SÁCH VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC MIỀN BẮC 3.1 Khái quát môi trƣờng kinh doanh
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc
ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc
Hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn là một trong những chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả năng lực sản xuất của Công ty, là thước đo so sánh giữa chi phí mà Công ty bỏ ra so với lợi nhuận đem về. Nâng cao hiệu quả tài sản ngắn hạn luôn là mục tiêu mà Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc hướng tới. Sau khi đánh giá những thuận lợi và khó khăn của việc sử dụng tài sản ngắn hạn cũng như xem xét các chỉ tiêu đánh giá ở trên, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc trong những giai đoạn tới.
Hoàn thiện các chính sách quản lý tài sản ngắn hạn 3.2.1.
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu 3.2.1.1.
Quản lý khoản phải thu luôn là vấn đề quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Đối với Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc, các khoản phải thu của Công ty luôn tăng và chiếm con số lớn trong giai đoạn 2011 - 2013. Việc tăng lên của các khoản phải thu kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí như chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi vay do doanh nghiệp thiếu vốn vì bị khách hàng chiếm dụng…. Việc tăng các khoản phải thu sẽ làm tăng rủi ro cho Công ty nếu các khoản nợ khó đòi không thể thu hồi do khách hàng không đủ khả năng trả nợ, dẫn tới nợ xấu cho Công ty. Chính sách quản lý các khoản phải thu chặt chẽ và hợp lý sẽ thu hồi các khoản phải thu ổn định hơn và mang lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty qua mỗi năm. Công ty nên có một số chiến lược quản lý khoản phải thu như sau:
Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc cần xác định rõ ràng thời hạn thanh toán cũng như tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán của Công ty lên sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm và thu hút khách hàng hơn làm tăng doanh thu. Việc khách hàng thanh toán trước sẽ làm giảm chi phí thu hồi nợ của Công ty nhưng việc đó sẽ làm giảm số tiền thực thu của Công ty do mất một khoản cho khách hàng hưởng chiết khấu. Chính vì vậy Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc cần phải tính toán kỹ tỷ lệ chiết khấu để không làm giảm số tiền thực thu của mình đi quá nhiều mà vẫn thu hút được khách hàng.
Với các khoản nợ phải thu đến hạn thì Công ty nên chủ động yêu cầu khách hàng hoàn trả số tiền nợ và hoàn tất hóa đơn chứng từ bằng cách gọi điện, liên lạc trực tiếp với khách hàng nợ để yêu cầu và đưa ra những lời nhắc nhở về ngày thu nợ, nhằm
phục vụ thanh toán sao cho thu hết, thu đủ theo đúng thời hạn tín dụng quy định. Thực hiện thu nợ dứt điểm tránh nợ chuyển thành nợ khó hạn, nợ khó đòi làm gia tăng chi phí quản lý khoản nợ này. Khi các khoản nợ phải thu quá hạn, Công ty cần có các chính sách khuyến khích khách hàng trả nợ bằng các biện pháp như: chiết khấu, giảm giá… Tuy nhiên Công ty không nên bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp. Với các khoản nợ khó đòi, Công ty nên tập trung thu hồi đủ số tiền ban đầu, không chấp nhận bán hàng theo phương thức bán hàng chậm trả, kiên quyết thu tiền ngay đối với những khách hàng đã không chịu thanh toán nợ từ kỳ trước.
Xây dựng các chính sách tín dụng để quản lý nợ và khoản phải thu
Để quản lý và sử dụng hiệu quả các khoản phải thu thì điều quan trọng nhất là quản lý thật tốt các khoản phải thu khách hàng, nghĩa là phải đưa ra các chính sách bán hàng và thu hồi nợ hợp lý để kích thích khách hàng thanh toán nhanh, tránh bị chiếm dụng vốn, sinh ra nợ xấu cho Công ty. Đồng thời, Công ty cũng nên cân nhắc việc trả trước cho người bán để phù hợp với tình hình hiện tại và để đủ lượng vốn bằng tiền tối thiểu để phục vụ các quá trình sản xuất trong Công ty. Để đảm bảo khi cung cấp các sản phẩm cho khách hàng sẽ thu được tiền trong một thời gian nhất định, tránh bị nợ xấu, Công ty nên áp dụng một số quy định, chính sách đối với khách hàng:
Nếu khách hàng đặt cọc, ứng trước một khoản tiền nhất định tỷ lệ với số hàng thì công ty sẽ tiến hành xem xét, đánh giá mức độ uy tín của khách hàng thông qua khả năng thanh toán, tình hình hoạt động của khách hàng đó để đánh giá mức độ an toàn khi cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Đây là công đoạn rất quan trọng và đòi hỏi sự cẩn thận của những nghiên cứu khách hàng trong Công ty.
