Hiện công ty có 36 cán bộ công nhân viên đang tham gia lao động và làm việc. Trong đó:
Hội đồng Quản trị : 03 người
Tổng Giám đốc : 01 người (Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm TGĐ) Phó Tổng Giám đốc : 02 người (đồng thời là thành viên HĐQT)
Phòng Tổ chức Hành chính : 09 người (01 TP, 08 nhân viên) Phòng Tài chính Kế toán : 05 người (01 TP, 04 nhân viên Phòng Kinh doanh : 13 người (01 TP, 12 nhân viên) Trung tâm dịch vụ : 6 người
Kế toán bán hàng (lập PX kiêm lập HĐ bán hàng, PT,
hạch toán..) Kế toán công nợ (ghi nợ) Người mua hàng (đặt hàng, thanh toán tiền hàng, nhận hàng..) Thủ quỹ (Kế toán Ngân hàng) Bộ phận
kinh doanh (lập báo giá, nhận đơn đặt hàng, giao
trưng bày xe, kho hàng và Trung tâm Dịch vụ, bảo hành.
2.1.4.2. Sơ đồ tổ chức Công ty:
Ghi chú: : Mối quan hệ thủ trưởng
: Mối quan hệ hỗ trợ, đối chiếu
Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : - Hội đồng quản trị: Theo dõi giám sát tình hình kinh doanh của công ty. Xác định đường lối, định hướng cho kế hoạch kinh doanh của công ty. Quyền quyết định chi phối công ty của mỗi thành viên HĐQT tùy thuộc vào tỷ lệ vốn góp.
- Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - Phòng Tổ chức Hành chính: có trách nhiệm tuyển dụng, quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty, hồ sơ pháp lý và các vấn đề hành chính khác .
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức
Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Trung tâm Dịch vụ
- Trung tâm dịch vụ: có nhiệm vụ kiểm tra tư vấn cho khách hàng bảo hành bảo dưỡng theo chế độ của Hãng Hyundai Hàn Quốc.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.5.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán:
Ghi chú: : Mối quan hệ thủ trưởng
: Mối quan hệ hỗ trợ, đối chiếu
Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau.
- Kế toán trưởng: Là người tổ chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác hạch
toán kế toán của công ty. Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm, có đạo đức, có chứng chỉ kế toán trưởng. Là hạt nhân quan trọng trong quá trình kinh doanh và phát triển của công ty
- Kế toán Tổng hợp: Có nhiệm vụ cập nhật, lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán
hàng, tổng hợp số liệu kế toán của công ty ,lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước trình lên kế toán trưởng.
- Thủ kho: Thực hiện công việc nhập, xuất, kiểm kê kho hàng của công ty.
- Kế toán thu ngân dịch vụ: Chịu trách nhiệm thu tiền của khách theo lệnh bảo
hành do cố vấn dịch vụ chuyển sang, viết hóa đơn GTGT cho dịch vụ cung cấp cho
Kế toán trưởng Thủ quỹ+ KT Ngân hàng Kế toán Tổng hợp Kế toán thu ngân dịch vụ Kế toán kho (Thủ kho)
bảo dưỡng. Hàng tuần chuyển tiền mặt tại TTDV về két của Thủ quỹ.
- Thủ quỹ: Là người giữ tiền mặt, vàng, đá quý, kim khí quý tại quỹ của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quỹ. Sổ quỹ được khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quỹ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người .Tại công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam Thủ quỹ kiêm luôn nhiệm vụ là kế toán ngân hàng, có trách nhiệm liên lạch, giao dịch với ngân hàng như chuyển UNC, chuyển séc rút tiền mặt tại ngân hàng.
2.1.5.2. Tổ chức công tác kế toán
- Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung.
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01/20XX kết thúc vào ngày 31/12/20XX (12 tháng)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ) - Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận tồn kho: theo giá gốc + Phương pháp tính giá trị vật tư: Bình quân
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Đường thẳng
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm - Hạch toán thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Tuân thủ các nguyên tắc của
chuẩn mực kế toán. Các khoản nhận trước của khách hàng không ghi nhận là doanh thu.
- Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: tính theo trị giá mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
- Đặc điểm xác định kết quả bán hàng: công ty xác định kết quả bán hàng theo từng Quý, Cuối quý kế toán xác định kết quả theo từng mặt hàng sau đó cộng dồn để tính tổng . Phương pháp này giúp công ty theo dõi được tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, xác định rõ đâu là mặt hàng chủ yếu, đưa ra được kế hoạch kinh doanh cho các Quý tiếp theo
- Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao,…; Các chứng từ thanh toán và các chứng từ kế toán có liên quan.
- Sổ kế toán chủ yếu sử dụng trong công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam
+ Sổ Nhật ký chung
Chức năng Nhật ký chung là hệ thống hóa số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ.
Cơ sở ghi Nhật ký chung là: Chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ. Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc sổ kép.
căn cứ đặc điểm đối tượng mở sổ và yêu cầu quản lý đối tượng để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạch toán.
Nhật ký đặc biệt (nhật ký chuyên dùng) bao gồm: Nhật ký bán hàng
+ Sổ cái
Đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toán.
Sổ cái ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản mở.
+ Sổ kế toán chi tiết
Đối với đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết phải lập sổ chi tiết.
Sổ chi tiết bao gồm: Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết các tài khoản
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm SAS 5.0 của Công ty SIS Việt Nam. Nên khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời điểm nhập liệu.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
2.1.5.3. Tài khoản sử dụng .
Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ.
Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau:
- TK 156: “hàng hoá “
Tài khoản này được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai + TK 1561: “Trị giá mua của hàng hoá”
+ TK 1562: “Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá” - TK 131: “Phải thu khách hàng”
+ TK 5112: “Doanh thu bán các thành phẩm” + TK 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ” + TK 5118: “Doanh thu khác”
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”
- TK 642: “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
Tài khoản này được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: + TK6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí + TK 6427: Dịch vụ mua ngoài
TK 6427 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 3: * TK 64271: Chi phí điện thoại
* TK 64272: Chi phí tiếp khách * TK64273: Chi phí quảng cáo * TK 64274: Chi phí chuyển tiền * TK 64275: Trích chi phí trả trước * TK 64276: Chi phí điện nước + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
TK 6428 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3: * TK 64281: Chi phí xăng dầu
* TK 64282: Chi phí khác * TK 64283: Chi phí công tác + TK 6429: Chi phí bán hàng
TK 6429 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 3: * TK 64291: Chi phí lương nhân viên bán hàng * TK 64292: Chi phí bán hàng ô tô
* TK 64293: Chi phí bán hàng dịch vụ
* TK 64294: Chi phí lương nhân viên dịch vụ - TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh”
Hàng hoá nhập, xuất ở công ty luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách nên tại công ty gần như không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụng TK 5212 “Hàng bán bị trả lại” và TK 5213 “Giảm giá hàng bán”.
2.2. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần ô tô Hyundai Đông Nam
2.2.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
* Nội dung:
Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí vận chuyển cho lô hàng đã bán đó. Để tổng hợp giá vốn hàng xuất kho trong kỳ phải căn cứ vào phương pháp tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho phù hợp.
Công ty tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp đích danh
* Phương pháp tính trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho:
Tại công ty trị giá mua thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
để làm căn cứ hạch toán là: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên xuất bán cho công ty
Đối với hàng hóa là xe ô tô nhập khẩu chứng từ kế toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán là: Tờ khai hải quan, hóa đơn vận chuyển, chi phí lưu kho lưu bãi
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Để kế toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng:
- TK 632 – Giá vốn hàng bán; TK 156 – Hàng hóa; TK 331- Phải trả người bán; và các tài khoản liên quan
* Giá vốn theo phương pháp đích danh:
Tại kho công ty ngày 24/02/2012 có 02 xe ô tô tải Hyundai Mighty HD72- 3,5T nhập theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho từ công ty cổ phần Việt Nam Motors Cần Thơ ký hiệu AB/2008T, số: 0000271
Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của công ty cổ phần Việt Nam Motors Cần Thơ kế toán làm phiếu nhập kho. Trị giá hàng nhập kho được phần mềm xác định, truy xuất làm giá vốn hàng xuất kho (xem trong phần lập hóa đơn
bán hàng kiêm phiếu xuất kho của công ty, ô giá vốn), ghi nhận giá mua thực tế
hàng nhập kho làm giá vốn hàng bán ra.
