BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG

BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG BÀI KIỂM TRA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP PHÒNG

BÀI KIỂM TRA LỚP BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG Câu (5 điểm) Theo anh/chị để họp thành công cần phải thực tốt nội dung cơng việc nào? Vì sao? Liên hệ thực tế quan anh/chị công tác Câu (5 điểm) Theo anh/chị hoạt động quản lý nhà nước, phương pháp giao tiếp ứng xử sử dụng có hiệu nhất? Vì sao? Cho ví dụ minh họa cụ thể BÀI LÀM Câu (5 điểm) Theo anh/chị để họp thành công cần phải thực tốt nội dung cơng việc nào? Vì sao? Liên hệ thực tế quan anh/chị công tác Trong tất công việc, lĩnh vực hoạt động chung để giao dịch thành cơng hay hồn thành thống vấn đề đơn vị, tổ chức ln cần có họp Để họp thành cơng vai trị cơng tác chuẩn bị cần thiết thiếu Một số vấn đề chung hội họp a) Vai trò hội họp - Vai trị hội họp: Hội họp có số vai trò quan trọng sau: Một là, tổ chức hội họp hình thức để thực hiện, phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế tham gia tập thể tự giác nhân viên vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội Hội họp thường tiến hành thường kỳ đột xuất để tập hợp thành viên đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thơng tin, thảo luận vấn đề lựa chọn hay biểu thông qua định thuộc thẩm quyền tập thể; Hai là, hội họp giúp người lãnh đạo, quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Hội họp giúp giải vấn đề mà cá nhân thực công việc liên quan đến nhiều cá nhân; Ba là, hội họp giúp sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực cơng việc để xác định nhiệm vụ cần triển khai quan, đơn vị thời gian định; Bốn là, hội họp giúp truyền đạt chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước chủ trương sách cấp trên; Năm là, tổ chức hội họp tạo môi trường, điều kiện để cán bộ, nhân viên quan, đơn vị tiếp cận với tri thức, phương pháp - Ngoài nội dung thể vai trò trên, cấp phòng, hội họp hoạt động mang tính tất yếu gắn với hoạt động tác nghiệp Thơng qua hội họp, cách thức giải vấn đề chun mơn, kỹ thuật nghiệp vụ mà phịng cần tư vấn, triển khai tham mưu xem xét, bàn luận định - Vai trò kiện: Sự kiện giúp truyền tải thông điệp định đến công chúng, người tham gia kiện xã hội nói chung nhằm hướng tới mục tiêu đặt chủ thể tổ chức kiện b) Các loại hình tính chất hội họp - Đại hội tính chất đại hội: Đại hội hình thức hội họp phổ biến, triệu tập toàn thể số lượng định đại biểu đại diện cho thành viên tổ chức nhà nước để định vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động tổ chức định vấn đề thuộc nhân máy điều hành tổ chức Đại hội tổ chức thức, theo kế hoạch định trước tổ chức nhà nước, tuân thủ quy định chung nghi thức, thủ tục tiến hành - Hội nghị tính chất hội nghị: Là hình thức hội họp tiến hành sở triệu tập số đối tượng thành viên định tổ chức để bàn bạc, thảo luận, nghị vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực nội dung bản, có ý nghĩa lớn hoạt động tổ chức Hội nghị tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung cách thức hành động chung để giải vấn đề quan trọng tổ chức; để sơ kết, tổng kết hoạt động lớn tổ chức tiến hành Hội nghị thường có nhiều người tham gia với quan điểm khác nhau, chí đối lập Trong nhiều trường hợp làm cho Hội nghị thất bại, khơng đạt kết mục đích dự kiến Thông thường, hội nghị thành công phải bảo đảm tỷ lệ hay số lượng đại biểu tối thiểu theo quy định tham dự biểu quyết; hạn chế khắc phục khác biệt, bất đồng để tới nhận thức chung, đồng thuận, kết chung (thể qua nghị quyết, định, chương trình hành động…) tâm chung để tạo thay đổi tổ chức, hoạt động triển khai thực kết hội nghị Hội nghị không thành công dẫn đến hậu tiêu cực cho quan, tổ chức chủ trương sai kiến nghị sách hiệu tạo nên hỗn độn hoạt động tổ chức, làm gián đoạn công việc…; làm giảm tinh thần tâm cán nhân viên quan, tổ chức, giảm tiến độ làm việc, chí rơi vào trì trệ; lãng phí thời gian nguồn lực… Ví dụ: Hội nghị cán bộ, cơng chức, viên chức… - Hội thảo tính chất hội thảo: Là hình thức hội họp với đối tượng tham nhà chuyên môn, chuyên gia thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể để thảo luận hay số vấn đề có tính khoa học, lý luận thực tiễn đặt với mục đích làm sáng tỏ sở lý luận, sở thực tiễn vấn đề, từ dự báo vấn đề cách có sở khoa học đề xuất, kiến nghị chủ trương, sách biện pháp triển khai thực Về tính chất, hội thảo hình thức hội họp để thu thập thơng tin, huy động trí tuệ cộng đồng chun mơn Ví dụ: Hội thảo cách mạng cơng nghiệp 4.0 định hướng hoạt động thương mại điện tử… - Giao ban tính chất giao ban: Giao ban hình thức hội họp tổ chức thường kỳ, phổ biến, thông dụng hầu hết quan, tổ chức với thành phần tham dự phận lãnh đạo, quản lý đầu mối cấu máy quan, tổ chức Giao ban tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi thông tin, đôn đốc hoạt động phân công công việc quan, tổ chức Ví dụ: Giao ban tháng, Giao ban quý… - Hội họp có yếu tố nước ngồi: Là hội nghị, hội họp, hội thảo có tham gia đại biểu nước ngồi (có thể đến từ nước nhiều nước với nhiều ngôn ngữ khác nhau) để trao đổi, bàn bạc vấn đề hay nội dung cần thiết có liên quan đến lợi ích nước, vùng lãnh thổ - Các hình thức hội họp khác: Tùy theo yêu cầu hoạt động, quan, tổ chức tồn số hình thức hội họp khác như: + Họp thường kì: Là họp ấn định gắn với chương trình, kế hoạch làm việc định kì; Ví dụ: Họp phịng để triển khai cơng việc hàng tháng; Họp chi hàng tháng… + Họp trù bị: Để chuẩn bị cho đại hội, hội nghị thức; + Họp bất thường: Để xử lý vấn đề đột xuất; + Họp nhóm - tổ cơng tác: Để giải vấn đề thuộc phạm vi chức trách nhóm - tổ cơng tác; + Hội ý cơng vụ: Để phối hợp hành động cá nhân tham gia giải hoạt động công vụ cụ thể Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, bên cạnh hội họp thông thường địa điểm định cịn có hội họp bố trí trực tuyến, tối thiểu từ hai điểm cầu trở lên Việc tổ chức