2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên công ty : Công Ty TNHH TM-DV ô tô Thuận Phát.
- Trụ sở chính : 335 Trần Bình Trọng – Phường 4 – Quận 5 –TP.HCM
-Số tài khoản: 007.100.471.8675 Ngân Hàng Ngoại Thương Chi Nhánh HCM - Điện thoại: 08. 54315529 Fax: 08.54315528
- Mã số thuế: 0306394665 email: otothuanphat@gmail.com
Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn
Công ty TNHH TM-DV ô tô Thuận Phát được thành lập theo giấy phép số: 4102067796 do sở Kế Hoạch Đầu Tư cấpvào ngày 18 Tháng 12 Năm 2008, ở địa chỉ 335 Trần Bình Trọng,P.4,Q.5,Tp HCM.
Từ khi thành lập thì công ty đã thưch hiện mục tiêu và mở rộng thị trường, đến nay thì công ty đã có thêm hai cơ sở sau:
Cơ sở 2: xưởng sửa chữa quận 8 địa chỉ Số 07 Đường 1107 ,P.5,Q.8,Tp HCM. Cơ sở 3: xưởng sửa chữa quận 6 địa chỉ 215 Nguyễn Văn Luông, P.11, Q.6, TpHCM
Vốn điều lệ : 1.000.000.000 đồng( Một tỷ đồng).
Nhân viên của công ty: khoảng 25 người. 2.1.2 chức năng và lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH TM-DV ô tô Thuận Phát liên kết với các đối tác để cung cấp cho Khách hàng các dịch vụ trọn gói về sữa chữa, mua bán ô tô cũ.
Công ty TNHH TM-DV ô tô Thuận Phát liên kết với các đối tác là các công ty bảo hiểm để cung cấp dịch vụ bảo hành ô tô cho khách hàng.
Ngoài ra công ty còn chuyên cung cấp sỉ và lẻ các phụ tùng ô tô cho khách hàng. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:
Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Sơ đồ 1
Chức năng và nhiệm vụ:
Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.
Trưởng phòng: điều hành phòng kinh doanh, phòng hành chính và phòng tài chính kế toán.
Quản lý sản xuất: tham gia quản lý, diều hành các công việc trong xưởng sản xuất. 2.1.4 Bộ máy tổ chức công tác kế toán
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TC- KẾ TOÁN TỔ SƠN TỔ ĐỒNG TỔ MÁY GIÁM ĐỐC
* Nhiệm vụ các thành phần
- Kế toán trưởng : Giúp Giám đốc điều hành toàn bộ công tác Kế toán tài chính của Công ty, làm tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm kê kế toán nội bộ trong Công ty. Khi báo cáo kế toán được duyệt xong, Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm nộp đầy đủ và đúng hạn các Báo cáo tài chính.
- Kế toán tiền mặt, tiền lương :Theo dõi chi tiết số tiền gửi vào ngân hàng, kiểm tra việc thu-chi tiền mặt để đảm bảo số tiền mặt tồn tại quỹ phù hợp với số dư trên sổ quỹ, chấm công cho nhân viên, tính tiền lương và các khoảng trích theo lương. Cuối tháng kết xuất bảng chấm công từ máy chấm công, tính các khoản phải trả cho người lao động, cách tính và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo đúng quy định.
- Kế toán TSCD- CCDC, NVL- HH: Theo dõi tình hình xuất, nhập tồn nguyên liệu, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Tính toán và phân bổ hợp lý giá trị nguyên liệu, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Tính cho các đối tượng liên quan. - Thủ quỹ: giữ tiền trong công ty, chịu trách nhiệm trong việc thu, chi của công ty, cuối mỗi tuần tổng kết và báo cáo cho kế toán trưởng về tình hình tồn quỹ, thu chi của công ty.
- Kế toán thuế: ghi nhận, tính toán các khoản thuế của công ty và chịu trách nhiệm trong việc quyết toán thuế.
- Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ khách hàng về khoản công nợ phải thu, và công nợ phải trả. Theo dõi hợp đồng kinh tế, thời hạn thu nợ, lên kế hoạch thanh toán cho khách
KẾ TOÁN TM, TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TSCĐ- CCDC, NVL,HH KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN CÔNGNỢ THỦ QUỸ CỦA CÔNG TY
hàng và đôn đốc các khoản nợ phải thu kịp thời đúng hạn. Lập báo cáo công nợ hàng tuần cho kế toán trưởng và hàng tháng cho Giám đốc.
Ưu nhược điểm của sơ đồ:
Ưu điểm: sơ đồ phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận, mọi việc được quản lý chặt chẽ, không chồng chất lên nhau.
