Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Trên máy vi tính
Chú thích: Nhập số liệu hằng ngày
In số, báo cáo cuối kỳ, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
Sổ chi tiết Sổ tổng hợp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CÔNG NGHỆ XD&TM SAO VIỆT 2.1. Tổng quan về Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Sơ lược về công ty
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần công nghệ XD & TM Sao Việt Tên viết tắt: Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
Người đại diện hợp pháp của Công ty: Trương Đăng Khoa Chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty Mã số thuế: 2801152164
Điện thoại: 037.3953.492
Địa chỉ trụ sở chính: Số 4/136 Trường Thi – p.Trường Thi – tp.Thanh Hoá – Thanh Hoá
Hình thức sở hữu: Công ty Cổ phần
Quyết định thành lập của Công ty
Công ty cổ phần công nghệ XD & TM Sao Việt được thành lập theo giấy chứng nhận đang ký kinh doanh số: 2801152164 do Sở Kế hoạch đầu từ tỉnh Thanh Hoá cấp ngày 30/02/2008
Quy mô vốn của Công ty
Công ty có số vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng Bằng chữ: Tám tỷ đồng chẵn
Ngành nghề kinh doanh của Công ty
- Thiết kế các công trình điện năng
- Thiết kế đường bộ, đường nội bộ sân bay
- Giám sát công trình điện năng, giám sát công trình dân dụng, công nghiệp và công trình giao thông, giám sát công trình hạ tầng kỹ thuật, giám sát công trình thuỷ lợi
và công nghiệp, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế quy hoạch công trình
- Lập và phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu công tình xây dựng, lập dự án đầu tư, báo cáo đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi, xây dựng đường điện và trạm biến áp đến 35KV
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, vận tải hàng hoá đường bộ, san lấp mặt bằng - Thiết kế công trình thuỷ lợi
- Bán buôn thương mại
2.1.2. Tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
2.1.2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty
Để đảm bảo cho công việc sản xuất, thi công được thực hiện liên tục, trôi chảy và có hiệu quả thì Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt đã tổ chức bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ, quản lý theo mô hình trực tiếp. Bộ máy tinh gọn, có hiệu lực cao phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay của nước ta. Đứng đầu là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc, một hệ thống các phòng ban chức năng và các đội sản xuất
Cơ cấu tổ chức của Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty giao nhiệm vụ cho từng phòng ban, bộ phận tạo ra một bộ máy hoạt động nhịp nhàng đồng bộ. Nhiệm vụ của Ban Giám đốc và các phòng ban được phân biệt cụ thể như sau:
Giám đốc (kiêm chủ tịch HĐQT): Là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu, thanh lý bàn giao công trình, thanh quyết toán với nhà thầu.
Phó Giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho Giám đốc về mặt kỹ thuật, quản lý phòng kỹ thuật – kế hoạch, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được giao.
Phó Giám đốc điều hành: Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thẩm quyền cho phép, thừa lệnh Giám đốc những việc Giám đốc uỷ quyền.
Phòng kế hoạch – kỹ thuật: Tham gia làm hồ sơ dự thầu, lập kế hoạch tiến độ thi công, tham gia nghiệm thu công trình, bóc tách bản vẽ, tiên lượng, hoàn thiện hồ sơ
Giám đốc Chủ tịch HĐQT Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kế toán Hành chính Phòng vật tư Thiết bị Phòng KH - KT Đội xây lắp Số 1 Đội xây lắp Số 2
hoàn công.
Phòng vật tư – thiết bị: Quản lý cung ứng đầy đủ vật tư thiết bị để không gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh do thiếu vật tư thiết bị
Phòng hành chính – kế toán: Chịu trách nhiệm về huy động điều hoà nguồn vốn phân phối nguồn vốn cho các công tình, công tác bảo hiểm, bảo hộ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán các công trình. Thường xuyên kiểm tra giám sát về mặt tài chính tiền lương các đội, kiểm tra chứng từ hợp pháp, hợp lý, lập báo cáo tài chính.
Các đội sản xuất: Có nhiệm vụ thi công đảm bảo chất lượng công trình theo đúng hồ sơ thiết kế
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Tại Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt bộ máy kế toán được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng và hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung tại phòng kế toán. Các kế toán viên đều chịu sự cỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Các đội xây dựng trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà bố trí nhân viên kinh tế làm hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán có một nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán, phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại công ty, tổ chức công tác kế toán, công
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư – TSCĐ – giá thành Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ - tiền lương
tác thống kê của công ty tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính, kế toán của nhà nước và các quy định của cấp trên, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc công ty về tính chính xác, tính pháp lý về lĩnh vực kế toán tài chính của đơn vị.
- Kế toán vật tư – TSCĐ – giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, tình hình tăng, giảm, lập kế hoạch về TSCĐ, theo dõi khấu hao TSCĐ, điều động nội bộ TSCĐ trong Công ty. Tập hợp các khoản mục chi phí và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Ngoài các nhiệm vụ trên kế toán vật tư – TSCĐ – giá thành còn tham gia lập báo cáo tài chính.
- Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng – Thủ quỹ: Theo dõi các khoản thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày theo chế độ quy định, thường xuyên giao dịch với ngân hàng theo dõi tình hình thu, chi tài khoản tiền gửi ngân hàng. Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, duy trì lượng tiền mặt hợp lý tại quỹ, kiểm kê quỹ tiền mặt cuối kỳ.
- Kế toán công nợ - tiền lương: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của công ty, giao dịch với khách hàng. Quản lý tiền lương, thưởng, các khoản trích theo lương của nhân viên trong công ty.
2.1.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
2.1.3.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Để phù hợp với yêu cầu, trình độ quản ,lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và trình tự ghi sổ của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán chứng từ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính.
2.1.3.3. Phương pháp kế toán hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá thực tế
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp, bảng phân bổ
Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh
- Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
2.1.3.4. Một số chế độ kế toán khác áp dụng tại Công ty
- Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm - Phương pháp tính giá thành: Theo phương pháp giản đơn
- Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ)
2.1.4. Đặc điểm về lao động và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theolương tại công ty lương tại công ty
2.1.4.1 Đặc điểm lao động
Từ khi thành lập đến nay, Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt đã trở thành một trong những đơn vị có uy tín trên thị trường về lĩnh vực xây dựng. Để có được thành quả như vậy thì công ty đã không ngừng chú trọng việc phát triển nguồn nhân lực. Ban lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng đó và được khái quát qua triết lý kinh doanh của công ty về con người đó là “Con người là nền tảng để phát triển công ty và tạo ra lợi nhuận”.
Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt là công ty có khối lượng công việc, mô hình sản xuất thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ban lãnh đạo công ty rất chú trọng tới việc nâng cao chất lượng lao động bằng việc tuyển dụng và đào tạo. Ngoài những công nhân viên trong công ty, khi có công trình thi công thì công ty tuyển theo lao động thời vụ thuê ngoài.
Do có lao động thuê ngoài nên để tạo điều kiện cho việc quản lý tình hình kế hoạch lao động, tính lương và trả lương theo đúng chế độ, công ty đã tiến hành phân loại lao động thành 2 loại:
- Công nhân viên trong danh sách của công ty. - Công nhân viên thuê ngoài.
Công nhân viên trong danh sách của công ty là toàn bộ số người đó đăng ký trong danh sách lao động của công ty, thuộc phạm vi quản lý của công ty và được công ty trả lương hàng tháng.
theo hợp đồng ngắn hạn, tạm thời và công ty chỉ quản lý họ trong thời gian thực hiện hợp đồng và trả lương theo kết quả họ làm ra. Thường là những người làm hợp đồng được thuê vào làm khi có yêu cầu về công việc phải hoàn thành theo kế hoạch.
Với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tương đối cao và phần lớn họ đều được đào tạo trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nên khả năng làm việc tốt và hiệu quả cao, phát huy tốt khả năng của mình cũng như việc vận dụng kiến thức vào thực tế. Dù số lượng lao động không nhiều nhưng Công ty luôn bố trí phù hợp cho từng bộ phận nên kết cấu hợp lý, không bị xáo trộn mà vẫn tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động.
2.1.4.2. Yêu cầu quản lí lao động, tiền lương và các khoản trích lập theo lương ởCông ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
Quản lí lao động gồm nhiều vấn đề, song chủ yếu thể hiện trên một số nội dung sau:
- Quản lí số lượng lao động: là quản lí số lượng người lao động trên các mặt: giới tính, độ tuổi, chuyên môn,…
- Quản lí chất lượng lao động: là quản lí năng lực mọi mặt của từng người lao động trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Chỉ có trên cơ sở nắm chắc số lượng, chất lượng lao động trên thì việc tổ chức, sắp xếp, bố trí các lao động mới hợp lí, làm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao và ngược lại.
Đồng thời, quản lí lao động tốt là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho từng lao động đúng, việc trả thù lao đúng sẽ kích thích được toàn bộ lao động trong doanh nghiệp lao động sáng tạo, nâng cao kĩ năng, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động góp phần tăng lợi nhuận (nếu đánh giá sai, việc trả thù lao không đúng thì kết quả sẽ ngược lại).
2.1.4.3.Nhiệm vụ kế toán tiền lương vả các khoản trích theo lương của Công ty CP công nghệ XD & TM Sao Việt
Ngoài tiền lương, người lao động tại doanh nghiệp còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương trong trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản... Tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp BHXH (nếu có) là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động.
Hạch toán tốt lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính toán đúng đắn các khoản trợ cấp BHXH cho người lao động trong trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản.
Tổ chức tốt hạch toán lao động, tiền lương còn giúp cho việc quản lý quỹ lương được chặt chẽ, đảm bảo việc trả lương, thưởng đúng với chính sách của Nhà nước và của doanh nghiệp; đồng thời làm căn cứ để tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí kinh doanh được hợp lý.
Với ý nghĩa trên, kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các nhiệm vụ:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số liệu về số lượng, chất lượng và kết quả lao động. Hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp ghi chép và luân chuyển các chứng từ ban đầu về lao động, tiền lương và BHXH.
+ Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng chế độ quy định.
+ Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng hạch toán cho phí.
+ Tổ chức lập các báo cáo về lao động, tiền lương, tình hình trợ cấp BHXH; qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của doanh nghiệp để có những biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả hơn