III. Tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty giấy Việt Nam
1. Kế toán phần hành nguyên vật liệu
Để sản xuất ra các loại sản phẩm giấy khác nhau, Nguyên vật liệu( NVL ) đầu vào được sử dụng rất phong phú, đa dạng. Ngoài NVL chính sử dụng cho sản xuất sản phẩm giấy như: nguyên liệu thô (tre, nứa, gỗ) và tinh bột ngoại nhập khẩu, để có thể sản xuất ra được sản phẩm giấy có chất lượng tốt thì TCT còn sử dụng nhiều nguyên vật liệu phụ: Keo AKD, CaCO3, xút, Clo, axit…; Nhiên liệu như: xăng dầu, phụ tùng thay thế…
Cũng như mọi doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm ở TCT nên công tác quản lý khoản mục chi phí này luôn được thực hiện một cách chặt chẽ và thường xuyên.
Vật tư ở TCT được quản lý tại kho chứ không quản lý theo từng loại vật tư. Điều này xuất phát từ đặc điểm vật tư tại TCT có rất nhiều loại nên việc quản lý theo kho phức tạp và gặp nhiều khó khăn. Vật tư trong mỗi kho sẽ do thủ kho ở kho đó chịu trách nhiệm quản lý và kế toán vật tư sẽ hạch toán chung cho các kho. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, TCT tiến hành lập kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu và phân cấp quản lý cho phòng vật tư đảm trách công việc này. Cuối mỗi năm, kế toán vật tư và thu kho sẽ tiến hành kiểm kê kho một lần đúng theo quy định hiện hành của pháp luật. Sau đó, các nhà quản lý hay những người có thẩm quyền thông qua biên bản kiểm kê và đưa ra những biện pháp xử lý chênh lệch phát sinh.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Phiếu đề nghị xuất vật tư.
Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu sản xuất thực tế và định mức tiêu hao NVL… các đơn vị sản xuất lập phiếu đề nghị xuất vật tư. Phiếu này được chuyển lên giám đốc các xí nghiệp xem xét và ký duyệt. Sau đó, phiếu này sẽ được gửi lên phòng vật tư. Tại đây, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho
để gửi cho thủ kho, sau khi xuất vật tư thủ kho sẽ ghi số thực xuất vào chứng từ và ký vào chứng từ( phiếu xuất kho).
Với các phiếu đề nghị nhập vật tư được lập khi các bộ phận có nhu cầu mua các loại vật tư nhập kho để phục vụ cho nhu cầu tại các bộ phận sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ tương tự như giấy đề nghị xuất vật tư. Tuy nhiên, Phiếu nhập kho vật tư phải đi kèm với hoá đơn mua vật tư. Mặt khác, trước khi nhập kho, thủ kho cần kiểm tra số lượng, chủng loại cũng như các thông số liên quan đến chất lượng của vật tư.
Kế toán vật tư định kỳ sẽ xuống lấy các chứng từ nhập, xuất. Đối chiếu chứng từ với thẻ kho (sau mỗi lần nhập xuất thủ kho ghi số thực xuất, thực nhập vào thẻ kho) và nhận chứng từ về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán nhập các chứng từ vào máy, tập hợp chứng từ xuất, xác định giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối tháng.
* Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm có nhiều chủng loại vật tư do đó kế toán tiến hành mở sổ chi tiết cho từng kho. Để hạch toán chi tiết NVL, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song.
Từ các phiếu nhập, xuất, kế toán nhập số liệu vào máy tính. Khi đó, phần mềm kế toán tự động lên sổ chi tiết vật tư và sổ tổng hợp chi tiết vật tư.
* Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Trong quá trình hạch toán vật tư, kế toán vật tư sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 152 – Nguyên vật liệu: phản ánh số hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL tại TCT.
Tài khoản này chi tiết như sau: TK 15201: Nguyên vật liệu chính. TK 15202: Nguyên vật liệu phụ. TK 15204: Phụ tùng sửa chữa thay thế TK 15206: Thiết bị vật tư XDCB. TK 15207: Vật tư thuê ngoài chế biến
+ TK 153 – Công cụ, dụng cụ: phản ánh tình hình tăng giảm và hiện có. Tài khoản này được chi tiết như sau:
TK 1531: Công cụ dụng cụ. TK 15311: Công cụ, dụng cụ. TK 15312: Bảo hộ lao động.
Sau khi số liệu từ các phiếu nhập, xuất được nhập vào máy tính, máy tính tự động tính toán phân bổ theo tiêu thức đã ngầm định sẵn và lập các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê số 4, nhật ký chứng từ số 7.
Đến cuối tháng số liệu trên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn được chuyển vào bảng kê số 3 và tính toán lập bảng phân bổ NVL, CC-DC.
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp được khái quát thành sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ phần hành nguyên vật liệu
Phiếu nhập, xuất, hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết TK331 NKCT số 1,2,4,5,6,7,10 Bảng phân bổ số 2 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NKCT số 5 Bảng kê số 3 Bảng kê 4,5,6 Sổ cái TK 152,153,331 NKCT số 7
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu