BPMS – CÔNG CỤ CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Phan Thanh Đức – Cao Thị Nhâm Khoa Hệ thống Thơng tin Quản lý – Học viện Ngân hàng Tóm tắt: Quy trình nghiệp vụ tài sản cốt lõi doanh nghiệp Đứng trước xu tồn cầu hóa, doanh nghiệp phải thích ứng nhanh trước biến đổi thị trường Điều địi hỏi quy trình nghiệp vụ phải thích ứng tốt trước thay đổi Tuy nhiên, khoảng cách nghiệp vụ cơng nghệ thơng tin lại khơng cho phép quy trình nghiệp vụ làm điều Bài viết đề cập loại công cụ – hệ quản trị quy trình nghiệp vụ BPMS (Business Process Management System) - giúp giảm khoảng cách nghiệp vụ công nghệ thông tin, đồng thời giúp hệ thống quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng trước yêu cầu đặt Phần cuối viết đưa nhận xét, đánh giá số BPMS có thị trường Từ khóa: hệ quản lý quy trình nghiệp vụ, BPMS, cơng cụ BPM Đặt vấn đề Đứng trước xu cạnh tranh khốc liệt để tồn tại, phát triển thay đổi nhanh chóng thị trường, doanh nghiệp buộc phải linh hoạt hơn, phản ứng nhanh Như vậy, áp lực lớn đặt lên hệ thống quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, phải nhanh chóng thay đổi để tối ưu hóa hoạt động thích ứng với thay đổi Điểm mấu chốt để giải yêu cầu đặt nằm đội ngũ hoạt động nghiệp vụ Họ người hiểu hết điểm yếu hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp họ người đưa sáng kiến cải tiến cho quy trình vận hành Do đó, việc người hoạt động nghiệp vụ tham gia vào phát triển ứng dụng nghiệp vụ cho doanh nghiệp điều tất yếu Điều quy trình nghiệp vụ mà công nghệ thông tin(CNTT) bắt kịp với thay đổi Tuy nhiên, có rào cản lớn đội ngũ hoạt động nghiệp tham gia vào phát triển ứng dụng nghiệp vụ, họ có kiến thức CNTT Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ - BPMS(Business Process Management System) - giúp họ gỡ bỏ rào cản cách tạo cầu nối nghiệp vụ CNTT Bài báo xin giới thiệu BPMS, phân tích lợi ích mà BPMS mang lại cho doanh nghiệp đưa nhận xét, đánh giá số BPMS có thị trường Giới thiệu hệ quản trị quy trình nghiệp vụ Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ cho phép doanh nghiệp mơ hình hóa, triển khai quản lý quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng doanh nghiệp, nhiều phòng ban đối tác kinh doanh BPMS loại phần mềm mở kỷ nguyên sở hạ tầng công nghệ thông tin [Howard Smith, Peter Fingar, 2003] Như vậy, coi BPMS công cụ tảng để xây dựng ứng dụng nghiệp vụ theo hướng – hướng quy trình Theo hướng này, ứng dụng nghiệp vụ phát triển theo hướng lấy quy trình nghiệp vụ làm trung tâm, tất xoay quanh quy trình “Ngơn ngữ” lập trình mà BPMS dùng BPML (Business Process Management Language) BPML cho phép xây dựng ứng dụng phần mềm cách sử dụng ký pháp đồ họa Trong phạm vi viết này, xin để cập tới khía cạnh mơ hình hóa quản lý quy trình nghiệp vụ BPMS Một BPMS thường cung cấp tính sau: BPMS cầu nối CNTT nghiệp vụ Một cải tiến lớn BPMS so với phương pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ có sử dụng CNTT đưa đội ngũ hoạt động nghiệp vụ kỹ thuật xích lại gần Thông thường, theo cách triển khai giải pháp CNTT truyền thống, yêu cầu nghiệp vụ hệ thống đội phân tích tập hợp lại từ đơn vị hoạt động nghiệp vụ Đội phân tích thường người hoạt động nghiệp vụ, có kiến thức CNTT Đội phát triển dựa yêu cầu nhận để thiết kế giải pháp, kiến trúc,… chuyển