Những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại cho hệ thống quản lý HSĐC là vô cùng to lớn. Tuy nhiên, cũng phải nhìn nhận rằng quá trình tin học hóa hệ thống HSĐC sẽ gặp phải những khó khăn, trở ngại rất lớn. Bởi vậy, cho đến nay mới chỉ có một số rất ít các quốc gia trên thế giới đã tin học hóa thành công hệ thống quản HSĐC ở nước mình. Đáng tiếc là Việt Nam chúng ta lại chưa nằm trong số đó.
Dưới đây, chúng tôi xin nêu ra những khó khăn, trở ngại chính đối với công tác tin học hóa hệ thống quản lý HSĐC ở nước ta. Việc nhìn nhận, đánh giá một cách chính xác những nguyên nhân này sẽ tạo cơ sở để nâng cao một cách rõ rệt hiệu quả áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ địa chính.
a. Trở ngại lớn nhất có thể nêu ra là hệ thống các quy định của quản lý nhà nước về đất đai ở nước ta chưa đạt được một sự ổn định tương đối. Cứ khoảng 5 đến 10 năm là Luật đất đai lại phải thay đổi hoặc sửa đổi một lần, các luật này ngay từ khi mới ra đời đã có những vấn đề chưa rõ ràng và để thực thi chúng đòi hỏi phải tiếp tục ra nhiều văn bản dưới luật. Các văn bản dưới luật và các thông tư hướng dẫn thì thay đổi với tốc độ chóng mặt và không lường hết trước được những tình huống có thể xảy ra trong thực tế. Ví dụ như chỉ trong vòng 10 năm, từ năm 1995 đến năm 2004, mẫu (và nội dung) các sổ sách HSĐC đã thay đổi 3 lần theo Quyết định 499 QĐ/ĐC ngày 27/7/1995, Thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 của Tổng cục Địa chính và Thông tư 29/2004/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Những sự thay đổi nhanh chóng này dẫn đến các hệ quả sau:
- Nội dung thông tin trong các hồ sơ cũ và hồ sơ mới không tương ứng với nhau dẫn đến sự thiếu đồng bộ thông tin. Việc chuyển các hệ thống sổ sách cũ sang hệ thống sổ sách mới tốn rất nhiều thời gian, kinh phí và công sức mà vẫn không thể đảm bảo độ tin cậy 100% do các sai sót trong quá trình chuyển đổi cũng như do
hệ thống phân loại cũ không tương thích hoàn toàn với hệ thống phân loại mới, điển hình là việc phân loại theo mục đích sử dụng bằng số trước đây và bằng chữ hiện nay.
- Mỗi khi có một quy định mới về hệ thống HSĐC thì các phần mềm quản lý hồ sơ cũng bắt buộc phải thay đổi theo. Sự thay đổi này không phải đơn giản như chỉnh sửa một vài chi tiết trên giấy mà là một quy trình phức tạp bao gồm: thiết kế lại cơ sở dữ liệu → rà soát và chỉnh sửa mã nguồn → chỉnh sửa giao diện → chạy thử và phát hiện lỗi. Quy trình này phải được tuân thủ ngay cả khi chỉ có một sự thay đổi nhỏ trong HSĐC và do đó, khi có một quy định nào đó liên quan đến HSĐC thì các nhà sản xuất phần mềm phải mất vài tháng, thậm chí hàng năm, để chỉnh sửa và nâng cấp phần mềm cho phù hợp. Khi công việc này vừa kết thúc thì lại có những quy định mới được đưa ra và phần mềm lại phải tiếp tục được chỉnh sửa. Thực tế này đã tạo ra một vòng luẩn quẩn dẫn đến tình trạng các phần mềm quản lý HSĐC phải liên tục được nâng cấp, chỉnh sửa mà vẫn không thể đáp ứng được nhu cầu. Do đó, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin là rất thấp.
Một vấn đề nữa gây khó khăn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý HSĐC là do những lý do khách quan và chủ quan, nhiều văn bản pháp quy không đồng bộ hoặc không tính hết được các tình huống trong thực tế. Chẳng hạn như mặc dù Thông tư 29/2004/TT-BTNMT đã quy định rõ ràng về cách ghi mục đích SDĐ trong sổ địa chính, sổ mục kê và sổ theo dõi biến động đất đai, nhưng cho đến nay lại chưa có quy định mới nào về việc ghi loại đất trên bản đồ địa chính, bởi vậy một số địa phương vẫn sử dụng cách ghi theo quy định cũ (ví dụ như T cho đất thổ cư), trong khi đó, ở những địa phương khác người ta lại ghi theo ký hiệu mới (ONT cho đất ở nông thôn hay ODT cho đất ở đô thị). Tình trạng trên đã tạo ra quá nhiều trường hợp ngoại lệ dẫn đến hiệu quả áp dụng công nghệ thông tin rất thấp vì xét về bản chất, công nghệ thông tin chủ yếu được áp dụng để thực hiện một (hay nhiều) quy trình đã được vạch ra cụ thể với những tình huống cụ thể.
