Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty điện lực quảng bình

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHẠM THỊ DUN HẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH Chun ngành: Kế tốn Mã sớ: 8.34.03.01 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Đà Nẵng, 2021 Cơng trình hoàn thành tại: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Ngọc Phi Anh - Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Công Phương - Phản biện 2: TS Trần Anh Hoa Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 20 tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác kiểm sốt nội chi phí ln đối tượng quan tâm nhà quản lý tầm quan trọng doanh nghiệp Kiểm sốt chi phí doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý đánh giá chi phí phát sinh, từ đánh giá kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị thông qua tiêu lợi nhuận Bên cạnh đó, kiểm sốt chi phí doanh nghiệp giúp nhà quản lý vận dụng biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm không làm thay đổi chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh thị trường Công ty Điện lực Quảng Bình doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung, thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam, Cơng ty chun sản xuất, kinh doanh điện năng, quản lý vận hành lưới điện phân phối, nhiệm vụ khác theo phân công đơn vị cấp Là đơn vị trực thuộc, quản lý hoạt động địa bàn tỉnh Quảng Bình, việc quản lý kiểm sốt hoạt động địa bàn báo cáo cho đơn vị cấp theo phân cấp quản lý đơn vị nhà nước, tổ chức theo chế Tập đoàn Tổng Công ty, đặt yêu cầu cao cơng tác kiểm sốt nội chi phí đơn vị Tuy nhiên nay, Công ty Điện lực Quảng Bình cơng tác kiểm sốt nội chi phí chưa thật chặt chẽ, kẽ hở cơng tác kiểm sốt làm phát sinh số thất thốt, lãng phí, số chi phí thiếu kiểm soát thời gian qua khiến cho kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị chưa đạt kết mong muốn theo kế hoạch mà cấp giao Với vai trị Phó trưởng phịng Tài – Kế tốn kiêm Kế tốn tổng hợp đơn vị, thân nhận thức tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt nội việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chi phí doanh nghiệp cần thiết cấp bách, tơi định chọn đề tài "Hồn thiện kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình" làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình; - Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Đới tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Tại Công ty Điện lực Quảng Bình + Phạm vi thời gian: Thời gian thu thập số liệu để đánh giá tình hình tài Cơng ty giai đoạn 2017-2020; thời gian thu thập thông tin liên quan đến kiểm sốt nội chi phí Cơng ty từ 03/8/2020 đến 08/11/2020 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát, khám phá vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp đối chiếu, so sánh giải thích vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào sở lý thuyết có liên quan để đánh giá ưu điểm, bất cập cơng tác kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp lập luận đối sánh vận dụng để đánh giá biện luận thực trạng kiểm nội soát chi phí, nhằm đưa giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Thơng tin số liệu thu thập luận văn nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến cơng tác kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình, bao gồm: Các số liệu chi phí, thủ tục kiểm sốt chi phí, mơi trường kiểm sốt liên quan đến chi phí, thơng tin chi tiết, tổng hợp báo cáo có liên quan Công ty Ý nghĩa thực tiễn đề tài Kết thực đề tài có ý nghĩa lớn việc giúp thân hệ thống kiến thức học, nhận thức tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chi phí nói riêng; vận