hội họp trực tuyến đòi hỏi điểm tổ chức phải có đầy đủ trang thiết bị kết nối, đảm bảo chất lượng âm hình ảnh để đại biểu tham dự họp lắng nghe, trao đổi ngồi dự họp thông thường địa điểm, khơng cịn khoảng cách địa lý Ưu điểm việc tổ chức hội họp trực tuyến đảm bảo tính tiết kiệm, giảm tải kinh phí tổ chức thời gian, cơng việc đại biểu tham gia dự họp đòi hỏi có đầu tư cơng nghệ, trang thiết bị đại điểm kết nối hội họp Kỹ tổ chức hoạt động hội, họp a) Yêu cầu tổ chức hoạt động hội, họp - Xác định mục đích hội, họp: Hoạt động hội, họp tổ chức với một vài mục đích định Vì vậy, định tổ chức hoạt động hội, họp cụ thể, cần xác định rõ ràng mục đích hướng tới xếp theo thứ tự ưu tiên cho mục đích Đối với hoạt động hội, họp cấp phịng, cần phải xác định mục đích cách cụ thể, rõ ràng khả thi Để xác định cụ thể mục đích hoạt động hội họp, người lãnh đạo cấp phòng cần trả lời câu hỏi: Hoạt động hội, họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề cụ thể sao? Lưu ý: Đối với cấp phòng thuộc quan Trung ương cấp tỉnh, việc tổ chức hội, họp mang tính liên ngành, phạm vi rộng quy mơ lớn Trong trường hợp đó, việc phối hợp tổ chức hoạt động hội, họp điều kiện, u cầu để đảm bảo thành cơng Từ mục đích hội, họp định cách thức tổ chức điều hành hội họp - Nguyên tắc tổ chức hội họp (yêu cầu cách thức tổ chức hội họp): Tại Điều 4, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước, nguyên tắc tổ chức họp quy định sau: + Giải công việc thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải + Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định pháp luật + Tổ chức họp theo kế hoạch công tác thực cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, cơng việc cần giải quyết; với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị + Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc trách nhiệm cá nhân đạo, chủ trì, tham dự họp, trách nhiệm quan bảo đảm, phục vụ họp + Lồng ghép, kết hợp loại họp có nội dung liên quan với hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục tổ chức họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng phơ trương, hình thức + Không làm ảnh hưởng đến hoạt động cơng vụ khác quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận giải thủ tục hành cho cơng dân tổ chức theo quy định pháp luật b) Kỹ chuẩn bị tổ chức hội họp - Thành lập Ban tổ chức hội, họp: Ban Tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp phân công, phân nhiệm cho phận cá nhân phụ trách mảng việc Các phận cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trưởng Ban tổ chức phần việc giao Tuỳ theo mức độ, quy mơ tính chất Hội nghị, họp để xác định người có thẩm quyền định thành lập Ban tổ chức Đối với hội, họp phòng chuyên môn chịu trách nhiệm, liên quan đến lĩnh vực, cấp, ngành khác phạm vi rộng, bố trí thành phần tham gia Ban tổ chức người có vị trí ảnh hưởng cao quản lý chuyên môn - Xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp, kiện: Muốn tổ chức hiệu hoạt động hội, họp cụ thể, cá nhân/đơn vị tổ chức hội họp cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin kế hoạch hội, họp chương trình nghị Để có đầy đủ thông tin này, cần đặt tìm câu trả lời cho số câu hỏi cụ thể như: + Mục đích hoạt động hội, họp gì? + Đối tượng tham gia ai? + Số lượng người tham gia cụ thể bao nhiêu? + Thời gian, lịch trình thực phần nội dung cụ thể sao? + Điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ hoạt động hội họp cụ thể nào? v.v Sau có câu trả lời khái quát trên, quy mơ, tính chất hội, họp, cá nhân/đơn vị tổ chức hội, họp làm tờ trình, đề án tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo trình cấp có thẩm quyền Những hội nghị, hội họp, hội thảo quan bộ, ngành, cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức cần trình Thủ tướng Chính phủ; hội nghị, hội họp, hội thảo cấp tỉnh, thành phố làm tờ trình gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố Nội dung quan trọng tờ trình, đề án theo quy định cần nêu bật điểm sau: + Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích hội nghị, hội họp, hội thảo; + Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có) phục vụ cho hội nghị, hội họp, hội thảo; + Nội dung chủ yếu hội nghị, hội họp, hội thảo; dự kiến chương trình nghị hoạt động bên lề hội nghị, hội họp, hội thảo; + Thành phần tham gia tổ chức: quan phía Việt Nam, quan phía nước ngồi, quan tài trợ (nếu có); + Thành phần tham dự: số lượng cấu thành phần đại biểu, bao gồm đại biểu Việt Nam đại biểu có quốc tịch nước ngồi; khách mời cán lãnh đạo Nhà nước, Chính phủ, địa phương; + Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo (từ ngân sách Nhà nước, ngân sách địa phương, ngân sách tổ chức quốc tế chủ quản, huy động tài trợ ) Tờ trình, đề án việc tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo cần gửi sớm lên cấp có thẩm quyền để có đủ thời gian xem xét phê duyệt, đồng thời bảo đảm để có đủ thời gian cho công tác chuẩn bị hội nghị, hội họp, hội thảo, có việc gửi giấy mời cho đại biểu nước (nếu hội nghị, hội họp, hội thảo quốc tế có yếu tố nước ngồi) - Triển khai công tác chuẩn bị tiến hành hội, họp: + Phổ biến kế hoạch đến phận liên quan thông qua công văn họp mặt trực tiếp để phổ biến kế hoạch biện pháp triển khai + Chuẩn bị nhân sự: Ban Tổ chức thành lập tiểu ban hội, họp Tiểu ban Nội dung, Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban An ninh, Ban Thư ký… (tuỳ quy mô hội, họp) nhằm điều hành việc triển khai thực kế hoạch tổ chức hội, họp + Chuẩn bị nội dung: khâu quan trọng Tiểu ban Nội dung thành viên phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu, chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi phiên hội, họp; chuẩn bị tài liệu tham khảo; gợi ý thảo luận vấn đề nội dung; dự thảo kết luận hay tuyên bố, nghị hội, họp ghi nhận kết thảo luận phiên hội, họp biên soạn kỷ yếu hội, họp + Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần thành viên phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho hội nghị, hội họp, hội thảo; lập dự trù kinh phí chi tiết cho tồn hội nghị, hội họp, hội thảo (kinh phí từ nguồn ngân sách, tổ chức quốc tế chủ quản vận động tài trợ); lên phương án chuẩn bị địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho khách, khách quốc tế, Ban Tổ chức trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống, chương trình văn nghệ Tiểu ban Lễ tân chuẩn bị khâu đưa đón, bố trí ăn ở, lại, quà tặng lưu niệm + Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh cần chuẩn bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo từ khách quốc tế đến sân bay, làm thẻ vào hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm an ninh trình tham gia hội nghị, hội họp, hội thảo, chương trình tham quan, dã ngoại khách rời Việt Nam + Bảo đảm điều kiện y tế: Khi có khách quốc tế đến từ nước hay khu vực có dịch bệnh đến cửa Việt Nam cần yêu cầu họ có tờ khai tình trạng sức khỏe, đồng thời theo dõi sức khỏe người có biểu khơng bình thường; cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm bữa ăn chiêu đãi thời gian hội nghị, hội họp, hội thảo + Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí xếp bàn ghế chỗ ngồi tùy thuộc vào tính chất hội nghị, hội họp, hội thảo khn khổ diện tích phịng họp Các mẫu bố trí phịng họp thường sử dụng nhiều sau: Bố trí theo kiểu nhà hát (cho hội nghị lớn) Bố trí theo hình vng (cho hội nghị khoảng 25 người) Bố trí theo hình chữ U (cho hội nghị khoảng 40 người với chủ tọa ngồi đầu) Bố trí theo hình bàn trịn Dù bố trí phịng họp theo hình thức cần bảo đảm đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, chiếu, máy chiếu, máy tính thiết bị hỗ trợ cần thiết khác - Lập phương án điều hành hội họp: + Chuẩn bị tập dượt thể nội dung chuẩn bị cho việc điều hành: đọc thử diễn văn khai mạc, lời đề dẫn, diễn văn bế mạc nội dung khác (nếu có); lên phương án thể + Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể nội dung dẫn dắt tiến trình hội họp + Tiên liệu tình xảy đến trình điều hành, chuẩn bị phương án xử lý + Trong trình điều hành đại hội, hội nghị, hội thảo, giao ban, v.v người điều hành cần lưu ý vận dụng kỹ giao tiếp trực tiếp ngơn ngữ nói giao tiếp phi ngơn ngữ để đảm bảo tính hiệu việc điều hành - Xác định yếu tố ảnh hưởng đến hội họp c) Kỹ tổ chức hội họp  Đối với hội nghị họp có quy mơ lớn, người lãnh đạo, quản lý cấp phịng cần nắm hoạt động diễn cơng tác tổ chức hội họp: - Tiến hành tổ chức hội họp (Chương trình khai mạc; Chương trình chính; Bế mạc): ● Chương trình khai mạc: người dẫn chương trình (MC) điều hành + Văn nghệ (nếu có) + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu + Giới thiệu Đoàn Chủ tịch Ban Thư ký hội nghị, hội họp, hội thảo Mời Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (sau gọi chung Chủ tịch) Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội nghị, hội họp, hội thảo; mời Ban Thư ký lên làm việc ● Chương trình (do Chủ tịch Đoàn Chủ tịch điều hành) gồm nội dung: + Phát biểu khai mạc Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo + Phát biểu chào mừng (nếu có) + Trình bày báo cáo (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học (đối với hội thảo): Trình bày báo cáo nội dung cần thiết phải thảo luận định hội nghị, hội họp hay báo cáo khoa học nội dung liên quan hội thảo + Thảo luận: đề nghị, gợi ý nội dung thảo luận để đại biểu phát biểu ý kiến Lưu ý: Sau phần phát biểu trình bày báo cáo hội nghị, hội họp, hội nghị, hội họp có nhiều nội dung, chia thành phân nhóm để họp theo nội dung định trước đưa thông qua chung hội nghị, hội họp Đối với hội thảo, sau trình bày báo cáo đề dẫn khoa học lập hội đồng hay tiểu nhóm riêng để thảo luận khoa học theo chuyên ngành nhằm tiết kiệm thời gian sâu vào vấn đề chuyên ngành ● Chương trình bế mạc (có thể Chủ tịch điều hành người dẫn chương trình điều hành) + Văn nghệ đầu (nếu có) + Phát biểu Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết hội nghị, hội họp; thông qua Tuyên bố hội nghị Tuyên bố Chủ tịch hội nghị, Nghị quyết, Quyết định hay Chương trình hành động Quyết tâm thư hội nghị, hội họp Đối với hội thảo, sở báo cáo hội đồng hay tiểu nhóm riêng, Chủ tịch/Chủ tọa hội thảo đánh giá kết hội thảo, ghi nhận kết đạt + Trưởng Ban tổ chức (hoặc Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo) phát biểu cảm ơn tuyên bố bế mạc hội nghị, hội họp, hội thảo + Kết thúc hội nghị, hội họp, hội thảo  Đối với họp có quy mô nhỏ họp nội bộ, người lãnh đạo, quản lý cấp phịng cần: • Xác định nội dung, chủ đề họp; • Tập trung ý thành viên tham gia họp; • Chủ trì công bố lý do, chủ đề họp tiến hành điều hành họp; • Kiểm sốt quản lý ý kiến tham gia họp, đảm bảo chủ đề, thời gian; • Chủ trì đánh giá, nhận xét ý kiến tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp; • Kết luận bế mạc họp Hộp: Một số tiêu chí đánh giá họp CUỘC HỌP THÀNH CÔNG - Các họp được trì thực theo kế hoạch xây dựng kế hoạch thực nhiệm vụ đơn vị - Nội dung họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên - Mọi người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức đóng góp, tập trung vào nội dung trọng tâm theo mục tiêu họp Không khí họp dân chủ, tạo được đồng thuận cao sau kết thúc họp; - Cuộc họp đáp ứng được mục tiêu đề Gợi mở nhiều ý tưởng mới, khích lệ tinh thần trách nhiệm thành viên tham gia cuộ họp CUỘC HỌP THẤT BẠI - Chất lượng họp không cao, thiếu tập trung, thống thành viên; - Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kỹ, tham nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc Trong tổ chức, điều hành họp chưa có gợi mở, định hướng phát huy vai trị tích cực thành viên Còn nặng áp đặt điều hành, triển khai nội dung họp; Thiếu bàn bạc trao đổi để tìm giải pháp, cách thức hiệu - Người dự họp e ngại, thụ động lơ là, coi nhẹ việc họp Thực nội dung cơng việc mà chủ trì đưa cách máy móc a dua Thiếu trách nhiệm, thiếu kỉ luật trình tham gia họp; - Cuộc họp kết thúc mà không thực được