2. 6.1.1 Hạch toán chi phí bán hàng
2.7. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát về tài sản và sự vận động tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Nền kinh tế thị trờng càng phát triển thì quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng nâng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải có sử dụng công nghệ tin học dới quyền chủ động của con ngời. Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tợng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tợng khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lợng, khối lợng, nội dung, kết cấu, thời điểm thông tin theo nhiều mục đich khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của ngời tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
- Giúp cho việc thu nhận , tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lợng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tợng sử dụng thông tin.
- Giúp cho công tác lu trữ , bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Các phần mềm kế toán hiện nay nhìn chung tốc độ cao, đa dạng và chuẩn xác. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tạo đợc sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh.
Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã đợc xây dựng về tài chính kế toán, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của cán bộ kế toán, đảm bảo tính tự động hóa, tính an toàn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả.
Chơng 2
THựC Tế Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả KINH DOANH ở CÔNG TY KINH DOANH
THAN Hà NộI
1. Khái quát chung về công ty kinh doanh than hà nội
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty kinh doanh than Hà Nội là 1 trong 10 đơn vị trực thuộc công ty kinh doanh than miền Bắc, đợc thành lập vào ngày 9/12/1974 theo quyết định số 1878/ĐT - QLKT của bộ trởng Bộ Điện Than. Công ty kinh doanh than Hà Nội là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, có t cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng nhà nớc và đợc sử dụng con dấu theo mẫu của nhà nớc quy định.
Tên giao dịch: Công ty kinh doanh than Hà Nội Cấp quản lý: Công ty kinh doanh than miền Bắc
Trụ sở chính: Số 5 – Phan Đỡnh Giút - Thanh Xuõn - Hà Nội Số điện thoại: 04 8643359
Fax: 04 8641169
Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 95 ngời
Nhiệm vụ chính của công ty kinh doanh than Hà Nội là hoạt đột thơng mại, chuyên mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than trong địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận. Sản lợng tiêu thụ than hàng năm của Công ty gần 120.000 tấn với doanh thu hàng năm hơn 30 tỷ đồng.
Thực hiện chủ trơng của nhà nớc quản lý vật t theo ngành, ngày 15/11/1974 hội đồng chính phủ ra quyết định số 254/CP chuyển chức năng quản lý và cung ứng than từ Bộ vật t qua Bộ Điện - Than. Ngày 9/12/1974, Bộ Điện - Than ra quyết định số 1878/ĐT - QLKT chính thức thành lập Công ty, lấy tên là “Công ty quản lý và phân phối than Hà nội”. Do yêu cầu hoạt động kinh doanh và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty trong từng thời kỳ, Công ty đã nhiều lần thay đổi tên gọi khác nhau, cụ thể:
Từ khi thành lập đến năm 1978 lấy tên là “ Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội”, trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than, Bộ Điện - Than
Từ năm 1978 - 1981: đổi tên thành “ Công ty quản lý và phân phối than” Bộ Điện - Than, sau đó thuộc Bộ Mỏ Than.
Từ năm 1982 - 1993: đổi tên thành “Công ty cung ứng Than Hà Nội” trực thuộc công ty cung ứng than, Bộ Mỏ Than, sau đó chuyển sang Bộ Năng lợng quản lý.
Từ 30/6/1993, theo chủ trơng của nhà nớc cơ cấu lại doanh nghiệp nhà n- ớc, Bộ Năng Lợng đã ban hành quyết định số 448/NT - TCCB - LĐ, cơ cấu lại công ty và đổi tên thành “ Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội”
Từ ngày 1/4/1995 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà nội trở thành một công ty trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc (theo quyết định số 563/TTG của thủ tờng chính phủ), trực thuộc Tổng Công Ty Than Việt Nam.
Từ ngày 01/01/2007 Theo quyết định số 1991/QĐ-HĐQT của Hội Đồng Quản Trị Công ty cổ phần Kinh doanh than Miền Bắc đổi tên Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội thành “Công ty kinh doanh than Hà Nội”- đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty TNHH một thành viên Kinh Doanh than Miền Bắc - TKV.