giao cho đội lập trình thực thi Như vậy, yêu cầu hệ thống phải qua ba đến bốn bước trước thực thi Do đó, chuỗi thơng tin trao đổi bước có “méo mó” điều khó tránh khỏi BPMS khắc phục tồn cách cho phép người hoạt động nghiệp vụ trực tiếp tham gia vào trình thiết kế giải pháp CNTT cho doanh nghiệp Đội hoạt động nghiệp vụ kĩ thuật sử dụng chung công cụ để thiết kế logic quy trình nghiệp vụ Dựa logic đó, đội kĩ thuật tiến hành hoạt động tích hợp triển khai cần thiết để vận hành hệ thống BPMS cho phép mơ quy trình nghiệp vụ Khi thiết kế quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống (sử dụng: UML, flowchart,…) khó kiểm tra lỗi logic phát điểm yếu quy trình nghiệp vụ Bởi, phương pháp truyền thống khơng có cơng cụ hỗ trợ việc BPMS làm việc cách cho phép mơ quy trình nghiệp vụ sau thiết kế Thơng qua kết chạy mơ phỏng, người thiết kế dễ dàng nhận thấy lỗi logic hay điểm yếu bước quy trình nghiệp vụ Đây sở cải tiến quy trình nghiệp vụ cách dễ dàng BPMS cho phép quản lý quy trình nghiệp vụ BPMS cung cấp chức giám sát hoạt động quy trình nghiệp vụ Người quản lý quy trình nhìn thấy thống kê hiệu suất hoạt động quy trình như: thời gian thực trung bình bước, thời gian chờ người dùng thực hiện, chi phí mặt liệu…Chức theo dõi hoạt động nghiệp vụ cho phép người quản lý quy trình dễ dàng phát điểm bất thường trình thực thi quy trình Một số BPMS cịn tích hợp chức với tính khai phá liệu để nâng cao hiệu hoạt động BPMS cho phép cải tiến quy trình với chi phí thấp thời gian ngắn BPMS cho phép tổ chức, doanh nghiệp cải thiện quy trình nghiệp vụ mà khơng cần bỏ thêm chi phí cho việc chuyển đổi từ quy trình nghiệp vụ cũ sang quy trình nghiệp vụ Lý đơn giản: quy trình nghiệp vụ BPMS quản lý, phát điểm thắt nút hay điểm yếu, người quản lý quy trình việc sử dụng quy trình để phân tích tìm nguyên nhân để khắc phục mà không công sức thu thập thơng tin quy trình hoạt động Sau có cải tiến, nâng cao chất lượng quy trình, BPMS cho phép thực thi quy trình Như vậy, BPMS cho phép cải tiến quy trình mà khơng làm gián đoạn kết đầu Đây điểm mạnh BPMS giúp tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến quy trình làm việc BPMS có tính tái sử dụng Hầu hết BPMS có kho lưu trữ tài nguyên liên quan tới quy trình nghiệp vụ Thơng thường, kho dùng chung cho nhiều quy trình Chính vậy, dự án phát triển quy trình nghiệp vụ sau tái sử dụng tồn phần quy trình trước Đây tính bật mà cách tiếp cận phát triển hệ thống nghiệp vụ theo kiểu truyền thống khơng có BPMS có khả tích hợp cao Các BPMS thường xây dựng theo kiến trúc SOA Theo kiến trúc này, ứng dụng quy trình nghiệp vụ tổ hợp thành phần (component) Thành phần ứng dụng, bảng liệu, web service, web page, Các thành phần lưu kho dạng ngôn ngữ mà BPMS hiểu (thường ngơn ngữ BPEL) Đối với thành phần nằm bên (như hệ thống CRM, SCM, có sẵn doanh nghiệp), BPMS sinh “cầu nối” để ứng dụng quy trình nghiệp vụ giao tiếp bên ngồi cách dễ dàng Chính vậy, khả tích hợp BPMS với ứng dụng khác lớn Đánh giá số BPMS có thị trường Trong nội dung báo xin đưa nhận xét, đánh giá BPMS ba số 10 nhà cung cấp công cụ BPM tốt giới quý I năm 2013 [Clay richardson, Derek Miers, 2013], là: Oracle, IBM TIBCO Oracle, IBM có điểm xuất phát tương tự nhau, hai cơng ty có bề dày phát triển phần mềm tích hợp, ESB1 kiến