Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Để đáp ứng nhu cầu quản lý, người ta cần sắp xếp chúng thành những hệ thống sổ sách có nghiệp vụ kinh tế tương tự nhau và công dụng tương tự nhau. Các loại sổ sách khác nhau phản ánh các loại nghiệp vụ khác nhau , các sổ sách kế toán được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo một trình từ nhất định. Mỗi cách kết hợp khác nhau về chức năng ghi chép , về kết cấu, nội dung phản ánh sẽ đem lại một hệ thống sổ khác nhau.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hinh thức sổ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp có thể theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Song trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu.
- Hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
1.2.6.2.1 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Tổ chức hạch toán theo hình thức này kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ. Theo hình thức này, việc hạch toán được thực hiện trên sổ “ Nhật ký sổ cái “.
Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lượng công việc kế toán ít. Nhưng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở được số lượng tài khoản ít. Ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng. Hệ thống sổ chỉ tiết của phương thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.
Sơ đồ 1.6 –Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Hình thức Nhật ký – sổ cái
Báo cáo Tài chính Bảng tổng hợp N – X - T Nhật ký – Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập, phiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.2.6.2.2 Hình thức Nhật ký chung
Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lượng công việc kế toán ít. Nhưng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở được số lượng tài khoản ít. Ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng. Hệ thống sổ chỉ tiết của phương thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.
Hình thức sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp doanh nghiệp lớn có điều kiện cơ giới hoá. Song do sử dụng riêng sổ nhật ký và sổ cái nên khối lượng ghi chép còn trùng lặp.
Sơ đồ 1.7 – Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Hình thức Nhật ký chung
Sổ Cái TK 152 (TK 611)
Báo cáo Tài chính Bảng tổng hợp N – X - T Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết NVL Sổ nhật ký chung Nhật ký mua hàng Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.2.6.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Giống như hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ, tách rời việc hạch toán chi tiết với hách toán tổng hợp. Việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ được thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ .
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, đặc diểm kinh doanh của doanh nghiệp, dễ làm, dế kiểm tra đối chiếu, dễ phân công khối lượng công việc đều trong tháng. Tuy nhiên, việc ghi chép sổ thường trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ gây nhầm lẫn, khối lượng công việc nhiều.
Sơ đồ 1.8 – Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập, phiếu
xuất… Sổ kế toán chi tiết NVL Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiêm tra
1.2.6.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ
Hình thức hạch toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ. Hình thức này theo dõi việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và các bảng kê, bảng phân bổ.
Hình thức nhật ký chứng từ kế thừa ưu điểm của các hình thức ghi sổ ra đời trước đó. Đây là hình thức này có chuyên môn hoá cao, khối lượng ghi chép giảm đi đáng kể. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cương cho việc ghi chép sổ sách, dảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời. Tuy nhiên, hình thức này có kết cấu, qui mô, loại sổ phức tạp. Do vậy, có khó khăn trong việc cơ giới hoá máy tính và xử lý sổ liệu.
Hình thức này phù hợp các loại hình doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn,
những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu
lao động kế toán thủ công.
Bảng tổng hợp N – X
– T NVL
Báo cáo Tài chính
Sơ đồ 1.9 – Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Hình thức Nhật ký – chứng từ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Báo cáo Tài chính Sổ Cái TK 152 NKCT số 7 Bảng kê số 4, 5, Bảng phân bổ số 2 Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập…. Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 1, 2, 3, … Sổ kế toán chi tiết NVL NKCT số 5 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp N-X-T