Sau gần 30 năm hoạt động, “Công ty kinh doanh Hà Nội” đã tạo dựng đợc cho mình một vị thế trên thị trờng. Bằng sự nỗ lực và phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu nắm bắt thị trờng Công ty đã không ngừng cải tiến chất lợng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành, dịch vụ hoàn hảo... củng cố và ngày càng nâng cao uy tín của Công ty, đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thỏa đáng cho cán bộ công nhân viên. Hiện nay tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty rất ổn định và có chiều hớng phát triển thuận lợi.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
1.2.1. Chức năng của Công ty
Công ty kinh doanh than Hà Nội với hoạt động chính là mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than. Ngoài ra Công ty còn phải chế biến than có tiêu chuẩn phù hợp với công nghệ sản xuất cho các hộ tiêu dùng than.
Nh vậy hoạt động của công ty kinh doanh than Hà Nội không là hoạt động thơng mại đơn thuần mà là hoạt động có tính sản xuất. Ngoài chức năng kinh doanh than ở mỏ, ngành còn giao nhiệm vụ tiêu thụ than cho mở, bởi lẽ Công ty kinh doanh than Hà Nội nằm trong dây chuyền sản xuất và tiêu thụ than của ngành than. Điều đó có nghĩa Công ty kinh doanh than Hà Nội hoạt động vừa mang tính chất thơng mại, vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính của ngành.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh than, đây cũng là lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. Bởi vì than là một nguyên liệu truyền thống đợc sử dụng nhiều nhất tại các cơ sở sản xuất do u điểm của nó là chi phí thấp. Điều này mở ra cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh, nhng đồng thời cũng phải đ- ơng đầu với các sản phẩm cạnh tranh, điện, xăng dầu... đòi hỏi ở công ty một sự nhanh nhạy, khéo léo và niềm tin vào khả năng của mình để đứng vững và phát triển.
1.2.2. Nhiệm vụ của công ty
Để phù hợp với chức năng của mình ở từng thời kỳ khác nhau nhiệm vụ đặt ra cho Công ty cũng có sự khác nhau. Trớc đây nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thu mua, tiêu thụ than cho mỏ, cung ứng phân phối than theo kế hoạch của Nhà nớc.
Hiện nay, với chức năng kinh doanh than theo cơ chế thị trờng Công ty có một số nhiệm vụ cơ sau đây:
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm, sáu tháng, quý về sản xuất kinh doanh theo sự chỉ đạo của công ty chế biễn và kinh doanh than Miền Bắc và tuân thủ đúng pháp luật của nhà nớc.
Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, đặc biệc là nguồn vốn do ngân sách cấp.
Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, vận chuyển...) Quản lý và sử dụng lao động theo đúng pháp luật của nhà nớc ban hàng, theo phân cấp thỏa ớc lao động tập thể của Công ty kinh doanh than Miền Bắc.
Thực hiện các quy định của Nhà nớc về quản lý kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc và cấp trên.
Cuối mỗi niên độ kế toán, Công ty phải lập báo cáo quyết toán tài chính và chuyển toàn bộ phần lợi nhuận còn lại lên Công ty kinh doanh than Miền Bắc sau khi đã thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Để phù hợp và đáp ứng yêu cầu thực tiễn chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Công ty kinh doanh than Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến, chức năng bao gồm ban giám đốc, ba phòng ban chức năng và cỏc trạm chế biến, kinh doanh than. Đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Ban giám đốc công ty: Bao gồm một giám đốc và hai phó giám đốc: Có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc kinh doanh của công ty trớc cấp trên, trớc Nhà n- ớc và Pháp luật. Để điều hành các hoạt động của Công ty trớc cấp trên, ban Giám đốc không những chỉ đạo trhông qua các phòng ban chức năng mà còn trực tiếp chỉ đạo công tác kinh doanh tới các trạm.
Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty, là ngời toàn quyền quyết định hoạt động của công ty, điều hành hoạt động của công ty theo luật pháp và chịu trách nhiệm trớc Công ty và Nhà nớc về mọi hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc: Do giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị cấp trên bổ nhiệm. Phó giám đốc giúp việc, tham mu cho Giám đốc về các vấn đề chuyên môn.
Ba phòng ban chức năng đó là:. Các phòng này có chức năng, nhiệm vụ tham mu và trợ giúp cho Giám đốc công ty theo lĩnh vực công việc đợc quy định cụ thể. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về hoạt động của mình.
