Tùy theo kh i l ng công vi c nhi u hay ít mà m i nhân viên k toán có th đ m nh n m t hay nhi u ph n hành k toán khác nhau. Ch ng h n có th phân chia công vi c nh sau (mô hình đ ngh phòng k toán g m 4 nhân viên, trong đó có 1 th qu ):
- ng đ u là k toán tr ng ph trách chung v công tác k toán trong tr ng. H ng d n các nhân viên trong phòng v các ch đ liên quan đ n công tác k toán, tài chính và th c hi n phân tích, đánh giá.
- K toán t ng h p là ng i h tr công vi c cho tr ng phòng và chuyên trách b ph n l p d toán, k toán thu , k toán ngu n kinh phí, k toán tài s n v t t .
- M t nhân viên k toán ph trách ph n hành k toán v n b ng ti n, các kho n thanh toán,các kho n chi.
K toán tài s n, v t t , ngu n kinh phí B ph n phân tích đánh giá B ph n l p d toán K toán các kho n thu - chi K toán t ng h p, K toán chi phí K toán v n b ng ti n, K toán thanh toán T K TOÁN
3.3.2 T ch c v n d ng ch ng t k toán
Ngoài vi c s d ng các ch ng t th ng nh t ban hành theo quy t đ nh 19/2006/Q – BTC và các v n b n khác có liên quan, đ n v có th c th hóa n i dung c n thi t vào t ng m u ch ng t , thiét k nh ng ch ng t khôgn có trong quy đ nh c a Nhà n c đ ph c v cho vi c thu th p và cung c p thông tin cho nhà qu n tr . n v có th thu th p và cung c p thông tin thông qua h th ng m ng n i b , qua email, fax và các ph ng ti n khác nh m đ m b o tính nhanh và k p th i (ví d b ng thanh toán thu nh p t ng thêm l p theo t ng phòng ban, b ng ch m công đ c theo dõi qua h th ng m ng n i b ; b ng thanh toán ti n làm thêm gi i l p theo t ng phòng ban…)
3.3.3 T ch c v n d ng tài kho n k toán, s k toán
T ch cv n d ng h th ng tài kho n k toán
n v c n c vào h th ng tài kho n do B Tài chính ban hành (theo Q 19/2006/Q -BTC) đ xây d ng các tài kho n chi ti t h n (TK c p 2,3,4…) phù h p v i k ho ch, d toán đã l p và yêu c u cung c p thông tin c a k toán qu n tr . C th :
Các tài kho n: Tài s n c đ nh h u hình (TK211), Tài s n c đ nh vô hình (TK213), hao mòn tài s n c đ nh (TK2141, 2142), ph i tr công ch c, viên ch c (TK 334), chi phí tr tr c (TK 643), chi phí ho t đ ng (TK 661)… m chi ti t cho t ng b ph n chi ho t đ ng.
T ch c v n d ng s k toán
Ngoài vi c s d ng h th ng s chi ti t theo quy đ nh, đ n v có th b sung thêm n i dung ho c thi t k thêm m t s s k toán chi ti t nh m cung c p thông tin c n thi t theo yêu c u qu n lý c a đ n v . Ch ng h n s chi ti t chi ho t đ ng dành cho t ng b ph n v i n i dung chi ti t chi cho ai v i n i dung công vi c c th đ n m b t đ c công vi c chi ti t ,giúp nhà qu n tr qu n lý đ c công vi c th c hi n đ c chi v i m c chi c th là bao nhiêu thu n l i cho vi c đánh giá hi u qu c th c a công vi c.
Ch ng t
N i dung S ti n Chi ra cho các đ i t ng
Ngày S hi u A B C
B ng 3.4: B ng chi ti t chi ho t đ ng đ ngh c a t ng b ph n cho Phòng giáo d c huy n M c Hoá
T ch c v n d ng h th ng báo cáo k toánqu n tr
H th ng báo cáo k toán qu n tr là ph ng ti n truy n đ t thông tin cho các nhà qu n lý, nó c n đ c xây d ng phù h p v i yêu c u cung c p thông tin ph c v cho qu n lý trong n i b đ n v . Các ch tiêu trong báo cáo k toán qu n tr ph i đ c thi t k theo yêu c u qu n lý c a các c p. H th ng báo cáo k toán qu n tr có th bao g m các lo i nh : (1) Báo cáo cung c p thông tin cho vi c l p k ho ch (B ng d toán); (2) Báo cáo th c hi n(báo cáo v phân tích ch nh l ch thu-chi gi a th c t và k ho ch, gi a th c t và đ nh m c, nguyên nhân c a các bi n đ ng); STT N i dung chi Th c t K ho ch nh m c Chênh l ch gi a th c t so v i k ho ch Chênh l ch th c t v i đ nh m c S ti n T l % S ti n T l % T ng c ng
B ng 3.5 : B ng chi ti t các kho nchi ho t đ ng phát sinh gi a th c t so v i k ho ch và đ nh m c đ ngh cho Phòng Giáo d c và ào t o huy n M c Hoá
3.3.4 i v i B tài chính
Hi n nay h th ng k toán đ n v hành chính xây đ ng t ng đ i đ y đ , nh ng ch a đ m b o đ c tính hi u qu c a vi c ki m soát các kho n chi ho t đ ng c a đ n v . hoàn thi n h n n a h th ng k toán đ n v hành chính, tác gi đ a ra m t s ki n ngh đ i v i nhà n c và c quan ch c n ng nh sau:
- Ban hành quy đ nh yêu c u đ n v hành chính p i l p ra k ho ch chi tiêu n i b đi kèm song song v i quy ch chi tiêu n i b .
- Xây d ng h th ng thông tin k toán t đ ng hóa các quy trình tính toán đ đ m b o tính k p th i trong vi c cung c p thông tin cho ng i s d ng. H th ng thông tin k toán đ c đ nh ngh a nh là m t h th ng thông tin trong m t t ch c. H th ng này ch a đ ng quá trình chuy n đ i các s ki n kinh t (các giao d ch k toán) thành các thông tin h u ích (báo cáo) và s d ng ki m soát n i b nh m gi i h n nh h ng c a môi tr ng bên ngoài vào h th ng. c xây d ng trên mô hình qu n lý thông tin ph n h i ho c mô hình qu n lý thông tin đ nh h ng t ng lai và là m t h th ng thông tin ch đ o nên h th ng thông tin k toán thu th p, l u tr , phân tích và cung c p linh ho t các ch tiêu đánh giá, báo cáo đánh giá trách nhi m và thành qu ho t đ ng đ n t ng phòng ban, quy trình, cá nhân trong t ch c.
3.3.5 i v i Phòng giáo d c huy n M c Hóa
- l p đ c m t d toán ngân sách đ y đ và hi u qu đòi h i cán b và nhân viên liên quan c n ph i có ki n th c v l nh v c k toán,công tác l p k ho ch và d toán.
- l p d toán m t cách h p lý và có c s khoa h c, đ ng th i giúp các nhà qu n lý ki m soát đ c chi phí c n ph i xây d ng m t h th ng đ nh m c kinh t k thu t tiên ti n phù h p v i tình hình th c t c a đ n v .
- Ngoài vi c đ nh l ng k t qu b ng cách thông qua h th ng k toán các trung tâm trách nhi m, đ n v còn ph i thi t l p h th ng khuy n khích v t ch t
đ đ ng viên các c p qu n lý trong t ch c quan tâm h n đ n k t qu ho t đ ng c a đ n v .
- Mu n ki m soát ch t l ng toàn di n thì ph i t p trung vào nhóm chi phí phòng ng a b ng cách:
+ ào t o b i d ng cán b , viên ch c các ki n th c k n ng v tiêu chu n qu n lý ch t l ng toàn di n, t ch c th c hi n, đánh giá n i b , phân tích, th ng kê, đánh giá k t qu .
+ Xây d ng h th ng tài li u phù h p v i quy trình ki m soát ch t l ng toàn di n.
+ H tr ph ng ti n, c s v t ch t theo yêu c u: v n phòng ph m, t , k , bìa đ ng h s …
- i v i nhân viên k toán ngoài vi c ph i ch p hành các ch đ , chính sách v tài chính k toán còn ph i tuân th đ o đ c ngh nghi p, ph i th ng xuyên b i d ng, nâng cao trình đ chuyên môn nghi p v .
- Và cu i cùng, đi u quan tr ng là c n nâng cao nh n th c và trình đ qu n lý v l nh v c tài chính k toán cho các nhà qu n lý đ các nhà qu n tr bi t yêu c u b ph n k toán cung c p nh ng thông tin thích h p đ ng th i ph i có ki n th c phân tích và s d ng thông tin.
Tác gi đã tr c ti p th c hi n ph ng v n xin ý ki n c a Tr ng phòng v n i dung hoàn thi n h th ng k toán t i đ n v (Ph l c 07) và đã nh n đ c s đ ng tình t phía lãnh đ o Phòng Giáo d c huy n M c Hoá.
K T LU N CH NG 3
T th c tr ng v h th ng k toán t i Phòng Giáo d c huy n M c Hóa cho th y h th ng k toán t i đ n v v n còn nh ng h n ch trong vi c ki m soát chi ho t đ ng, vì v y trong ph n lu n này đã nêu ra m t s n i dung đ hoàn thi n h th ng k toán có th v n d ng trong các đ n v hành chính , đó là vi c phân tích chi ho t đ ng và l p d toán ngân sách,ki m soát chi ho t đ ng và đo l ng thành qu giúp nâng cao hi u qu ki m soát các kho n chi ho t đ ng t i đ n v.
th c hi n đ c các n i dung trên trong ph n này lu n v n c ng nêu lên các gi i pháp xây d ng b máy k toán trong đó k t h p hài hòa k toán qu n tr và k toán tài chính, ngoài ra c ng c n ph i có nh ng gi i pháp h tr nh chính sách c a Nhà n c, c a các n i đào t o nhân l c k toán và cu i cùng là nâng cao nh n th c c a nhà qu n lý.
K T LU N
K toán đóng vai trò quan tr ng trong t ch c nh ng hi n nay h th ng k toán t i các đ n v hành chính v n ch a đ t đ c hi u qu cao trong vi c ki m soát các kho n chi ho t đ ng. Và Chính ph đang giao quy n t ch , t ch u trách nhi m t ch c b máy, biên ch và tài chính đ i v i các đ n v hành chính ra đ i vì v y tác gi đã l a ch n đ tài “hoàn thi n h th ng k toán đ ph c v công tác ki m soát các kho n chi ho t đ ng trong khu v c hành chính –Tr ng h p phòng giáo d c huy n M c Hóa” đ tìm hi u nh ng lý thuy t k toán làm n n t ng cho vi c hoàn thi n h th ng k toán t i đ n v. Tìm hi u th c tr ng c a công tác k toán t i đ n v t đó đ a ra s c n thi t khi hoàn thi n h th ng k toán đ ki m soát các kho n chi ho t đ ng đ n v v i các v n đ tr ng tâm nh l p d toán chi,ki m soát chi ho t đ ng và đo l ng thành qu chi ho t đ ng. Và hi n t i v i các n i dung này Phòng Giáo d c và đào t o huy n M c Hoá ch m i d ng l i tính hình th c đ l p báo cáo cho qu n lý mà ch a có công tác phân tích s li u, thông tin. Sau khi tác gi tìm hi u tình hình c a đ n v đã đ a ra nguyên nhân c a nh ng h n ch đ ng th i c ng đ a ra các gi i pháp c th áp d ng t i đ n v nh h th ng tài kho n, s sách, ch ng t , báo cáo k toán qu n tr đ cung c p thông tin cho nhà qu n lý và cu i cùng là đ ngh đ i v i các c p ch quan khi hoàn thi n h th ng k toán t i đ n v .
1. B tài chính, Quy t đ nh 19/2006/Q -BTC ngày 30/03/2006
2. Chính ph n c CHXHCN Vi t Nam, Ngh đ nh 43/2006/N -CP ngày 25/04/2006
4. Chính ph n c CHXHCN Vi t Nam ,Ngh nh 130/2005/N -CP ngày 17/10/2005
5. Nguy n Th Hoàng Quyên, 2005, Hoàn thi n quy ch chi tiêu n i b tr ng Trung H c Kinh t K Thu t Kiên Giang, Lu n v n th c s kinh t TP.HCM
6. Qu c h i n c c ng hoà xã h i ch ngh a Vi t Nam, Lu t Ngân sách
ban hành ngày 16/06/2002
7. Qu c h i n c c ng hoà xã h i ch ngh a Vi t Nam, Lu t K toán ban
hành ngày 17/06/2003
8. Lâm Th Th o Trang, 2013, Hoàn thi n n i dung t ch c công tác k toán t i các đ n v s nghi p giáo d c đ i h c thu c đ i h c qu c gia TP.HCM,
Lu n v n th c s Kinh t TP.HCM
9. Tr n H ng Hà, 2006, Qu n lý tài chính các đ n v hành chính s nghi p
có thu –t i t nh Bình Thu n, Lu n v n th c s Kinh t TP.HCM.
10. Thông t liên t ch s 47/2011/TTLT-BGD T-BNV ngày 19/10/2011 11. Tr n Hoàng Tâm, 2013, Hoàn thi n h th ng k toán áp d ng cho các đ n v s nghi p có thu Vi t Nam, Lu n v n th c s kinh t TP.HCM.
12. Võ V n Nh - Mai Hoàng Minh, 2009, H ng d n th c hành K toán đ n v hành chính s nghi p,Nhà xu t b n Giao thông v n t i
Ti ng Anh
1. Robert S.Kaplan & Anthony A.Atkinson. Advanced Management Accouting, Prentice Hall international. Inc, third edition, 1998
2. R.H Parker, Dictionary of Accounting, second edition, 1992.
3. Rowan Jones with MW Pendledury, Public Sector Accounting, sixth edition, 2010.
Internet
1. Ch c n ng nhi m v c a Phòng Giáo d c và đào t o Huy n , 2011,[Online] Available at: http://laocai.gov.vn/sites/simacai/bomaytochuc/cac phongbantructhuoc/phonggiaoducvadaotao/Trang/20111014111146.aspx
THÔNG T LIÊN T CH
H ng d n v ch c n ng, nhi m v , quy n h n, c c u t ch c và biên ch c a S Giáo d c và ào t o thu c y ban nhân dân t nh, thành ph tr c thu c Trung ng, Phòng Giáo d c và ào t o thu c y ban nhân dân huy n, qu n,
th xư, thành ph thu c t nh
___________________
C n c Ngh đ nh s 178/2007/N -CP ngày 03 tháng 12 n m 2007 c a Chính ph quy đ nh ch c n ng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a B , c quan ngang B ;
C n c Ngh đ nh s 32/2008/N -CP ngày 19 tháng 3 n m 2008 c a Chính ph quy đ nh ch c n ng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a B Giáo d c và ào t o;
C n c Ngh đ nh s 48/2008/N -CP ngày 17 tháng 4 n m 2008 c a Chính ph quy đ nh ch c n ng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a B N i v ;
C n c Ngh đ nh s 13/2008/N -CP ngày 04 tháng 02 n m 2008 c a Chính ph quy đ nh t ch c các c quan chuyên môn thu c y ban nhân dân t nh, thành ph tr c thu c Trung ng; B N I V ________________ c l p - T do - H nh phúc __________________ S : 47/2011/TTLT-BGD T-BNV Hà N i, ngày 19 tháng 10 n m 2011
C n c Ngh đ nh s 21/2010/N -CP ngày 08 tháng 3 n m 2010 c a Chính ph v qu n lý biên ch công ch c;
C n c Ngh đ nh s 115/2010/N -CP ngày 24 tháng 12 n m 2010 c a Chính ph quy đ nh trách nhi m qu n lý nhà n c v giáo d c;