V n hành h th ng thông tin k toán là quá trình đi u hành h th ng, s d ng h th ng k t h p v i vi c đánh giá và b o trì h th ng đ nh k . Trong quá trình v n hành, h th ng thông tin k toán s th c hi n đ y đ các ch c n ng c a nó, c ng nh đ y đ các ho t đ ng t thu th p d li u đ u vào, x lý d li u, l u tr d li u và t o ra thông tin cung c p cho
ng i dùng. i u này đ ng ngh a v i vi c h th ng thông tin k toán s đ i m t v i r t nhi u r i ro nh h ng t i ch t l ng h th ng thông tin k toán c ng nh ch t l ng thông tin k toán. Do đó, trong quá trình này, ki m soát n i b đóng m t vai trò vô cùng quan tr ng trong vi c gi m thi u nh ng r i ro x y ra đ i v i h th ng thông tin k toán.
Hi n nay, ph n l n các t ch c đã chuy n t h th ng k toán th công sang h th ng k
toán trên máy tính. c tr ng c a h th ng thông tin k toán trong môi tr ng máy tính là tính tích h p cao, do đó, các th t c th ng đ c th c hi n b i các cá nhân riêng bi t có th k t h p trong ch c n ng c a m t cá nhân. i u này d n đ n kh n ng m t cá nhân không b gi i h n quy n truy c p đ n máy tính, ch ng trình và d li u s có c h i gian l n r t l n (B môn H th ng thông tin k toán, 2012; Romney & Steinbart, 2012). Trong tr ng h p này, ki m soát n i b l i đóng m t vai trò r t quan tr ng. h n ch nh ng nguy c r i ro và gian l n, th t c ki m soát n i b phân chia trách nhi m yêu c u s phân chia quy n h n và trách nhi m m t cách rõ ràng gi a các ch c n ng đi u hành h th ng nh : v n hành h th ng máy tính, ng i dùng h th ng, ki m soát d li u, qu n tr h th ng, qu n tr m ng... c bi t là th t c ki m soát phân chia trách nhi m k toán trong quá trình s d ng h th ng thông tin k toán. giúp h n ch nh ng r i ro và gian l n, ki m soát n i b yêu c u không
đ cho m t nhân viên n m quá nhi u quy n h n và trách nhi m trong vi c x lý các giao d ch ho c các chu trình kinh doanh. C th , các ch c n ng nh : ch c n ng phê duy t, ch c
n ng x lý k toán, ch c n ng qu n lý tài s n, c n ph i đ c tách bi t. Nh đó, có th đ m b o an toàn cho tài s n, h n ch vi c đi u ch nh d li u k toán nh m che d u hành vi gian l n (B môn H th ng thông tin k toán, 2012; Romney & Steinbart, 2012).
Trong quá trình s d ng h th ng, các ho t đ ng trong h th ng thông tin k toán luôn g p ph i r t nhi u r i ro, đ c bi t là trong môi tr ng k toán máy, nh h ng tr c ti p và gián ti p đ n ch t l ng h th ng và ch t l ng thông tin k toán. Chính vì th , ki m soát n i b ph i luôn hi n di n trong t t c các ho t đ ng c a h th ng thông tin k toán đ đ m b o cho h th ng ho t đ ng h u hi u và hi u qu (Hurt, 2010).
- Ho ỏ đ ng thu th p d li Ố đ u vào: ki m soát n i b giúp đ m b o tính đ y đ , chính xác và h p l c a nh ng d li u đ c thu th p và đ a vào h th ng thông tin k toán thông qua các th t c ki m soát ngu n d li u và ki m soát quá trình nh p li u.