mục tiêu đề Tâm lý ngừoi dự họp nặng nề - Kỹ xử lý tình phát sinh tổ chức hội họp lãnh đạo cấp phịng Trong q trình hội, họp diễn ra, khơng trường hợp xuất tình mà người điều hành cần linh hoạt xử lý để hồn thành tốt vai trị giúp cho hoạt động hội họp đạt tới kết mong muốn Dù kế hoạch tổ chức công tác chuẩn bị điều hành có làm tốt tình cản trở việc hồn thành mục tiêu hội họp bất ngờ xảy Những tình khơng thể làm hỏng ảnh hưởng lớn đến kết hội họp người điều hành kiểm sốt tình tình xử lý vấn đề cách hợp lý nhanh chóng Nội dung tập hợp số tình huống, vậy, gợi ý cách thức giải chúng cách hiệu + Xung đột thành viên tham dự họp Đôi người lãnh đạo cấp phòng phải đối mặt với tình trạng, thành viên dự có văn đăng kí trước với Văn phịng Bộ, Ngành Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/huyện để phối hợp chuẩn bị nội dung, bố trí lịch làm việc phân cơng chun viên theo dõi, phục vụ; * Kiểm soát, quản lý tốt chương trình họp, đặc biệt họp tập huấn, triển khai hoạt động chun mơn địi hỏi nghiêm ngặt thời gian nội dung; * Chú ý “tín hiệu” có nhu cầu phát biểu người dự họp; * Trong trình điều hành họp, cần có khả bao quát, nắm bắt xử lý linh hoạt, khéo léo tình phát sinh ngồi dự kiến; * Khơng quan trọng nói, mà quan trọng điều họ nói có trọng tâm tuân thủ quy định họp không - Một số lưu ý lãnh đạo cấp phòng điều hành họp + Sử dụng hiệu phút đầu tiên; + Lựa chọn hình thức thảo luận; + Tránh “độc chiếm” diễn đàn họp khiến nhân viên người dự họp bị áp lực tải thông tin; + Tránh “hình thức hố” họp Tức tổ chức họp mang tính chiếu lệ, họp cho đủ thủ tục để đối phó; + Trong họp liên ngành, tránh lạm dụng thuật ngữ chuyên môn Lưu ý nhân viên phòng điều thuyết trình + Khi chủ trì họp phịng, tránh áp đặt ý chủ quan lên nhân viên; + Cần kiểm tra hoạt động thư kí họp; + Điều khiển việc biểu thông qua; + Chú ý lắng nghe (Nếu cần ghi chép ý kiến phát biểu); + Cần chế ngự cảm xúc, giữ thái độ điềm tĩnh; + Nếu phải trả lời câu chất vấn, cần: ngắn gọn, rõ ràng, trực tiếp vào vấn đề; + Khuyến khích ý kiến có giá trị phù hợp với chủ đề họp; + Không phân biệt, ưu với cá nhân họp; + Tạo hội cho người mới, người trẻ nhân viên phòng phát biểu; + Sau họp xong cần có đánh giá, rút kinh nghiệm - Nếu người lãnh đạo cấp phòng người chủ trì hội họp nước, cần ý: (i) Xây dựng chương trình nghị chương trình làm việc: - Chương trình nghị thường bao gồm mục sau: + Khai mạc hội nghị, hội họp, hội thảo; + Thơng qua chương trình nghị hội nghị, hội họp, hội thảo; + Thông qua biên hội nghị, hội họp lần trước (nếu có); + Những vấn đề nảy sinh sau hội nghị, hội họp lần trước; + Thảo luận đề mục thuộc nội dung hội nghị, hội họp (đề mục 1, đề mục 2, đề mục 3…) + Các vấn đề khác có liên quan đến chủ đề nội dung hội nghị, hội họp, hội thảo; + Tóm tắt định hội nghị, hội họp kết luận hội thảo kế hoạch hành động; + Bế mạc - Chương trình làm việc hội nghị, hội họp, hội thảo cần thể chi tiết cho công đoạn hội nghị, hội họp, hội thảo (đăng ký đại biểu, thời gian khai mạc, thời gian đại biểu trình bày phát biểu ý kiến, nghỉ giờ, nghỉ ăn trưa, tham quan, dã ngoại v.v…) Dự thảo chương trình nghị chương trình làm việc gửi đến đại biểu để xin ý kiến sửa đổi, bổ sung, khoảng 1-2 tháng trước thức tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo (ii) Có mục đích rõ ràng nghiêm khắc thời gian: Mục đích cần người chủ trì nêu rõ bắt đầu hội họp Việc giúp người chủ trì ln ln tập trung cho nội dung hội họp bám sát trọng tâm không bị kéo dài thời gian (iii) Người Chủ trì cần tạo khơng khí dân chủ, tranh luận hội họp để người nói hết suy nghĩ, lập luận phương án mình; không nên ngắt lời, cắt ngắn phát biểu (trừ thời lượng quy định) không cho phát biểu Những phát biểu phản biện làm sáng tỏ vấn đề cách khách quan, biện chứng với điều kiện có để kiểm nghiệm độ xác quan điểm nêu (iv) Để tránh trường hợp ý kiến trái chiều phát biểu tập trung vào lúc dẫn đến hoang mang đại biểu khác định hướng quan điểm sai lệch, người Chủ trì cần bố trí xen kẽ phát biểu có quan điểm khác biệt, chí đối lập để cân khơi gợi, khích lệ khơng khí tranh luận hội nghị, hội thảo - cọ sát hai chiều ý kiến đối lập dẫn tới chân lý (v) Người Chủ trì hội họp cần nắm vấn đề dự kiến tình khơng mong muốn xảy hội họp có khả làm tập trung vào nội dung trọng tâm, làm lạc đề, chí gây thất bại hội họp (thí dụ, tranh luận ý kiến đối lập đến mức dẫn đến vài đại biểu hay nhóm đại biểu có thái độ cực đoan bỏ hội trường, tẩy chay hội họp) (vi) Người Chủ trì hội nghị, hội họp cần có kỹ điều hịa, hóa giải xung đột ý kiến khác nhau, chí đối lập lập trường, quan điểm hội nghị, hội họp Khi xuất ý kiến trái chiều nhau, tùy theo mức độ khác biệt, người Chủ trì đưa ý kiến theo cách tiếp cận nhận thức vấn đề cách hợp lý, phân tích khoa học phục vụ cho lợi ích chung tổ chức (vii) Về việc sử dụng vai trị Đồn Chủ tịch: Trong số hội nghị, hội họp, hội thảo, ngồi người Chủ trì/Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo bầu Phó Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo Trong trường hợp đó, người Phó Chủ tịch cần chuẩn bị chu đáo mặt giống người Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo để thực nhiệm vụ trường hợp phân cơng chủ trì phiên họp chủ trì phiên họp tồn thể Chủ tịch vắng mặt lý (viii) Để hội họp thành cơng cần có phối hợp người Chủ trì cử tọa, tức toàn thể người dự hội họp Vì vậy, người Chủ trì cần khuyến khích, động viên tạo điều kiện để đại biểu tích cực phát biểu ý kiến có chất lượng, đóng góp hữu ích vào nội dung kết hội họp Để khuyến khích người tích cực thảo luận, người Chủ trì cần: + Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài); + Mời đại biểu tham gia ý kiến với dẫn dắt người Chủ trì Người Chủ trì định phát biểu thấy người tỏ rụt rè người Chủ trì thấy cần nghe ý kiến người + Ghi nhận lại đặt lại câu hỏi để khẳng định ý kiến (việc cần thiết trường hợp thảo luận vấn đề phức tạp người phát biểu diễn đạt chưa thật rõ ràng) + Đề nghị đại