thƣớc, khoảng cách máy móc thiết bị, điện, tiện nghi phục vụ sản xuất khác 9.4.3 Hoạt động hành Mảng hành thƣờng bị bỏ quên làm phát sinh nhiều rắc rối Bộ phận hành dự án giải đƣợc vấn đề kỹ thuật, nhƣng hỗ trợ cản trở q trình thực cơng việc dự án Các thủ tục hành cần phải đƣợc xem xét, kiểm tra ghi nhận lại, để tìm hiểu lý mang lại hiệu không hiệu cho dự án - Hệ thống luật có liên quan đến hoạt động đầu tƣ nhƣ luật đầu tƣ, luật công ty, luật xây dựng, luật đất đai, luật bảo vệ môi trƣờng, luật lao động, luật bảo hiểm, luật thuế, luật phá sản loạt văn dƣới luật kèm theo quản lý hoạt động đầu tƣ nhƣ quy chế quản lý tài chính, vật tƣ, thiết bị, lao động, tiền lƣơng, sử dụng đất đai tài nguyên thiên nhiên khác, - Các sách địn bẩy kinh tế nhƣ sách, giá cả, tiền lƣơng, xuất khẩu, thuế, tài tín dụng, tỷ giá hối đối, thƣởng phạt kinh tế, sách khuyến 166 khích đầu tƣ, quy định chế độ hạch toán kế toán, phân phối thu nhập - Các định mức tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích xã hội - Quy hoạch tổng thể, chi tiết ngành địa phƣơng đầu tƣ xây dựng - Các kế hoạch định hƣớng kế hoạch trực tiếp đầu tƣ - Danh mục dự án đầu tƣ - Các hợp đồng ký kết với cá nhân đơn vị hồn thành cơng việc q trình thực dự án - Tài liệu phân tích đánh giá kết hiệu hoạt động đầu tƣ - Các thơng tin tình hình cung cầu, kinh nghiệm quản lý, giá cả, luật pháp Nhà nƣớc vấn đề có liên quan đến đầu tƣ 9.4.4 Mơ hình tổ chức dự án Có nhiều mơ hình tổ chức quản lý dự án Tùy thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại mơ hình tổ chức dự án cho phù hợp Căn vào điều kiện lực cá nhân, tổ chức vào yêu cầu dự án, chia hình thức tổ chức quản lý dự án thành nhóm hình thức th tƣ vấn quản lý dự án (gồm mơ hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án mơ hình chìa khóa trao tay) hình thức chủ đầu tƣ trực tiếp thực quản lý dự án Đối với hoạt động đầu tƣ doanh nghiệp, vào đặc điểm hình thành, vai trị trách nhiệm ban quản lý dự án, mơ hình tổ chức quản lý dự án đƣợc chia cụ thể thành: mơ thình tổ chức quản lý dự án theo chức năng, tổ chức chuyên trách dự án tổ chức quản lý dự án dạng ma trận Mỗi dạng tổ chức dự án có loạt lợi bất lợi cụ thể Trong báo cáo tổng kết phải phân tích đƣợc mà mơ hình tổ chức đóng góp ngăn cản phát triển dự án Nếu sửa đổi cấu trúc dự án đƣợc chấp nhận sang hình thức tổ chức hồn tồn khác mà có lợi cho trình quản trị dự án việc thay đổi nên làm 9.4.5 Dự án nhóm nhân viên Đơi khi, ngƣời có lực lại khơng làm việc tốt vai trị thành viên nhóm địi hỏi phải có trao đổi thơng tin hợp tác Vấn đề đƣợc phát dự án giúp ích nhiều cho lãnh đạo tổ chức Tin mật báo cáo tổng kết đƣợc chuyển đến lãnh đạo cao cấp tổ chức mẹ, đề nghị khơng phân cơng cá nhân nhƣ dự án tƣơng lai Tƣơng tự, ngƣời ta giới thiệu, tiến cử cá nhân nhóm hoạt động có hiệu cho dự án tƣơng lai tái phân công họ vào hoạt động thƣờng xuyên tổ chức - Nhu cầu lao động: Căn vào yêu cầu kỹ thuật sản xuất hoạt động điều hành dự án để ƣớc tính số lao động trực tiếp bậc thợ tƣơng ứng cho loại 167 công việc số lƣợng lao động gián tiếp với trình độ đào tạo thích hợp - Nguồn lao động: Cần ƣu tiên xem xét số lao động sẵn có địa phƣơng để tuyển dụng đào tạo Nếu phải đào tạo, phải có chƣơng trình đào tạo lao động chun mơn, lập kế hoạch dự tính chi phí Việc đào tạo tiến hành nƣớc thuê chuyên gia nƣớc vào huấn luyện nƣớc - Chi phí lao động: bao gồm chi phí để tuyển dụng đào tạo chi phí cho lao động năm hoạt động dự án sau Dự án áp dụng trả lƣơng khoán, lƣơng sản phẩm hay lƣơng thời gian Căn vào