- Ho ỏ đ ng x lý d li u: ki m soát n i b đ m b o các d li u thu th p đ c x lý chính xác thông qua các th t c ki m soát x lý d li u nh ki m soát ràng bu c d li u, ki m tra d li u phù h p, đ i chi u d li u bên ngoài h th ngầ
- Ho ỏ đ nỂ ệ Ố ỏr d li u và cung c p thông tin: ki m soát n i b giúp đ m b o an toàn cho d li u và thông tin, tránh nh ng r i ro do d li u/ thông tin b ch nh s a ho c đánh c p trong quá trình truy n tr i thông qua các th t c ki m soát nh phân
quy n truy c p h th ng, quy đ nh ch đ b o m t, các gi i pháp an ninh m ngầ
ng th i đ m b o thông tin k t xu t đ u ra là chính xác và phù h p v i t ng đ i
t ng s d ng c v n i dung l n hình th c.
Quá trình v n hành h th ng thông tin k toán luôn đi kèm v i vi c đánh giá và b o trì h th ng. B t k quá trình b o trì h th ng thông tin k toán c ng đ u ch a đ ng nh ng
nguy c r i ro và gian l n, đ c bi t khi nó liên quan đ n vi c thay đ i, ch nh s a hay nâng c p ch ng trình (Nguy n Ph c B o n và c ng s , 2012). Do đó, nh ng th t c ki m
soát ch ng trình đ c s d ng s đ m b o r ng t t c nh ng thay đ i, ch nh s a các
ch ng trình máy tính đ u đ c phê chu n, ki m tra, và đ c th c hi n đúng đ n (Ulric J. Gelinas & B. Dull, 2008). Ngoài ra, chi phí b o trì c ng là m t v n đ c n đ c quan tâm trong quá trình v n hành h th ng ậ chi phí cho vi c b o trì có th chi m t 50% đ n 80% t ng s chi phí c a m t h th ng trong toàn b chu k s ng c a nó (Ulric J. Gelinas & B. Dull, 2008). ây là lý do c n ph i ki m soát c n th n vi c b o trì h th ng thông tin k toán trong quá trình v n hành. B ng vi c thu phí ng i dùng h th ng cho chi phí b o trì, t ch c
s h n ch nh ng đ xu t b o trì không h p lý (Ulric J. Gelinas & B. Dull, 2008). Ho c s d ng h th ng k toán trách nhi m, đ nh ra chi phí cho các c s ch u trách nhi m đ ki m soát chi phí (Nguy n Ph c B o n và c ng s , 2012). Nh đó s ki m soát đ c chi phí phát sinh trong quá trình v n hành h th ng thông tin k toán, t đó làm t ng tính hi u qu c a h th ng thông tin k toán.
2.4.3. Ki m soát và đánh giá ch t l ng h th ng thông tin k toán
Nh ng phân tích trên cho th y r ng, ki m soát n i b hi n di n m i khía c nh c a h th ng thông tin k toán, t quá trình hình thành h th ng cho đ n quá trình v n hành, s d ng h th ng. Do đó, nó có vai trò quan tr ng trong vi c hình thành và ki m soát ch t
l ng c a h th ng thông tin k toán. Chính nh ng th t c ki m soát n i b có ch t l ng s góp ph n t o nên m t h th ng thông tin k toán có ch t l ng (Sačer & Oluić, 2013).
i u này đ c th hi n qua:
- Nh ng th t c ki m soát n i b đ i v i d li u đ u vào đ c thi t l p trong h th ng thông tin k toán nh m ki m soát quá trình thu th p d li u đ u vào s góp ph n làm
t ng s chính xác, đ y đ và h p l c a d li u đ c thu th p. (Amaka, 2012; Romney & Steinbart, 2012; Turner & Weickgenannt, 2009).
- Các th t c ki m soát đ c thi t l p trong quá trình x lý d li u, đ c bi t là các th t c ki m soát ng d ng đ c thi t l p trong môi tr ng ng d ng công ngh thông tin s góp ph n nâng cao tính chính xác c a h th ng thông tin k toán trong quá trình x lý d li u.
