Hình 42: Giao diện chính của hệ thống.
Giao diện chính sẽ hiển các công văn đi và công văn đến mới nhất. Tại đây người quản trị có thể quản lý các loại công văn. Tìm kiếm công văn để xem và quản lý, giúp cho công tác lưu trữ văn thư một cách linh hoạt và nhanh chóng.
Cách sử dụng các chức năng trong giao diện chính của hệ thống quản lý công văn:
• Đầu tiên người dùng chọn loại công văn (công văn đi, công văn đến), và bấm nút hiển thị, hệ thống sẽ hiển thì các công văn đi hoặc công văn đến mà người quản trị đã chọn.
• Để xem công văn mật đi, công văn mật đến, người quản trị tiếp tục chọn mức độ của công văn, nếu mức độ là bình thường thì đó là công văn đi và đến, còn chọn mức độ mật, tuyệt mật, tối mật đó là các công văn mật đi, công văn mật đến. Tại đây người quản trị có thể quản lý tất cả các loại công văn này.
• Tra cứu công văn theo từ khóa thuộc chuyên mục nào đó (ngày ban hành, trích yếu, …). Người quản trị tiến hành nhập vào từ khóa cần tra cứu, chọn chuyên mục muốn tra cứu. Mục đích của chức năng này nhằm mục đích tìm kiếm công văn một cách chính xác và hiệu quả cao.
• Trong phần quản lý các loại công văn, có trường “hiển thị”, với 2 trạng thái là có và không. Người quản trị tiến hành cho phép hiển thị hay không cho phép hiển thị công văn ra ngoài site cho người dùng xem, nhằm mục đích mang tính bảo mật trong công tác lưu trữ công văn tại đơn vị.