Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng tại tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Chương 1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tỏ chức điều hành hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thơng tin, em nhận giúp đỡ tận tình từ giảng viên mơn Quản trị văn phịng doanh nghiệp, cán Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên mơn Quản trị văn phịng doanh nghiệp , toàn cán Trung tâm thư viện giúp đỡ em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian qua, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2018 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt XDCT GTVT CBCNV VP CNTT Chữ viết đầy đủ Xây dựng cơng trình Giao thơng vận tải Cán cơng nhân viên Văn phịng Cơng nghệ thơng tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Ý nghĩa đề tài Cấu trúc đề tài .2 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 1.1 Khái quát chung tổ chức hoạt động Tổng cơng ty Xây dựng cơng trình giao thơng 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng cơng ty 1.1.2 Các lĩnh vực hoạt động Tổng công ty 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Tổng công ty 1.2 Khái quát chung tổ chức hoạt động Văn phịng Tổng cơng ty XDCT giao thơng .6 1.2.1 Chức nhiệm vụ Văn phòng Tổng công ty 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phịng Tổng cơng ty 1.3 Nội dung tổ chức điều hành hoạt động Văn phịng Tổng cơng ty XDCT giao thơng .10 1.3.1 Khái niệm tổ chức, điều hành 10 1.3.2 Mục đích, ý nghĩa 10 1.3.3 Nguyên tắc lãnh đạo,điều hành hoạt động văn phòng 10 1.3.4 Các bước tổ chức điều hành hoạt động văn phòng 10 1.3.5 Phương pháp điều hành .12 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CỦA VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 13 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng Tổng công ty tổ chức điều hành hoạt động văn phòng 13 2.2 Thực trạng công tác lập kế hoạch 14 2.3 Thực trạng công tác xây dựng điều hành theo quy chế 14 2.4 Thực trạng phân công, phối hợp công việc phận 15 2.5 Thực trạng việc giao quyền, ủy quyền 16 2.6 Thực trạng xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động Văn phịng 17 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 20 3.1 Nhận xét, đánh giá 20 3.1.1 Ưu điểm .20 3.1.2 Nhược điểm .20 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu 21 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Tổng công ty 21 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo CBNV Văn phòng .21 3.2.3 Ứng dụng ISO cơng tác Văn phịng 22 3.2.4 Đổi phong cách tổ chức điều hành .23 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .26 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan, doanh nghiệp cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng thiếu Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng tác quan trọng, tiên muốn đưa VP họat động cách hướng, khoa học đem lại suất cao Chính em chọn nghiên cứu đề tài "Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phịng Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng " làm tiểu luận mơn học Quản trị văn phịng doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề chưa có viết nghiên cứu sâu cơng tác tổ chức điều hành Văn phịng doanh nghiệp Vì nghiên cứu em tiểu luận nghiên cứu thực trạng tổ chức điều hành cảu Văn phịng Tổng cơng ty XDCT giao thơng q trình nghiên cứu cịn có nhiều sơ suất mong gọp ý sửa chữa để nghiên cứu hòa thiện Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động cuả Văn phịng Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thông - Giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phịng Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Nghiên cứu để thấy thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Tổng công ty + Đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Tổng công ty - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Làm rõ công tác tổ chức điều hành VP + Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động VP Tổng công ty XDCT giao thông + Chỉ ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu của công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Tổng công ty Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa thông tin, tài liệu, cơng trình nghiên cứu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp sử dụng suốt trình thực đề tài - Phương pháp nhận xét đánh giá Giả thuyết khoa học Nếu VP Tổng công ty XDCT giao thông thực tốt công tác tổ chức điều hành VP naagn cao hiệu cơng việc mặt Ý nghĩa đề tài - Giúp thân có thêm kiến thức quản trị văn phòng doanh nghiệp - Cung cấp thêm cho người thêm góc nhìn cơng tác tổ chức điều hành hoạt động VP doanh nghiệp - phản ánh cách chân thực thực trạng Tổng công ty XDCT giao thông 8 Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận đề tài gồm có chương: Chương 1: Khái quát chung tổ chức hoạt động Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành Văn phịng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tỏ chức điều hành hoạt động Văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THÔNG 1.1 Khái quát chung tổ chức hoạt động Tổng công ty Xây dựng công trình giao thơng 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty Ngày 23/7/1965, Bộ Giao thông vận tải định thành lập Ban Xây dựng 64 làm nhiệm vụ quốc tế giúp nước bạn Lào mặt trận giao thơng vận tải Q trình xếp, đổi doanh nghiệp nhà nước, Bộ Giao thông vận tải có định số 4897 QĐ/TCCB ngày 27 tháng 11 năm 1995 thành lập lại Tổng công ty Xây dựng cơng trình giao thơng - Tên giao dịch quốc tế: Civil Engineering Construction Corporation (CIENCO 8) Trải qua 45 năm xây dựng phát triển, Tổng công ty XDCT giao thơng có nhiều đóng góp trình giúp nước bạn Lào giành độc lập dân tộc, khôi phục đất nước sau chiến tranh xây dựng hạ tầng giao thông sở hạ tầng khác trường học, bệnh viện, nhà máy, thuỷ điện cơng trình dân dụng Từ năm 1989 đến nay, với hoạt động bên Lào, Tổng công ty tham gia thực hàng trăm dự án xây dựng sở hạ tầng Việt Nam như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, đường Láng - Hoà Lạc, quốc lộ 1A, quốc lộ 5, quốc lộ 10, đường Xuyên Á, đường Hồ Chí Minh, đường vành đai Hà Nội; cầu Vĩnh Tuy, cầu Thanh Trì, Cầu Non Nước hàng trăm cơng trình cầu, đường khác khắp tỉnh nước Tổng công ty hợp tác, liên doanh với đơn vị, tập đoàn kinh tế nước nước Quá trình hoạt động, Tổng cơng ty giành thành tựu to lớn lĩnh vực như: Xây dựng cơng trình giao thơng nước ngồi nước; xây dựng cơng trình cơng nghiệp, dân dụng; tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình giao thơng; xây dựng cơng trình thuỷ lợi, quốc phịng, điện; đầu tư xây dựng kinh doanh nhà đất; sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, vật liệu xây dựng, đồ mộc; sửa chữa phương tiện thiết bị thi công; xuất kinh doanh vật tư, thiết bị GTVT, thiết bị công nghệ tin học; kinh doanh khách sạn, dịch vụ, văn phòng làm việc ; dịch vụ đào tạo kỹ thuật nghiệp vụ, khám chữa bệnh, điều dưỡng; trực tiếp xuất lao động với nước cung ứng lao động Lịch sử phát triển Tổng công ty XDCT giao thông ln gắn liền với tiến trình lịch sử Cộng hoà DCND Lào Việt Nam từ năm 1965 đến Với đóng góp, cống hiến to lớn cho cách mạng Việt Nam Lào, Tổng công ty Nhà nước Việt Nam tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhất, phong tặng đơn vị Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân với hai đơn vị thành viên Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động; Nhà