Từ việc đánh giá đúng vị thế tín dụng của khách hàng, Công ty có thể đưa ra các chính sách hợp lý cho từng khách hàng về tỷ lệ chiết khấu. Tùy theo từng khách hàng mà có thể được hưởng từ 1,2 hoặc 3% chiết khấu nếu trả tiền trong thời gian 10 ngày kể từ ngày giao hàng, hoặc trả 100% số tiền trong vòng 45, 60 ngày. Ngoài ra, để phòng ngừa các khoản phải thu khó đòi với số lượng lớn, ngoài tìm hiểu kĩ về khách hàng của mình, Công ty nên thực hiện phương thức kiểm soát khoản phải thu bằng cách ủy quyền cho các ngân hàng và các tổ chức tín dụng tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ. Đối với các khách hàng không đủ khả năng trả nợ hoặc cố tình kéo dài thời gian trả nợ quá dài so với số ngày quy định thì Công ty có thể nhờ cơ quan pháp luật và các đơn vị chức năng xử lý.
Hoàn thiện công tác quản lý tiền mặt 3.2.1.2.
Tiền mặt là tài sản ngắn hạn có khả năng sinh lời thấp, dễ mất mát trong quá trình lưu trữ và sử dụng. Nhưng việc nắm giữ tiền mặt nhiều lại có lợi thế thanh toán, đảm bảo giao dịch hàng ngày của các doanh nghiệp. Vì thế việc tính toán sao cho có
một lượng tiền mặt hợp lý luôn là vấn đề được chú ý nhiều nhất trong các doanh nghiệp. Do vậy Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc cũng cần phải dự kiến lượng tiền mặt Công ty cần trong tương lai một cách chính xác. Để cho thấy nhu cầu tiền mặt trong tương lai, giúp Công ty có định hướng dự trữ đủ lượng tiền mặt cần thiết, không lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán, hoặc là phải huy động tiền từ những nguồn có chi phí cao để bù đắp.
Tiền lương cơ bản của công nhân viên cần phải thay đổi theo vị trí, cấp bậc, loại công việc mà nhân viên thực hiện trong Công ty. Tiến hành phân loại các vị trí và mức lương thích hợp tại thời điểm Công ty bắt đầu quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền trợ cấp,… cũng cần tiến hành phân loại giống như lương cơ bản. Nên chi trả thêm một tỷ lệ phần trăm cho các công nhân viên đi làm trong ca đêm cũng như cung cấp các phụ cấp cho các công việc nặng nhọc như khuân vác trong kho,… một khoản cố định tăng thêm trên mức lương cơ bản.
Đồng thời, Công ty cũng nên sử dụng những nhân viên thời vụ, vừa có thể đáp ứng khối lượng công việc lớn vào vụ sách từ tháng 4 đến tháng 9 hàng năm, vừa có thể giảm thiểu chi phí tiền chi trả cho công nhân viên. Bởi vào những giai đoạn không phải vụ sách, khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau, khối lượng công việc không nhiều, số lượng nhân viên tại các cửa hàng trực thuộc Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc thường dư thừa và thường không có nhiều việc để làm. Vì vậy, nhân viên thời vụ cũng là một phương án tốt nhằm giảm bớt chi phí.
Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho 3.2.1.3.
Sử dụng nguyên vật liệu trong kho hợp lý là yêu cầu thiết của mọi doanh nghiệp trong quy trình sản xuất, tránh để dư thừa và lãng phí không cần thiết. Thông qua các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu, công tác quản lý sát sao để xác định được định mức và thiết lập các mối quan hệ với nhà cung ứng đầu vào để có thể mua sắm.
Công tác xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Xây dựng định mức cụ thể
cho từng khâu trong quá trính sản xuất. Việc xây dựng định mức này sẽ giúp Công ty quản lý dễ dàng các nguồn nguyên vật liệu, nâng cao ý thức trách nhiệm trong từng bộ phận sản xuất. Do vậy việc quản lý toàn diện hơn, giúp Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục miền Bắc tiết kiệm được chi phí, tránh sự lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Cần tiến hành kiểm tra định mức tiêu hao để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp khi sản xuất kinh doanh.
Xác định mức nguyên vật liệu trong kho: Đó chính là việc xác định mức nguyên liệu dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và không làm ứ đọng vốn của Công ty. Bên cạnh đó, việc xác định với mỗi loại nguyên vật liệu
có khối lượng dự trữ cụ thể kết hợp với các phương pháp quản lý các nguyên liệu này phù hợp. Do đó cần có các phương pháp xác định lượng dự trữ thường xuyên cho các nguyên vật liệu trên để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường giữa khoảng mua sắm nguyên vật liệu.