2.1.4.2 Hình thức kế toán
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một tuần.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
- Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 3:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp
2.1.4.3 Chế độ kế toán
Chế độ kế toán công ty đang áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Chính sách kế toán: Niên độ kế toán được bắt đầu ngày từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng, ( nếu có ngoại tệ khác thì quy đổi về Việt Nam đồng).
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
2.2 Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH TM-DV ÔTÔ Thuận Phát TÔ Thuận Phát
2.2.1Nguyên tắc chung về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty. - Kế toán vốn bằng tiền gồm: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các
khoản phải thu khách hàng, các khoản phải thu nội bộ, các khoản phải thu khác và tạm ứng.
- Kế toán vốn bằng tiền tại công ty Thuận Phát gồm: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu khách hàng và tạm ứng.
- Vốn bằng tiền dùng để đáp ứng khả năng thanh toán của doanh nghiệp đồng thời cũng lả chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán tức thời các khoản nợ ngắn hạn của Thuận Phát.
2.2.2 Kế toán tiền mặt 2.2.2.1 Chứng từ
+ Phiếu thu : dùng để xác định số thực tế nhập quỹ, dùng làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán để ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu.
+ Phiếu chi : dùng để xác định số thực tế xuất quỹ, dùng làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán để ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền xuất quỹ đều phải có phiếu chi.
+ Biên bản kiểm kê quỹ
2.2.2.2 Kế toán tổng hợp
Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 111 “tiền mặt” để hạch toán.
Phương pháp hạch toán
- Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền kế toán sẽ lập phiếu thu, phiếu chi trình giám đốc, kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt và đính kèm chứng từ gốc.
Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:
Các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại Thuận Phát:
- Ngày 04/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 29A- 20019 theo hóa đơn số 3701(đính kèm phiếu thu số 01)
NỢ TK 111 2,200,000
CÓ TK 511 2,000,000 CÓ TK 3331 200,000
- Ngày 04/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 53S - 7276 theo hóa đơn số 3702 (đính kèm phiếu thu số 02)
NỢ TK 111 3,300,000
CÓ TK 511 3,000,000 CÓ TK 3331 300,000
- Ngày 04/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 51B - 00812 theo hóa đơn số 3708 (đính kèm phiếu thu số 03)
NỢ TK 111 7,766,000
CÓ TK 511 7,060,000 CÓ TK 3331 706,000
- Ngày 13/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 51A- 36868 theo hóa đơn số 3723 NỢ TK 111 825,000
CÓ TK 511 750,000 CÓ TK 3331 75,000
- Ngày 14/12/2013, thu tiền sữa chữa 51A- 35997 theo hóa đơn số 3741 NỢ TK 111 6,457,000
CÓ TK 511 5,870,000 CÓ TK 3331 587,000
- Ngày 19/12/2013, thu tiền sữa chữa xe theo hóa đơn số 3745 NỢ TK 111 1,045,000
CÓ TK 511 950,000 CÓ TK 3331 95,000
- Ngày 20/12/2013, thu tiền sữa chữa xe theo hóa đơn số 3747 NỢ TK 111 2,585,000
CÓ TK 511 2,350,000 CÓ TK 3331 235,000
- Ngày 28 /12/2013, thu tiền sữa chữa xe 54X – 4445 theo hóa đơn số 3765 NỢ TK 111 751,300
CÓ TK 511 683,000 CÓ TK 3331 68,300
- Ngày 30/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 51F- 2235 theo hóa đơn số 3766 NỢ TK 111 850,000
CÓ TK 511 772,727 CÓ TK 3331 77,273
- Ngày 30/12/2013, thu tiền sữa chữa xe 51B - 02146 theo hóa đơn số 3767 NỢ TK 111 6,160,000
CÓ TK 511 5,600,000 CÓ TK 3331 560,000
Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt tại Thuận Phát
- Ngày 15/12/2013 chi tiền mặt mua tủ lạnh cho phòng giám đốc theo hóa đơn số 364075.
NỢ TK 642 10,080,240 NỢ TK 133 1,008,024
CÓ TK 111 11,088,264
- Ngày 19/12/2013 chi tiền mặt mua máy mài cho phân xưởng theo hóa đơn số 04763.
NỢ TK 153 872,800 NỢ TK 133 87,280
- Ngày 19/12/2013 chi tiền mặt trả tiền vật tư sơn cho công ty Duchanhpaint
NỢ TK 331-DH 7,386,000 CÓ TK 111 7,386,000
Ngày 21/12/2013 thanh toán tạm ứng còn thiếu cho nhân viên NỢ 141-VT 2,000,000
CÓ 111 2,000,000
- Ngày 27/12/2013 chi tiền mặt trả tiền vật tư sơn cho công ty Ô Tô Vàng NỢ TK 331- V 17,720,000
CÓ TK 111 17,720,000
- Ngày 28/12/2013 chi tiền mặt trả tiền phụ tùng cho công ty Kỷ Nguyên NỢ TK 331-KN 8,780,000
CÓ TK 111 8,780,000
- Ngày 31/12/2013 chi tiền mặt trả tiền gia công ngoài làm inox(đính kèm phiếu chi số 04)
NỢ TK 338 13,725,000 CÓ TK 111 13,725,000
- Ngày31 /12/2013 chi tiền mặt trả tiền trả tiền kính cho công ty Kính Tài (đính kèm phiếu chi số 05)
NỢ TK 331- KT 5,000,000 CÓ TK 111 5,000,000
Sơ đồ 4: sơ đồ kế toán TK 111 Nợ TK 111 Có 90,498,725 TK 511TK153 872,800 34,357,727 TK 642 37793500 38,536,729 TK 133 3,940,953 TK 333 3,435,773 TK 141 11,800,000 TK331 38,886,000 TK 112 371,000,000 TK 334 82,620,370 TK 338 13,725,000 409,544,800 190,381,852 309,661,673
2.2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.3.1 Chứng từ-Chứng từ sử dụng : -Chứng từ sử dụng :
+Giấy báo có:Là chứng từ do ngân hàng lập khi tiền trong tài khoản của công ty tăng do nộp vào hoặc do công ty khác chuyển trả. Kế toán căn cứ vào giấy báo có để ghi sổ kế toán.
+Giấy báo nợ:Là chứng từ do ngân hàng lập khi tiền trong tài khoản của công ty giảm do rút ra hoặc chuyển trả cho công ty khác.
2.2.3.2 Kế toán tổng hợp- Tài khoản sử dụng: - Tài khoản sử dụng:
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Tác dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tại ngân hàng của DN.
Phương pháp hoạch toán: Đối với công ty kế toán tiền gửi ngân hàng là một phần hành rất quan trọng. Ngay khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo và sổ sách kế toán của công ty, nếu có sự chênh lệch thì kế toán phải báo ngay cho ngân hàng để đối chiếu, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời.
- Dựa vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành vào sổ tiền gửi ngân hàng để theo dõi khoản tiền của doanh nghiệp.
Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12/2013
các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng
Ngày 02/12/2013, số CT: 5D37.007952, công ty bảo hiểm PVI thanh toán tiền bảo trì cho công ty (đính kèm PL: 01)
NỢ TK 112 15,227,000 CÓ TK 131-2 15,227,000
Ngày 02/12/2013, số CT:J633.012401 công ty BH bưu điện thanh toán tiền bảo trì xe (đính kèm PL: 02)
NỢ TK 112 7,733,000
CÓ TK 131-HCM 7,733,000
Ngày 04/12/2013, số CT: D279.006419 thu tiền từ công ty PVI SG (đính kèm PL: 03)
NỢ TK 112 16,060,000
CÓ TK 131-3 16,060,000
Ngày 09/12/2013, số CT: J633.017980 thu tiền từ công ty PTI HCM(đính kèm PL: 04)
NỢ TK 112 9,770,750
CÓ TK 131-HCM 9,770,750
Ngày 09/12/2013, số CT: M170.006018thu tiền từ công ty PVI SG
NỢ TK 112 12,397,000
CÓ TK 131-3 12,397,000
Ngày 09/12/2013 số CT: J633.017980 thu tiền từ công ty PJICO BT
NỢ TK112 3,000,000
CÓ TK 131-JBT 3,000,000
Ngày12/12/2013, số CT: I288.000013 thu tiền từ công ty PVI SG
NỢ TK 112 3,300,000
CÓ TK 131-6 3,300,000
NỢ TK 111 12,000,000
CÓ TK 112 12,000,000
Ngày12/12/2013, số CT: Z266.000077000016 rút TGNH nhập quỹ tiền mặt (đính kèm PL: 10)
NỢ TK 111 23,000,000
CÓ TK 112 23,000,000
Ngày17/12/2013, số CT: Z266.000042 mua 3 quyển sec
NỢ TK 111 33,000
CÓ TK 112 33,000
Ngày31/12/2013, số CT: 8R28.000017 nộp thuế môn bài
NỢ TK 3338 1,000,000
Sơ đồ 5: sơ đồ kế toán TK 112 Nợ TK 112 Có 39,202,204 TK 131 TK 111 371,000,000 370,729,103 TK 642 33,000 TK3338 1,000,000 370,729,103 372,033,000 37,898,307
Quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng của công ty Thuận Phát trên khá chặt chẽ.công ty đã sử dụng các chứng từ hợp lý và tuân thủ các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Trong quy trình này thì kế toán doanh nghiệp đã hoạch toán rõ ràng hợp