- Các th t c ki m soát đ c thi t l p trong quá trình phát tri n h th ng thông tin k toán, c th là ki m soát t t quy trình đánh giá và l a ch n ph n m m và các trang thi t b h tr c n thi t khác, s giúp l a ch n đ c ph n m m có kh n ng tùy bi n hay s linh ho t trong vi c thay đ i, t đó góp ph n t o nên s đa d ng và linh ho t trong vi c cung c p thông tin đáp ng nhu c u; ngoài ra còn t o s d dàng khi s d ng h th ng, thu n ti n khi truy c p, th i gian gian đáp ng nhanh, nh đó góp
- Quan đi m, nh n th c phù h p c a nhà qu n lý v vai trò c a công ngh thông tin trong qu n lý ậ m t nhân t thu c môi tr ng ki m soát n i b , s t o đi u ki n thu n l i cho quá trình phát tri n h th ng thông tin k toán trong đi u ki n ng d ng công ngh thông tin, t đó góp ph n nâng cao tính h u hi u và hi u qu c a quá trình phát tri n nh m t o ra h th ng thông tin k toán có ch t l ng.
Qua đó có th th y r ng, ch t l ng c a h th ng thông tin k toán có th đ t đ c hay không ph thu c r t l n vào s h u hi u c a h th ng ki m soát n i b . ng th i, h th ng ki m soát n i b c ng đ c xem là m t trong nh ng c s đ c s d ng trong vi c đánh giá
ch t l ng h th ng thông tin k toán. Hay nói cách khác, ch t l ng h th ng thông tin k toán có th đ c đánh giá thông qua tính h u hi u c a h th ng ki m soát n i b .
K T LU NăCH NGă2
Ch ng 2 này tác gi trình bày nh ng lý thuy t có liên quan đ n v n đ nghiên c u, qua
đó xây d ng đ c n n t ng lý thuy t cho mô hình và các gi thuy t nghiên c u. Các lý thuy t đ c trình bày trong ch ng này g m: lý thuy t v ki m soát n i b theo khuôn m u ki m soát n i b c a COSO (2013); lý thuy t v ch t l ng h th ng thông tin theo khuôn m u lý thuy t v mô hình h th ng thông tin thành công đ c phát tri n b i DeLone & McLean (1992), nh ng khuôn m u lý thuy t có liên quan đ c phát tri n t mô hình này, và nh ng nghiên c u th c nghi m ki m đ nh mô hình đ xây d ng n n t ng lý thuy t v ch t
l ng h th ng thông tin; lý thuy t v ch t l ng h th ng thông tin k toán d a trên nh ng
quan đi m v ch t l ng h th ng thông tin k toán t nh ng nghiên c u tr c đây; và lý thuy t v m i quan h gi a h th ng ki m soát n i b và h th ng thông tin k toán.
Ch ngă3.ăPh ngăphápănghiênăc u
3.1. Khái ni m nghiên c uăvƠăthangăđo
M c tiêu quan tr ng nh t c a nghiên c u là nh m xác đnh m i quan h gi a h th ng ki m soát n i b h u hi u và ch t l ng h th ng thông tin k toán. Do đó, tác gi xác đ nh hai khái ni m nghiên c u c n đ c đo l ng trong nghiên c u là h th ng ki m soát n i b h u hi u và ch ỏ ệ ng h th ng thông tin k toán.