nước Lào tặng thưởng Huân chương Tự hạng Nhất nhiều phần thưởng cao quý khác cho tập thể cá nhân Trong thời kỳ đổi mới, Tổng công ty không ngừng phấn đấu xây dựng phát triển trở thành đơn vị kinh tế mạnh ngành Giao thông vận tải, hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, đa dạng hố sản phẩm; có đội ngũ cán quản lý, cán khoa học kỹ thuật giỏi, với lực lượng công nhân kỹ thuật lành nghề; có tiềm lực tài chính, có cơng nghệ thi công tiên tiến với giàn thiết bị doanh nghiệp khác góp vào xây dựng đất nước giai đoạn cơng nghiệp hố - đại hoá đất nước 1.1.2 Các lĩnh vực hoạt động Tổng công ty - Công nghiệp dân dụng - Tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình giao thông đầu tư phát triển sản xuất - Xây dựng cơng trình giao thơng phận phụ trách Đối với lãnh đạo Văn phòng Tổng công ty XDCT giao thông ông thực trách nhiệm người lãnh đạo VP tổ chức hoạt động văn phòng 2.2 Thực trạng công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch lãnh đạo điều hành hoạt động VP vô cần thiết chức nhà quản trị văn phịng hoạch định, mà kế hoạch sản phẩm hoạch định Hoạch định hay gọi lập kế hoạch, trình xác định mục tiêu tổ chức phương thức tốt để đạt mục tiêu Việc xây dựng kế hoạch để tổ chức điều hành VP, giúp lãnh đạo VP lên kế hoạch tổ chức điều hành cơng việc, thời gian có công việc nào; đồng thời nhân viên phân công công việc cách rõ ràng, tránh chồng chéo cơng việc Có loại kế hoạch thường dùng để điều hành hoạt động VP công ty kế hoạch theo thời gian (tháng, quý, tuần) kế hoạch tổ chức công việc theo chức nhiệm vụ Kế hoạch theo thời gian kiểm sốt cơng việc theo mốc thời gian, cịn kế hoạch theo chức năng, nhiệm vụ thì kiểm sốt tất công việc ứng với tất chức năng, nhiệm vụ VP tổ chức kiện, hậu cần, tổ chức hội họp, lễ tân, tiếp khách,… Lãnh đạo VP Tổng công ty làm tốt việc xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành VP, tránh tình trạng bị động, ứng phó Các kế hoạch xác định rõ vấn đề trọng tâm, trọng điểm liên quan tới quản lý xử dụng người, xác định rõ mục tiêu cho thời gian, thời gian trọng tới mục tiêu, thời gian ý tới chấn chỉnh tổ chức, người,… Kế hoạch cụ thể, rõ ràng, khoa học phù hợp với tình hình chung cơng ty giúp cho lãnh đạo VP gặp thuận lợi trình quản lý, chủ động ứng phó với biến động yếu tố khách quan 2.3 Thực trạng công tác xây dựng điều hành theo quy chế 15 Để VP thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thiết VP phải xây dựng quy chế, nội quy, quy định Quy chế, nội quy, quy định văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ, quan hệ làm việc quan giải công việc định, trách nhiệm chức vụ, phận quan, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá cơng việc.…Nó mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử cụ thể bên VP, VP với phận khác Tổng cơng ty Có thể kể đến quy chế, nội quy, quy định Tổng Công ty XDCT giao thông như: Quy chế làm việc, quy chế quy định quy trình thủ tục hành chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn thư lưu trữ, quy chế thi đua khen thưởng, quy chế văn hóa cơng sở, quy chế sử dụng trang thiết bị, quy chế bầu cử… Yêu cầu xây dựng quy chế ý quy định, có hai loại khác nhau: loại mang tính chất quy phạm chung loại quy phạm mang tính cá biệt Trách nhiệm quy định quy chế chia làm ba loại: Nhà quản lý, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ phận phục vụ VP Tổng công ty xây dựng quy chế, nội quy theo phương pháp sau: - Xác định phạm vi điều chỉnh quy chế thẩm quyền ban hành - Xây dựng khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, điều kiện thực quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra - Quy chế cần thảo luận dân chủ - Về hình thức: xây dựng thành điều khoản, phê