Để quản lý và sử dụng các khoản trích theo lương, công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
- Bảng chấm công
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương - Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH. - Đơn đề nghị hưởng trợ cấp thai sản
- Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
- Các hồ sơ, giấy tờ khác có liên quan.
Dưới đây là trích một số chứng từ kế toán các khoản trích theo lương tại công ty:
Bảng 2.15: Trích bảng thanh toán trợ cấp BHXH tại công ty
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán các khoản trích theo lương, công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 3382 “Kinh phí công đoàn”:
Bên Nợ: Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị hoặc nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên.
Bên Có: Trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh.
Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi.
Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi.
- TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”:
Bên Có: Trích BHXH vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc trừ vào lương của người lao động.
Số dư bên Có: BHXH chưa nộp
Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bù.
- TK 3384 “Bảo hiểm y tế”: Bên Nợ: Nộp BHYT
Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc trừ vào tiền lương của người lao động.
Số dư bên Có: BHYT chưa nộp. - TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp”:
Bên Nợ: Số Bảo hiểm thất nghiệp đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
Bên Có:
- Trích bảo hiểm thất nghiệp vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Trích bảo hiểm thất nghiệp khấu trừ vào lương của công nhân viên.
Số dư bên Có: Số bảo hiểm thất nghiệp đã trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
2.2.3. Quy trình kế toán
Hàng ngày từ chứng từ các khoản trích theo lương như phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH… kế toán xác định nội dung nghiệp vụ kế toán và ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết của các tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386 để theo dõi tình hình biến động của các khoản trích theo lương. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386. Cuối niên độ kế toán, kế toán cộng số liệu trên sổ cái TK 3382, 3383, 3384, 3386 sau đó kiểm tra tính khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng
hợp chi tiết TK. Từ đó là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương.
2.2.3.1. Quy trình ghi sổ chi tiết
Trong tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán các khoản trích theo lương như: Bảng thanh toán BHXH, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu chi trả tiền BHXH… kế toán của công ty ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết các khoản trích theo lương được mở cho từng bộ phận trong công ty.
Cuối tháng, kế toán của công ty căn cứ vào các chứng từ tổng hợp các khoản trích theo lương như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp thanh toán BHXH… của từng bộ phận; lập bảng kê trích, nộp các khoản theo lương theo đúng tỷ lệ, sau đó vào sổ chi tiết các TK 3382, 3383, 3384, 3386 để theo dõi các khoản trích theo lương của từng bộ phận trong công ty.
2.2.3.2. Quy trình ghi sổ tổng hợp
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết; căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán lập sổ cái. Và tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa 2 sổ để làm căn cứ lập báo cáo tài chính.