dụng phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm sốt nội chi phí đơn vị mà cơng tác Đối với Cơng ty Điện lực Quảng Bình, việc thực đề tài có ý nghĩa lớn việc nhìn nhận đánh giá thực tiễn đơn vị, sau hoàn thành, luận văn nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị việc triển khai biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn thời kỳ hội nhập nước ta phải đối phó với tình hình dịch bệnh phức tạp Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu kiểm sốt nội chi phí, doanh thu doanh nghiệp, như: Trần Ngọc Tuyết (2010), Lê Thị Khánh Như (2012), Phạm Thị Hồng (2012), Nguyễn Thu Trâm (2019) Xét phương diện lý luận, hầu hết nghiên cứu kể cung cấp sở lý luận cơng tác kiểm sốt nội chi phí doanh nghiệp nói chung Xét mặt thực tiễn, ứng với doanh nghiệp, ưu điểm, nhược điểm hệ thống kiểm soát nội khác nhau, doanh nghiệp có mơi trường kiểm soát, triết lý quản lý khác biệt nhà quản trị, việc thiết kế thủ tục kiểm sốt hay đặc thù chi phí khác Bố cục đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa KSNB Mỗi tổ chức ban hành quy định, ứng với tôn khác đưa khái niệm khác liên quan đến hệ thống kiểm soát nội Dưới số khái niệm chấp nhận rộng rãi theo COSO 1992, COSO 2013 VSA 315 1.1.2 Mục tiêu KSNB 1.1.3 Các yếu tố cấu thành KSNB 1.2 NỘI DUNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung chi phí doanh nghiệp 1.2.2 Xác định mục tiêu và xây dựng quy trình kiểm soát 1.2.3 Nhận diện rủi ro 1.2.4 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí a Tổ chức thơng tin dự tốn chi phí: b Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ kiểm sốt chi phí c Tổ chức thơng tin phân tích, đánh giá 1.2.5 Hoạt động kiểm sốt chi phí a Ngun tắc thiết lập thủ tục kiểm soát b Thủ tục kiểm sốt chi phí b.1 Kiểm sốt nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Mục tiêu kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu với mục đích ngăn ngừa, hạn chế hư hỏng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trình sử dụng - Các thủ tục kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp Kiểm sốt nội chi phí ngun vật liệu trực tiếp bao gồm: - Quản lý mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giá xuất kho phù hợp đặc điểm nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp - Tổ chức quản lý, theo dõi trình hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơ chứng từ việc lập báo cáo định kỳ đơn vị b.2 Kiểm sốt nội chi phí nhân cơng - Mục tiêu kiểm sốt nội chi phí nhân cơng Việc kiểm sốt thực thơng qua chức theo dõi, chấm công, phân công lao động, khối lượng thực chất lượng công việc, gồm có phận: phận chấm cơng, phận nhân sự, phận tính lương, phận xét duyệt, phận trả lương Các gian lận sai sót thường xảy kiểm soát nội như: việc tính lương khơng xác, bảng chấm cơng bảng tính tiền lương khơng khớp nhau, Do đó, đơn vị phải tổ chức kiểm sốt vói mục tiêu: Xác định mức lương phù hợp, xác định tình hình biến động nhân công, quản lý theo suất lao động, tiền lương chi trả, báo cáo kịp thời, đầy đủ - Thủ tục kiểm sốt nội chi phí nhân cơng Kiểm sốt chi phí nhân cơng bao gồm kiểm sốt chi phí tiền lương khoản trích theo lương + Tổ chức kiểm sốt chi phí tiền lương bao gồm vấn đề sau: Kiểm soát kế hoạch lao động – tiền lương: Định kỳ, phận nhân tổng hợp, kiểm tra, so sánh chi phí tiền lương thực tế với sở tính lương theo quy chế đơn vị: lao động thực tế phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương, so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch Cần phát kịp thời khác biệt trọng yếu Kiểm sốt phân cơng trách nhiệm cơng tác lao động - tiền lương: Theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, theo dõi khối lượng công việc, lập bảng lương, toán lương ghi chép tiền lương Kiểm sốt chi phí tiền lương thơng qua việc đối chiếu số liệu sổ sách chứng từ: Đối chiếu tên mức lương bảng lương phận đơn vị với hồ sơ lý lịch nhân viên phận tổ chức nhân sự; Đối chiếu số công, ngày công bảng lương với bảng chấm công phận sử dụng lao động; kiểm tra việc tính tốn bảng lương + Kiểm sốt khoản trích theo lương: Thơng qua việc đối chiếu số liệu tính khoản trích theo lương (Kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) với cứ, tỷ lệ quy định trích khoản này.Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đối tượng nghiệp vụ liên quan đến khoản trích theo lương.Kiểm sốt thơng qua việc so sánh số liệu tính dồn tài khoản phản ánh khoản trích theo lương kỳ so với kỳ trước b.3 Kiểm sốt nội chi phí sản xuất chung Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau: Thủ tục kiểm sốt vật liệu, cơng cụ dụng cụ; chi phí nhân cơng cơng nhân quản lý, chi phí mua ngồi, chi phí khác.Kiểm sốt chi phí chung nhằm mục đích ngăn ngừa, hạn chế chi phí phát sinh khơng hợp lý dịch vụ, hoạt động trình sản xuất kinh doanh.Để kiểm sốt tốt chi phí sản xuất chung cần kiểm tra tính xác thực hóa đơn, chứng từ kiểm tra chứng từ hạch toán theo tài khoản liên quan hay khơng b.4 Kiểm sốt nội chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp Bao gồm thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, chi phí nhân công quản lý doanh nghiệp, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 2.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 2.1.1 Giới thiệu Cơng ty Điện lực Quảng Bình 2.1.2 Đặc điểm hoạt động 2.1.3 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Cơng ty 2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế tốn Cơng ty a Tổ chức máy kế tốn b Đặc điểm cơng tác kế tốn quản lý tài 2.1.5 Khái qt mơi trường kiểm sốt gắn với chi phí a Mơi trường kiểm sốt b Đánh giá rủi ro Hệ thống nhận diện rủi ro Cơng ty Điện lực Quảng Bình, theo Sơ đồ 2.3 – Quy trình quản trị rủi ro Cơng ty Điện lực Quảng Bình, cho thấy, cơng tác nhận diện đánh giá rủi ro Ban Giám đốc chịu trách nhiệm, Cơng ty xác định nhóm hoạt động phát sinh từ phòng ban cần đánh giá rủi ro là: Sản xuất kinh doanh; đầu tư xây dựng; tài kế tốn 03 Phịng tương ứng phụ trách là: phịng Kế hoạch - Vật tư, phịng quản lý đầu tư, phịng Tài – Kế tốn Khi có rủi ro phát sinh, phịng ban phụ trách tiến hành đánh giá giá rủi ro, báo cáo cho phòng Kế hoạch – Vật tư tập hợp trình cho Ban Giám đốc xử lý c Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát đơn vị thể qua sách thủ tục kiểm sốt đơn vị Cơng ty Điện lực Quảng Bình thực sách giám sát quản lý tài chủ yếu sở Tổng Công ty Điện lực Miền Trung ban hành Do sách tương đối chặt chẽ, nhiên thủ tục kiểm soát áp dụng đơn vị cịn phải xem xét kỹ phần hành đánh giá d Thơng tin trao đổi thông tin e Hoạt động giám sát Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí phát sinh theo yếu tố để thuận tiện cho q trình kiểm sốt khoản mục chi phí phát sinh tháng kịp thời điều chỉnh chi phí phát sinh có biến động bất thường (Mẫu báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh điện theo yếu tố trình bày Phụ lục số 02) 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 10 Bảng 2.2 Quy trình kiểm soát vật tư cấp phát Thủ Kế Kế tốn Giám kho/ Cơng việc P.KH&VT tốn trưởng đớc cơng vật tư trình (1)Nhận kế X X hoạch phân bổ VT từ Tổng công ty (2) Nhận vật X tư cấp phát (3) Kiểm nhận X X X nhập kho (4) Lập phiếu X nhập kho (5) Ký duyệt X X (6) Nhập kho X (7) Ghi sổ X X (Phần mềm) (8) Lưu chứng X X từ (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế Cơng ty) Bảng 2.3 Quy trình kiểm sốt vật tư xuất dùng Cơng Kế trình/ P tốn Kế tốn Giám Thủ Cơng việc phịng KH&VT vật trưởng đốc kho ban tư (1) Yêu cầu X vật tư xuất dùng (2) Duyệt X X yêu cầu (3) Lập X phiếu xuất kho 11 Công việc Cơng trình/ phịng ban P KH&VT Kế tốn vật tư Kế tốn trưởng Giám Thủ đớc kho (5) Ký X X duyệt (6) Xuất X kho (7) Ghi sổ X X (Phần mềm) (8) Lưu X X chứng từ (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế Cơng ty Điện lực Quảng Bình) (3)Kiểm sốt q trình kiểm kê, đánh giá vật tư cịn thừa nhập kho, đánh giá thực kế hoạch (4) Biện pháp khắc phục giảm thiểu rủi ro phát sinh khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.2.2 Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp a Nhận diện rủi ro Chi phí nhân cơng trực tiếp đơn vị bao gồm chi phí tiền lương, khoản trích theo lương, chi phí tiền ăn ca, trực tiếp liên quan đến nhân viên phục vụ: kỹ thuật kiểm tra công tơ, vận hành đường dây lưới điện, vận hành, sữa chữa đường dây Tại QBPC, chi phí nhân cơng trực tiếp nói riêng chi phí tiền lương nhân viên đơn vị nói chung thực năm theo số tiên lương tạm tính cho nhân viên Kế hoạch tiền lương phải thực theo công văn Tập đoàn việc giao kế hoạch sản lượng đạt đầu năm Cuối năm tiến hành toán khối lượng sản lượng điện tiêu thụ, phận kế toán 12 toán khối lượng thực tế kế hoạch giao khoán điều chỉnh thực cân đối tiền lương trả cho phận (khoảng tháng hàng năm) b Thủ tục kiểm soát chi phí nhân cơng trực tiếp Căn vào rủi ro nhận diện liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp, đơn vị thiết kế số thủ tục kiểm sốt liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp đơn vị, cụ thể: Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp, Cơng ty ban hành sách tiền lương rõ ràng quy định rõ quy chế tiền lương đơn vị Việc tính lương theo dõi biến động nhân sự, tiền lương nhân viên thực Bộ phận nhân thông qua phần mềm quản lý nhân tính lương Phần mềm cấp quyền cho Kế toán tiền lương, Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị kiểm tra truy suất số liệu Bộ phận nhân định kỳ thông báo kịp thời biến động nhân sự, biến động hệ số lương, phận giao nhiệm vụ tính lương phải thường xuyên cập nhật thông tin lên hệ thống, đồng thời phối hợp với phận kế toán thực kiểm tra, đối soát trước phê duyệt Các bảng lương người lao động ký trực tiếp Định kỳ đối chiếu số dư quỹ lương tiền mặt số dư tài khoản ngân hàng Định kỳ hàng tháng, đơn vị tổ chức chấm công theo quy định, gửi phận kế toán (đối với khối Điện lực) gửi phòng Tổ chức nhân tiến hành việc tính lương (đối với khối phịng ban Cơng ty), sau thủ tục hồn thành gửi phịng Tổng hợp (đối với khối Điện lực) phịng Tài kế tốn (đối với khối phịng ban Cơng ty) để lập phiếu chi 13 chuyển cho phận thủ quỹ chi tiền Một số thủ tục kiểm soát liên quan đến chi phí nhân cơng trực tiếp thể qua Bảng 2.7 c Thông tin phục vụ kiểm sốt Tại QBPC, thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp đầy đủ theo quy định: - Cơng ty có quy chế tiền lương, quy chế chi tiêu nội bộ, quy định liên quan đến toán cho nhân viên theo chế độ Nhà nước rõ ràng theo hướng dẫn Tập đồn - Các thơng tin cần thiết phục vụ công tác chấm công ghi nhận thông tin thực tế phát sinh liên quan đến ăn ca, phụ trội nhân viên phận trực tiếp quản lý thực hiện, có đầy đủ chữ ký dấu đơn vị trước nộp cho phận kế tốn (đối với phịng ban Cơng ty) phận quản lý nhân - phòng Tổng hợp (đối với khối Điện lực trực thuộc) để tính tiền lương hàng tháng - Các thơng tin cơng khai nhân cập nhật phần mềm quản lý nhân đơn vị phòng Tổ chức nhân quản lý - Các thông tin liên quan đến chi phí nhân cơng lưu trữ phịng kế tốn Nhìn chung, thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp tương đối đầy đủ, nhiên công