b. Hệ thống dữ liệu về đất đai ở Việt Nam, đặc biệt là dữ liệu không gian, còn chưa đầy đủ, có độ chính xác không cao và chưa được chuẩn hóa một cách trọn vẹn. Do chiến tranh và do hoàn cảnh kinh tế khó khăn nên trong thời gian trước đây (trước những năm 90 của Thế kỷ trước), công tác đo đạc và thành lập HSĐC
được thực hiện bằng các trang thiết bị thô sơ nên độ chính xác kém, tính đồng bộ không cao. ở rất nhiều địa phương, trong thời gian này, công tác đo đạc bản đồ giải thửa được thực hiện chủ yếu bằng thước dây trong hệ tọa độ giả định với độ chính xác rất thấp.
Từ những năm 1990 trở lại đây, với sự nỗ lực rất lớn của toàn ngành Địa chính, nhiều công nghệ hiện đại như GPS, ảnh số, toàn đạc điện tử,... đã được triển khai rộng rãi. Các công nghệ này có những đặc tính ưu việt là độ chính xác cao, khả năng tự động hóa tốt và sản phẩm đầu ra là các bản đồ dạng số. Tuy nhiên, các công nghệ này cũng không giải quyết được một cách triệt để các vấn đề. Các dữ liệu vẫn còn nằm ở nhiều định dạng khác nhau (chủ yếu là *.dgn của Microstation và *.dwg / *.dxf của AutoCAD), phần lớn các bản đồ mới chỉ được thành lập dưới dạng sản phẩm đồ họa chứ không phải là sản phẩm GIS nên các vấn đề về topology cũng như dữ liệu thuộc tính hầu như không được quan tâm.
Những thực trạng trên về dữ liệu gây khó khăn rất lớn cho việc tin học hóa hệ thống HSĐC bằng cách xây dựng các hệ thống thông tin đất đai. Hệ thống có thể được thiết kế chuẩn, thử nghiệm tốt nhưng khi triển khai trong thực tế lại không có tác dụng do bị "đói" dữ liệu. Kinh phí và thời gian thu thập, chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu là quá lớn và hiện tại nhiều đơn vị không dám đầu tư vào lĩnh vực này vì không biết quá trình nhập dữ liệu đến bao giờ mới kết thúc trong khi hiệu quả của hệ thống thì chưa khẳng định được ngay.
c. Trình độ tin học của các cán bộ chuyên môn không đồng đều, năng lực phát triển phần mềm chưa mạnh. Theo số liệu thống kê mới nhất của Bộ Bưu chính - Viễn thông tại Hội nghị Quốc gia về phát triển Internet tháng 5/2007, số người sử dụng Internet ở Việt Nam đạt tới hơn 18.64% dân số, trên mức trung bình của thế giới (15.9%) và vượt xa các nước trong khu vực như Thái Lan, Trung Quốc, Philippin. Điều này chứng tỏ công nghệ thông tin đã được phổ cập khá rộng rãi ở nước ta. Tuy nhiên, nếu nghiên cứu kỹ thì có thể thấy công nghệ thông tin chỉ phổ biến trong lĩnh vực giải trí, truyền thông. Còn trong các lĩnh vực khác, trong đó có lĩnh vực quản lý đất đai, thì vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục:
- Công nghệ thông tin phát triển quá nhanh và thực tế nó mới chỉ bùng nổ ở Việt Nam trong khoảng thời gian 10-15 năm trở lại đây. Trong khi đó, một số rất
đông các cán bộ chuyên ngành hiện nay có độ tuổi trên 40 và khả năng thích ứng với công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ này thấp hơn nhiều so với các cán bộ trẻ (20-30 tuổi). Ngoài ra, do đất nước vừa trải qua nhiều cuộc chiến tranh cùng với hoàn cảnh kinh tế khó khăn trong những năm 70-80 của Thế kỷ trước, rất nhiều cán bộ chuyên môn không được đào tạo một cách bài bản, toàn diện nên đã gặp khó khăn rất lớn khi tiếp cận với công nghệ thông tin. Thực tế này đã dẫn đến tình trạng mặc dù tỷ lệ số người có kiến thức về công nghệ thông tin cao nhưng phần lớn lại tập trung trong số học sinh, sinh viên và các cán bộ trẻ, còn phần đông số cán bộ chuyên môn thì kiến thức còn rất hạn chế, đặt biệt là ở khu vực nông thôn và các đô thị nhỏ.
- Trình độ tin học của số đông cán bộ mới chỉ dừng lại ở mức soạn thảo các văn bản đơn giản, tức là các thao tác: mở file → gõ → đóng file → in / ghi ra đĩa. Các kiến thức về hệ điều hành hầu như không có, khái niệm về hệ thông tin địa lý (GIS) thì chưa được biết tới,... Bởi vậy, khi triển khai các hệ thống thông tin đất đai trong thực tế thì công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ gặp rất nhiều khó khăn, kết quả cuối cùng là các cán bộ sử dụng chỉ thuộc được những thao tác cơ bản mà không hiểu sâu về hệ thống nên không xử lý được các tình huống xảy ra. Hiện tượng này dẫn đến tư tưởng ngại sử dụng công nghệ thông tin trong những vấn đề phức tạp (mà chính trong các vấn đề phức tạp thì công nghệ thông tin mới phát huy hết khả năng của mình).