duyệt ban hành theo quy định pháp luật ( Quy chế Tổng công ty - Phụ luc 02 ) 2.4 Thực trạng phân công, phối hợp công việc phận Lao động có tổng cơng ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 người Trong đó: Lao động dài hạn :4598 người Hợp đồng ngắn hạn: 2958 người 16 Chất lượng lao động dài hạn: - Trình độ đại học, cao đẳng chiếm: 20,83% - Trình độ trung học chiếm: 11,68% - Cơng nhân kỹ thuật chiếm: 44,5% Đây nguồn nhân lực vô quý giá phân bổ tương đối đồng hợp lý từ quan văn phịng Tổng cơng ty đến công ty thành viên trực tiếp đến tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo sức mạnh tổng hợp Công tác lao động năm qua quan tâm đến lực lượng cán khoa học kỹ thuật đào tạo quy qua trường đại học chuyên ngành - Việc thực đào tạo đầo tao lại quan tâm sâu sắc đạt kết to lớn,đã tổ chức nhiều khoá đào tạo chức tai trường Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng yeeu cầu nhiệm vụ trước mắt lâu dài Tổng công ty - Việc bố trí xếp lao động hợp lý: Bố trí cán có cơng hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình cơng tác, bố trí cán có trình độ lực phù hợp đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng cán đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để cao hiệu cán 2.5 Thực trạng việc giao quyền, ủy quyền Giao quyền, ủy quyền việc giao trực tiếp hay gián tiếp quyền thực hay số công việc, nhiệm vụ thời gian định cho người quyền "Quyền" quyền lãnh đạo VP, quyền lãnh đạo quan, tập thể quan bổ nhiệm "Uy" uy tín nhà quản trị, uy tín sử dụng lao động, giao tiếp, ứng xử,… Đây cách mà lãnh đạo VP thường sử dụng vắng mặt, công tác xa hay tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ giao quyền, ủy quyền cho cấp để đảm bảo cơng việc đơn vị trì thường xun, liên tục Hoặc lãnh đạo VP lúc có q nhiều việc phải giải quyết, cần phân cơng người trợ giúp Cách hay, giúp lãnh đạo ví trí cao, giám sát điều hành hoạt động VP thông qua người ủy quyền Dựa vào chức năng, nhiệm vụ VP mà lãnh đạo VP phân quyền, phân 17 công trách nhiệm giải công việc Đây phương thức tạo độ linh hoạt cao hệ thống * Thủ tục nội dung giao quyền ủy quyền VP - Trước hết lãnh đạo cần bàn bạc, xác định rõ quan điểm, nội dung nguyên tắc giao quyền ủy quyền - Phải tạo thuận lợi tín nhiệm lẫn người ủy quyền, giao quyền người nhận quyền - Cần lập kế hoạch dự kiến giao quyền, ủy quyền nhận quyền Khi giao quyền, ủy quyền nhận quyền, bên phải lập văn cam kết phải chấp hành nghiêm túc quy định giao quyền, ủy quyền nhận quyền - Tập thể lãnh đạo phải theo dõi, đánh giá hoạt động người giao quyền, ủy quyền người nhận quyền Khi hết thời gian giao quyền, ủy quyền thực thu quyền người ủy quyền người giao quyền lại chịu trách nhiệm cơng việc * Nguyên tắc giao quyền, ủy quyền công việc ủy quyền giao quyền - Nguyên tắc giao quyền + Phải đảm bảo mục tiêu tổ chức + Phải đảm bảo trình tự lợi ích hai bên giao quyền, nhận quyền + Duy trì hoạt động tổ chức hai bên sau giao quyền, ủy quyền thu quyền - Những công việc ủy quyền + Việc định phương hướng, mục tiêu, biện pháp để trì, phát triển cơng ty + Quyết định việc liên quan tới máy, tới tổ chức, tới công tác cán bộ, tới việc khen thương kỉ luật công nhân viên + Quyết định việc xây dựng chi tiêu ngân sách, với việc hợp tác liên doanh với tổ chức, cá nhân nước 2.6 Thực trạng xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động Văn phịng 18 Văn hóa doanh nghiệp văn hóa tổ chức khơng đơn văn hóa giao tiếp hay văn hóa kinh doanh, khơng phải hiệu mà ban lãnh đạo treo trước cổng hay phòng họp mà bao gồm tổ hợp yêu tố Nó giá trị, niềm tin, chuẩn mực thể thực tế hành vi thành viên doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp xây dựng suốt trình tồn tại, phát triển doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp sống, suy nghĩ hành vi thành viên xây dựng mội trường văn hóa doanh nghiệp theo ý lãnh đạo điều hành, lãnh đạo nhân viên theo hướng, đạt kiệu cơng việc cao Văn hóa doanh nghiệp xác lập hệ thống giá trị người doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao ứng xử theo giá trị Tổng cơng ty XDCT giao thông cố gắng xây dựng mơi trường văn hóa lành mạnh, khoa học, thân thiện cơng ty nói chung Văn phịng Tổng cơng ty nói riêng Mọi người ln coi cơng ty gia đình thứ hai mình, thành lao động đền đáp xứng đáng, công ty ln khích lệ, động viên, khen thưởng thành viên lúc, kịp thời, vừa tạo động lực vừa tạo niềm tin cho người làm việc Nhân viên công ty xây dựng văn hóa giao tiếp chào hỏi, văn hóa sử dụng danh thiếp, văn hóa nói chuyện, văn hóa ứng xử với khách hàng đối tác, văn hóa ứng xử với đồng nghiệp, văn hóa giao tiếp điện thoại, văn hóa làm việc, văn hóa xử lý, giải cơng việc, văn hóa hội họp, quy tắc đạo đức nghề nghiệp,… Trong trình tổ chức, điều hành hoạt động VP việc kiểm tra, giám sát hoạt động phận văn phòng quan trọng Bởi có kiểm tra giám sát phát sai sót, chưa hợp lý q trình thực cơng việc, từ lãnh đạo VP điều chỉnh lại cho phù hợp Nhà lãnh đạo VP cần đôn đốc kiểm tra không công việc mà phải quan tâm tới việc kiểm tra, phát người tốt, nhân tố để bồi dưỡng, đào tạo, đảm bảo khơng lãng phí người tài Khơng thể tránh khỏi 19 sai sót tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát hoạt động cơng ty, VP, cịn tồn tâm lý làm cho có, chống đối, bao che nên chưa thật phát huy hiệu công tác 20 Cần nhận rằng, kiểm tra giám sát để khắc phục lỗi, khắc phục cố trình điều hành cơng việc Nó sở để đánh giá chất lượng công việc, đánh giá hiệu công việc cá nhân Nếu không thực nghiêm túc công tác kiểm tra giám sát hoạt động VP, hoạt động cơng ty cơng ty dậm chân chỗ, ảo tưởng có mà khơng nhận lỗi lầm bao che, bỏ qua 21 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Qua thực trạng cho thấy công tác tổ chức, điều hành Văn phịng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng có ưu điểm sau: - Chánh VP thực chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm người lãnh đạo - VP xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành hoạt động VP cách khoa học, hướng tới mục tiêu chung tổ chức - VP Tổng công ty xây dựng ban hành quy chế hoạt động VP nhờ mà hoạt động VP vào nề nếp, người chấp hành nghiêm túc, tự giác - Phân côn công việc, phối hợp công việc giũa phận cảu VP thực tương đối tốt - Việc giao quyền ủy, quyền VP thực theo quy trình - Văn hóa doanh nghiệp trở thành sắc tốt đẹp, dấu ấn Tổng công ty, tạo nên thương hiệu, niềm tin với đối tác đối tác - Công tác kiểm tra, giám sát thực tương đối nghiêm túc giúp cho cơng tác điều hành hoạt động văn phịng ngày nâng cao 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà VP Tổng công ty đạt công tác tổ chức hoạt động cong tồn mặt hạn chế cần khắc phục : - Công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cịn chưa có tính hệ thống đổi mới, thiếu liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám mục tiêu, định hướng phát triển chung cơng tác văn phịng; đồng thời cịn chưa đưa giải pháp đột phá, cơ, lâu dài - Phong cách tổ chức, điều hành cong cứng nhắc chưa đổi 22 - Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu cơng tác văn phịng cịn hạn chế công tác đôn đốc thực kế hoạch, cảnh báo đề xuất điều phối nguồn lực nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị chất lượng hiệu họp đạo, điều hành công việc lãnh đạo đơn vị Một số nhiệm vụ chưa trọng quan tâm đạo thực công tác phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, cơng tác đơn đốc, kiểm tra kết luận - Có số người