Công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam được thành lập ngày 19 tháng 01 năm 2005, là một công ty thương mại chuyên kinh doanh ô tô. Công ty chuyên
Group, HVC, Tổng công ty công nghiệp và máy động lực Việt Nam (VEAM). Là trạm bảo hành chính hãng của Hyundai Hàn Quốc tại Việt Nam (kể từ năm 2006)
Khái quát, so sánh một số chỉ tiêu:
Chỉ tiêu Quý I/2010 Quý I/2011 Quý I/2012
Tổng tài sản 49.394.756.031 37.618.898.709 22.657.670.217
Tổng nợ phải trả 40.219.315.994 22.749.319.343 9.9381.190.218
Doanh thu 29.449.821.951 21.978.120.309 5.268.045.039
Các số liệu cùng kỳ giữa các năm có sự chênh lệch rõ nét, điều đó phần nào thể hiện tình hình tài chính của công ty. Những ảnh hưởng của thực trạng kinh tế cả nước như: lạm phát, suy thoái kinh tế, những chế tài của nhà nước…., đã tác động không nhỏ tới hoạt động kinh doanh ô tô nói chung và ảnh hưởng không tốt tới hoạt động bán hàng của công ty nói riêng.
2.1.3. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ sản phẩm của công ty.
2.1.3.1. Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ
Sản phẩm chính của công ty bao gồm 2 loại là: bán xe ô tô nhãn hiệu Hyundai và cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa xe ô tô. Sản phẩm của công ty trước hết có tính đa dạng và chất lượng sản phẩm cao.
Bán hàng tại công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam là việc chuyển quyền sở hữu xe ô tô, phụ tùng xe ô tô, cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng xe ô tô cho khách hàng. Đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
- Thuận lợi:
Nguồn cung ứng xe trên thị trường thế giới nói chung, tại Hàn Quốc và thị trường trong nước nói riêng ngày một dồi dào.
Nhu cầu về xe và sửa chữa bảo hành xe ô tô trên thị trường tăng, giúp cho quá trình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Vòng quay của vốn đầu tư dần được rút ngắn một cách đáng kể, đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty.
Mặt khác với đội ngũ cán bộ công nhân viên đoàn kết, tâm huyết, yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, đã và đang tạo bước đà lớn cho công ty trong quá trình kinh doanh.
- Khó khăn:
Những biến động của thị trường tiền tệ thế giới và trong nước, cụ thể là tình hình lạm phát, sự biến động của đồng đô la Mỹ và giá vàng đã ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình tài chính của người tiêu dùng. Khả năng thanh khoản của các ngân hàng bất ổn định khiến khả năng mua trả góp qua ngân hàng của người dân bị chững lại, gây tác động không nhỏ tới tình hình kinh doanh của công ty.
Trình độ tay nghề của nhân viên bộ phận trung tâm dịch vụ chưa cao chưa đáp ứng đủ nhu cầu thực tế.
Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh còn những hạn chế nhất định. Công ty mới đi vào hoạt động không lâu nên đầu tư vào tài sản cố định còn lớn, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
2.1.3.2. Các phương thức bán hàng và thanh toán ở công ty .
Hiện nay, công ty chủ yếu sử dụng hình thức bán lẻ hàng, bao gồm:
Bán trực tiếp tại kho:
Theo hình thức này công ty xuất hàng tại kho giao trực tiếp cho bên mua hoặc bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT (Liên 2 giao cho khách hàng) do công ty lập. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng, chấp nhận thanh toán.
Bán theo hình thức chuyển hàng:
Theo hình thức này công ty xuất hàng từ kho để chuyển đi cho Bên mua theo hợp đồng đã ký kết giữa 2 bên bằng phương tiện vận tải tự có của công ty và từ phương tiện vận tải thuê ngoài.
Hàng hóa chuyển gửi đi thuộc quyền sở hữu của công ty, khi bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và công ty coi đó là thời điểm hàng chuyển gửi đi được coi là tiêu thụ.
Chi phí vận chuyển do công ty chịu được tính vào giá bán trên hóa đơn hoặc do bên mua phải trả phụ thuộc vào quy định trong hợp đồng đã ký giữa hai bên, chứng từ bán hàng trong trường hợp này là Hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT (Liên 2: Giao cho khách hàng) do công ty lập.
Người mua hàng (đặt hàng, thanh toán tiền hàng, nhận hàng...)
Kế toán bán hàng (lập PX, PT, hạch toán..) Kế toán công nợ (ghi nợ) Kinh doanh lập
biên bản bàn giao xe, hồ sơ xe,
Bộ phận
kinh doanh (lập báo giá, nhận đơn đặt hàng, lập
HĐ bán hàng,…)
Thủ quỹ (thu tiền), ký vào phiếu thu tiền,
lưu 1, chuyển khách 1
Sơ đồ: Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức chuyển hàng
Phương thức thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên: khách hàng có thể thanh toán toàn bộ 1 lần hoặc thanh toán làm 2 lần (một lần để nhận hồ sơ xe và thanh toán lần còn lại toàn bộ số tiền còn thiếu để nhận xe).
Công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam không trực tiếp bán hàng trả góp cho khách hàng mà chỉ hỗ trợ cho khách hàng giao dịch làm thủ tục trả góp với ngân hàng. Như vậy, nghiệp vụ này kế toán sẽ thực hiện quy trình tương tự như với phương thức thanh toán trả chậm của khách hàng thông thường.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức:
Hiện công ty có 36 cán bộ công nhân viên đang tham gia lao động và làm việc. Trong đó:
Hội đồng Quản trị : 03 người
Tổng Giám đốc : 01 người (Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm TGĐ) Phó Tổng Giám đốc : 02 người (đồng thời là thành viên HĐQT)
Phòng Tổ chức Hành chính : 09 người (01 TP, 08 nhân viên) Phòng Tài chính Kế toán : 05 người (01 TP, 04 nhân viên Phòng Kinh doanh : 13 người (01 TP, 12 nhân viên) Trung tâm dịch vụ : 6 người
Kế toán bán hàng (lập PX kiêm lập HĐ bán hàng, PT,
hạch toán..) Kế toán công nợ (ghi nợ) Người mua hàng (đặt hàng, thanh toán tiền hàng, nhận hàng..) Thủ quỹ (Kế toán Ngân hàng) Bộ phận
kinh doanh (lập báo giá, nhận đơn đặt hàng, giao
trưng bày xe, kho hàng và Trung tâm Dịch vụ, bảo hành.
2.1.4.2. Sơ đồ tổ chức Công ty:
Ghi chú: : Mối quan hệ thủ trưởng
: Mối quan hệ hỗ trợ, đối chiếu
Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : - Hội đồng quản trị: Theo dõi giám sát tình hình kinh doanh của công ty. Xác định đường lối, định hướng cho kế hoạch kinh doanh của công ty. Quyền quyết định chi phối công ty của mỗi thành viên HĐQT tùy thuộc vào tỷ lệ vốn góp.
- Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - Phòng Tổ chức Hành chính: có trách nhiệm tuyển dụng, quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty, hồ sơ pháp lý và các vấn đề hành chính khác .
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức
Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Trung tâm Dịch vụ
- Trung tâm dịch vụ: có nhiệm vụ kiểm tra tư vấn cho khách hàng bảo hành bảo dưỡng theo chế độ của Hãng Hyundai Hàn Quốc.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.5.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán:
Ghi chú: : Mối quan hệ thủ trưởng
: Mối quan hệ hỗ trợ, đối chiếu
Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau.
- Kế toán trưởng: Là người tổ chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác hạch
toán kế toán của công ty. Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm, có đạo đức, có chứng chỉ kế toán trưởng. Là hạt nhân quan trọng trong quá trình kinh doanh và phát triển của công ty
- Kế toán Tổng hợp: Có nhiệm vụ cập nhật, lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán
hàng, tổng hợp số liệu kế toán của công ty ,lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước trình lên kế toán trưởng.
- Thủ kho: Thực hiện công việc nhập, xuất, kiểm kê kho hàng của công ty.
- Kế toán thu ngân dịch vụ: Chịu trách nhiệm thu tiền của khách theo lệnh bảo
hành do cố vấn dịch vụ chuyển sang, viết hóa đơn GTGT cho dịch vụ cung cấp cho
Kế toán trưởng Thủ quỹ+ KT Ngân hàng Kế toán Tổng hợp Kế toán thu ngân dịch vụ Kế toán kho (Thủ kho)
bảo dưỡng. Hàng tuần chuyển tiền mặt tại TTDV về két của Thủ quỹ.
