3.2.3.6.1. Báo cáo chênh lệch định phí sản xuất chung
Báo cáo chênh lệch định phí sản xuất chung tại công ty đƣợc lập trên cơ sở xác định tỷ lệ ĐPSXC định mức và tỷ lệ ĐPSXC thực tế. Bảng báo cáo này có thể đƣợc thiết kế theo sự đề xuất của tác giả ở bảng 3.15
Bảng 3.15 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý X/N Khoản mục chi phí Tỷ lệ ĐPSXC định mức Tỷ lệ ĐPSXC thực tế ĐPSXC thực tế ĐPSXC dự toán ĐPSXC PB theo định
mức CL chi tiêu CL khối lƣợng Tổng CL
A (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1.Chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng
2.Chi phí dụng cụ sản xuất 3.Chi phí khấu hao TSCĐ 4.Chi phí nƣớc SX 5.Chi phí điện SX 6.Chi phí thuê đất SX
Cách lập bảng 3.15, công ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.15
@ Chú thích bảng 3.15:
- Số liệu từng dòng trong cột A, (1), (2), (3), (4) đƣợc thu thập trên cơ sở số liệu tại công ty đã đƣợc tính toán.
- Số liệu Cột (5) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) x Lƣợng m3 gỗ tinh tiêu hao thực tế tại công ty trong quý X/N
- Số liệu Cột (6) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (3) - (4) - Số liệu Cột (7) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (4) - (5) - Số liệu Cột (8) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (6) + (7)
Bảng 3.15 cung cấp thông tin về chênh lệch ĐPSXC giữa thực tế và dự toán tại công ty trong một quý. Trên cơ sở đó, ban giám đốc công ty sẽ có giải pháp phù hợp để kiểm soát tốt ĐPSXC.
3.2.3.6.2. Báo cáo chênh lệch định phí bán hàng và quản lý
Báo cáo chênh lệch định phí bán hàng và quản lý tại công ty có thể đƣợc lập nhƣ theo thiết kế bảng 3.16 theo sự đề xuất của tác giả
Cách lập bảng 3.16, công ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.16
@ Chú thích bảng 3.16:
- Số liệu từng dòng trong cột A, (1), (2) đƣợc thu thập trên cơ sở số liệu tại công ty đã đƣợc tính toán.
- Số liệu Cột (3) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) - (2) - Số liệu Cột (B), (C), (D) đƣợc đánh dấu dựa vào số liệu cột (3)
Bảng 3.16 cung cấp thông tin về chênh lệch ĐPBH và QL giữa thực tế và dự toán tại công ty trong một năm. Trên cơ sở đó, ban giám đốc công ty sẽ có giải pháp phù hợp để kiểm soát tốt ĐPBH và QL.
Bảng 3.16 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐPBH VÀ QL Năm N Khoản mục chi phí ĐPBH và QL thực tế ĐPBH và QL dự toán Chênh lệch Đánh giá Thuận lợi Bất lợi Ghi chú A (1) (2) (3) B C D
1.Chi phí nhân viên bán hàng 2. Chi phí nhân viên quản lý 3.Chi phí khấu hao TSCĐ 4. Chi phí vật liệu quản lý 5. Chi phí đồ dùng văn phòng 6. Thuế, phí, lệ phí
7. Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí điện thoại
- Chi phí dịch vụ mua ngoài khác
8. Chi phí bằng tiền khác
- Công tác phí, lệ phí tiếp khách - chi phí khác bằng tiền
Tổng cộng
Để hiểu rõ cách thức lập các bảng báo cáo chênh lệch định phí tại công ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, chúng ta có thể xem cách lập các bảng báo cáo này trong năm 2011.
Kết luận chƣơng 3
*****
Thông qua cơ sở lý luận và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, luận văn đã làm rõ sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động, đồng thời đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty. Các giải pháp này chủ yếu tập trung vào việc hoàn thiện quy trình lập dự toán tĩnh, xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức, xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt.