Công tác mua sắm nguyên vật liệu: Việc mua sắm này không chỉ đơn thuần là
đi chọn và mua, mà Công ty cũng cần phải tìm hiểu các nhà cung cấp các nguyên liệu, đàm phán về giá cả, phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp sẽ cung cấp ổn định cho Công ty và khi có biến động về giá cả thì nhà cung cấp ko tự ý thay đổi về giá cả. Khi Công ty cần phải có được nguồn nguyên liệu luôn. Ngoài ra, Công ty cũng thiết lập với nhiều nhà cung ứng để tránh tình trạng bị phụ thuộc và ép giá. Khi lập kế hoạch cho việc mua sắm Công ty cũng cần chú ý:
Nêu rõ chủng loại, quy cách nguyên vật liệu trong từng thời gian cụ thể.
Chỉ rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng, thời gian sử dụng nguyên vật liệu. Kiểm kê phân loại các nguyên vật liệu.
Ngoài việc quản lý nguyên vật liệu trên giấy tờ sổ sách Công ty cần có những các thức quản lý nguyên vật liệu đó là trực tiếp kiểm kê, phân loại khi nhập kho. Công việc này cần phải được thực hiện tốt ngày từ đầu. Vì khi thực hiện tốt công việc này thì công tác quản lý bảo quản sau này gặp nhiều thuận lợi. khi cần cho sản xuất có thể đễ dành vận chuyển và vào sổ lại lượng tồn kho.
Lập dự phòng hàng tồn kho: Đây là công tác cần thiết nó làm cho công tác sản
xuất được ổng định, lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt. Công việc này đòi hỏi phải đánh giá phân loại và kiểm kế, giá cả thực tế trên thị trường. để có những dự đoán chính xác, giúp phòng kế toán có thể dụ trù ngân sách cho việc mua sắm vật tư. Từ đó công tác cung cấp và sử dụng mới kip thời, không gây ứ đọng vốn.
Nâng cao trình độ cán bộ quản lý 3.2.2.
Con người là nhân tố quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Sách và thiết bị giáo dục miền Bắc, người công nhân có nhiệm vụ trực tiếp biến các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra, cán bộ quản lý có chuyên môn, kinh nghiệm mới đưa ra quyết định một cách khoa học chính xác, đem lại hiệu quả kinh tế cao. Các phòng ban tổ chức năng có nhiệm vụ điều hoà, phối hợp các hoạt động các phòng ban với nhau trong Công ty. Việc nâng cao trình độ quản lý đặc biệt là trình độ chuyên môn là vấn đề vô cùng quan trọng.
Đối với cán bộ lãnh đạo, họ đều là những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, một số người đã qua đào tạo bài bản, một số người trưởng thành từ công nhân qua kinh nghiệm học hỏi rồi phấn đấu lên. Chính vì vậy mà thời điểm hiện nay có thể vẫn đáp ứng được yều cầu lãnh đạo nhưng trong tương lai cần một ban lãnh đạo có tầm nhìn xa
trông rộng, nhanh nhạy với thời cuộc. Cần tìm kiếm những nhân viên trẻ có trình độ, đạo đức, nhiệt tình để bồi dưỡng dần dần đưa họ vào các vị trị phó phòng, trưởng phòng, để xây dựng lên đội ngũ kế cận năng động sáng tạo. Đối với nhân viên quản lý, thì Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn để bổ xung kiến thức, đặc biệt là các kiến thức công nghệ thông tin. Tạo điều kiện, khuyến khích nhân viên đi học thêm các lớp ở bên ngoài.
Nâng cao trình độ cán bộ kỹ thuật 3.2.3.
Đối với nhân viên kỹ thuật, trình độ của họ quyết định trực tiếp tới việc sử dụng máy móc thiết bị trong Công ty từ đó quyết định tới khả năng suất trong qua trình sản xuất. Máy móc, trang thiết bị ngày càng được cải tiến, đòi hỏi các nhân viên kĩ thuật cũng phải thường xuyên trao dồi, học tập để theo kịp sự thay đổi của khoa học công nghệ. Để thực hiện được điều này thì khi chuyển giao các công nghệ mới Công ty cần ưu tiên chuyên giao các công nghệ bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Tổ chức các lớp tập huấn trước khi đưa các thiết bị này vào sử dụng.
Đối với công nhân cần khuyến khích họ nâng cao tay nghề qua việc tổ chức các lớp đào tạo công nhân trẻ, học hởi từ các công nhân đã có tay nghề, tổ chức thi đua giữa các đội…vv Công ty cũng cần có những sự quan tâm bằng vật chất để động viên các anh em công nhân trong các đơn vị khi hành thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.