biểu cho ý kiến điều mà hay số đại biểu hội họp nêu mà người Chủ trì cho hợp lý chưa đủ thông tin để định + Khi người Chủ trì lắng nghe kiến phát biểu đại biểu, lúc người Chủ trì cần thể lực lãnh đạo cách đưa kết luận hay định cuối cùng, đồng thời đạo Ban Thư ký phải ghi định vào biên hội họp (ix) Trong trường hợp hội họp cần biểu hay số vấn đề định phiếu kín, người Chủ trì hội họp cần điều hành để bầu Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu có trách nhiệm tổ chức bỏ phiếu kín, có khâu làm phiếu có đóng dấu xác nhận phiếu trắng hợp lệ tổ chức (tránh phiếu giả), phát phiếu trắng đến đại biểu có quyền bỏ phiếu, phổ biến quy định việc bỏ phiếu, sau đại biểu bỏ phiếu hết thu phiếu kiểm phiếu, cuối công bố kết bỏ phiếu (x) Người Chủ trì cần sử dụng tối đa vai trò Ban Thư ký việc theo dõi, ghi chép diễn biến hội họp; tổng hợp ý kiến, cung cấp tài liệu tham khảo, ghi nhận kết thảo luận, kết biểu (nếu có) làm thành biên hội nghị, hội họp, hội thảo (xi) Cuối buổi hội họp, người Chủ trì cần tổng kết, đánh giá kết đạt hội họp Đặc biệt, hội nghị, người Chủ trì cần thơng qua Nghị quyết, Tun bố, Đề xuất kiến nghị, Chương trình hành động hay Quyết tâm thư Trong trường hợp hội thảo, tổng kết hội thảo, người Chủ trì cần khẳng định vấn đề hội thảo trí, sở mà đề xuất, kiến nghị cách giải vấn đề Những vấn đề chưa khẳng định người Chủ trì cần hướng cho thành viên dự hội thảo tiếp tục suy nghĩ bám sát thực tiễn sống để điều chỉnh quan điểm mình, đồng thời ghi nhận vấn đề để tiếp tục thảo luận hội thảo sau - Nếu người lãnh đạo cấp phịng chủ trì hội, họp có yếu tố nước ngồi: Do tính chất đặc thù nên người Chủ trì hội nghị, hội họp, hội thảo quốc ngồi việc cần có u cầu kỹ người Chủ trì hội nghị, hội thảo nước cịn phải ý thêm yêu cầu kỹ chủ yếu sau: (i) Nắm rõ tơn chỉ, mục đích, điều lệ hoạt động tổ chức hay quan chủ quản hội nghị, hội họp, hội thảo để bảo đảm việc thảo luận nội dung đưa định hội nghị, hội họp, hội thảo không chệch, khơng trái với tơn chỉ, mục đích, điều lệ tổ chức hay quan chủ quản hội nghị, hội họp, hội thảo (ii) Nắm rõ chiến lược, kế hoạch hành động tổ chức chủ quản nhằm tránh trường hợp thảo luận định hội nghị, hội họp, hội thảo trái với chiến lược kế hoạch hành động tổ chức chủ quản (iii) Nắm rõ yêu cầu cụ thể hội nghị, hội họp, hội thảo phải chủ trì (yêu cầu nội dung kết đạt được) Bắt đầu vào hội nghị, hội họp, hội thảo, người Chủ trì cần quán triệt nội dung sau: Mục đích hội nghị, hội họp, hội thảo: Mục đích phải đạt gì? Thành phần tham dự: Giới thiệu thành phần đại biểu tham dự Nếu hội nghị, hội họp biểu phải quy định rõ đại biểu quyền biểu (và phát phiếu biểu phát cho đại biểu hợp lệ) Thời gian buổi hội nghị, hội họp, hội thảo: Nêu rõ thời gian hội nghị, hội họp, hội thảo để đại biểu biết, đồng thời người Chủ trì phải bảo đảm điều hành hội nghị, hội họp, hội thảo theo thời gian quy định Các nội dung chi tiết: Người Chủ trì hội nghị, hội họp, hội thảo phải phổ biến rõ nội dung chi tiết cần trao đổi định hội nghị, hội họp, hội thảo để đại biểu tập trung ý kiến vào vấn đề cần thảo luận định, tránh lan man, lạc đề Người Chủ trì nên tạo điều kiện cho đại biểu có hội chào hỏi xã giao làm quen trước phiên họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ phiên họp căng thẳng (iv) Khi tổ chức hội họp có yếu tố nước ngồi, cần quy định báo trước ngơn ngữ sử dụng hội họp để đại biểu có chuẩn bị Người chủ trì hay nước chủ nhà cần bố trí đội ngũ phiên dịch có đủ lực để dịch đuổi dịch đồng thời (dịch cabin), bảo đảm thành công cho hội nghị, hội thảo Ngồi vấn đề khác biệt ngơn ngữ, đại biểu đến từ nước khác nên cần ý yếu tố khác biệt văn hóa nước, khu vực (v) Chế độ biểu quyết: người chủ trì hội nghị cần nắm vững nguyên tắc biểu tổ chức chủ quản để bảo đảm thực quy định thủ tục biểu (vi) Ghi nhận kết hội nghị, hội thảo hình thức nghị quyết, tuyên bố chung, họp báo công bố: Kết thúc hội nghị, người Chủ trì cần đạo có hình thức ghi nhận kết hội nghị nghị quyết, định, tuyên bố chung hay họp báo để công bố kết hội nghị (vii) Sau hội nghị kết thúc, cần đánh giá công tác tổ chức: + Đánh giá đại biểu khách mời; + Đánh giá ta rút kinh nghiệm; + Đánh giá dư luận quốc tế liên quan đến hội nghị, hội thảo + Đánh giá tổng kết nội dung, kết hội nghị, hội thảo + Báo cáo tốn tài (viii) Tổ chức hoạt động triển khai thực kết quả: Sau hội nghị, người Chủ trì hội nghị, hội thảo cần có báo cáo lên ban lãnh đạo tổ chức hay quan chủ quản kết hội nghị, hội thảo thúc đẩy việc tổ chức triển khai thực kết luận, kết quả, chủ trương, nghị quyết, định, chương trình hành động thông qua hội nghị kết luận hội thảo Người Chủ trì hội nghị phải bảo đảm để kết luận, nghị hội nghị thực (ix) Người Chủ trì cần có kỹ nói, trình bày, diễn đạt vấn đề Đối với người Chủ trì hội nghị, hội thảo, kỹ nói quan trọng thể phong thái, hiểu biết người Chủ trì ảnh hưởng tới chất lượng hội nghị, hội thảo Người Chủ trì cần ý điểm sau: - Suy nghĩ kỹ trước nói: Người Chủ trì cần suy nghĩ kỹ trước phát ngơn điều nói mang tính đại diện cho tồn thể hội nghị, hội thảo - Nói từ tốn, chậm rãi, rõ ràng: Người Chủ trì cần nói từ tốn, chậm rãi, rõ ràng để người phiên dịch chuyển tải xác đầy đủ nội dung nói để đại biểu hiểu điều người Chủ trì muốn đề cập Điều quan trọng, đặc biệt hội nghị, hội thảo quốc tế để tránh hiểu lầm có nhiều nội dung phức tạp bất đồng ngôn ngữ - Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu: Điều cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho người nói người nghe Người chủ trì nói câu ngắn gọn bị mắc lỗi, giúp đại biểu nắm bắt thông tin nhanh hơn, giảm căng thẳng, đại biểu mệt mỏi hội nghị kéo dài với nội dung phức tạp - Kiểm soát nhịp thở tư đứng, ngồi, cử chỉ, động tác: Kiểm sốt nhịp thở nói trước hội nghị, hội thảo quan trọng Người Chủ trì cần ngồi đứng thẳng, vai mở rộng hít thở sâu trước nói Để kiểm sốt nhịp thở mình, người Chủ trì nên nói câu ngắn, tránh vừa nói vừa thở hổn hển Khi diễn đạt, nét mặt, giọng nói, động tác tay phải biểu lộ tình cảm cách hợp lý - Bình tĩnh, tự tin: Người Chủ trì cần có phong thái bình tĩnh, mạnh dạn, tự tin, tránh biểu lo sợ, bối rối, lúng túng nói trình bày, phát biểu để bảo đảm tốt cơng việc chủ trì, lãnh đạo hội nghị, hội thảo - Phải có thái độ mực, khiêm tốn, cầu thị, tơn trọng ý kiến đại biểu: Người Chủ trì hội nghị, hội thảo không tỏ ngạo mạn, chê bai, coi thường ý kiến đại biểu trình chủ trì, điều hành hội nghị, hội thảo phải có hợp tác tích cực cử tọa hội nghị, hội thảo thành cơng (x) Người Chủ trì hội nghị, hội thảo phải đóng vai trị người phát ngơn hội nghị, hội thảo tổ chức, quan chủ quản hội nghị, hội thảo tiếp xúc với báo chí phương tiện truyền thông để thông tin, quảng bá thành công kết hội nghị, hội thảo, tiếp xúc với báo chí chủ động (thí dụ chủ động tổ chức họp báo để cung cấp thông tin cho giới truyền thông) hay trả lời vấn phóng viên báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình (xi) Sau hội nghị, hội họp, hội thảo kết thúc, cần đánh giá công tác tổ chức Bên cạnh đó, làm báo cáo hội nghị, nêu rõ nội dung đạt được, nội dung chưa, tổng kết chung đạt gì, v.v… Để làm báo cáo tốt, chuyên viên phải nắm mục đích, nội dung họp, vấn đề thảo luận, theo dõi xem nội dung đạt được, đạt % cuối cùng, làm tốn tài Trên nội dung chủ yếu yêu cầu kỹ tổ chức, kỹ chủ trì hội nghị, hội họp, hội thảo nước quốc tế Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, quan bộ, ban, ngành, địa phương, tổ chức, doanh nghiệp ngày có nhu cầu tổ chức thường xuyên hội nghị, hội thảo, có hội nghị, hội thảo quốc tế với mục đích, nội dung quy mơ khác Do vậy, hội nghị, hội thảo, cần có chuẩn bị sớm chu đáo tất khâu, đặc biệt khâu nội dung chủ trì, điều hành để bảo đảm thành cơng hội nghị, hội thảo • Liên hệ họp đơn vị: Thực tổ chức thành công họp Chủ đề họp: Họp giao ban tháng năm 2021 Thời gian: 8h30’, ngày 01/9/2021 Địa điểm: Tại Hội trường Phòng GD&ĐT Bảo Lâm, huyện Bảo Lâm, Tỉnh Cao Bằng Thành phần: - Lãnh đạo Phòng GD&ĐT - Các đơn vị trưc thuộc Công tác chuẩn bị: - Đặt trước địa điểm họp - Tổ chức vệ sinh phòng họp - Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện - Chuẩn bị tài liệu cho họp - Chuẩn bị nước uống - Khăn phủ bàn - Máy chiếu, computer, chiếu, TV.- Soạn thư mời trình duyệt - Gửi thư mời - Nhắc tham gia họp trước 30 phút Quá trình diễn họp: - Thư ký giới thiệu, lý họp - Người chủ trì điều hành họp - Các đơn vị báo cáo, phát biểu ý kiến - Người chủ trì kết luận nội dung họp - Các đơn vị thống nhất, thông qua ký biên họp Kết thúc họp: - Cảm ơn đơn vị dự họp tuyên bố kết thúc họp Câu (5 điểm) Theo anh/chị hoạt động quản lý nhà nước, phương pháp giao tiếp, ứng xử sử dụng có hiệu nhất? Vì sao? Cho ví dụ minh họa cụ thể BÀI LÀM Thực tế chứng minh giao tiếp chiếm tới 70% thời lượng làm việc ngày cá nhân thơng qua hình thức viết, nói, nghe đọc Vì vậy, hầu hết người cá nhân, tổ chức đặt kỹ giao tiếp tiêu chí quan trọng công việc mối quan hệ xã hội khác Đặc biệt, giao tiếp, ứng xử có vị trí vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý nhà nước Các kỹ giao tiếp, ứng xử hình thành tiếp tục phát huy lên tầng nấc cao hệ thống quản lý hành nhà nước 1) Vai trị giao tiếp, ứng xử Giao tiếp hành động truyền tải thơng điệp có mục đích nhận phản hồi thông điệp để tiếp tục truyền tải thông điệp cũ điều chỉnh đưa thông điệp Giao tiếp phải bao gồm yếu tố truyền đạt thơng điệp hiểu thơng điệp Có hai đối tượng giao tiếp người gửi người nhận Trong phạm vi tổ chức, giao tiếp có chức kiểm sốt, tạo động lực, thể cảm xúc cung cấp thông tin - Giao tiếp kiểm soát hành vi thành viên theo nhiều cách Các tổ chức thường có thứ bậc, trật tự quản lý hướng dẫn cách ứng xử để thành viên phải tuân thủ Khi nhân viên phải nêu phản ánh liên quan đến công việc, thực nhiệm vụ giao hay tuân thủ nội quy tổ chức, lúc giao tiếp thực vai trị kiểm sốt Giao tiếp khơng thức kiểm soát hành vi - Giao tiếp hỗ trợ cho việc tạo động lực việc giải thích rõ cho nhân viên điều họ phải làm hiệu công việc họ họ phải nỗ lực kết mức yêu cầu - Giao tiếp nhóm chế thành viên thể hài lòng hay bực tức Vì thế, giao tiếp thể tình cảm đáp ứng nhu cầu xã hội - Chức cuối giao tiếp hỗ trợ cho trình định Giao tiếp cung cấp thơng tin mà cá nhân tổ chức cần để định việc truyền tải liệu cần cho việc xác định đánh giá lựa chọn Kênh giao tiếp có thức khơng thức Kênh thức tổ chức thiết lập để truyền tải thông điệp liên quan đến hoạt động chuyên môn thành viên Kênh thường theo thứ tự quyền lực tổ chức Các dạng khác thông điệp hình thức cá nhân xã hội tuân theo kênh khơng thức có tính tức thời xuất phản ứng với lựa chọn cá nhân Giao tiếp hoạt động thường xuyên người lãnh đạo, quản lý Đối tượng giao tiếp người lãnh đạo, quản lý bao gồm cấp dưới, cấp trên, báo chí, quan bên ngồi có người dân, khơng người có liên quan đến công việc Mục tiêu giao tiếp bao gồm: - Truyền đạt thông điệp, mệnh lệnh, thị, hướng dẫn tới người thực hiện; - Tiếp nhận thông tin phản hồi mệnh lệnh, thị, hướng dẫn đưa tập hợp lại liệu mới, thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý; - Giải vấn đề phát sinh công việc; - Gây ảnh hưởng/thiện cảm/quyền uy người tiếp xúc, từ tạo thuận lợi cho công tác lãnh đạo quản lý; - Xây dựng mối quan hệ công việc chuyên nghiệp người lãnh đạo quản lý cấp dưới; - Giải công việc ngồi phạm vi quan có cơng việc liên quan đến quan bên ngoài; - Xây dựng uy tín, danh tiếng cho tổ chức qua việc quảng bá thành tích, thực tiễn tốt tiếp xúc với quan báo chí hay người có liên quan đến công việc tổ chức 2) Kỹ giao tiếp, ứng xử - Cách thức, phương pháp giao tiếp: + Bằng lời nói: Là phương tiện truyền đạt thơng điệp chủ yếu giao tiếp Lợi ích giao tiếp lời nói tốc độ phản hồi Giao tiếp trực tiếp “mặt đối mặt” sở thường xuyên cách tốt để truyền thông tin tới nhận thông tin từ nhân viên Bất lợi lớn giao tiếp lời nói thơng điệp truyền qua nhiều người, nhiều người nhiều khả