- Thủ quỹ: Là người giữ tiền mặt, vàng, đá quý, kim khí quý tại quỹ của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quỹ. Sổ quỹ được khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quỹ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người .Tại công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam Thủ quỹ kiêm luôn nhiệm vụ là kế toán ngân hàng, có trách nhiệm liên lạch, giao dịch với ngân hàng như chuyển UNC, chuyển séc rút tiền mặt tại ngân hàng.
2.1.5.2. Tổ chức công tác kế toán
- Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung.
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01/20XX kết thúc vào ngày 31/12/20XX (12 tháng)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ) - Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận tồn kho: theo giá gốc + Phương pháp tính giá trị vật tư: Bình quân
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Đường thẳng
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm - Hạch toán thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Tuân thủ các nguyên tắc của
chuẩn mực kế toán. Các khoản nhận trước của khách hàng không ghi nhận là doanh thu.
- Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: tính theo trị giá mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
- Đặc điểm xác định kết quả bán hàng: công ty xác định kết quả bán hàng theo từng Quý, Cuối quý kế toán xác định kết quả theo từng mặt hàng sau đó cộng dồn để tính tổng . Phương pháp này giúp công ty theo dõi được tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, xác định rõ đâu là mặt hàng chủ yếu, đưa ra được kế hoạch kinh doanh cho các Quý tiếp theo
- Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao,…; Các chứng từ thanh toán và các chứng từ kế toán có liên quan.
- Sổ kế toán chủ yếu sử dụng trong công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam
+ Sổ Nhật ký chung
Chức năng Nhật ký chung là hệ thống hóa số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ.
Cơ sở ghi Nhật ký chung là: Chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ. Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc sổ kép.
căn cứ đặc điểm đối tượng mở sổ và yêu cầu quản lý đối tượng để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạch toán.
Nhật ký đặc biệt (nhật ký chuyên dùng) bao gồm: Nhật ký bán hàng
+ Sổ cái
Đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toán.
Sổ cái ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản mở.
+ Sổ kế toán chi tiết
Đối với đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết phải lập sổ chi tiết.
Sổ chi tiết bao gồm: Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết các tài khoản
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm SAS 5.0 của Công ty SIS Việt Nam. Nên khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời điểm nhập liệu.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
2.1.5.3. Tài khoản sử dụng .
Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ.
Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau:
- TK 156: “hàng hoá “
Tài khoản này được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai + TK 1561: “Trị giá mua của hàng hoá”
+ TK 1562: “Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá” - TK 131: “Phải thu khách hàng”
+ TK 5112: “Doanh thu bán các thành phẩm” + TK 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ” + TK 5118: “Doanh thu khác”
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”
- TK 642: “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
Tài khoản này được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: + TK6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí + TK 6427: Dịch vụ mua ngoài
TK 6427 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 3: * TK 64271: Chi phí điện thoại
* TK 64272: Chi phí tiếp khách * TK64273: Chi phí quảng cáo * TK 64274: Chi phí chuyển tiền * TK 64275: Trích chi phí trả trước * TK 64276: Chi phí điện nước + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
TK 6428 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3: * TK 64281: Chi phí xăng dầu
* TK 64282: Chi phí khác * TK 64283: Chi phí công tác + TK 6429: Chi phí bán hàng
TK 6429 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 3: * TK 64291: Chi phí lương nhân viên bán hàng * TK 64292: Chi phí bán hàng ô tô
* TK 64293: Chi phí bán hàng dịch vụ
* TK 64294: Chi phí lương nhân viên dịch vụ - TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh”
Hàng hoá nhập, xuất ở công ty luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách nên tại công ty gần như không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụng TK 5212 “Hàng bán bị trả lại” và TK 5213 “Giảm giá hàng bán”.
2.2. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam
2.2.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
* Nội dung:
Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí vận chuyển cho lô hàng đã bán đó. Để tổng hợp giá vốn hàng xuất kho trong kỳ phải căn cứ vào