2.5.1.1. Khái niệm chi phí
Chi phí là một khái niệm kinh tế, chi phí là giá trị của nguồn lực bị mất đi của tổ chức để đạt được một mục đích nào đó [9]. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả. Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng... hoặc phi vật chất như kiến thức, dịch vụ…
Đối với nhà quản trị, chi phí là mối quan tâm hàng đầu vì chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát và đưa chi phí xuống mức thấp nhất có thể. Để làm được điều này thì nhà quản trị phải xác định được các phương pháp phân loại chi phí, các phương pháp tập hợp chi phí, cách xác định các trung tâm chi phí để có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động của nhà quản trị.
2.5.1.2. Phân loại chi phí
Chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nhưng cuối cùng cũng không nằm ngoài mục đích là nhằm kiểm soát và giảm chi phí để phục vụ cho quá trình quản trị cho các hoạt động của tổ chức.
Phân loại theo chức năng:
Chi phí sản xuất (manufacturing costs): là những khoản chi phí phát
sinh ở những phân xưởng sản xuất, trong các bộ phận sản xuất, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Trong các doanh nghiệp thương mại thì không có chi phí sản xuất mà thay vào đó là chí phí hàng mua (giá vốn), nó bao gồm giá mua và chi phí mua. Giá mua và chi phí mua là chi phí sản phẩm trong doanh nghiệp thương mại.
Chi phí ngoài sản xuất (Non-manufacturing costs): là những chi phí
lý chung và tiêu thụ sản phẩm, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp [3].
Phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính:
Chi phí thời kỳ (period costs): là những chi phí phát sinh ở kỳ nào thì
có thể đưa hết vào trong chi phí của kỳ đó, được sử dụng để tạo ra doanh thu trong kỳ hiện hành và không liên quan đến quá trình sản xuất. Chi phí thời kỳ bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí sản phẩm (product costs): là những chi phí liên quan đến việc
sản xuất hoặc mua sản phẩm, hàng hóa. Chi phí sản phẩm được dùng để đánh giá thành phẩm, hàng hóa tồn kho cho đến khi chúng được bán.
Phân loại theo tính chất chi phí:
Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được:
Chi phí kiểm soát được (controlled costs): là những chi phí mà nhà
quản trị có thể kiểm soát và có quyền ra quyết định về khoản chi phí đó.
Chi phí không kiểm soát được (Non-controlled costs): là những chi phí
mà nhà quản trị không thể kiểm soát và tác động đến khoản chi phí đó.
Chi phí trực tiếp - chi phí gián tiếp:
Chi phí trực tiếp (direct costs): là những chi phí phát sinh gắn liền trực
tiếp từng đối tượng, từng sản phẩm, từng bộ phận và có thể tính thẳng và tính toàn bộ cho đối tượng đó như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí gián tiếp (indirect costs): là những chi phí phát sinh mang tính
chất chung của tổng thể không thể tách riêng cho từng đối tương, không thể tính thẳng toàn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ.
Chi phí cơ hội (opportunity cost): Trong hoạt động kinh doanh, bất kỳ một khoản mục chi phí nào phát sinh đều được phản ánh và theo dõi trên các sổ sách kế toán. Tuy nhiên, có một loại chi phí hoàn toàn không được phản ánh trên sổ sách kế toán nhưng lại rất quan trọng, cần được xem xét đến mỗi khi nhà quản trị lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư. Đó là chi phí cơ hội, chi phí cơ hội là khoản lợi ích thu nhập bị mất đi do chọn phương án này mà hủy bỏ phương án khác.
Chi phí thích đáng - chi phí không thích đáng:
Chi phí thích đáng (relevant costs): là chi phí có thể hạn chế được, có
thể tránh được trong phương án mà nhà quản trị quyết định lựa chọn.
Chi phí không thích đáng (irrelevant costs): là loại chi phí không thể
hạn chế được, hoặc tránh được trong phương án mà nhà quản trị lựa chọn. Chi phí không thích đáng có hai loại:
Chi phí lặn (sunk costs): là chi phí đã phát sinh trong quá khứ. Chi phí lặn không thể tránh được. Vì vậy, trong việc lựa chọn các phương án khác nhau, chi phí này không được đưa vào xem xét, nó không thích hợp cho việc ra quyết định.
Chi phí tương lai không chênh lệch (committed costs): Trong quá trình ra quyết định, nhà quản lý thường phải so sánh nhiều phương án khác nhau. Tất nhiên, sẽ phát sinh các chi phí gắn liền với phương án đó. Các nhà quản lý thường so sánh các chi phí phát sinh trong các phương án khác nhau để đi đến quyết định là chọn một phương án. Có những khoản chi phí không có sự chênh lệch
giữa các phương án do đó nó không thích hợp cho việc ra quyết định.
Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí:
Chi phí khả biến (variable costs): là những chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của mức độ hoạt động. Chi phí khả biến tính cho từng đơn vị hoạt động lại ổn định. Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có hoạt động.
Chi phí khả biến tuyến tính: là chi phí biến động theo cùng một tỉ lệ
với sự biến động của mức độ hoạt động.
Chi phí khả biến cấp bậc: là những chi phí thay đổi khi có sự thay đổi
đủ lớn và rõ ràng của mức độ hoạt động.
Chi phí bất biến (fixed costs): là những chi phí không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhưng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì chi phí bất biến thay đổi.
Chi phí bất biến bắt buộc: là những chi phí không thay đổi trong dài
hạn, nó tồn tại không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của người quản trị, nó tồn tại ở mọi mức độ hoạt động, gắn liền với cơ cấu tổ chức bộ máy như chi phí khấu hao hay phần lớn những chi phí phục vụ cho quá trình tổ chức và điều hành. Chi phí này có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến không cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hay sản xuất bị gián đoạn.
Chi phí bất biến không bắt buộc: là những chi phí không đổi trong
ngắn hạn nhưng có thể thay đổi trong từng chương trình, từng mục tiêu ngắn hạn của nhà quản trị, ví dụ chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học. Chi phí này có bản chất ngắn hạn và trong một vài trường hợp có thể cắt giảm được.
Chi phí hỗn hợp (mixed costs): là chi phí vừa mang yếu tố khả biến vừa mang yếu tố bất biến. Trong một mức độ hoạt động nào đó, tổng chi phí hỗn hợp không thay đổi nhưng nếu vượt qua mức độ hoạt động đó thì chi phí hỗn hợp sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động.
Phân loại chi phí theo cách ứng xử cho chúng ta "Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí", đây là báo cáo cung cấp những thông tin để phục vụ cho quá trình ra quyết định và điều hành. Theo công thức sau:
Doanh thu - Chi phí khả biến = Số dư đảm phí
Số dư đảm phí - Chi phí bất biến = Lợi nhuận
2.5.1.3. Phương pháp tập hợp chi phí
Có hai phương pháp là phương pháp trực tiếp và phương pháp phân bổ. Phương pháp trực tiếp: áp dụng cho trường hợp chi phí phát sinh chỉ liên quan đến một đối tượng chịu chi phí. Nghĩa là chi phí thuộc đối tượng nào sẽ được tập hợp trực tiếp vào đối tượng đó.
Phương pháp phân bổ: cho trường hợp ngược lại là chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí nhất là những chi phí ở bộ phận phục vụ. Nên phải phân bổ chi phí theo các tiêu chí sau: giờ công, giờ máy hoạt động, diện tích sử dụng...
Các bộ phận trong doanh nghiệp phải bao gồm hai loại: các bộ phận chức năng và các bộ phận phục vụ.
Các bộ phận chức năng là những bộ phận thực hiện những nhiệm vụ chính của công ty như các phân xưởng sản xuất trong công ty sản xuất chế biến...
Các bộ phận phục vụ là những bộ phận phục vụ cho hoạt động của các bộ phận chức năng và các bộ phận phục vụ khác, như phân xưởng điện, sửa chữa, phòng kế toán, phòng tổ chức, phòng kế hoạch...Bộ phận phục vụ để hoạt động cũng cần chi phí do đó cần phải phân bổ chi phí của bộ phận này vào bộ phận chức
năng để xác định đúng tổng chi phí cho từng sản phẩm hay từng hoạt động của bộ phận chức năng.
Có hai phương pháp được sử dụng để phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ, được gọi là phương pháp trực tiếp và phương pháp bậc thang:
Phương pháp trực tiếp: là một phương pháp phân bổ đơn giản, nó bỏ qua tất cả các chi phí về các dịch vụ giữa các bộ phận phục vụ lẫn nhau và phân bổ tất cả các chi phí cho các bộ phận chức năng. Tiêu thức phân bổ có thể dựa trên số giờ lao động, diện tích sử dụng... của từng bộ phận.
Phương pháp bậc thang: là phương pháp phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ không chỉ cho bộ phận chức năng mà còn phân bổ cho các bộ phận phục vụ khác. Việc phân bổ được tiến hành theo trình tự bắt đầu từ bộ phận phục vụ có chi phí phát sinh lớn nhất đến các bộ phận phục vụ có chi phí phát sinh nhỏ hơn, và không được phân bổ theo trình tự ngược lại.
Hình 2.1: Mô hình phương pháp phân bổ bậc thang
Bộ phận phục vụ A Bộ phận phục vụ B Bộ phận phục vụ C Bộ phận hoạt động 1 Bộ phận hoạt động 2 Bộ phận hoạt động 3
2.5.1.4. Tính giá thành sản phẩm
Tính giá thành sản phẩm có ba cách chính đó là:
Tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế.
Tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính.
Tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức.
Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng các cách trên.