Kiểm soát hoạt động là một nội dung quan trọng trong việc đánh giá thành quả ngắn hạn tại doanh nghiệp, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại doanh nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu chung và phát triển doanh nghiệp một cách toàn diện và bền vững.
Với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ
Nghệ Gỗ Tiến Đạt” luận văn đã tập trung làm rõ những vấn đề sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa đƣợc những cơ sở lý luận cơ bản về kiểm soát hoạt động, để trên cơ sở đó làm rõ thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
Thứ hai, luận văn đã phản ánh đƣợc thực tiễn hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt, từ đó chỉ ra những ƣu điểm, nhƣợc điểm của hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
Thứ ba, đề xuất 1 số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
Tuy nhiên, đề tài chỉ mới đi sâu nghiên cứu hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt mà chƣa đi vào tìm hiểu hệ thống kiểm soát hoạt động tại các doanh nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định nói chung. Đồng thời, nền kinh tế hiện nay luôn vận động không ngừng, nên các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động phải đƣợc rút ra từ lý luận và thực tiễn biến động không ngừng, vì vậy còn nhiều vấn đề phải tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện...
TÀI LIỆU THAM KHẢO ----o0o----
TIẾNG VIỆT
Bộ môn kế toán quản trị - phân tích hoạt động kinh doanh – Khoa kế toán kiểm toán trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM, 2010, Kế toán chi phí, Nhà xuất bản Lao động.
Nguyễn Tấn Bình, 2005, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê.
Business edge, Lập & Kiểm soát ngân sách, 2006, Nhà xuất bản Trẻ.
Bộ môn kế toán quản trị - phân tích hoạt động kinh doanh – Khoa kế toán kiểm toán trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM, 2010, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Lao động.
Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Thanh Hƣờng 2006, Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động & kiểm soát quản lý tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Lạnh,
Các tài liệu thực tế tại Công ty Cổ Phẫn Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
TIẾNG ANH
Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:AStrategic Emphasis, 3rd Edition; McGraw-Hill, 2005, Page 510- 806.
Robert S.Kaplan, Anthony A.Atkinson; Advanced Management Accounting, 3rd Edition; 2005, Page 442-453.
Roman L .Weil, Michael W .Maher; Cost Management, 2rd Edition, 2005, Page 645-655.
----o0o----
PHỤ LỤC 01: Ví dụ minh họa về giá thành định mức tại công ty A
Công ty A chuyên sản xuất thiết bị điện, giá thành định mức cho 1 MBA 500KVA của công ty A đƣợc tính nhƣ sau:
Ta có: Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức Định mức năng lực sản xuất cho một sản phẩm = x 20.319 350 = x = 7.111.624đ Định phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm Đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung định mức Định mức năng lực sản xuất cho một sản phẩm = x 48.329 350 = x = 16.915.270đ
Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức
Tổng biến phí sản xuất chung dự toán =
Năng lực sản xuất dự toán
= 5.262.500.000
258.995
= 20.319 đ/h
Đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung định mức
Tổng định phí sản xuất chung dự toán =
Năng lực sản xuất dự toán
= 12.517.058.500
258.995
Chi phí SXC định mức = 7.111.624 + 16.915.270 = 24.054.293đ => Giá thành định mức của MBA 500KVA gồm:
1. Chi phí NVLTT định mức: 173.603.505đ 2. Chi phí NCTT định mức: 9.296.350đ 3. Chi phí SXC định mức: 24.026.894đ