cấp giao quyền, ủy quyền muốn sớm tự khẳng định mình, họ thích quyền hành, địa vị, muốn chứng tỏ uy nên tham gia giải cơng việc mà số có cơng việc họ không quyền giải 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Tổng công ty - Lãnh đạo Tổng công ty cần nhận thức vai trị vơ quan trọng công tác tổ, chức điều hành VP lẽ máy VP hoạt động tốt máy cơng ty vận hành trơn tru - Lãnh đạoTổng công ty cần đầu tư tạo điều kiện để giúp đỡ công tác tổ chức điều hành VP, ví dụ cho nhân viên tập huấn, bồi dưỡng kĩ nghiệp vụ VP - Ngồi ra, lãnh đạo Tổng cơng ty cần động viên, khích lệ, khen thưởng để tạo động lực cho lãnh đạo VP tiếp tục phấn đấu, hoàn thiện công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Bởi công nhận, động viên lãnh đạo công ty tiếp thêm sức lực, niềm tin cho lãnh đạo VP hồn thành tốt cơng việc giao 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo CBNV Văn phòng Là người lãnh đạo VP phải chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, kĩ lãnh đạo, điều hành Tướng có giỏi điều hành qn đội Để chuẩn hóa chức danh người lãnh đạo VP cần trau dồi thêm cho kiến thức, kĩ cách học lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vu; nâng cao thái độ, tác phong làm việc khoa học Cần thường xuyên 23 kiểm tra, tự kiểm tra, không thỏa mãn với đạt mà nên phấn đấu, hồn thiện công việc cách xuất sắc cần phải: Một là, đề cao ý thức tự tu dưỡng, rèn luyện, gắn với quan tâm, theo dõi, giúp đỡ tổ chức, công ty lãnh đạo cấp trên; thực tốt chế độ tự phê bình phê bình Coi trọng phong cách nêu gương, tính tiên phong, gương mẫu phẩm chất, lực, đạo đức, phương pháp, tác phong cơng tác Gắn lời nói với việc làm, nghiên cứu lý luận với hoạt động thực tiễn Cán lãnh đạo, quản lý cấp phải gương sáng cấp Hai là, đổi việc quản lý, bồi dưỡng phong cách công tác, kết hợp chặt chẽ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao phẩm chất trị, kiến thức chun mơn nghiệp vụ với nâng cao phẩm chất đạo đức, phẩm chất nghề nghiệp, lối sống, kỹ phương pháp lãnh đạo, quản lý Ba là, nghiêm túc thực chế độ thơng tin báo cáo cách nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Bốn là, xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa Ln chuyển cơng chức Văn phịng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Năm là, Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình 3.2.3 Ứng dụng ISO cơng tác Văn phịng Hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO với tổ chức doanh nghiệp nước cịn gặp nhiều khó khăn, song xây dựng trì thành cơng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tổ chức doanh nghiệp thừa hưởng lợi ích vơ to lớn Hãy sử dụng ISO cách tay đắc lực để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động VP, ứng dụng quy trình nghiệp vụ vào cơng tác VP quy trình soạn thảo ban hành văn , quy trình quản lý văn 24 đến, quy trình quản lý nhân sự, quy trình tổ chức kiện, … Lãnh đạo tổ chức điều hành hoạt động VP cách nhanh hơn, khoa học giảm thiểu sai sót cơng việc Ngày nâng cao, hồn thiện quy trình nghiệp vụ cơng tác VP, đào tạo bồi dưỡng cán nhân viên ứng dụng tiêu chuẩn ISO VP Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin mạng phần cứng Việc đầu tư tùy theo lực tài quan, với quan có khả tài triển khai vận hành ISO điện tử đến cán bộ, công chức Với đơn vị khả tài cịn hạn chế đầu tư đến phịng ban/bộ phận, việc đầu tư nên phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế quan 3.2.4 Đổi phong cách tổ chức điều hành Có phong cách tổ chức điều hành phong cách chuyên quyền phong cách khôn khéo Người chuyên quyền muốn đưa định muốn thấy người đáp lại cách máy móc với yêu cầu họ Người chuyên quyền "nhấn vào nút", máy tn theo Người khơn khéo biết thời gian cần sử dụng để đối