III. Tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty giấy Việt Nam
2. Kế toán phần hành lương và các khoản trích theo lương
Tổng công ty giấy Việt Nam hoạt động với quy mô lớn nên số lượng công nhân đông chủ yếu là công nhân trực tiếp sản xuất. Do công nghệ sản xuất giấy chia thành nhiều công đoạn ở mỗi công đoạn, công nhân có kỹ năng chuyên môn khác nhau. Do vậy, việc tính lương không chỉ dựa vào các quy định của nhà nước mà dựa vào tính chất công việc, trình độ tay nghề, cấp bậc. Tổng công ty hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương theo đúng quy định kế toán đồng thời có những chế độ riêng nhằm khuyến khích công nhân không ngừng nâng cao sản xuất, hạ chi phí nhân công: thưởng hoàn thành kế hoạch, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu… Việc tính lương và các khoản trích theo lương do tổ tiền lương thuộc phòng tổ chức hành chính thực hiện bao gồm các bước:
Hàng ngày, tổ trưởng, trưởng ca tại các tổ, ca sản xuất của các phân xưởng nhà máy thực hiện chấm công theo dõi số công nhân đi làm hay vắng mặt của tổ mình. Đến cuối tháng, bảng chấm công được chuyển cho bộ phận thống kê lao động tiền lương của từng phân xưởng nhà máy. Bộ phận này tổng hợp các bảng chấm công và bảng tính lương thời gian cho từng lao động trong phân xưởng. Sau đó, bộ phận này gửi bảng tính lương lên bộ phận làm lương của TCT. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, TCT còn kết hợp hạch toán lương công nhân sản xuất theo hình thức lương sản phẩm. Đối với hình thức tính lương này, hàng tháng căn cứ vào phiếu giao nhận sản phẩm hoàn thành trong tháng (sau khi đã qua KCS kiểm tra chất lượng) gửi cho bộ phận lao động tiền lương, bộ phận này căn cứ vào bảng tính lương sản phẩm của từng đơn vị sản xuất. Ngoài lương thời gian và lương sản phẩm, người lao động còn được nhận một khoản lương khác là lương bổ sung. Tiền lương bổ sung tính trên cơ sở mức lương tối thiểu tăng thêm do tăng năng suất, hoàn thành và hoàn thành vượt kế hoạch(được giám đốc quyết định theo từng tháng); được tính trên mức lương tối thiểu tăng thêm nhân hệ số lương cấp bậc của từng ngương kể cả phụ cấp chức vụ(nếu có) nhân với hệ số phân phối thu nhập theo mức độ phức tạp công việc chia 22 ngày công chế độ rồi nhân với ngày công làm việc thực tế.
Mặt khác, một số khâu sản xuất phải làm theo ca, làm thêm giờ, làm trong môi trường độc hại… do vậy người lao động còn được hưởng thêm các khoản phụ cấp:
- Phụ cấp chức vụ(được thực hiện theo bảng phụ cấp của Nghị định 205/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004).
- Phụ cấp trách nhiệm.
- Phụ cấp làm đêm cho cán bộ công nhân viên làm ca 3 từ 23h đêm hôm trước đến 7h sáng hôm sau bằng 30% tiền lương làm việc vào ca ngày.
- Phụ cấp làm thêm giờ: làm thêm giờ vào ngày thường tiền lương làm thêm giờ bằng 150% tiền lương làm thêm giờ thực trả, làm thêm giờ vào ngày nghỉ trong tuần tiền lương làm thêm giờ bằng 200% tiền lương làm trong giờ quy định thực trả, làm thêm giờ vào ngày lễ tiền lương làm thêm giờ bằng 300% tiền lương làm trong giờ quy định thực trả, thời giờ làm thêm không vượt quá 04 giờ/ngày và 200 giờ/năm.
- Phụ cấp trách nhiệm an toàn được tính bằng 0,05 mức lương tối thiểu Nhà nước quy định.
- Phụ cấp độc hại nguy hiểm.
Ngoài ra, người lao động còn được hưởng khoản lương phép(lễ, phép…). Lương phép thực hiện theo Bộ luật lao động và tính trên mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Số ngày nghỉ phép trong tháng của từng người công nhân còn phụ thuộc vào số năm làm việc trong nghề của người công nhân.
Tiền lương của người lao động được trả vào 2 kỳ, tạm ứng kỳ I từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng; thanh toán kỳ II từ ngày 15 đến ngày 20 của tháng tiếp theo.
Như vậy, lương phải trả cho từng lao động được tính như sau: Lcn = Lcb + Lbs + Lpc + Lcd +Ltg
Trong đó:
- Lcn: Tiền lương công nhân hoặc viên chức. - Lbs: Tiền lương bổ sung.
- Lpc: Tiền phụ cấp lương. - Lcd: Tiền lương chế độ.
- Ltg: Tiền lương làm thêm giờ.
Hàng tháng người lao động được hưởng các chính sách về Bảo hiểm xã hội (BHYT), bảo hiểm y tế (BHYT) và tham gia tổ chức công đoàn. Vì vậy, hàng tháng kế toán sẽ tiến hành trích nộp BHXH (15%) , BHYT(2%), kinh phí công đoàn(2%) vào chi phí sản xuất đồng thời khấu trừ vào lương của người lao động để trích lập các quỹ (6%).
* Chứng từ sử dụng:
Để có thể hạch toán đúng các nhân viên kế toán phải sử dụng hàng loạt các chứng từ: bảng chấm công, bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng…
* Tài khoản sử dụng:
-TK 334: Phải trả công nhân viên. Tài khoản này được chi tiết: TK 33401: Phải trả CNV: Lương. TK 33402: Phải trả CNV: BHXH
TK 33406: Phải trả CNV văn phòng tổng công ty giấy tại Hà Nội. - TK 338: Phải trả, phải trả khác.
TK 3382: Kinh phí công đoàn. TK 3383: Bảo hiểm xã hội. TK 3384: Bảo hiểm y tế.
* Quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương.
Sơ đồ 6: Hạch toán các khoản phải trả người lao động
TK 622, 627, 641, 642 TK 431 TK 3383 TK 138 TK 334 TK 111,112
Bảo hiểm xã hội phải trả người lao động Khấu trừ các khoản
phải thu khác Thanh toán lương cho
người lao động
Tiền lương từ quỹ khen thưởng
Tiền lương và các khoản phải trả người lao động
Sơ đồ 7: Hạch toán các khoản trích theo lương
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán tập hợp ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và các bảng phân bổ kế toán ghi vào NKCT số 7 từ đó vào các sổ cái TK 334, 335, 338 và lập BCKT định kỳ. Phần lớn công việc tập hợp phân bổ chi phí nhân công đều thực hiện trên máy.
TK 111, 112 TK 334 TK 111, 112 TK 334 Nhận cấp bù trừ quỹ bảo hiểm xã hội TK 622,627, 641,642
Trích theo lương tương ứng với các chi phí
BHXH phải trả cho người lao động Nộp cho cơ quan quản
lý quỹ
TK 111, 112 TK 334 Trích từ tiền lương của
người lao động
Trong đó: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ phần hành lương và các khoản trích theo lương