Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của vật liệu theo từng thứ nhóm, loại cả về số lượng và giá trị. Với một khối lượng vật liệu rất phong phú và đa dạng, nhiều chủng loại,hơn nữa nghiệp vụ nhập xuất tồn lại diễn ra thường xuyên liên tục do đó việc quản lý cũng như theo dõi vật liệu là rất khó khăn. Vì vậy đòi hỏi kế toán phải có sự hạch toán chi tiết vật liệu để việc quản lý theo dõi vật liệu được đơn giản dễ dàng.
Với việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song thì việc quản lý vật liệu sẽ được tách bạch giữa kho và phòng kế toán.
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liêụ theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho thủ kho chỉ quan tâm đến mặt số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị như thế naò. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu được thuận lợi.
Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho
Trong tháng 12 năm 2002 thủ kho thực hiện việc nhập xuất vật liệu theo các chứng từ như biểu 5,7,9,10 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho như sau ( mời xem biểu 6 và biểu 7 phần phụ lục )
Biểu 6:
Thẻ kho
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Tên vật tư: Lõi thép 15 x 35 Mã số: 10102027 ĐVT: kg Trang 1
Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập xuất Số lượng Số hiệu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn PN16 3 1/12/02 Cộng tồn trước ngày 1/12 Nhập lõi thép từ Công ty Khoá Minh khai
1/12
10.058,9
ở phòng kế toán : Sau khi ký xác nhận vào thẻ kho và tạp hợp các chứng từ nhập xuất kho theo một thứ tự nhất định, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ về tính chính xác hợp lệ, sau đó căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho ( nhưng ở Công ty lại gọi là Thẻ kho vật tư), mỗi chứng từ được ghi trên một dòng của thẻ kho ( mời xem biểu 8 và biểu 9 )
Sổ này được mở cho từng danh điểm hàng tồn kho tương tự như thẻ kho của thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lượng đơn giá và thành tiền. Số liệu trên thẻ kho vật tư của kế toán được sử dụng để lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu theo yêu cầu của quản trị hàng tồn kho.
• Trình tự và phương pháp lập Thẻ kho vật tư như sau:
- Ghi rõ loại vật tư, tên cụ thể của vật tư, mã vật tư, đơn vị tính. - Ghi ngày tháng bắt đầu từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu - Đánh số trang của thẻ kho vật tư theo một thứ tự nhất định
Chữ ký xác nhận
của kế toán
Sổ này gồm 8 cột
Cột 1: Ghi số phiếu nhập kho, xuất kho
Cột 2: Ghi ngày thàng năm của phiếu nhập kho và xuất kho
Cột 4: Ghi đơn giá của từng loại vật liệu - nếu nhập kho ghi theo đơn giá nhập theo phiếu nhập - nếu xuất kho mày sẽ tự tính đơn giá xuất kho theo giá bình quân liên hoàn
Cột 5,6: Ghi số lượng vật liệu nhập xuất kho theo từng phiếu nhập xuất kho tương ứng
Cột 7: Ghi số lượng vật liệu tồn kho Số lượng vật
liệu tồn kho = số lượng VL tồn đầu kỳ + số lương VL nhập trong kỳ - số lương VL xuất trong kỳ
Cột 8: Ghi giá trị vật liệu tồn kho
Đầu trang phải ghi số cộng tồn của tháng trước chuyển sang, cuối trang ghi số cộng tồn cuối tháng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho vật tư của kế toán với số liệu trên thẻ kho của thủ ko nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tình hình tồn kho.
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ kho vật tư, sau đó căn cứ vào số
liệu trên các dòng cộng này để ghi vào Báo cáo tình hình tồn kho vật liệu (mời xem
biểu 9 )
Báo cáo này nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trong kỳ cả về số lượng và giá trị.
• Căn cứ và phương pháp lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu: Cột 9: Giá trị tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu tương ứng