bị méo mó thơng điệp + Bằng văn bản: Giao tiếp văn bao gồm thông báo, thư, fax, email, nhắn tin, tin nội bộ, thông báo dán bảng (kể thông báo điện tử) phương tiện viết thành từ hay biểu tượng Lợi kênh giao tiếp người gửi người nhận có hồ sơ giao tiếp thơng điệp lưu giữ lâu dài Vì thế, trường hợp có vấn đề nội dung thơng điệp cịn lưu trữ để kiểm tra, đối chiếu Đặc tính đặc biệt cần thiết giao tiếp dài phức tạp Ví dụ, kế hoạch hành động có chứa nhiều nhiệm vụ trải dài qua nhiều tháng/năm Bằng cách đưa thành văn người khởi tạo kế hoạch theo dõi suốt thời gian thực kế hoạch Mọi người thường phải suy nghĩ có muốn chuyển tải thơng điệp viết cách kỹ lưỡng thông điệp lời nói Vì thế, giao tiếp văn thường suy nghĩ kỹ, logic rõ ràng + Giao tiếp không lời: Bao gồm cử động thể, ngữ điệu hay âm sắc lời nói, biểu lộ khuôn mặt khoảng cách người gửi nhận thông điệp Chẳng hạn như: người ta nhướn bên mắt không tin; xoa mũi thấy khó xử; khoanh tay để đứng tách tự bảo vệ mình; nhún vai để thể thờ ơ; nháy mắt để tỏ ý thân mật; gõ ngón tay lên mặt bàn để thể không kiên nhẫn; vỗ trán để thể suy tưởng Hai thông điệp quan trọng mà ngôn ngữ thể chuyển tải (1) mức độ ta thích người khác quan tâm đến họ quan điểm họ (2) tình trạng mối quan hệ người gửi nhận thông điệp Thực tế cho thấy, thường đứng gần người mà quý mến đụng chạm vào họ thường xuyên Tương tự, ta vị trí cao hơn, ta có xu hướng thể ngôn ngữ thể vắt chân, hay ngồi ngả ngớn - thể phong cách thoải mái tự nhiên Nếu đọc biên họp nắm hết sắc thái ý nghĩa bàn bạc người trực tiếp tham gia xem video họp Biểu cảm khn mặt với âm sắc giọng nói biểu lộ ngạo mạn, hăng, sợ hãi, thẹn thùng đặc tính khác Trong giao tiếp khoảng cách có ý nghĩa Khoảng cách phù hợp hai người phụ thuộc chủ yếu chuẩn mực văn hoá Khoảng cách doanh nhân Châu Âu coi thân mật Mỹ Nếu người đứng gần bạn mức phù hợp điều có hàm ý hăng áp đảo quấy rối tình dục, đứng xa q biểu lộ khơng quan tâm khơng hài lịng với trao đổi diễn 3) Các nguyên tắc, yêu cầu giao tiếp, ứng xử Ngày nay, để đảm bảo tính phù hợp, đắn giao tiếp, ứng xử, hầu hết bộ, ngành ban hành Bộ quy tắc ứng xử quy định quy tắc ứng xử nhằm điều chỉnh lời nói, hành vi cơng chức, viên chức, người lao động phù hợp hướng tới xây dựng mơi trường văn hóa Có thể đề cập tới số nguyên tắc yêu cầu sau giao tiếp, ứng xử lãnh đạo, quản lý: - Hiểu đối tượng giao tiếp để có phương pháp nội dung phù hợp - Thông tin cung cấp giao tiếp cần rõ ràng, không đa nghĩa, không tạo suy diễn sai so với thơng điệp mà muốn truyền tải - Tôn trọng người giao tiếp với mình, biết lắng nghe phản hồi phù hợp - Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng - Hình thức giao tiếp mang tính thức để tạo sở pháp lý kể giao tiếp lời nói cần thức hố văn * Từ phân tích ta thấy tất hình thức giao tiếp, ứng xử quan trọng, vận dụng cho thời điểm, cơng việc hay thành phần khác nhau, ví dụ: + Giao tiếp, ứng xử với cấp dưới: Giao tiếp, ứng xử với cấp thường dùng để giao việc, hướng dẫn thực hiện, giải thích sách quy trình, vấn đề cần quan tâm nhận xét chất lượng công việc Người lãnh đạo, quản lý cần giải thích lý ban hành định lặp lại việc giải thích nhiều lần thông qua phương tiện khác với mục tiêu làm cho cấp hiểu thông điệp truyền tải Sai lầm người lãnh đạo, quản lý giao tiếp thường không tham khảo ý kiến cấp tìm hiểu quan điểm cấp • Bản chất mối quan hệ cấp - cấp dưới: Giao tiếp từ cấp xuống cấp hình thức giao tiếp từ thủ trưởng tới nhân viên, từ người lập kế hoạch, sách tới người thực hiện, tức giao cấu trúc thứ bậc tổ chức Sự giao tiếp mang tính thị, hướng dẫn tăng cường tham gia quản lý Giao tiếp với cấp thường không bắt buộc phải trả lời, trừ có u cầu đặc biệt • u cầu chung giao tiếp với cấp dưới: √ Tìm hiểu cấp mặt như: phẩm chất, lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả cấp √ Tìm hiểu đối tượng √ Minh bạch, rõ ràng √ Không thiên vị √ Tôn trọng người nghe v Biết lắng nghe √ Sử dụng ngôn ngữ phù hợp Khi giao tiếp, trao đổi thơng tin với cấp cấp nên giải thích chi tiết vấn đề, dừng lại hỏi nhân viên xem họ suy nghĩ phản hồi vấn đề Nhìn nhận cấp cách khách quan, trung thực, cụ thể tồn diện, khơng nhìn nhận cấp cách hời hợt chủ quan dẫn đến cách nói thiếu tôn trọng Cần minh bạch, rõ ràng công Người lãnh đạo, quản lý không ép cấp làm theo ý thích, cảm tính mình, khơng nên buộc nhân viên làm việc khó cịn nhân viên khác lại làm việc dễ dù họ có khả Đặc biệt, giao việc không xuất phát từ ý đồ không sáng “giao cho việc khó, vượt khả để phê bình khơng làm được” Giao tiếp ln phải có hai chiều Người lãnh đạo, quản lý cần phải biết phản hồi nhân viên Tùy theo loại thơng tin, người lãnh đạo, quản lý trao đổi trực tiếp thăm dò Người lãnh đạo quản lý cần trao đổi cách thẳng thắn cởi mở kết với nhân viên Với vấn đề, người lãnh đạo, quản lý cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, trao đổi trực tiếp qua văn Điều quan trọng cả, người lãnh đạo, quản lý có chọn cách để giao tiếp với nhân viên biết giữ khoảng cách phù hợp Một người lãnh đạo quản lý hồn hảo người ln nhân viên tin tưởng, tơn trọng, nơi nhân viên tìm đến có khúc mắc cơng việc họ cần chia sẻ sống • Một số lỗi thường gặp giao tiếp với cấp dưới: √ Ngơn ngữ, cử chỉ, điệu khơng thích hợp, đao to búa lớn suồng sã cứng nhắc, khơ khan √ Độc thoại, nói q dài dịng, áp đặt √ Không tôn trọng cấp dưới, dẫn đến sử dụng ngơn từ thiếu lịch • Kỹ truyền đạt mệnh lệnh: √ Chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu Trường hợp cần thiết thay gọi cấp lên nhận thị người lãnh đạo, quản lý đến nơi làm việc cấp để truyền đạt, tạo cho cấp cảm thấy tầm quan trọng tính cấp thiết cơng việc √ Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, người nghe tiếp nhận tuân thủ Trường hợp người lãnh đạo, quản lý bị ngắt lời, phản ứng chống lại, trích thờ ơ, mệnh lệnh không giá trị √ Người lãnh đạo, quản lý phải chịu trách nhiệm thị mệnh lệnh đưa ra: thị cho cấp phải nói rõ mục đích, nội dung có biện pháp thực √ Lắng nghe: Giao tiếp không nhằm gửi thơng báo hay thơng tin cho người, mà phải lắng nghe phản hồi lại cách hiệu thái độ người khác Biết lắng nghe thực không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả nghe hiểu nội dung người khác đưa ra, đồng thời phát triển tốt mối quan hệ với người • Kỹ khen ngợi phê bình cấp √ Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, người lãnh đạo, quản lý phải phân tích việc rõ ràng, tìm thực chất vấn đề Như vậy, người lãnh đạo, quản lý nói nghiêm khắc, lời chút, nhân viên hiểu thông cảm cho trách nhiệm cấp sẵn sàng tiếp thu ý kiến phê bình √ Khen thưởng ghi nhận chất lượng, hiệu công việc nhân viên Có thể nói cách thức quan trọng để động viên cấp dưới, nâng cao chất lượng công việc Người lãnh đạo, quản lý cần dành lời động viên, khích lệ với cấp cơng nhận hành động, nỗ lực kết làm việc họ Khi gắng sức cấp đền đáp mức, họ cảm thấy thoải mái, hiệu công việc cao √ Hướng vào vấn đề, không hướng vào cá nhân, nghĩa hướng vào vấn đề giải pháp khơng hướng vào cá tính hay đặc điểm cá nhân √ Nhạy bén cách ứng xử Ai cần đối xử cách công muốn lãnh đạo ứng xử thân thiện Sự nhạy bén ứng xử người lãnh đạo, quản lý trước hết dẫn dắt thái độ tôn trọng cấp √ Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp nhân viên, khơng nên kiên nhẫn nghe hay tỏ sốt ruột Mỗi người có tảng học vấn văn hóa khác nhau, đó, khơng thật lắng nghe thấu hiểu, lãnh đạo bỏ lỡ ý tưởng hay từ nhân viên, góp phần vào việc phát triển tổ chức, phát triển quan Có thể nói, nhân viên, việc người lãnh đạo, quản lý ln thấu hiểu tâm tư, tình cảm họ liều thuốc tinh thần để động viên họ cố gắng tích cực làm việc Cuối cùng, nhớ nguyên tắc bản: "Hãy đối xử với người khác cách bạn muốn người khác đối xử với mình” + Giao tiếp, ứng xử với cấp trên: Để cung cấp phản hồi lên cấp trên, báo cáo tiến độ công việc vấn đề gặp phải Giao chiều giúp người lãnh đạo quản lý hiểu thái độ cấp với công việc, đồng nghiệp tổ chức qua rút ý tưởng cải tiến điều kiện thời Trong giao tiếp cần ý cấp thường bận rộn dễ bị xao nhãng Do đó, để giao tiếp hiệu cần giảm xao nhãng, báo cáo đầu việc thay kể lể chi tiết cung cấp lập luận quan trọng cho đầu việc chuẩn bị sẵn kế hoạch hành động cấp phê chuẩn đề xuất • Các u cầu chung giao tiếp với cấp trên: Chăm lắng nghe ý kiến cấp phát biểu thể nhận thức vấn đề Nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác, đồng thời ghi chép nhận xét cấp √ Nói ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, mạch lạc √ Tôn trọng thẩm quyền cấp không e dè, sợ sệt sùng bái mức √ Khi nói chuyện với cấp đồng nghiệp nên nói ưu điểm họ, khơng nên nói khuyết điểm √ Hiểu cấp trên: cấp giao tiếp với cấp tìm hiểu lai lịch, lực, điểm mạnh điểm yếu cấp để tránh “phạm huý” √ Duy trì khoảng cách phù hợp: thân thiết thái dẫn đến coi thường, “nhờn” bị người khác “ghen tị” √ Phải chủ động nhận trách nhiệm nội dung ý kiến đưa ra, • Một số lỗi thường gặp giao tiếp cấp với cấp trên: √ Xu nịnh cấp để mưu cầu danh lợi coi thường cấp tuổi tác hay trình độ √ Cho cơng việc cấp định nên thụ động, ỷ lại e dè, sợ sệt thái √ Nội dung truyền đạt khơng rõ ràng, thơng tin thiếu xác dẫn đến uy tín với cấp √ Báo cáo vượt cấp báo cáo cấp việc vụn vặt khơng cần thiết phải trình cấp √ Thường xuyên báo cáo khó khăn với cấp trên; nói xấu đồng nghiệp với cấp √ Khơng tn thủ kỷ luật, nguyên tắc giao tiếp quan, đơn vị + Giao tiếp, ứng xử ngang cấp: Giao tiếp ngang cấp giao tiếp nhóm có vị trí ngang giúp tiết kiệm thời gian tạo điều kiện tốt cho phối hợp ngang Các quan hệ ngang bắt buộc nhiều tổ chức đơn vị địi hỏi làm việc theo nhóm Một số nhóm quan hệ ngang tạo để bỏ qua hệ thống tôn ti theo chiều dọc để làm việc nhanh chóng Từ quan điểm người lãnh đạo quản lý giao tiếp ngang cấp tốt xấu Nếu tuân thủ chặt chẽ quy định thứ bậc giao tiếp tổ chức khơng hiệu giao tiếp ngang cấp diễn với cho phép ủng hộ người lãnh đạo quản lý có lợi Tuy nhiên, điều tạo xung đột kênh giao tiếp thức theo chiều dọc bị vi phạm thành viên vượt lên vòng qua cấp để làm việc cấp phát có định đưa mà họ + Giao tiếp, ứng xử với người dân: Tiếp dân hoạt động chức công vụ Mục tiêu cuối hoạt động hài lịng, tích cực (nhiệt tình), trí tuệ (chất xám), tin cậy, mức độ sở hữu cam kết từ bên từ phía cơng dân, cộng đồng xã hội tiến trình điều hành xã hội Giao tiếp với người dân cung cấp hội cho quan, cán cơng chức có thẩm quyền: √ Thực trách nhiệm phục vụ điều hành; có sở để đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cơng dân √ Lắng nghe tiếng nói, thu nhận thông tin phản hồi từ bên liên quan để làm sở điều chỉnh hoạch định sách, định √ Huy động thơng tin, trí tuệ cho q trình sách nhằm tạo sách đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội √ Tác động đến công dân - với tư cách đối tượng điều chỉnh trình hoạt động công vụ: làm cho họ thay đổi tư duy, định hướng, niềm tin, hành vi, cho phù hợp với mục tiêu phát triển chung cộng đồng xã hội Đồng thời, tiếp dân cung cấp hội cho công dân hội thông tin để giám sát, kiểm tra hoạt động cơng vụ • Theo tơi riêng hoạt động quản lý nhà nước thi giao tiếp văn quan trọ mang đầy đủ tính pháp lý người gửi người nhận có hồ sơ giao tiếp thơng điệp lưu giữ lâu dài Vì thế, trường hợp có vấn đề nội dung thơng điệp lưu trữ để kiểm tra, đối chiếu Đặc tính đặc biệt cần thiết giao tiếp dài phức tạp ... có hai chiều Người lãnh đạo, quản lý cần phải biết phản hồi nhân viên Tùy theo loại thông tin, người lãnh đạo, quản lý trao đổi trực tiếp thăm dò Người lãnh đạo quản lý cần trao đổi cách thẳng... lựa chọn cá nhân Giao tiếp hoạt động thường xuyên người lãnh đạo, quản lý Đối tượng giao tiếp người lãnh đạo, quản lý bao gồm cấp dưới, cấp trên, báo chí, quan bên ngồi có người dân, khơng người... nhân viên Với vấn đề, người lãnh đạo, quản lý cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, trao đổi trực tiếp qua văn Điều quan trọng cả, người lãnh đạo, quản lý có chọn cách để giao tiếp