Phòng tổ chức hàng chính: chịu trách nhiệm tham mu cho ban giám đốc: Tổ chức nhân sự, về quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn th, lu trữ, y tế, các công tác liên quan đến đảm bảo an ninh
Phòng kế hoạch và thị trờng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng than cho toàn bộ mạng lới
Ban giám đốc Phòng kế hoạch và thị tr ờng Phòng kế toán thống kê Phòng tổ chức hành chính
Các trạm chế biến và kinh doanh hanh
Tram cổ Loa Trạmễ Cách Trạm Giáp nhị Trạm Vĩnh Tuy
của công ty. Giúp ban giám đốc nghiên cứu thị trờng, tìm hiểu đối tác liên doanh liên kết mở rộng thị trờng tiêu thụ. Phòng còn có trách nhiệm tổ chức việc bán hàng, kiểm tra việc thực hiện các nội quy bán hàng của các trạm về giá cả, chất lợng.
Phòng kế toán thống kê: Phòng kế có nhiệm vụ chỉ đạo lập chứng lập sổ sách đối với các trạm và cử hàng, tập hợp chứng từ của các trạm và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty theo đúng quy định của cấp trên và theo đứng chế độ kế toán của Nhà nớc. Cùng tham giá với phòng kinh doanh để dự thảo các hợp đồng kinh tế mua bán, bốc xếp, vận chuyển than. Xây dựng giá và lập kế hoạch chi phí lu thông.
Cỏc trạm kinh doanh than đóng ở Cổ Loa, Ô Cách, Giáp Nhị, Vĩnh Tuy. Các trạm này là nơi tổ chức thực hiện nhận than, chế biến than và quan lý kho
cũng nh các tài sản đợc công ty giao để sử dụng. Ngoai ra cũn cú hai trạm nhỏ là trạm Sơn Tõy và trạm Hũa Bỡnh.Trạm trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua bán, chế biến, vận chuyển than theo kế hoạch của công ty giao.
Mọi hoạt động trong công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dới, các bộ phận hoạt động độc lập nhng có mối liện hệ mật thiết với các bộ phận tạo thành một hệ thống, đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàng, cấn đối và có hiệu quả.
1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty kinh doanh thanh Hà nội là một đơn vị trực thuộc Công ty kinh doanh than Miền Bắc, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu sự điều tiết của công ty kinh doanh than Miền Bắc. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nh sau:
Giá bán than do công ty quyết định. Các trạm căn cứ vào bảng giá đã đ- ợc duyệt để thực hiện cơ cấu giá bán. Công ty kiểm tra, rà soát và căn cứ vào tình hình cụ thể ở từng thời điểm quyết định giá bán phù hợp.
Hàng tuần các trạm phải nộp toàn bộ số tiền bán than về Công ty hoặc cho Ngân hàng.
Hàng tháng các trạm phải lập kế hoạch chi tiêu để ban giám đốc duyệt. Phòng kế hoạch công ty lập dự trù số tiền chi để các trạm có thể chủ động hoạt động kinh doanh.
Theo định kỳ thứ 2 hàng tuần, các trạm phải chuyển toàn bộ chứng từ phát sinh về phòng kế toán công ty. Các trạm phải chịu trách nhiệm trớc công ty và các cơ quan Nhà nớc về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó.
Nhìn chung, mọi chỉ tiêu kinh doanh của Công ty đều tăng so với năm trớc, điều đó chứng tỏ Công ty ngày càng mở rộng thị trờng, kinh doanh có lãi và đang trên đà phát triển.
Tình hình vốn của công ty:
Chỉ tiêu Số tiền (đồng)Năm 2008Tỷ lệ (%) Số tiền (đồng)Năm 2009Tỷ lệ (%) Tổng số vốn 15.465.783.58
4
100 26.473.705.612 100
Vốn cố định 1.662.311.987 10,7 1.076.334.453 4,06
Vốn lu động 13.803.471.597 89.3 25.397.371.159 95,94
Công ty kinh doanh thanh Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc do đó nguồn vốn chủ yếu của công ty là do ngân sách nhà nớc cấp. Thêm vào đó nguồn vốn tự bổ sung từ lợi nhuận giữ lại. Với việc sử dụng và quản lý hiệu quả , số vốn của công ty luôn đợc bảo toàn và phát triển.
1.5. Tổ chức công tác kế toán tại công ty kinh doanh than Hà Nội
1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán .
Công ty kinh doanh than Hà Nội tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Toàn bộ công ty có một phòng kế toán duy nhất là nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo kế toán, báo báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Các trạm trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng, chỉ đợc bố trí