trúc hướng dịch vụ Cả hai công ty mua lại các công cụ BPM từ công ty phần mềm khác để xây dựng lên BPMS mình: Oracle mua BEA System Fuego, IBM mua FileNet Lombardi Với cách này, dễ dàng nhận thấy điều: hai công ty đưa BPMS vào tảng middleware có sẵn nhằm mục đích thu hút khách hàng, đặc biệt người làm nghiệp vụ Cùng mục đích hướng phát triển IBM Oracle lại tương đối khác Oracle phát triển BPMS cách thêm chức BPM sử dụng ESB(Enterprise Service Bus): Mơ hình kiến trúc phần mềm dùng để thiết kế, thực thi tương tác giao tiếp ứng dụng kiến trúc SOA cơng nghệ để hợp lý hóa phần mềm mua từ cơng ty khác BPMS chức xây dựng dựa Fusion Middleware nhằm tận dụng sức mạnh hệ thống tảng sẵn có Oracle Hướng phát triển giúp đẩy mạnh mặt công nghệ phát triển ứng dụng tập trung vào vấn đề cốt lõi mơ hình hóa nghiệp vụ Oracle tiếp cận BPM theo hướng “bottom-up”, tức phát triển tảng cơng nghệ trước sau xây dựng module đáp ứng nhu cầu mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ Ngược lại, IBM lại tiếp cận BPM theo hướng “top-down”, nghĩa từ yêu cầu tự động hóa, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trước IBM bỏ nhiều cơng sức để xây dựng thư viện giải pháp cho quy trình nghiệp vụ lĩnh vực quy trình nghiệp vụ đa ngành Việc mua Lombardi chứng Lombardi tiếng nhờ việc sâu vào quy trình nghiệp vụ, sau phát triển cơng cụ tự động hóa quy trình Việc tích hợp sản phẩm Lombardi vào tảng middleware làm IBM củng cố thêm định hướng phát triển cách xây dựng cộng đồng BPM online – Blueworks Live Đây cộng đồng BPM lớn giới, chuyên cung cấp thư viện quy trình nghiệp vụ lĩnh vực khác nhằm giúp doanh nghiệp triển khai quy trình nghiệp vụ cách nhanh Như vậy, Oracle có xu hướng nhắm vào khách hàng sử dụng Oracle Application Oracle Fusion Middleware muốn có thêm tính BPM Cịn, IBM lại muốn hướng vào doanh nghiệp muốn nâng cao, tối ưu hóa thay đổi quy trình nghiệp vụ Tương tự hai công ty trên, xuất phát điểm TIBCO công ty chuyên quy trình nghiệp vụ Sản phẩm chủ yếu cơng ty sở hạ tầng công nghệ thông tin Cách thức tiếp cận BPM TIBCO thiên khía cạnh kĩ thuật mặt nghiệp vụ TIBCO có platform ActiveMatrix phát triển theo hướng SOA Sau đó, TIBCO phát triển chức BPM dựa platform Đây cách tiếp cận “bottom-up” Oracle TIBCO ActiveMatrix BPM cung cấp chức BPM theo tiêu chí: đầy đủ chức năng, đơn giản sử dụng TIBCO ActiveMatrix BPM công cụ phù hợp để phát triển quy trình nghiệp vụ nhỏ [Craggs, Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO, 2011] Dưới bảng tóm tắt đánh giá BPMS nhà cung cấp Nhà CC Oracle IBM TIBCO Cung cấp công cụ: Process Designer Integration Developer cho người phân tích nghiệp vụ đội kĩ thuật Quy trình nghiệp vụ lưu Cung cấp cơng cụ (Business Studio) cho người phân tích nghiệp vụ kĩ thuật cho hoạt động phát triển quy trình: thiết kế, mơ Tính Mơ hình hóa quy Cung cấp cơng cụ thiết trình kế: BPM Studio (dùng cho người phân tích nghiệp vụ phận kĩ thuật) Business Process Composer (dùng cho người phân tích nghiệp vụ) kho dùng chung Quy trình nghiệp vụ lưu phỏng, triển khai Quy trình nghiệp vụ kho dùng chung lưu kho dùng chung Quy tắc nghiệp vụ Không thể tạo quy tắc nghiệp vụ cơng cụ thiết kế quy trình mà phải sử dụng thêm cơng cụ Oracle Business Rules Có thể sửa quy tắc nghiệp vụ lúc runtime Công cụ WebSphere Có thể tạo quy tắc Operational Decision nghiệp vụ Management (WODM) công cụ thiết kế giúp tạo quy tắc nghiệp vụ Tính cộng tác Có thể chia sẻ tài nguyên dự án phát triển quy trình nghiệp vụ Các thành viên dự án làm việc đồng thời tài nguyên mà không cần dùng chế độ check in/check out Cơ chế làm việc công tác thông qua Openspace, cho phép phân chia cơng việc cho phịng ban hay cho chức danh tổ chức Hỗ trợ thiết kế Thiết kế UI cơng Process Designer có khả giao diện cụ JDeveloper tự động sinh giao diện mức đơn giản dựa vào luồng công việc quy trình nghiệp vụ Cho phép thiết kế page flow giao diện cách đơn giản Cho phép người dùng cộng tác trình thiết kế quy trình mơi trường web 2.0 Mơ Tùy chọn khai Cho phép mơ quy trình khơng lưu lại thông tin lần mô trước, khó so sánh version quy trình triển Triển khai “mềm dẻo”, thay đổi quy trình lúc runtime Đóng gói phức tạp Hỗ trợ tính mơ tồn quy trình “replay” – cho phép chạy thử phần quy trình Có hỗ trợ tính mơ Cho phép chạy nhiều instance quy trình lúc Triển khai dễ dàng, Cho phép triển khai nhanh chóng phần mềm đám Sử dụng mơ hình triển mây khai OSGi Cơ sở hạ tầng tích Khả tích hợp tốt Cung cấp sở hạ tần Cung cấp sở hạ hợp thơng qua platform Weblogic tích hợp cách đưa đưa IBM WebSphere ESB (Enterprise Service Bus) vào công cụ BPM Quản lý tài liệu Hỗ trợ đầy đủ tính ECM thông qua công cụ Oracle Enterprise Content Manager (OECM) tầng tích hợp theo SOA Tuy nhiên, TIBCO AMX lại khơng có chức ActiveMatrix Service Bus, người dùng muốn sử dụng phải mua thêm Process Center cung cấp tính “snapshot”, giúp ghi lại phiên thành phần quy trình, nhờ undo/redo quy trình Cho phép người thiết kế đính tài liệu kèm theo quy trình Chưa có ECM Giám sát hoạt Oracle BAM cho phép Sử dụng công cụ động nghiệp vụ theo dõi hoạt động Performance Data nghiệp vụ Warehouse Process Center để giám sát phân tích nghiệp vụ Cung cấp chức thu thập thơng tin quy trình thực tài nguyên khác, bao gồm: Theo dõi, thông báo phân tích Phân tích nghiệp Oracle Business Process vụ Analytic (BPA) cho TIBCO ActiveMatrix Spotfire BI, phép phân tích liệu liên quan tới hoạt động quy trình nghiệp vụ giúp phân tích liệu quy trình dạng trực quan Kết luận Hiện giới có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng BPMS để phát triển ứng dụng Các hãng sản xuất phần mềm lớn IBM, Oracle, Microsoft… tung thị trường sản phẩm BPMS với nhiều tính hỗ trợ phát triển quy trình nghiệp vụ cách hiệu nhanh chóng Ở Việt Nam, có số tổ chức, doanh nghiệp bước đầu đưa BPMS vào phát triển quy trình nghiệp vụ (như BIDV, VCB, VietinBank…) Tuy nhiên, với tính trội so với phương pháp phát triển ứng dụng quy trình nghiệp vụ theo kiểu truyền thống, BPMS hứa hẹn công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng đưa sản phẩm nghiệp vụ, mang lại lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Tài liệu tham khảo Clay richardson, Derek Miers (2013) The Forrester Wave: BPM Suites, Q1 2013 CraggsSteve (2011) Comparing BPM from Appian, Oracle and IBM CraggsSteve (2011) Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO Howard Smith, Peter Fingar (2003) Business Process Management: The third wave Oracle® Fusion Middleware Business Process Composer User's Guide for Oracle Business Process Management (2012) SmithHoward (2005) What A BPMS is