1. Phạm vi hàng hóa dự trữ
Lực lượng hàng hóa dự bao gồm toàn bộ hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nằm ở các địa điềm và trạng thái khác nhau như:
− Hàng hóa dự trữ tại kho
− Hàng mua đang đi đường
− Hàng chờ kiểm nghiệm
− Hàng nhờ đơn vị khác bán hộ
− Hàng gởi đi bên mua chưa nhận
− Hàng bán bị trả lại nhờ giữ hộ
− Hàng hóa chờ bán ở các quầy hàng, cửa hàng
− Hàng hóa đang gia công chế biến
Hàng hóa dự trữ ở các đơn vị thương nghiệp bán buôn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hàng hóa dự trữ của nghành thương nghiệp, có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất và đời sống xã hội. Vì vậy, tổ chức đúng đắn kế toán hàng hóa dự trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn, đồng thời đó cũng là khâu quan trọng trong công tác quản lí kinh doanh ở các đơn vị thương nghiệp bán buôn.
2. Nhiệm vụ kế toán dự trữ hàng hóa
Bao gồm các mặt sau đây:
- Chấp hành đầy đủ nguyên tắc, thủ tục, chứng từ về nhập, xuất hàng hóa, phản ánh kịp thời sự vận động của hàng hóa, giám đốc chặc chẽ việc tôn trọng định mức dự trữ.
- Giám đốc chặc chẽ việc bảo quản hàng hóa, bảo đảm an toàn về cả số lượng và chất lượng, kịp thời ngăn chặn, phát hiện những hành vi tham ô, lãng phí, làm thiệt hại, hư hỏng hàng hóa.
- Đảm bảo quan hệ đối chiếu giữa trị giá và hiện vật, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nghiêm chỉnh thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách và số hiện vật thực tế.
- Tổ chức hợp lý kế toán kho hàng theo hướng tiết kiệm chi phí trên cơ sở úng dụng công nghệ thông tin.
3. Hạch toán hàng hóa ỡ nơi bảo quản
3.1. Đối với hàng hóa trong kho
Hạch toán hàng hóa ở kho là hạch toán nghiệp vụ và trách nhiệm trước hết thuộc về người chịu trách nhiệm bảo quản dưới sự hướng dẫn, kiểm tra của kế toán.
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ kho được vận dụng tùy thuộc vào phương thức bảoquản và nhập xuất hàng hóa. Trong thực tế có thể sử dụng các phương thức như:
Theo phương pháp này, mỗi lô hàng được đánh số hiệu riêng và được bào quản riêng tại kho. Mỗi lô hàng được phản ánh ở một thẻ kho riêng để ghi chép sự biến động của lô hàng đó trên cơ sở các chứng từ xuất kho thuộc lô hàng này.
Phương pháp này có tác dụng tiết kiệm được cho phí hạch toán, giúp xác định được hao hụt, tổn thất hàng hóa kịp thời, thực hiện được việc nhập trước xuất trước. Điều này có ý nghĩa lớn đối với việc bảo quản những loại hàng hóa dễ hư hỏng.
- Phương pháp hạch toán theo từng mặt hàng:
Theo phương pháp này thì mỗi mặt hàng được phản ánh trên một thẻ kho riêng để theo dõi sự biến động của nó một cách liên tục theo thứ tự thời gian trên cơ sở các chứng từ nhập xuất hàng hóa.
Các thẻ này được đăng ký và đánh số theo sự hướng đẫn của phòng kế toán và được sắp xếp trật tự theo danh mục hàng hóa, theo tùng nhóm hàng để tiện ghi chép, kiểm tra, đối chiếu.
Kế toán phải thường xuyên kiểm tra việc ghi chép của chủ kho trên thẻ kho, phải thường xuyên đối chiếu số liệu thẻ kho với số liệu kế toán.
Để tăng cường kiểm tra việc chấp hành định mức dự trữ hàng hóa tồn kho, tăng cường lãnh đạo nghiệp vụ và cung cấp tài liệu cho kế toán, định kỳ thủ kho phải lập báo cáo kho theo mẫu qui định và kịp thời gởi về bộ phận kế toán.
3.2. Đối với hàng hóa chờ bán ở các quầy hàng, cửa hàng
Việc hạch toán hàng hóa ở các quầy hàng cửa hàng là nhiệm vụ của nhân viên bán hàng nhằm thường xuyên nắm chắc tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hóa ở quầy hàng, cửa hàng. Công việc này có thể tiến hành theo hai phương pháp:
- Phương pháp hạch toán cả số lượng và số tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên bán hàng phải mở “thẻ quầy hàng” cho từng mặt hàng để theo dõi sự biến động của hàng hóa về mặt số lượng; cuối ca hoặc cuối ngày kiểm kê hàng còn lại để tính số lượng hàng đã bán ra và tính số tiền bán ra trong ca, trong ngày. Thẻ quầy hàng được đăng lý ở phòng kế toán, đánh số thứ tự theo danh mục hàng hóa và theo nhóm hàng.
Cuối ca, cuối ngày, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền vào quỹ. Cuối tháng, căn cứ số dư của từng mặt hàng ở từng thẻ quầy hàng để lập bảng kê trị giá hàng hóa tồn quầy và toàn bộ thẻ quầy hàng được chuyển về phòng kế toán lưu trữ như tài liệu chi tiết của kế toán.
Phướng pháp này đảm bảo việc quản lý tiền hàng chặt chẽ, nhưng nhân viên bán hàng phải ghi chép nhiều, ảnh hưởng đến việc bán hàng.
- Phương pháp chỉ hạch toán theo số tiền
Nhân viên bán hàng chỉ cần mở sổ “Nhận hàng và thanh toán” để theo dõi số tiền hàng đã nhận vào và số tiền bán hàng đã nộp. Số tiền hàng đã nhận mà chưa thanh toán là giá trị hàng hòa còn lại.
SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN
Chứng từ
Diễn giải Trị giá hàngđã nhận Số tiền đãthanh toán
Giá trị hàng còn lại Số Ngày Hàng tồn đầu tháng
Cuối tháng hoặc định kỳ, kiểm kê hàng háo còn ở quầy, tính ra giá trị, đối chiếu với số tiền chưa thanh toán trên sổ để xác định số tiền bán hàng thừa hoặc thiếu.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng đòi hỏi phải có tinh thần trách nhiệm cao và thực hiện tốt công tác kiểm kê hàng hóa.