CÔNG TY CP VIỆT NAM MOTORS CẦN THƠ Địa chỉ: Lô 2 -10 KCN Trà Nóc II-Phước Thới-Ô Môn-Cần Thơ
Ngày: 24 tháng 02 năm 2012
Xe ô tô tải Hyundai Mighty HD72 RLPGA17BPCC000804 D4DBB487176 Xanh
Xe ô tô tải Hyundai Mighty HD72 RLPGA17BPCC000816 D4DBB487179 Trắng 1 431 818 182 431 818 182 431 818 182 431 818 182 2 863 836 364 86 363 636 950 000 000
Công ty tại thời điểm: 31/03/2012 có
- Tồn kho đầu kỳ: 12 xe với Tổng giá vốn hàng - xe: 6 399 611 251 - Nhập kho trong kỳ: 06 xe với Tổng giá vốn hàng - xe: 2 636 363 637 - Xuất bán trong kỳ: 09 xe với Tổng giá vốn hàng - xe: 3 482 089 092 - Tồn kho cuối kỳ: 09 xe với Tổng giá vốn hàng - xe: 5 553 885 796
(Xem phần minh họa tổng hợp)
2.2.2. Kế toán bán hàng
2.2.2.1. Quy trình bán hàng tại doanh nghiệp
Căn cứ vào hợp đồng hoặc phiếu đặt mua hàng đã được hai bên ký kết. Với trường hợp khách hàng nộp tiền mặt, kế toán lập phiếu thu (02 liên) chuyển sang thủ quỹ, kế toán vào bảng công nợ phải thu. Thủ quỹ thu tiền, ký và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu, giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển trả kế toán. Trường hợp khách hàng chuyển khoản căn cứ vào số tiền nộp, ngân hàng thông báo qua hệ thống telephonebanking hoặc kế toán kiểm tra qua hệ thống internetbanking. Kế toán viết hoá đơn GTGT.
- Liên 1: Lưu trên quyển hoá đơn - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để thanh toán
Kế toán bán hàng giao liên 2 hóa đơn và hồ sơ xe cho khách hàng, kế toán trưởng ký vào giấy cho xe ra khỏi cổng giao cho nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng . Người mua nhận hồ sơ giấy tờ và cùng nhân viên phòng kinh doanh đi nhận xe tại kho (chính là showroom công ty “K01”). Định kỳ thủ kho đối chiếu với kế toán theo dõi bán hàng.
Thủ tục xuất bán đối với trường hợp khách mua xe trả ngay.
Ví dụ: Ngày 25/02/2012 xuất 01 xe Hyundai Mighty HD72 cho ông Cao Văn Đại theo hợp đồng kinh tế số 003/2012/HĐKT-HĐN ký ngày 01/02/2012
Căn cứ vào hợp đồng mua bán do phòng Kinh doanh chuyển sang:
+Nhấp chuột vào “Phiếu thu tiền mặt”, xuất hiện giao diện Phiếu thu tiền mặt, nhấp chuột vào ô “Mới” xuất hiện giao diện nhập liệu:
+ Tại ô “Mã đơn vị”: nhập “CTY” - ngầm định là “Công ty”
+ Tại ô “Mã khách”: gõ “Enter”, để tạo cơ sở dữ liệu mã khách vì ông Cao Văn Đại là khách mới, màn hình xuất hiện thêm cửa sổ nhập liệu.
- Thao tác nhập liệu tạo mã khách: + Tại ô “Mã khách”: nhập “HD003-12 + Tại ô “Tên khách”: nhập “Cao Văn Đại”
+ Tại ô “Địa chỉ”: nhập “Thôn Dư Nhân-X.Thanh Phong-H.Thanh Liêm-Hà Nam” + Tại ô “Tài khoản ngầm định”: nhập “131” - Phải thu của khách hàng + Tại ô “Nhóm khách 1”: nhập “Ô TÔ”
+ Tại ô “Trạng thái”: nhập “1” -Có sử dụng
+ Kích chuột vào ô “Nhận” để kết thúc quá trình thêm khách hàng - Màn hình trở về giao diện “Phiếu thu tiền mặt” ban đầu, khi đó
+ Tại ô “ Mã khách”: nhập “003-12” màn hình sẽ xuất hiện tên và địa chỉ của