tế với dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt tại công ty A
Bảng 1.1 - PHÂN TÍCH CHÊNH LỆCH THEO DỰ TOÁN TĨNH Năm 2011
Chỉ tiêu ĐVT Dự toán tĩnh Thực tế Chênh lệch Đánh giá
1. Số lƣợng SP tiêu thụ Cái 3.900 3.800 (100) Bất lợi
2. Giá bán (đơn vị) Đồng 137.538.462 137.518.421 (20.040) Bất lợi
3. Doanh thu Đồng 536.400.000.000 522.570.000.000 (13.830.000.000) Bất lợi
4. Trừ tổng biến phí
Đồng
424.092.400.000 422.706.500.000 (1.385.900.000)
- Biến phí sản xuất 396.192.400.000 395.206.500.000 (985.900.000) Thuận lợi
- Biến phí ngoài sản xuất 27.900.000.000 27.500.000.000 (400.000.000) Thuận lợi
5. Số dƣ đảm phí Đồng 112.307.600.000 99.863.500.000 (12.444.100.000) Bất lợi
6. Trừ tổng định phí
Đồng
73.544.234.000 74.159.500.000 615.266.000
- Định phí sản xuất 50.068.234.000 49.670.500.000 (397.734.000) Thuận lợi
- Định phí ngoài sản xuất 23.476.000.000 24.489.000.000 1.013.000.000 Bất lợi
7. Lợi nhuận hoạt động Đồng 38.763.366.000 25.704.000.000 (13.059.366.000) Bất lợi
Qua bảng 1.1, chúng ta thấy giữa thực tế & dự toán tĩnh đã có sự chênh lệch ở hầu hết các chỉ tiêu nhƣ: sản lƣợng tiêu thụ, giá bán…. Ở đây chúng ta thấy phần lớn là những chênh lệch bất lợi, cụ thể:
- Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ thực tế thấp hơn dự toán là: 100 sp; - Giá bán đơn vị thực tế thấp hơn dự toán là: 20.040đ/sp;
- Doanh thu thực tế thấp hơn dự toán là: 13.830.000.000đ; - Số dƣ đảm phí thực tế thấp hơn dự toán là: 12.444.100.000đ; - Định phí ngoài SX thực tế cao hơn dự toán là: 1.013.000.000đ
- Lợi nhuận hoạt động thực tế thấp hơn dự toán là: 13.059.366.000đ.
Riêng chỉ tiêu tổng biến phí, chúng ta thấy biến phí SX thực tế thấp hơn dự toán là: 985.900.000đ và biến phí ngoài SX thực tế thấp hơn dự toán là: 400.000.000đ; định phí SX thực tế thấp hơn dự toán là: 397.734.000đ -> đây là những chênh lệch thuận lợi. Tuy nhiên, điều đó vẫn chƣa thể kết luận kết quả hoạt động tại Công ty A là tốt bởi vì: Rõ ràng, mức hoạt động thực tế thấp hơn dự toán nên tổng biến phí thực tế thấp hơn dự toán, trong khi:
- Biến phí SX đơn vị thực tế là 104.001.711đ/sp (= 395.206.500.000đ/3.800) > biến phí SX đơn vị dự toán là 101.587.795đ/sp (= 396.192.400.000đ/3.900): yếu tố bất lợi;
- Biến phí ngoài SX đơn vị thực tế là 7.236.842đ/sp (= 27.500.000.000đ/3.800) > biến phí ngoài SX đơn vị dự toán là 7.153.846đ/sp (= 27.900.000.000đ/3.900): yếu tố bất lợi.
Vậy nguyên nhân nào dẫn đến các chênh lệch ở trên? Chênh lệch giữa tổng biến phí thực tế với dự toán đơn thuần là do chênh lệch về số lƣợng sản phẩm tiêu thụ hay còn có yếu tố biến phí đơn vị ảnh hƣởng? Để hiểu rõ hơn & đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động tại Công ty A chúng ta tiến hành phân tích chênh lệch thông qua dự toán linh hoạt.
Năm 2011
Chỉ tiêu ĐVT Dự toán linh hoạt Thực tế Chênh lệch Đánh giá
A B (1) (2) (3)=(2)-(1) C
1. Số lƣợng SP tiêu thụ Cái 3.800 3.800 -
2. Giá bán (đơn vị) Đồng 137.538.462 137.518.421 (20.040) Bất lợi
3. Doanh thu Đồng 522.646.153.846 522.570.000.000 (76.153.846) Bất lợi
4. Trừ tổng biến phí
Đồng
413.218.235.897 422.706.500.000 9.488.264.103
- Biến phí sản xuất 386.033.620.513 395.206.500.000 9.172.879.487 Bất lợi
- Biến phí ngoài sản xuất 27.184.615.385 27.500.000.000 315.384.615 Bất lợi
5. Số dƣ đảm phí Đồng 109.427.917.949 99.863.500.000 (9.564.417.949) Bất lợi
6. Trừ tổng định phí
Đồng
73.544.234.000 74.159.500.000 615.266.000
- Định phí sản xuất 50.068.234.000 49.670.500.000 (397.734.000) Thuận lợi
- Định phí ngoài sản xuất 23.476.000.000 24.489.000.000 1.013.000.000 Bất lợi
7. Lợi nhuận hoạt động Đồng 35.883.683.949 25.704.000.000 (10.179.683.949) Bất lợi
Bảng 1.2 mô tả việc phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt tại Công ty A.