tác nhập liệu phần mềm tính lương quản lý nhân cịn lỏng lẻo Mặt khác, tính lương phận tách biệt phận nhân khiến cho việc quản lý tập trung gặp khó khăn 2.2.3 Kiểm sốt chi phí sản xuất chung a Nhận diện rủi ro 14 Với đặc thù chi phí sản xuất chung phát sinh đơn vị, rủi ro nhận diện thể qua Bảng 2.8 Bảng 2.8 Doanh mục rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất chung Bộ phận TT Rủi ro Biểu Ảnh hưởng giám sát Các chi phí sản xuất chung khơng ghi nhận xác Chi phí ghi Sai lệch kết nhận không kinh với thực doanh tế phát sinh Bộ phận tác nghiệp, phịng tài – kế tốn Chi phí sản xuất chung ghi nhận khơng kỳ Phân bổ, ghi nhận, tốn chi phí chậm so với thời gian quy định Đánh giá giá Phòng tài thành sản – kế phẩm cao tốn thấp so với thực tế Chi phí sản xuất chung không phù hợp với doanh thu ghi nhận Chi phí ghi nhận khơng phù hợp với liệu khách hàng, doanh thu ghi nhận Đánh giá sai Các phận lệch chi phí có liên quan, sản xuất phịng Tài đơn vị – kế tốn (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế Cơng ty) b Thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất chung Các chi phí sản xuất chung phát sinh đơn vị thường bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu (nhiên liệu xăng xe, vật liệu công tơ, dây; phân bổ công cụ dụng cụ, khác ); khấu hao TSCĐ 15 (các đường dây, trạm cao thế, truyền tải trung tâm điện lực huyện nhập liệu); chi phí sửa chữa TSCĐ (sửa chữa lớn tự làm thuê ngoài: bao gồm chi tiết chi nhân công, vật liệu liên quan; sửa chữa thường xuyên tự làm thuê ngoài); chi phí dịch vụ mua ngồi (điện, nước, dịch vụ bưu viễn thơng, chi phí bảo vệ mơi trường, văn phịng phẩm, chi phí tiền khác); chi phí sản xuất chung khác (kỹ thuật an tồn vệ sinh cơng nghiệp, chi phí bảo vệ phịng cháy, chống lụt bão, ăn ca, chi phí phát triển khách hàng, chi phí khác) Chi tiết số thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất chung thể qua Bảng 2.9 c Thông tin phục vụ kiểm sốt Các thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí sản xuất chung hầu hết cung cấp bên thứ ba từ phòng ban đơn vị 2.2.4 Kiểm sốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a Nhận diện rủi ro b Thủ tục kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Để kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp, thủ tục kiểm soát khoản chi tương tự chi phí sản xuất chung trừ số khoản chi riêng có khoản mục chi Cụ thể: - Kiểm sốt chi phí bán hàng: Các chi phí bán hàng bao gồm: chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện (hàng năm tổ chức lập kế hoạch chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, lập dự toán/ phương án thực cách cụ thể, rõ ràng 16 theo hạn mức quy định); chi phí tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng; chi phí kiểm định vật tư thiết bị; chi phí tiền lương khoản trích theo lương cho phận bán hàng Chi phí phát triển khách hàng mới(vật tư, lắp đặt, hộp công tơ cho khách hàng lần đầu sử dụng điện) thực theo hợp đồng cung cấp điện khác hàng với QBPC, nhiên chi phí thực tế phát sinh cao hay thấp phụ thuộc vào thời gian lắp đặt điều kiện địa hình khách hàng mới, việc khoán đối chiếu thường xuyên khoản chi liên quan đến khách hàng phận quản lý bán hàng phụ trách đối chiếu thông tin Chi phí lắp đặt điện mặt trời áp mái điều phụ tải ghi nhận hợp đồng hộ gia đình tổ chức có lắp đặt điện mặt trời để đối chiếu số điện tốn - Kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp: Thực kiểm tra kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp: Kiểm sốt chi phí tiền lương khoản trích theo lương cho phận quản lý doanh nghiệp; chi phí cơng cụ dụng cụ; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí thuế, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí tiền khác; chi phí nhiên liệu phục vụ cơng tác quản lý; chi phí tiếp khách, cơng tác phí; chi phí đóng cắt điện; chi nhuận bút biên soạn quy trình, quy phạm, đăng tin web Chủ yếu chi phí kiểm sốt thơng qua thủ tục quy chế, quy định kế hoạch đề phận có liên quan, dự trù kinh phí duyệt để tiến hành thực theo dự trừ, đảm bảo tuân thủ với quy chế chi tiêu nội Các thủ tục toán đảm bảo nguyên tắc tách bạch trách nhiệm người thực hiện, duyệt, kiểm tra kế toán c Thơng tin phục vụ kiểm sốt 17 2.3 ĐÁNH GIÁ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế a Về mơi trường kiểm sốt chi phí - Về tổ chức quản lý Công ty - Về công tác đánh giá nhận diện rủi ro Công tác đánh giá nhận diện rủi ro Công ty Điện lực Quảng Bình có văn đạo, nhiên xét đối tượng đánh giá nhận diện rủi ro tập trung nhiều vào Ban giám đốc, mặt khác, việc báo cáo rủi ro hàng tháng đột xuất chưa có hướng dẫn cụ thể, công tác nhận diện đánh giá rủi ro chưa thật triển khai sâu rộng Công ty phận tác nghiệp - Về tổ chức cung cấp thơng tin phục vụ q trình kiểm sốt chi phí cơng ty Thơng tin phục vụ q trình kiểm sốt chi phí Cơng ty chủ yếu thực theo yêu cầu Tổng Cơng ty, tính linh động chưa cao Tồn mẫu báo cáo cung cấp thơng tin kế hoạch (trước) đánh giá thực kế hoạch (sau) phục vụ cho nhu cầu quản lý kiểm sốt Tổng Cơng ty Việc cơng ty không linh động việc đánh và xử lý thơng tin phục vụ kiểm sốt phân tích tình hình thực chi phí khiến cho việc kiểm sốt chi phí cơng ty khơng linh động mà chủ yếu kiểm sốt q trình thực b Về kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp Việc mua sắm, trang cấp vật tư theo hình thức tập trung Tổng Công ty khiến cho Công ty Điện lực thành viên bị 18 động, thời gian mua sắm trang cấp vật tư kéo dài làm lỡ cơng trình làm chậm tiến độ cơng trình đặc thù địa lý, khí hậu, thổ gây bị động Cơng ty Điện lực Quảng Bình Liên quan đến chi phí phân bổ cơng tơ điện tử phát sinh tiến hành phân bổ theo đạo tập đồn xảy tình trạng có năm phân bổ cao, có năm phân bổ thấp (năm 2017, 2018, 2019 tỷ lệ phân bổ vào giá thành kỳ phát sinh 50%, tức thời gian phân bổ 24 tháng ) đến năm 2020, thực theo cơng văn 5043 Tập đồn việc quy định thời gian phân bổ công tơ vào giá thành kỳ phát sinh 20%, tức thời gian phân bổ 60 tháng Ngồi ra, việc hạch tốn trực tiếp vào tài khoản 154 khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp gây khó khăn q trình theo dõi tính tốn giá thành sản phẩm Bên cạnh đó, cơng tác lập dự tốn phân tích đánh giá tình hình thực dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp chưa Công ty triển khai thực c Về kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Hạn chế kiểm sốt chi phí nhân cơng việc chấm cơng đơn vị, sai sót xảy đối tượng nghỉ phép không gửi giấy phép cho phận kiểm sốt chấm cơng đơn vị Ngồi ra, cịn có trường hợp học, tập huấn, tham quan học tập v.v phận chấm công không chấm thực tế ảnh hưởng đến công tác tính lương Cơng tác chấm cơng thực cịn chậm số phòng ban đơn vị Điện lực, sai sót cơng tác tính quỹ tiền lương Công tác báo cáo chưa đồng chậm gửi phòng ban giao trách nhiệm kiểm sốt Cơng tác nhập liệu phần mềm tính lương quản lý 19 nhân lỏng lẻo Mặt khác, tính lương phận tách biệt phận nhân khiến cho việc quản lý tập trung gặp khó khăn Ngồi việc hạch tốn chi phí vào tài khoản 154 hạn chế điều gây khó khăn q trình theo dõi chi phí theo khoản mục phát sinh giá thành sản phẩm d Về kiểm soát chi phí sản xuất chung Đối với chi phí sản xuất chung, khoản chi phí liên quan đến thiên tai theo dõi tài khoản 627, điều làm cho giá thành điện không ổn định Những khoản cần trích trước phân bổ nhằm tránh gia tăng đột biến chi phí, dẫn đến tăng giá