1. Chứng từ, thủ tục kế toán
Nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa dược thực hiện ở các quầy hàng, cửa hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho các cửa hàng bán lẻ doanh nghiệp cũng phải lập “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” nhưng chưa ghi giảm hàng tồn kho mà chỉ ghi giảm hàng từ kho của doanh nghiệp và ghi tăng hàng hóa ở các cửa hàng, quầy hàng trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Khi bán lẻ hàng hóa, nhân viên bán hàng phải lập “Hóa đơn GTGT” hoặc “Hóa đơn bán hàng” thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng. Cuối ngày hoặc cuối ca lập báo cáo bán hàng nộp về cho phòng kề toán cùng với tiền bán hàng thu được để hạch toán doanh thu bán hàng và tính giá vốn của hàng đã bán trong ngày (ca).
Giá vốn của hàng đã bán tại quầy = Số lượng hàng hóa đã bán x Giá vốn đơn vị hàng bán
Số lượng hàng hóa đã bán tại quầy hàng, cửa hàng
= Số lượng tồngđầu ngày (ca) +
Số lượng nhập trong ngày (ca)
- Số lượng tồncuối ngày (ca)
Trường hợp bán lẻ hàng hóa có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập hóa đơn thì phải lập bản kê bán lẻ theo từng lần bán, theo từng loại hàng, cuối ngày lập bàng kê gởi để phòng kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT.
Bộ phận kế toán phân loại doanh thu bán lẻ theo từng loại hàng hóa và theo nhóm thuế suất thuế GTGT, tính doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hàng hóa bán ra theo qui định.
Hiện nay, nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng được thực hiện bằng các phương thức:
+Bán hàng thu tiền trực tiếp
Theo phương thức này, nhân viên bán hàng vừa trực tiếp thu tiền vừa trức tiếp giao hàng cho khách hàng. Nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về số hàng họ đã nhận bán ra. Cuối ngày, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để tính ra số lượng và trị giá hàng hóa đã bán trong kỳ, đối chiếu doanh số bán ra với số tiền bán hàng thực thu để xác định thừa thiếu tiền bán hàng. Sau đó, lập báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền gửi về phòng kế toán để ghi sổ.
+Bán hàng thu tiền tập trung
Theo phương thức này, việc thu tiền của khách hàng được giao cho một nhân viên thu ngân thực hiện, còn nhân viên bán hàng chỉ làm nhiệm vụ giao hàng cho khách sau khi khách đã trả tiền tại quầy thu ngân.Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng còn nhân viện thu ngân lập giấy nộp tiền tất cả gửi về phòng kế toán để ghi sổ. Định kỳ, tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại quầy, tính ra số lượng và trị giá hàng hóa bán ra để từ đó xác định hàng hóa thừa thiếu tại quầy.
+Bán hàng tự chọn
Theo phương thức này, khách hàng tự chọn hàng hóa cần mua, tự mang đến bộ phận thu ngân kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền.Cuối ngày nhân viên thu ngân nộp tiền vào quỹ. Định kỳ tiến hành kiểm kê để xác định thừa thiếu tiền bán hàng.
2. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng
Nợ TK 156A – Chi tiết kho quầy cửa hàng nhận bán Có TK 156 – Kho hh (kho chính)
(2) Hàng ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng hay bảng kê bán hàng và giấy nộp tiền của các cửa hàng, quầy hàng nộp về, kế toán kiểm tra thấy đúng doanh số bán thì ghi:
Nợ TK 111
Có TK 5111- doanh thu bán hàng hóa Có TK 3331
(3) Trường hợp có phát sinh thiếu, thừa tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, không tìm ra nguyên nhân thì lập biên bản chờ xử lý.
- Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với DT bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111 – tổng tiền nhân viên bán hàng thực nộp Nợ TK 1388 – số tiền thiếu nhân viên phải bồi thường Nợ TK 1381 – số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Có TK 5111 – doanh thu bán hàng Có TK 33311 - thuế GTGT
- Nếu nộp thừa so với DT bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – tổng tiền nhân viên bán hàng nộp (số tiền thực nộp + số tiền nộp thừa)
Có TK 5111 – doanh thu bán hàng Có TK 33311 – thuế GTGT
Có TK 3381 – số tiền thừa chờ xử lý (4) Tính giá vốn của hàng hóa xuất kho đã bán:
Nợ TK 632 Có TK 1561
(5) Trường hợp bán hàng đại lý theo đúng giá quy định của bên chủ hàng, kế toán đơn vị nhận bán hàng đại lý căn cứ vào chứng từ, hóa đơn bán hàng. + Tính tổng số tiền bán hàng thu được ghi:
Nợ TK 111, 112 Theo giá thanh toán Có TK 331
+ Cuối kỳ , xác định khoản hoa hồng được hưởng về bán hàng đại lý, ghi: Nợ TK 331
Có TK 511
+ Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên chủ hàng, ghi: Nợ TK 331
Có TK 111, 112
+ Ngoài ra, bên nhận bán hàng đại lý còn phải phản ánh tình hình nhận và thanh toán tiền hàng gởi bán trên TK 003 “Hàng hóa nhận bán hộ”
(6) Trường hợp bán hàng trả góp thì doanh thu bán hàng được tính giống như bán hàng bình thường, phần lãi bán hàng trả chậm được coi là doanh thu chưa thực hiện, ghi:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 5111 – doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện + Nếu tính thuế GTGT thep phương pháp trực tiếp
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5111 Có TK 3387
- Phản giá vốn hàng bán đã xuất kho Nợ TK 632
Có TK 1561
- Khi thực hiện thu tiền bán hàng lần sau, ghi: Nợ 111, 112
Có TK 131
Đồng thời ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả góp của kỳ kế toán: Nợ TK 3387
Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính
(7) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, được sử dụng nội bộ cho hoạt động SXKD thuộc diện chịu thuế GTGT hay khuyến mại, quảng cáo không thu tiền thì trên hóa đơn bán hàng chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá vốn của hàng hóa. Kế toán ghi:
Nợ TK 641, 642 Có TK 5121
Phản giá vốn hàng bán đã xuất kho Nợ TK 632
Có TK 1561
(8) Trường hợp hàng hóa thược đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được sử dụng nội bộ cho hoạt động SXKD không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp của số hàng hóa sử dụng nội bộ được tính vào chi phí SXKD, kế toán ghi:
Nợ TK 641, 642
Có TK 5121 – doanh thu bán hàng nội bộ (theo giá vốn xuất kho)
Có TK 3331
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632
Có TK 1561
- Nếu hàng hóa do quỹ khen thưởng, phúc lợi đài thọ thì ghi: Nợ TK 431
Có TK 5121 Có TK 3331
Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 431
Có TK 5121
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632
Có TK 1561
(9)Trường hợp dùng hàng hóa để trả lương, trả thưởng cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 Có TK 5121 Có TK 3331 Hoặc ghi: Nợ TK 334 Có TK 512 Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 1561
(10)Phân bổ chi phí mua hàng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá bán ra của hàng hóa mua trong kỳ Trị giá mua của hàng hóa trong kỳ
Trong đó: Trị giá mua của hàng hóa trong kỳ = Trị giá mua của hàng hóa đầu kỳ ( dư đầu kỳ các TK 1561, 157, 151) + Trị giá mua của hàng hóa tăng trong kỳ + Trị giá mua của hàng hóa tồn cuối kỳ ( dư cuối kỳ các TK 1561, 157, 151) + Trị giá mua của hàng hóa bán ra trong kỳ
Sau khi xác định chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 632
3.Sơ đồ kế toán tổng hợp
Sơ đồ kế toán bán lẻ hàng hóa
156 (kho chính) 156A(tại cửa hàng quầy hàng) 632 xuất kho giao hàng giá vốn hàng bán bán lẻ cho cửa hàng
Sơ đồ kế toán doanh thu bán lẻ hàng hóa 511,512
Ví dụ minh họa:
Một doanh nghiệp kinh doanh xe ô tô TOYOTA nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế suất thuế GTGT 10%. Bán cho khách hàng M một chiếc CAMRY theo phương pháp trả góp với giá gồm thuế GTGT 2,5 tỷ đồng, giá bán chưa thuế thu bằng tiền mặt là 1,9 tỷ đồng, giá xuất kho 1,56 tỷ đồng. Tại thời điểm, bán khách hàng thanh toán lần đầu bằng tiền mặt là 500 triệu đồng số còn lại khách hàng sẽ thanh toán trong 10 tháng mỗi tháng 200 triệu đồng bằng tiền mặt.
Bài giải
- Doanh thu bán hàng theo hóa đơn Nợ TK 131 2.500.000.000 Có TK 5111 1.900.000.000 Có TK 33311 190.000.000 Có TK 3387 410.000.000 - Giá vốn hàng bán Nợ TK 632 1.560.000.000 Có TK 1561 1.560.000.000 - Khách hàng thanh toán lần đầu bằng tiền mặt
Nợ TK 111 500.000.000 Có TK 131 500.000.000 - Mỗi tháng khách hàng thanh toán
Nợ TK 111 200.000.000 Có TK 131 200.000.000
- Cuối tháng kết chuyển vào doanh thu tài chính theo tiền lãi trả góp hàng tháng (trong 10 tháng)
Nợ TK 3387 41.000.000 Có TK 515 41.000.000