Xem xét bảng 1.2, chúng ta thấy tất cả các chênh lệch đều thuộc về yếu tố bất lợi. Nhƣ vậy, việc phân tích chênh lệch theo dự toán tĩnh & theo dự toán linh hoạt ở bảng 1.1 & bảng 1.2 đã có sự khác biệt. Nếu nhƣ phân tích chênh lệch theo dự toán tĩnh chỉ ra rằng
chênh lệch tổng biến phí là yếu tố thuận lợi thì việc phân tích chênh lệch theo dự
toán linh hoạt cho chúng ta 1 nhận định chính xác hơn về chênh lệch tổng biến phí:
yếu tố bất lợi khi chúng ta điều chỉnh mức độ hoạt động về mức thực tế (3.800 sp).
@ Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch tổng biến phí là do:
- Mức độ hoạt động giảm 100 sp;
- Biến phí SX đơn vị tăng từ 101.587.795đ/sp lên 104.001.711đ/sp; - Biến phí ngoài SX đơn vị tăng từ 7.153.846đ/sp lên 7.236.842đ/sp.
Để đánh giá thành quả quản lý rõ ràng & chính xác hơn, chúng ta tiến hành phân tích chênh lệch theo dự toán tĩnh & dự toán linh hoạt tại Công ty A qua bảng 1.3.
Bảng 1.3 - PHÂN TÍCH CHÊNH LỆCH THEO DỰ TOÁN LINH HOẠT VÀ DỰ TOÁN TĨNH Năm 2011
Chỉ tiêu ĐVT Dự toán tĩnh Dự toán linh hoạt Thực tế CL giá CL lƣợng Tổng CL
A B (1) (2) (3) (4)=(3)-(2) (5)=(2)-(1) (6)=(4)+(5) 1. Số lƣợng SP tiêu thụ Cái 3.900 3.800 3.800 - (100) (100) 2. Giá bán (đơn vị) Đồng 137.538.462 137.538.462 137.518.421 (20.040) - (20.040) 3. Doanh thu Đồng 536.400.000.000 522.646.153.846 522.570.000.000 (76.153.846) (13.753.846.154) (13.830.000.000) 4. Trừ tổng biến phí Đồng 424.092.400.000 413.218.235.897 422.706.500.000 9.488.264.103 (10.874.164.103) (1.385.900.000) - Biến phí sản xuất 396.192.400.000 386.033.620.513 395.206.500.000 9.172.879.487 (10.158.779.487) (985.900.000)
- Biến phí ngoài sản xuất 27.900.000.000 27.184.615.385 27.500.000.000 315.384.615 (715.384.615) (400.000.000)
5. Số dƣ đảm phí Đồng 112.307.600.000 109.427.917.949 99.863.500.000 (9.564.417.949) (2.879.682.051) (12.444.100.000) 6. Trừ tổng định phí Đồng 73.544.234.000 73.544.234.000 74.159.500.000 615.266.000 - 615.266.000 - Định phí sản xuất 50.068.234.000 50.068.234.000 49.670.500.000 (397.734.000) - (397.734.000) - Định phí ngoài sản xuất 23.476.000.000 23.476.000.000 24.489.000.000 1.013.000.000 - 1.013.000.000
là 20.040đ/sp làm cho doanh thu thực tế giảm 76.153.846đ so với dự toán. Biến phí đơn vị thực tế (111.238.553đ/sp) cao hơn so với dự toán (108.741.641đ/sp) góp phần làm giảm số dƣ đảm phí 9.564.417.949đ và tổng định phí thực tế cao hơn dự toán: 615.266.000đ nên làm lợi nhuận hoạt động giảm tƣơng ứng 10.179.683.949đ.
Ở cột (5), chúng ta thấy số lƣợng sản phẩm tiêu thụ ở dự toán linh hoạt thấp hơn dự toán dự toán tĩnh là 100 sp trong khi giá bán không đổi ở cả 2 dự toán nên ảnh hƣởng đến doanh thu giảm tƣơng ứng 13.753.846.154đ; tổng biến phí giảm tƣơng ứng 10.874.164.103đ (vì biến phí đơn vị ở cả 2 dự toán là nhƣ nhau) & lợi nhuận hoạt động giảm 2.879.682.051đ;
Ở cột (6), chúng ta thấy doanh thu giảm 13.830.000.000đ là do chịu ảnh hƣởng của việc giá bán giảm & khối lƣợng tiêu thụ cũng giảm. Lợi nhuận hoạt động giảm
13.059.366.000đ là do 2 nguyên nhân:
- Do chênh lệch dự toán linh hoạt góp phần làm giảm lợi nhuận hoạt động 10.179.683.949đ (đánh giá thành quả của nhà quản trị: không hiệu quả trong việc quản lý biến phí đơn vị thực tế);
- Do chênh lệch lƣợng bán góp phần làm lợi nhuận hoạt động giảm 2.879.682.051đ.
Qua việc phân tích chênh lệch giữa thực tế với dự toán linh hoạt & dự toán tĩnh, các nhà quản trị sẽ biết đƣợc nguyên nhân gây ra các chênh lệch, từ đó có hƣớng xử lý thích hợp cho từng nguyên nhân gây ra chênh lệch.
PHỤ LỤC 03: Ví dụ minh họa về bảng phân tích chênh lệch biến phí tại công ty A
@ Ở phần này chúng ta xem xét phân tích 1 số nguyên vật liệu tham gia tạo ra MBA 500KVA trong quý 4/2011.
Ta có: Số lƣợng dự toán SX MBA 500KVA: 100 Số lƣợng thực tế SX MBA 500KVA: 85
Bảng 1.4a - PHÂN TÍCH CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NVLTT- CL GIÁ Quý 4/2011 Tên vật tƣ ĐVT Lƣợng thực tế mua Giá định mức Giá thực tế mua CPNVLTT thực tế CPNVLTT dự toán CL giá A B (1) (2) (3) (4) = (1)*(3) (5) = (1)*(2) (6) = (4)-(5) 1. Thân máy Kg 436 13.650 14.250 6.213.000 5.951.400 261.600 2. Vành máy 1 Kg 42,5 13.520 14.630 621.775 574.600 47.175 3. Vành máy 2 Kg 18 13.520 14.630 263.340 243.360 19.980 4. Vành máy 3 Kg 14,5 13.520 14.630 212.135 196.040 16.095 5. Nắp máy Kg 277 14.500 15.600 4.321.200 4.016.500 304.700 6. Đáy máy Kg 143 13.520 13.520 1.933.360 1.933.360 - 7. Chốt định vị đáy Kg 1,5 13.520 13.520 20.280 20.280 - 8. Nắp bắt sứ Kg 15,5 60.500 64.000 992.000 937.750 54.250 … … … … … … … …
Chênh lệch này tại công ty A có thể do các nguyên nhân sau: - Chất lƣợng vật liệu mua vào;
Quý 4/2011 Tên vật tƣ ĐVT Lƣợng thực tế sử dụng Giá định mức Lƣợng định mức CPNVLTT dự toán CPNVLTT định mức CL lƣợng A B (1) (2) (3) (4) = (1)*(2) (5) = (2)*(3) (6) = (4)-(5) 1. Thân máy Kg 435,19 13.650 519,645 5.940.343,5 7.093.154,25 (1.152.810,75) 2. Vành máy 1 Kg 42 13.520 40,25 567.840 544.180 23.660