h. Kết thúc cài đặt
3.4.THIẾT KẾ GIAO DIỆN QUẢN LÝ CÔNG VĂN
3.4.1. Giao diện người dùng
Giao diện chính của chương trình sẽ hiển thị thông tin về thông tin các loại công văn, chức năng tìm kiếm công văn..
Khi truy cập vào website người dùng có thể xem các loại công văn mới nhất, xem chi tiết công văn, và có thể tìm kiếm công văn theo các tiêu chí: đối tượng, thể loại, đơn vị ban hành, sau đó người dùng có thể tải file đính kèm về.
Đây là giao diện khi người dùng truy cập vào website
Hình 40: Giao diện chính của chương trình
−Đối tượng: Cung cấp danh sách các đối tượng (Danh sách này được quản lý bởi quản người quản trị module). Ví dụ: Dùng cho sinh viên, Dùng cho Cán bộ giảng viên,…
− Thể loại: hiển thị thông tin các thể loại được tạo ra bởi admin.
− Đơn vị ban hành : hiển thị thông tin về các đơn vị của trường, được quản lý bởi admin
− Từ khóa: Từ khóa tìm kiếm khi người dùng nhập vào sẽ tìm kiếm thông tin công văn khớp với từ khóa mà người dùng đã nhập.
45
− BUTTON “Tìm kiếm” sẽ hiển thị thông tin công văn khi người dùng tìm kiếm thành công.
Khi click chọn “tìm kiếm” thì dữ liệu được hiển thị ra dưới dạng lưới tất cả các loại công văn tìm kiếm được.
Giao diện xem chi tiết công văn của người dùng
Hình 41: Giao diện xem chi tiết công văn của người dùng.
Tại đây người dùng có thể xem chi tiết công văn một cách rõ ràng, và có thể tải file công văn về máy.
3.4.2. Giao diện cho admin
a. Giao diện chính của hệ thống:
Hình 42: Giao diện chính của hệ thống.
Giao diện chính sẽ hiển các công văn đi và công văn đến mới nhất. Tại đây người quản trị có thể quản lý các loại công văn. Tìm kiếm công văn để xem và quản lý, giúp cho công tác lưu trữ văn thư một cách linh hoạt và nhanh chóng.
Cách sử dụng các chức năng trong giao diện chính của hệ thống quản lý công văn:
• Đầu tiên người dùng chọn loại công văn (công văn đi, công văn đến), và bấm nút hiển thị, hệ thống sẽ hiển thì các công văn đi hoặc công văn đến mà người quản trị đã chọn.
• Để xem công văn mật đi, công văn mật đến, người quản trị tiếp tục chọn mức độ của công văn, nếu mức độ là bình thường thì đó là công văn đi và đến, còn chọn mức độ mật, tuyệt mật, tối mật đó là các công văn mật đi, công văn mật đến. Tại đây người quản trị có thể quản lý tất cả các loại công văn này.
• Tra cứu công văn theo từ khóa thuộc chuyên mục nào đó (ngày ban hành, trích yếu, …). Người quản trị tiến hành nhập vào từ khóa cần tra cứu, chọn chuyên mục muốn tra cứu. Mục đích của chức năng này nhằm mục đích tìm kiếm công văn một cách chính xác và hiệu quả cao.
• Trong phần quản lý các loại công văn, có trường “hiển thị”, với 2 trạng thái là có và không. Người quản trị tiến hành cho phép hiển thị hay không cho phép hiển thị công văn ra ngoài site cho người dùng xem, nhằm mục đích mang tính bảo mật trong công tác lưu trữ công văn tại đơn vị.
b. Giao diện soạn thảo công văn đi
47
Hình 43: Giao diện soạn thảo công văn đi
Tại giao diện này, người quản trị sẽ tiến hành soạn thảo công văn đi và lưu trữ vào dữ liệu hệ thống. Người quản trị tiến hành nhập số ký hiệu, chọn mức độ của công văn, chọn đối tượng (dành cho hiệu trưởng, kế toán, văn thư…), chọn nơi muốn gởi công đi bằng cách bấm vào các checkbox, những checkbox nơi nhận này được tạo ra bởi người quản trị, chọn nơi lưu trữ (ví dụ: nơi lưu trữ là văn thư), nhập trích yếu tiêu đề của công văn, người quản trị có thể upload công văn nếu có file đính kèm. Nút check hiển thị, chó phép hiển thị hay không hiển ra ngoài site cho người dùng xem.
48
c. Giao diện nhập công văn đến
Hình 44: Giao diện nhập công văn đến.
d. Giao diện quản lý mức độ
Hình 45: Giao diện quản lý mức độ công văn
e. Giao diện quản lý đối tượng
49
Hình 46: Giao diện quản lý đối tượng
f. Giao diện quản lý thể loại công văn
Hình 47: Giao diện quản lý thể loại công văn
g. Giao diện quản lý đơn vị ban hành
50
Hình 48: Giao diện quản lý đơn vị ban hành
h. Giao diện quản lý nơi nhận
Hình 49: Giao diện quản lý nơi nhận
i. Giao diện quản lý nơi lưu trữ
Hình 50: Giao diện quản nơi lưu trữ.
51
CHƯƠNG IV :
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
4.1. KẾT LUẬN * ĐÁNH GIÁ * ĐÁNH GIÁ
a. Ưu điểm
Chương trình với giao diện thân thiện
Xây dựng được những tính năng cơ bản nhất của một Module quản lý công văn Giao diện mang tính khoa học, dễ sử dụng.
Ứng dụng có khả năng tích hợp vào mọi trang web thiết kế bằng nukeviet phiên bản mới(3.4.06)
Khả năng tìm kiếm công văn dễ dàng
Có các danh mục để người dùng tìm kiếm theo phân loại
Khi đã tìm được Công văn có thể xem tài liệu và download về máy để sử dụng. b. Nhược điểm
- Giao diện chưa bắt mắt.
- Còn nhiều hạn chế trong việc quản lý công văn
- Module chạy trên localhost do vậy việc quản lí công văn giữa các bộ phận trong nhà trường còn hạn chế.
- Tốn kinh phí thuê host khi muốn chạy trên web
4.2. HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Nâng cấp module từ cấp độ quản lý công văn cho 1 đơn vị lên thành nhiều đơn vị; Các công văn sẽ được gởi đi và nhận đến được thực hiện một cách tự động; Công văn gởi đi phải có sự kiểm duyệt của lãnh đạo.
Thêm chức năng thống kê theo tháng/quý/năm.
Thêm chức năng email: hệ thống sẽ tự động gởi thông báo đến email của các đơn vị khi có công văn mới đến; cho phép người dùng đăng ký nhận công văn đến theo từng đối tượng/thể loại/cơ quan ban hành;... .
52
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Web nukeviet: thttp://nukeviet.vn - Mã nguồn mở: http://manguonmo.com - Máy tìm kiếm google: http://google.com.vn -Web lập trình PHP: http://www.qhonline.info
-Diễn đàn PHP: http://www.phpvn.org/
53