H th ng ki m soát n i b h u hi u
H u hi u là kh n ng t o ra m t k t qu nh mong mu n. Khi m t cái gì đó đ c coi là h u hi u, đi u đó có ngh a là nó có m t k t qu nh d đnh ho c đúng nh mong mu n, ho c t o ra m t d u n sâu đ m (Wikimedia Foundation, 2014). Theo quan đi m c a COSO (2013) v ki m soát n i b , m t h th ng ki m soát n i b h u hi u s cung c p m t s đ m b o h p lý trong vi c đ t đ c nh ng m c tiêu c a t ch c. i u này có ngh a r ng, m t h th ng ki m soát n i b đ c xem là h u hi u khi nó cung c p m t s đ m b o h p lý giúp nhà qu n lý và h i đ ng qu n tr đ t đ c nh ng m c tiêu c a t ch c, g m: m c tiêu ho t
đ ng, m c tiêu báo cáo, và m c tiêu tuân th (COSO, 2013). Chính vì th , trong nh ng nghiên c u tr c đây v s h u hi u c a h th ng ki m soát n i b , ba lo i m c tiêu: m c tiêu ho ỏ đ ng, m c tiêu báo cáo, m c tiêu tuân th đ c s d ng nh ba thành ph n nhân t đ đo l ng h th ng ki m soát n i b h u hi u (Jokipii, 2010; Amudo & Inanga, 2009). Trong nghiên c u này, đ đo l ng khái ni m h th ng ki m soát n i b h u hi u, tác gi s d ng ba thành ph n nhân t đ ng th i là 3 nhóm m c tiêu c a ki m soát n i b cùng v i t p bi n quan sát d a trên nghiên c u c a Jokipii (2010). Bên c nh đó, đ phù h p v i nh ng
thay đ i trong báo cáo ki m soát n i b c a COSO (2013), các bi n quan sát s d ng đ đo l ng ba thành ph n c ng có nh ng b sung, c th : m c tiêu ho t đ ng h u hi u và hi u qu bao g m nh ng m c tiêu v thành qu ho t đ ng, thành qu tài chính, và đ m b o an toàn cho tài s n; m c tiêu báo cáo đáng tin c y liên quan đ n vi c l p các báo cáo tài chính, phi tài chính bên trong và bên ngoài t ch c và có th bao g m tính đáng tin c y, tính k p th i, tính minh b ch hay nh ng tiêu chu n khác.
Ch t l ng h th ng thông tin k toán
Nh đã trình bày trong ch ng 2, có nhi u quan đi m khác nhau gi a các nghiên c u khi gi i thích và đo l ng khái ni m nghiên c u ch ỏ ệ ng h th ng thông tin k toán. Trên
c s đó, có th gom nh ng quan đi m này thành hai nhóm: nhóm quan đi m th nh t ti p c n ch t l ng h th ng thông tin k toán d i góc đ nh là m t nhân t th hi n nh ng
đ c tính đ c mong đ i c a m t h th ng thông tin. Nhân t này t p trung vào nh ng khía c nh liên quan đ n kh n ng s d ng và nh ng đ c tính v hi u su t ho t đ ng c a h th ng thông tin k toán (Laudon & Laudon, 2012; Stair & Reynolds, 2010; Fardinal, 2013); nhóm
quan đi m th hai ti p c n ch t l ng các thành ph n c a h th ng thông tin k toán và xem
đó là nhân t đ c s d ng đ đánh giá ch t l ng h th ng thông tin k toán (Rapina, 2014; Hellens, 1997). Theo quan đi m c a tác gi , các thành ph n c a h th ng thông tin k toán (ph n c ng, ph n m m, con ng i, quy trình, ầ) là nh ng nhân t góp ph n t o nên ch t l ng h th ng thông tin k toán, hay nói cách khác, đó là nh ng nhân t nh h ng t i ch t l ng h th ng thông tin k toán, h n là nh ng y u t đ c s d ng đ đo l ng ch t
l ng h th ng thông tin k toán. Và do đó, trong nghiên c u này, tác gi d a trên nhóm
quan đi m th nh t, và đ c bi t là d a trên quan đi m v ch t l ng h th ng thông tin trong các khuôn m u lý thuy t c a tác gi DeLone & McLean (1992), Myers, et al (1997), Gable, et al (2003) ậ ti p c n nh ng đ c tính v kh n ng s d ng, kh n ng đáp ng mong
đ i, và hi u su t ho t đ ng c a h th ng đ đo l ng ch t l ng h th ng thông tin k toán. C th , nghiên c u s d ng thang đo ch t l ng h th ng thông tin c a Gable, et al (2003) g m chín bi n quan sát: d s d ng, d h c h i/tìm hi u, đáp ng yêu c u c a ng i dùng,
đ y đ các tính n ng c n thi t, s chính xác c a h th ng, s linh ho t, s d ng nh ng công