thành sản phẩm Hầu hết chi phí sản xuất chung đơn vị kiểm soát quản lý cách chặt chẽ Tuy nhiên, chi phí khấu hao TSCĐ, đơn vị tự tính, tự xác định khung thời gian khấu hao quy định Bộ Tài có khả tăng giảm tài sản chậm, đưa vào sử dụng chưa có hồn thiện hồ sơ để trình Tổng cơng tyĐiện lực miền Trung định tăng tài sản ( vướng mắc tập trung cơng trình vốn vay địa phương làm chủ đầu tư) Mặt khác kế toán XDCB kế tốn TSCĐ chậm tăng tài sảncó thể gây nên tình trạng đóng điện chưa gửi thơng tin cho kế tốn Dẫn đến tình trạng chi phí ghi nhận không kỳ chưa phù hợp với kết kinh doanh kỳ e Về kiểm soát chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Hạn chế việc kiểm sốt chi phí bán hàng việc tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng diễn tồn tỉnh, việc quản lý chi phí huyện miền núi cịn gặp nhiều khó 20 khăn địa hình hiểm trở, khó khăn Chi phí tun truyền tiết kiệm điện có nhiều khoản mục phát sinh ngồi dự tốn Bên cạnh chi phí th dịch vụ bán lẻ điện địa bàn thu xa gây chậm trễ, khó khăn việc luân chuyển hóa đơn thu nộp tiềnnên có khả dẫn đến thất q trình thu tiền bán hàng Về chi phí quản lý doanh nghiệp, việc phát sinh chi phí tiếp khách tăng đột biến kỳ nghỉ lễ đoàn tham quan đơn vị thành viên làm gia tăng chi phí tiếp khách Kiểm sốt chưa chặt chẽ chi phí nhiên liệu: số kilomet xe vận hành thực tế, v.v… CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT - Tập trung hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Điện lực Quảng Bình - Tách bạch trách nhiệm giám đốc giám đốc kỹ thuật - Một số sách Công ty: - Bổ sung thêm thông tin kiểm soát trước sau khoản chi phí Cơng ty (dự tốn phân tích chi phí) 3.2 NHẬN DIỆN RỦI RO CHI PHÍ - Xây dựng hệ thống nhận diện rủi ro cách chi tiết cụ thể hơn: - Triển khai công tác quản trị rủi ro cho trung tâm trực thuộc - Đánh giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh xử lý 3.3 HỒN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SỐT CHI PHÍ 21 3.3.1 Kiểm sốt chi phí ngun liệu, vật liệu - Thiết lập quy định cụ thể trường hợp phát sinh chi phí nguyên vật liệu, chi phí cơng cụ dụng cụ đột xuất đơn vị, tránh trường hợp bị động theo kế hoạch trang cấp vật tư Tổng công ty Điện lực Miền Trung - Thiết lập bổ sung thủ tục kiểm sốt ban hành quy định trình tự lưu đồ vật tư trang cấp Tổng công ty vật tư mua sắm đơn vị Các sai phạm chủ yếu tập trung công đoạn ghi nhận phân bổ số liệu liên quan Bảng 3.4 Các thủ tục kiểm soát tăng cường đề xuất đối chi TT phí nguyên vật liệu trực tiếp Sai phạm Thủ tục kiểm soát Lệch số liệu chi phí phân bổ cơng tơ với chi phí thực tế phát sinh theo nguyên tắc phù hợp Banh hành quy định thống tỷ lệ phần trăm số kỳ phân bổ chi phí sử dụng công – tơ Nhiên liệu cấp cho xe không Ban hành quy định định mức thực tế sử dụng hao phí nhiên liệu cấp theo số kilomet hành trình theo kế hoạch Chi phí hộp cơng-tơ điện Đăng kí số lượng cơng – tơ cấp phát sinh cho khách hàng phát theo hợp đồng không phù hợp Trên hợp đồng ghi rõ số côngtơ điện khách hàng yêu cầu (Nguồn: Tác giả tự đề xuất) - Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí việc phản ánh vào tài khoản 621 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thay cho 22 tài khoản 154 Công ty nên tách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để theo dõi tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sau kết chuyển vào tài khoản 154, với mục đích nội dung tài khoản 154 621 - Bổ sung dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp phân tích, đánh giá chi phí nguyên vật liệu cuối kỳ Công ty cần bổ sung bảng dự tốn chi phí ngun vật liệu trực mẫu đề xuất Bảng 3.5 Ngoài ra, sau kết thúc năm tài chính, cần thực tổng hợp phân