Hiện tại Tổng công ty Giấy Việt Nam thực hiện thanh toán lương cho cán bộ, CNV dưới 2 hình thức: chi lương bằng tiền mặt và chuyển vào thẻ ATM.
Quy trình chi lương bằng tiền mặt:
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán lương tại Tổng công ty Giấy VN
Sau khi lập các bảng thanh toán lương xong, Nhân viên LĐTL tiến hành in bảng thanh toán lương, phiếu lương cho từng công nhân. Thường thì công việc này hoàn thành trước ngày mồng 9 hàng tháng, để ngày mồng 9 tiến hành chia lương cho các tổ trưởng, ngày mồng 10 thì trả lương.
Nhân viên LĐTL lấy trong quỹ tiền mặt ra số tiền tương ứng để thanh toán lương với đủ mệnh giá. Sau đó số tiền này được chia cho những người đếm lương. Những người chuyên đếm lương tại công ty bao gồm: 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên tiền lương (nhân viên LĐTL), 1 nhân viên chế độ chính sách lao động. Họ đếm tiền lương và bỏ vào trong 1 phong bì, kèm theo thẻ lương cho từng công nhân.
Sau khi đếm, chia lương cho từng công nhân xong, các phong bì lương, thẻ lương sẽ được để riêng thành từng tổ kèm theo bảng thanh toán lương của tổ đó. Tổ trưởng sẽ nhận túi lương và phát phong bì lương cho công nhân trong tổ. Công nhân nhận lương và ký tên vào bảng thanh toán lương.
Hôm sau tổ trưởng trả lại bảng thanh toán lương cho nhân viên LĐTL, lúc
Trả lương cho tổ trưởng Cho vào phong bì lương
Đếm lương
Tổ trưởng trả lương cho CN
Trả lại bảng thanh toán lương Công nhân ký nhận
này Nhân viên LĐTL mới ký tên, kế toán trưởng ký tên, giám đốc ký tên.
Với cách thức thanh toán lương trên, việc thanh toán lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam tiềm ẩn những rủi ro sau:
Bảng 2.13: Bảng dự đoán rủi ro trong quy trình thanh toán lương
Công việc Rủi ro Nguyên
nhân Người chịu trách nhiệm Rủi ro đã xảy ra
In thẻ lương In nhầm thông tin trên thẻ
lương Cẩu thả
Nhân viên
LĐTL x
In phong bì lương In sai thông tin trên phong bì
lương Cẩu thả
Nhân viên
LĐTL x
Đếm lương Đổi tiền giả, tiền mất góc
Tư lợi cá nhân
Người đếm lương Nhầm tiền lương Cẩu thả Người đếm
luơng x
Đút vào phong bì lương
Nhầm tiền lương, thẻ lương
và phong bì lương Cẩu thả
Người đếm
luơng x
Đút vào túi lương
Nhầm phong bì lương và bảng thanh toán lương vào túi lương của tổ khác
Cẩu thả Nhân viên
LĐTL x
Thiếu phong bì lương Cẩu thả Người đếm
lương x
Lẫn Phong bì của công nhân
đã nghỉ vào túi lương Cẩu thả
Nhân viên
LĐTL x
PGĐ phát túi
lương Mất mát phong bì lương Quản lý
Phó giám đốc
Tổ trưởng phát lương
Tổ trưởng đổi bảng thanh toán lương khác
Tư lợi cá
nhân Tổ trưởng
CN báo thiếu tiền lương Tư lợi CN Công nhân x CN mang đổi lại tiền bị mất
góc, tiền giả Tư lợi cá nhân Công nhân x Trả lại bảng thanh toán lương
Lập bảng thanh toán lương khác, nhờ người ký hộ
Tư lợi cá nhân
Nhân viên LĐTL Giữ lương Mất mát trong quá trình cất
tiền lương vào két Khách quan
Người giữ két, Bảo vệ Chia lương Thất thoát Số tiền lẻ của
Quy trình chi lương qua thẻ ATM:
Đến kỳ thanh toán lương, cán bộ công nhân viên ký vào bảng thanh toán lương, kế toán sẽ gửi bảng thanh toán tiền lương tới Ngân hàng mà công ty mở tài khoản. Ngân hàng sẽ thực hiện trích tiền từ tài khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng sang tài khoản tiền gửi của CBCNV để thực hiện việc trả lương. Đây là cách chi lương nhanh chóng, an toàn, chi phí thấp đồng thời cũng thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý tiền lương của doanh nghiệp.