- Mặc dù một trong những trọng tâm phát triển kinh tế đất nước là đẩy mạnh công nghệ phần mềm, tuy nhiên, chúng ta mới chỉ dừng ở mức gia công phần mềm cho các hãng nước ngoài chứ chưa có một sản phẩm phần mềm thương hiệu Việt Nam mạnh trên thị trường với khả năng hỗ trợ sản phẩm tốt. Đây là một khó khăn cho việc phát triển các phần mềm hệ thống thông tin đất đai chúng bắt buộc phải là phần mềm chuyên dụng được xây dựng phù hợp với hệ thống quản lý đất đai ở nước ta. Các phần mềm do các đơn vị trong nước phát triển mặc dù đã có những tiến bộ nhất định nhưng về bản chất vẫn trong giai đoạn thử nghiệm, sửa lỗi với chất lượng hỗ trợ kỹ thuật thấp. Chính vì vậy mà đã có những ý kiến của một số chuyên gia ở Bộ TN&MT đề nghị đặt hàng cho các hãng phần mềm GIS mạnh trên thế giới (như ESRI, MapInfo hay AutoDesk,...) để họ xây dựng phần mềm hệ
thống thông tin đất đai cho riêng Việt Nam. Chúng tôi không đồng tình với ý kiến này vì cho rằng sớm hay muộn Việt Nam cũng bắt buộc phải tự xây dựng phần mềm hệ thống thông tin đất đai cho riêng mình. Tuy nhiên, những ý kiến đó cũng rất đáng quan tâm bởi nó phản ánh đúng những bế tắc về vấn đề này trong giai đoạn hiện nay.
d. Công nghệ số mặc dù được nhắc đến nhiều nhưng chưa được khẳng định trong hệ thống quản lý nhà nước ở nước ta. Trong các văn bản của Nhà nước, trên các phương tiện thông tin đại chúng và trong các hội thảo khoa học, công nghệ số hay được nhắc đến nh một công nghệ có rất nhiều triển vọng và sẽ thay thế các công nghệ truyền thống trong một tương lai gần. Thông tư 29/2004/TT-BTNMT đã dành hẳn một chương - chương IV - cho việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính dạng số và Thông tư 09/2007/TT-BTNMT cũng đã dành một phần lớn cho việc hướng dẫn lập cơ sở dữ liệu địa chính dạng số. Mặc dù vậy, cho đến thời điểm này ở Việt Nam chưa có một văn bản luật chính thức nào công nhận tính pháp lý cũng như cơ chế hoạt động của các văn bản điện tử, các chữ ký điện tử cũng mới chỉ đang trong giai đoạn nghiên cứu. Hệ quả là các hệ thống thông tin đất đai có được thành lập thì cũng mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho hệ thống hồ sơ dạng giấy mà không thể thay thế hoàn toàn được. Như Thông tư 29/2004/TT-BTNMT đã khẳng định:
"Việc tổ chức hệ thống thông tin đất đai đáp ứng mục tiêu chính là tạo điều kiện để nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước về đất đai, cải cách thủ tục hành chính về quản lý đất đai, được sử dụng hàng ngày trong công tác quản lý. Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin đất đai vẫn phải có đủ hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của Thông tư này (thông tư 29/2004). Hệ thống HSĐC trên giấy mới có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật".
Như vậy, ở thời điểm hiện nay, cho dù các hệ thống thông tin đất đai có được thiết lập và hoạt động tốt thì vẫn cứ phải duy trì 2 hệ thống: hệ thống trên giấy và hệ thống trên máy tính. Như vậy, khối lượng công việc không được giảm đi nhiều và người sử dụng có thể sẽ mất dần niềm tin vào các hệ thống thông tin đất đai.
Cũng cần nói rõ rằng tính pháp lý của các văn bản điện tử không phải là vấn đề của riêng Việt Nam mà còn của đa số các nước trên thế giới. Ngay cả ở Mỹ - nước có nền công nghệ thông tin phát triển mạnh nhất thế giới - chữ ký điện tử mới chỉ được pháp luật công nhận từ vài năm gần đây. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần nhận thức rõ vấn đề này để có thể sớm thông qua Luật về văn bản điện tử nhằm đẩy mạnh công tác tin học hóa hệ thống quản lý nhà nước.
Mặc dù có những khó khăn, trở ngại nêu ở trên nhưng vấn đề tin học hóa trong quản lí HSĐC đang là nhiệm vụ cấp thiết của công tác quản lí đất đai ở nước ta và trước hết là phải thiết lập được cơ sở dữ liệu địa chính.