tốt, cung cấp các đánh giá khách quan và đúng mục đích một cách chuyên nghiệp cho Tổng công ty.
2.3.2. Nhược điểm
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức tại Tổng công ty Giấy Việt Nam chưa thật sự rõ ràng, vẫn còn chồng chéo. Chưa bóc tách phòng tổ chức lao động với phòng tiền lương, chưa có văn bản cụ thể quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị và cá nhân.
Quy trình tuyển dụng nhân sự:
Tại Tổng công ty còn chưa thực hiện việc trực tiếp khám sức khỏe và phổ biến, đào tạo nội quy, quy định của công ty cho cán bộ công nhân viên mới được nhận làm. Điều này có thể dẫn tới việc không đảm bảo số lượng công nhân viên cần tuyển vì lý do sức khỏe cũng như không tuân thủ nội quy, quy định của Tổng công ty.
Việc kiểm tra trình độ chuyên môn, tay nghề còn chưa thực sự được chú trọng, đôi khi còn thực hiện một cách lấy lệ, sơ sài.
Quy trình sử dụng lao động:
Đối với quy trình chấm công: Đa số các tổ trưởng ghi lại những thông tin bất thường trong tổ vào sổ tay của mình, ví dụ: Thông tin tên công nhân nghỉ trong ngày, công nhân về sớm, công nhân đến muộn,… Sau đó cuối ngày, tổ trưởng mới tiến hành ghi chép lại vào bảng chấm công I, thậm chí phải đến đầu buổi sáng hôm sau tổ trưởng mới tiến hành chấm vào bảng chấm công I. Vì vậy, có khi không phải ngay hôm đó công nhân được ký xác nhận thời gian lao động của mình mà phải đến đầu buổi sáng hôm sau họ mới ký nhận được. Thực tế quan sát việc ký nhận của công nhân xảy ra trường hợp ký thay cho nhau. Một số tổ không dán công khai bảng chấm công I .
Đối với việc xử phạt nhiều khi không được thực hiện nghiêm túc và công bằng...Ví dụ như công nhân viên đễn trễ 5 – 10 phút chỉ bị nhắc nhở chứ chưa thực hiện nộp phạt như quy định của công ty.
Đối với việc đánh giá công việc và điều chỉnh lương: còn ít được quan tâm và đôi khi còn mang tính chủ quan của lãnh đạo công ty.
Do nhân viên LĐTL chỉ căn cứ vào bản mềm bảng chấm công II để nhập công và thời gian làm thêm vào bảng thanh toán lương nên rủi ro số liệu ở bản mềm chấm công II không khớp với bản cứng bảng chấm công II có thể sẽ xảy ra, dẫn đến rủi ro nhập sai công vào bảng thanh toán lương.
Quy trình thanh toán lương:
Quy trình thanh toán lương bằng tiền mặt của công ty khá phức tạp, rất dễ dẫn đến các rủi ro, sai sót. Chi phí cho nhân lực và thời gian cho cách chi lương này là cao hơn so với chi lương qua thẻ ATM.
Chức năng kiểm toán nội bộ:
Hiện tại Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ.
2.4. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiềnlương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Về cơ cấu tổ chức:
- Công ty cần bóc tách phòng nhân sự và phòng tiền lương, đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm, tránh gian lận, sai sót trong quy trình nhân sự tiền lương.
- Công ty nên xây dựng các quy trình cụ thể bằng văn bản, phân công công việc từng bước.
- Công ty cần cần quan tâm xây dựng công tác đánh giá công việc, công tác đào tạo phát triển nhân lực hơn nữa.
Quy trình tuyển dụng nhân sự:
- Đối với quy trình tuyển dụng, để giảm thiểu rủi ro trong quy trình cần có sự thay đổi, cụ thể: Nên thêm 2 bước vào quy trình tuyển dụng là “khám sức khỏe” và “đào tạo nội quy”. Quy trình mới:
Nhu cầu tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng Tiến hành tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra tay nghề Khám sức khoẻ Thử việc Đào tạo nội quy Ký hợp đồng lao động.
- Đầu tư, chú trọng hơn trong việc kiểm tra trình độ chuyên môn và tay nghề cua cán bộ công nhân viên.
- Công ty nên có văn bản hướng dẫn công khai cách chấm công, cách tính lương, cách thể hiện trên bảng chấm công để toàn bộ công nhân viên biết. Bảng chấm công phải được dán công khai ở các tổ, các xưởng. Tổ trưởng phải thực hiện chấm công mỗi ngày, không được để chậm trễ sang ngày hôm sau.
- Đánh giá công việc tiến hành vào cuối năm, kết quả đánh giá công việc sẽ là cơ sở để xét điều chỉnh lương.
- Còn để điều chỉnh bậc tay nghề cho công nhân, Công ty nên tổ chức thi tay nghề cho công nhân, tuỳ vào điều kiện cụ thể của Công ty. Kết quả thi tay nghề cũng là một trong những yếu tố để đánh giá công việc cho công nhân.
- Việc điều chỉnh lương tại Công ty còn mang tính cảm tính chủ quan của ban lãnh đạo, thiếu căn cứ cơ sở, chứa đựng những rủi ro.
+ Cần xây dựng các chỉ tiêu cụ thể cho việc điều chỉnh lương, căn cứ để xây dựng các chỉ tiêu này là dựa vào kết quả bản đánh giá công việc và bảng thanh toán lương tháng 12 (đã có phê duyệt) của năm đó.
+ Các chỉ tiêu cụ thể làm căn cứ điều chỉnh lương cần phải được công bố đến toàn thể công nhân viên để đảm bảo tính công bằng khách quan, và để công nhân viên tự đối chiếu kiểm tra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình tính lương:
Nên sử dụng cả bản mềm và bản cứng bảng chấm công II để tiến hành đối chiếu tổng hợp giúp cho bảng thanh toán lương được chính xác hơn.
Quy trình thanh toán lương:
Tổng công ty nên chuyển toàn bộ hình thức chi lương bằng tiền mặt sang hình thức thanh toán lương qua thẻ ATM. Thanh toán qua thẻ ATM sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí về thời gian, nhân lực cho công tác chi lương. Tránh những rắc rối về việc thừa thiếu tiền, bỏ qua giai đoạn chuẩn bị tiền, phân phát tiền mặt, đồng thời đản bảo tính bảo mật trong việc chi lương.
Chức năng kiểm toán nội bộ:
Công ty nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho công ty rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ
này, ban giám đốc và hội đồng thành viên có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư về hệ thống quản trị công ty. Tổng công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn.
C.KẾT LUẬN
Tiền lương và nhân viên trong các doanh nghiệp không chỉ là một khoản chi phí lớn mà nó còn là động lực chính của người lao động. Do đó chính sách tiền lương thể hiện chiến lược phát triển con người cũng như trình độ quản lý chi phí của chính doanh nghiệp đó. Chính vì thế mà quy trình tiền lương là một chu trình có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý nhân viên và chi phí, kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó là điều cần thiết và tất yếu đối với các doanh nghiệp.
Sau thời gian tìm hiểu thực tiễn về kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam kết hợp với những kiến thức đã học được trong nhà trường, em đã hoàn thành Bài thu hoạch Chuyên đề Kiểm toán tài chính
“Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam”. Bài thu hoạch đã làm rõ được một số vấn đề sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với tiền lương
- Phản ánh và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam. Từ đó rút ra được những ưu điểm, những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại công ty
- Từ những hạn chế còn tồn tại, đề ra một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại công ty.
Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm thực tế nên Bài thu hoạch không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót… Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và có ý nghĩa thực tiễn hơn.