tích chi phí 3.3.2 Kiểm sốt chi phí nhân cơng - Hồn thiện quy trình chấm cơng tính lương đơn vị, phân quyền bổ sung cho phận kế toán theo dõi giám sát q trình nhập liệu tính lương thay phận nhân - Kiểm soát chi phí tiền lương phát sinh cho nhân viên nghỉ phép Công ty nên xây dựng lại quy định tiền lương nghỉ phép cán nhân viên, trách tình trạng theo dõi thiếu, không phân bổ không trích trước tiền lương nghỉ phép dẫn tới chi phí tăng bất thường tháng - Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí việc phản ánh vào tài khoản 622 chi phí nhân cơng trực tiếp thay cho tài khoản 154 3.3.3 Kiểm sốt chi phí sản xuất chung - Hồn thiện kiểm sốt chi phí khấu hao TSCĐ - Hồn thiện việc xét duyệt khoản chi: 23 Hiện số quy định ủy quyền ký duyệt chứng từ văn giám đốc vắng Công ty chưa rõ ràng Công ty cần xác định rõ trách nhiệm người chịu trách nhiệm ký thay cho Giám đốc Giám đốc vắng, cần có giấy ủy quyền Giám đốc nhiệm vụ hoạt động diễn đơn vị - Hoàn thiện khoản chi khác 3.3.4 Kiểm sốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Hoàn thiện theo dõi điện mặt trời áp mái Đối với việc theo dõi chi phí bán hàng liên quan đến điện mặt trời áp mái hộ gia đình tổ chức có lắp điện mặt trời, Công ty cần giám sát chặt chẽ theo hộ theo địa bàn để phục vụ cơng tác kiểm sốt lượng điện phát sinh kịp thời điều chỉnh trường hợp tăng đột biến - Hoàn thiện chi phí dịch vụ th ngồi bán lẻ điện năng; - Các chi phí tiếp khách kỳ tham quan thường tăng đột biến, cần có sách cụ thể vấn đề tiếp khách công ty Hiện nay, công ty kỳ tham quan thường phát sinh chi phí tăng đột biến, điều làm cho chi phí tháng có hoạt động tham quan bị đẩy lên cao, công ty cần có quy định cụ thể chi phí cho đảm bảo cân đối chi phí kỳ với - Hồn thiện chi phí nhiên liệu vận chuyển: chi cơng tác phí, xăng xe, dầu máy, cơng ty nên xem xét tính theo kilomet xe vận hành thực tế, cần kiểm soát cụ thể theo cơng việc giao nhằm tránh tình trạng xin chứng từ để tốn, gia tăng chi phí đơn vị 24 KẾT LUẬN Đề tài khái quát hệ thống kiểm soát nội theo quan điểm COSO 2013 cấu thành yếu tố: môi trường kiểm soát, nhận diện rủi ro, thủ tục kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát Trên sở đó, đề tài tiếp cận thực tiễn giải mục tiêu tìm hiểu đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Qua trình tìm hiểu thực tế, đề tài nhận diện cơng tác kiểm sốt chi phí Cơng ty cịn hạn chế như: sơ đồ máy chưa hoàn thiện, số chi phí phát sinh cơng ty chưa thể vào tài khoản phù hợp, việc tính lương nhập liệu tách biệt phận, chi khấu hao TSCĐ cịn chậm so với quy trình trình tăng TSCĐ, phối hợp phần hành kế toán chưa linh hoạt, Trên sở hạn chế đưa giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình như: thiết lập lại sơ đồ tổ chức máy quản lý cách chỉnh chi có hệ thống, thơng qua sơ đồ phận liên quan hình dung mối liên hệ chức nhiệm vụ với phịng/ ban phận Công ty, thủ tục kiểm sốt đề xuất nhằm hồn thiện khoản mục chi phí như: Thiết lập lại quy trình xuất vật tư, quy trình tính lương; phản ánh vào tài khoản 621, 622 nhằm thể khoản mục chi phí; hạch tốn TSCĐ cần nhanh chóng kịp thời hơn; v v ... 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 2.2.1 Nội dung và cấu chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Bao gồm: Chi phí vật liệu; Chi phí dịch vụ mua ngồi; Chi phí phát triển... định; chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH 2.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH... trạng kiểm soát nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình; - Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chi phí Cơng ty Điện lực Quảng Bình Đới tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kiểm