diện với người, làm cho người tham gia, khiến người thực Người chuyên quyền khiến người khác sợ hãi người khôn khéo lại khiến người khác tơn trọng chí u mến Vì vậy, cần dung hịa sử dụng khéo léo phong cách - Trước hết đổi tư duy, đổi quan điểm tổ chức điều hành để xác định phương hướng, chủ trương, biện pháp, nhằm phát triển hướng cho VP Tổng công ty - Đổi phương thức phương pháp tổ chức điều hành - Kết hợp nhiều phong cách tổ chức điều hành - Linh hoạt tổ chức điều hành, tiếp thu lắng nghe ý kiến cấp 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu 25 tác động tới hoạt động trị, kinh tế, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trị ngày trội thơng tin sau cách mạng quản lý, giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên CNTT CNTT bước vào tất lĩnh vực, chiếm ví trí quan trọng xã hội Để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Tổng cơng ty cần đẩy mạnh hoạt động CNTT - Nhanh chóng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc tổ chức điều hành, kết nối mạng LAN,WAN,… đơn vị để đảm bảo phục vụ cho công tác lãnh đạo kịp thời nhanh chóng - Tiếp cận, đổi mới, cải tiến không ngừng trang thiết bị văn phịng đáp ứng u cầu cơng việc, nâng cao hiệu lao động 26 KẾT LUẬN Trong công xây dựng đất nước nay, Nhà nước ta chủ chương đổi mặt kinh tế - văn hố - xã hội -hành Đây chủ chương đắn hình thành từ phân tích khách quan tồn diện tình hình kinh tế – văn hố - xã hội – hành nước ta nước khác Xuất phát từ yêu cầu đổi Nhà nước tình hình kinh tế – xã hội nay, tổ chức, quan phải mạnh mặt tạo chuyển biết tích cực nhằm thực nhiệm vụ quan góp phần thúc đẩy cho kinh tế phát triển Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng Tổng công ty mạnh ngành giao thông vận tải, năm gần Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày phát huy mạnh mẽ vai trị hồn thành tốt chức nhiệm vụ giao lĩnh vực sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng công ty mạnh dạn cải tiến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mặt quản lí hành chính, trước hết tổ chức máy phương pháp quản lí Văn phịng tổng cơng ty phận thường trực, có chức tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp tổng công ty việc lãnh đạo, đề xuất ý kiến, đảm bảo cho trình làm việc tổng cơng ty xun suốt thống Với vị trí quan trọng vậy, văn phòng củng cố, tăng cường xếp cấu tổ chức nhân giúp cho hoạt động tổng công ty ngày hiệu Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn đổi nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng Tổng cơng ty cần có đổi mới, hồn thiện cao 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, 2005, Quản trị văn phòng, Trường Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, 2005, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Luật Doanh nghiệp 68/2014/QH13 Website Cienco8.com 28 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịngTổng cơng ty Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Tổng hợp Văn thưlưu trữ Quản trị Tổ xe Tổ bảo vệ 29 Tiếp khách Quay camera photocop py Tạp vụ ... Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CỦA VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THÔNG 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo Văn phịng Tổng cơng ty tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Trưởng phòng. .. rõ công tác tổ chức điều hành VP + Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động VP Tổng công ty XDCT giao thông + Chỉ ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu của công tác tổ chức điều hành. .. CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 1.1 Khái qt chung tổ chức hoạt động Tổng công ty Xây dựng cơng trình giao thơng 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng