2.1. Yêu cầu đối với các quyết định quản lý
Quyết định quản lý chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đảm bảo các yêu cầu sau: 2.1.1. Yêu cầu về tính hợp pháp
Quyết định quản lý là hành vi của tập thể hoặc cá nhân nhà quản lý nên nó phải tuân theo pháp luật và người ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tính hợp pháp của quyết định quản lý thể hiện:
- Quyết định được đưa ra trong phạm vị thẩm quyền của tổ chức, cá nhân. - Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định.
- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức. 2.1.2. Yêu cầu về tính khoa học
Các quyết định có tính khoa học là các quyết định phù hợp với lý luận và thực tiễn khách quan. Yêu cầu về quyết định quản lý có tính khoa học thể hiện:
- Phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức.
- Phù hợi với quy luật, xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoa học. - Quyết định được đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học.
- Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định. 2.1.3. Yêu cầu về tính hệ thống (thống nhất)
Tính hệ thống của quyết định quản lý phải đảm bảo:
- Các quyết định quản lý được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định.
- Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược nhau và phủ định nhau. Quyết định nào đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp cần phải loại bỏ.
2.1.4. Yêu cầu về tính tối ưu
Yêu cầu về tính tối ưu của quyết định quản lý đòi hỏi phương án mà quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án thỏa mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của các thành viên và các cấp trong tổ chức.
2.1.5. Yêu cầu về tính linh hoạt
Yêu cầu về tính linh hoạt đòi hỏi các quyết định quản lý phải phản ánh được mọi nhân tố mới, phản ánh được tính thời đại, môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. Tính linh hoạt của quyết định còn đòi hỏi việc xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa.
2.1.6. Yêu cầu về tính hiệu lực (phạm vi, thời gian, đối tượng tác động)
Các quyết định quản lý phải có tính hiệu lực, tức là phải có thời gian ban hành, thời gian thực hiện, đối tượng và phạm vi điều chỉnh phải rõ ràng cụ thể.
2.2. Hình thức của các quyết định quản lý 2.2.1. Hình thức phi văn bản
Các quyết định quản lý phi văn bản thường là những quyết định có phạm vi hẹp, được sử dụng một lần, không cần lưu lại, tính trách nhiệm của người đưa ra quyết định không cao hoặc vì lý do bảo mật nên không viết thành văn bản.
Hình thức phi văn bản được hiểu là tất cả những tín hiệu ngoài văn bản thể hiện sự quyết định của tập thể hoặc cá nhân các nhà quản lý về một vấn đề nào đó của tổ chức.
2.2.2. Hình thức văn bản
Đây là hình thức biểu hiện chủ yếu và quan trọng của quyết định quản lý. Nội dung của quyết định quản lý được trình bày dưới dạng một văn bản. Văn bản đó được xem là văn bản quyết định hay văn bản quản lý.
Trong quản lý, văn bản quản lý vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện để truyền đạt, tổ chức và thực hiện. Có nhiều loại quyết định khác nhau, vì vậy tập hợp các loại văn bản quyết định đó tạo thành hệ thống văn bản quyết định.
Văn bản của các quyết định quản lý có vai trò quan trọng:
- Là phương tiện để truyền đạt chính xác, đầy đủ nội dung của các quyết định quản lý tới đối tượng quản lý.
- Là phương tiện để lưu trữ và sử dụng quyết định thuận lợi.
- Là phương tiện để kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của tổ chức. - Là phương tiện để xác định trách nhiệm của người đưa ra quyết định. 3. ĐIỀU KIỆN RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
3.1. Cơ sở của việc ra quyết định quản lý
Một quyết định quản lý chỉ được đảm bảo khi chủ thể ra quyết định căn cứ trên những cơ sở và điều kiện sau:
3.1.1. Căn cứ hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức
Phương án được lựa chọn để ra quyết định phải là phương án đáp ứng cao nhất việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Việc xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc đề ra quyết định quản lý, mục đích và mục tiêu là cơ sở để xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án quyết định.
Mặt khác, trong mỗi tổ chức, các quyết định được đề ra ở các cấp, các bộ phận khác nhau. Mục tiêu của mỗi cấp, mỗi bộ phận là cơ sở để đưa ra quyết định thuộc thẩm quyền của cấp đó. Tuy nhiên, hệ thống mục tiêu không chỉ có tính phân cấp mà còn có quan hệ tương tác với nhau. Vì vậy, các quyết định quản lý được đề ra ở cấp dưới phải nhằm thực hiện mục tiêu của cấp trên. Các quyết định của cấp trên khuyến khích cấp dưới ra quyết định theo hướng mục tiêu của mình.
3.1.2. Căn cứ hệ thống luật pháp và thông lệ xã hội
Các quyết định quản lý phải phù hợp với pháp luật hiện hành, vì vậy, khi lựa chọn các phương án quyết định thì phương án nào trái với pháp luật cần phải loại bỏ. Hệ thống pháp luật được thể hiện thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Khi đưa ra quyết định quản lý cần phải căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật này. Pháp luật là hành lang, là giới hạn pháp lý của các quyết định quản lý. Giới hạn này được xem xét trên hai khía cạnh: một là, quyền hạn của người ra quyết định; hai là, nội dung của quyết định không trái với quy định của pháp luật. Một quyết định quản lý không đảm bảo hai khía cạnh này của pháp luật đều xem là không hợp pháp, cần được đình chỉ, sửa đổi hoặc bãi bỏ.
Ngoài văn bản pháp luật, quyết định quản lý còn dựa vào các thông lệ xã hội đang tồn tại và chi phối các hành vi của tổ chức như phong tục, tập quán, đạo đức, lối sống, tâm lý tình cảm, tôn giáo... , trong đó văn hóa tổ chức nói chung, truyền thống tập thể nói riêng có ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định quản lý.
3.1.3. Căn cứ thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức
Trong quá trình hoạt động tổ chức luôn có những việc đạt được hoặc chưa đạt được, có những thuận lợi hoặc khó khăn, những ưu điểm hoặc hạn chế. Đó chính là thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức. Thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức có thể là các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực; có thể là thế và lực của tổ chức; cũng có thể là hệ thống luật pháp của Nhà nước, thái độ của tập thể và của dân chúng, môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Trong hoạt động quản lý không phải lúc nào người ra quyết định cũng hiểu hết được thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức, đặc biệt là các yếu tố hạn chế. Vì vậy, các phương án nhằm để phát huy những kết quả đạt được khắc phục những yếu tố hạn chế thường là những phương án được lựa chọn để quyết định.
3.1.4 Căn cứ năng lực và phẩm chất của người ban hành quyết định
Năng lực và phẩm chất của người quản lý có ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định quản lý. Những người có năng lực và phẩm chất tốt sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, ngược lại quyết định sẽ dễ bị sai lầm. Để các quyết định quản lý đáp ứng được yêu cầu cơ bản về tính hợp lý và hợp pháp người quản lý phải có năng lực và phẩm chất tốt, điều này liên quan đến việc đề bạt cán bộ lãnh đạo và quá trình đào tạo, bồi dưỡng và rèn luyện của họ.