hình thức trả lƣơng đƣợc áp dụng, số lao động loại sử dụng, chi phí có liên quan để tính quỹ lƣơng hàng năm cho loại lao động cho tất lao động dự án 9.4.6 Kỹ quản trị dự án Sự thành công dự án phụ thuộc vào kỹ dự báo, lập kế hoạch, lập ngân sách, lên chƣơng trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, kiểm soát thực dự án Do cần xem xét cẩn thận kỹ Kỹ lãnh đạo: Đây kỹ cán quản lý dự án để đạo, định hƣớng, khuyến khích phối hợp thành viên thực dự án Kỹ đòi hỏi cán quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để đạt mục tiêu dự án Giao tiếp thông tin quản lý dự án: Cán quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống hành động phận chức quan liên quan để thực công việc dự án nên cần thiết phải thông thạo kỹ giao tiếp Cán quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin, kỹ trao đổi tin tức thành viên dự án ngƣời liên quan trình triển khai dự án Kỹ thƣơng lƣợng giải khó khăn vƣớng mắc: Để phối hợp cố gắng nhằm thực thành công dự án buộc cán quản lý dự án phải có kỹ thƣơng lƣợng giỏi với cấp phòng chức để giành đƣợc quan tâm cấp giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án Kỹ tiếp thị quan hệ với khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng cán quản lý dự án trợ giúp hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị giúp cho việc trì đƣợc khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiềm Kỹ định: Lựa chọn phƣơng án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thơng tin có nhiều thay đổi Để đƣợc định đắn kịp thời cần đến nhiều kỹ tổng hợp cán quản lý dự án 168 Cán quản trị dự án lý tƣởng phải ngƣời có đủ tố chất cần thiết liên quan đến kỹ quản trị, trình độ chun mơn kỹ thuật tính cách cá nhân Cán quản lý dự án có đặc điểm khác so với cán quản lý chức CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Liệt kê miêu tả ngắn gọn cách chấm dứt dự án? Vấn đề nảy sinh nhà quản trị dự án không tiếp tục theo dõi dự án dự án kết thúc? Nhân tố đƣợc coi quan trọng định chấm dứt dự án? Nhiệm vụ nhà quản trị phụ trách kết thúc dự án gì? 169 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trịnh Thùy Anh (2008), Tài liệu hướng dẫn học tập – Quản trị dự án, Trƣờng Đại học Mở TP Hồ Chí Minh Nguyễn Quốc Duy (2012), Chuyên đề Quản trị dự án, Cục phát triển DN Đinh Văn Hải (2013), Giáo trình quản lý dự án, Nxb Tài Chính Nguyễn Minh Kiều (2013), Tài doanh nghiệp, Nxb Thống Kê Nguyễn Bạch Nguyệt (2012), Giáo trình lập dự án đầu tƣ, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Văn Phúc (2008), Quản lý dự án sở lý thuyết thực hành, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân Bùi Xuân Phong (2006), Quản trị dự án đầu tư, Nxb Bƣu điện Nguyễn Văn Phúc (2008), Quản lý dự án sở lý thuyết thực hành, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân Từ Quang Phƣơng (2014), Quản lý dự án, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân 10 Sách, báo, tạp chí chuyên ngành Các văn quy định có liên quan 170 ... quản trị dự án 12 1.2.1 Quản trị dự án đặc điểm 12 1.2.2 Các mục tiêu quản trị dự án 14 1.2.3 Vai trò quản trị dự án 16 1.2.4 Quá trình quản trị dự án. .. tƣ liệu dự án đƣa báo cáo cuối + Đánh giá nhu cầu hỗ trợ dự án tƣơng lai 1.2.5.3 Những nội dung quản trị dự án - Tổng quan quản trị dự án: Giới thiệu kiến thức quản trị dự án qua giúp ngƣời học. .. cấp Chất lƣợng dự án Hình 1.2 Các mục tiêu quản trị dự án Sự thành công dự án thể thơng qua việc q trình quản trị dự án có đạt đƣợc mục tiêu dự án hay không Các mục tiêu quản trị dự án bao gồm mục