Cách thức truyền và xử lí thông tin ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình đặt hàng, với những tiến bộ của công nghệ thông tin chu trình đặt hàng hiện đại ngày nay đã được rút ngắn đi nhiều so với trước.
Việc trao đổi thông tin, thực hiện đơn đặt hàng có thể được thực hiện qua 3 cách: thực hiện bằng tay rồi gửi thư qua đường bưu điện; sử dụng điện thoại và fax, truyền tin điện tử. Đặc trưng của mỗi hệ thống thực hiện đơn hàng trên được thể hiện qua bảng 1:
Bảng 1: Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng
Cấp
Hình thức hệ
thống Tốc độ Chi phí Hiệu quả Độ chính xác
1 Thực hiện bằng tay Chậm Thấp Thấp Thấp 2 Bằng điện thoại, fax TB TB Tốt TB 3 Nối mạng điện tử Nhanh
Đầu tư cao, hoạt động
thấp Rất tốt Cao
Hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho xử lí đơn hàng của công ty Chiến Thắng là cấp độ 2, thực hiện chủ yếu bằng điện thoại và fax. Xét thấy qui mô của công ty vẫn còn nhỏ, nhu cầu ít nên việc thực hiện bằng tay kết hợp với điện thoại, fax, photocopier là phù hợp. Tuy nhiên khi dịch vụ công ty cung cấp phát triển đa dạng hơn, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn, đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa lỗi bổ sung, hóa đơn…rất nhiều thì hệ thống thông tin trên không còn phù hợp, phải có sự giúp sức của máy tính. Do đó công ty cần có những bước chuẩn bị cho hệ thống thông tin phù hợp với hoạch định và định hướng phát triển của công ty, tránh trường hợp hệ thống thông tin không theo kịp tốc độ phát triển. Để xây dựng hệ thống thông tin điện tử cần phần cứng, gồm các máy tính nối mạng Internet và phần mềm - hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI). EDI là hệ thống phức tạp, đầu tư tốn kém và hầu như công ty không thể tự xây dựng mà phải mua từ các công ty phần mềm. Lợi ích của hệ thống thông tin điện tử:
• Giảm thời gian lập,lưu trữ hồ sơ và chuyển đến địa chỉ cần thiết • Giảm sai sót do thao tác bằng tay
• Giúp gửi và phản hồi thông tin nhanh chóng • Quản lí tình hình xuất nhập, tồn kho
• Lập đơn hàng và kiểm tra đơn hàng
• Theo dõi xúc tiến việc thực hiện đơn hàng • Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện
Giải pháp cho hệ thống thông tin của công ty là tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng của hệ thống thực hiện đơn hàng bằng điện thoại, fax đồng thời có những bước chuẩn bị cần thiết để nâng cấp lên hệ thống thông tin điện tử khi thời điểm đến.