Hiện nay, với mạng lưới tiêu thụ rộng khắp trong cả nước Công ty Cơ khí Hà Nội có quan hệ thường xuyên với rất nhiều khách hàng. Điều này đòi hỏi kinh tế tiêu thụ phải nắm kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với từng khách hàng nhằm đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng kịp thời trành tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Công nợ của Công ty với khách hàng bao gồm: các khoản khách hàng nợ Công ty khi Công ty chấp nhận cho khách hàng mua chịu, khách hàng cam kết sẽ thanh toán đúng thời hạn quy định (ghi rõ bằng văn bản). Trường hợp Công ty nợ khách hàng khi ký kết hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách theo đơn đặt hàng, khách hàng bắt buộc phải ứng trước một khoản tiền hàng coi như tiền đặt cọc. Đối với những khách hàng thường xuyên, Công ty có thể cho khách hàng trừ nợ mua chịu vào khoản tiền đã ứng trước. Việc hạch toán công nợ đối với khách hàng được thực hiện trên hai tiểu khoản:
- TK 131.1: Phải thu của khách hàng. - TK 131.2: Khách hàng ứng trước.
7.1 Trường hợp khách hàng mua chịu
Sổ chi tiết tiêu thụ chỉ phản ánh được số tiền khách hàng nợ theo từng hoá đơn và tổng số tiền Công ty phải thu của khách hàng mua chịu trong một tháng chư không phản ánh được chi tiết công nợ và tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng. Do vậy, đồng thời với việc phản ánh trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng thông qua Sổ chi tiết TK 131.1.
Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 được kế toán ghi chép bằng tay, dùng cho cả năm, theo dõi từng tháng, mở cho tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng sổ. Cơ sở để ghi Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 là Hoá đơn GTGT lưu tại phòng kế toán, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng.
Trường hợp Công ty chấp nhận trừ nợ cho khách hàng vào số tiền đã ứng trước cho hợp đồng khác, kế toán ghi vào cột Có TK 131.1, Nợ TK 131.2.
Sổ chi tiết TK 131.1
Ngày tháng
Tên khách hàng Dư đầu kỳ (Dư nợ)
Hoá đơn Ghi Nợ TK 1311, ghi Có TK Ghi Có TK 1311, Nợ các TK
511 721 3331 111 112 1312
05/9/01 Công ty Cao su sao vàng
06324 12465000 623250
07/9/01 Vinashiroki 32876424 26876424
08/9/01 Ximăng Uông Bí 5675326 06356 6785430 210000 339272 08/9/01 Đường Tuyên Quang
...
32578629 22578629 10000000
Tổng cộng
Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, trường hợp khách hàng mua chịu, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 1311. Đến cuối tháng Sổ này sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp các khoản thu của từng khách hàng trên Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Sau khi tính ra tổng số công nợ phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng cho từng khách hàng, kế toán lập Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Đây chính là Bảng kê số 11 - phải thu khách hàng để theo dõi tình hình vốn bị chiếm dụng của Công ty, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng. Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra dòng tổng cộng cho từng cột. Dòng tổng cộng bên Nợ TK131.1 trên Bảng theo dõi chi tiết TK131.1 phải trùng khớp với dòng tổng cộng bên Nợ TK 131.1 trên sổ chi tiết tiêu thụ. Bảng này là căn cứ để cuối tháng thanh toán trên NKCT số 8.
Bảng theo dõi chi tiết TK 131.1. Tháng 10 / 2001 STT Tên khách hàng Dư nợ đầu kỳ Ghi nợ TK 131.1, Ghi Có các TK Ghi Có TK 1311, Ghi Nợ các TK Dư nợ cuối kỳ 511 721 3331 111 112 1312 1 Công ty Đường La Ngà 36289765 138672986 5300000 13867299 58927153 98635000 22876000 6091897 2 Cơ khí lắp máy Hoà Bình 97689752 1826000 4884488 29367800 48762387 24270053 3 Nhà máy Cơ khí Tam Hiệp
...
48763928 78654234 3932712 56784329 45672000 28894545
Tổng 659432630 3424834610 48000000 301852238 309556038 614201400 320166068 3322195972
7.2. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng.
Khi khách hàng muốn ký hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách, theo qui định của Công ty, khách hàng phải ứng trước một phần giá trị hợp đồng có tính chất như tiền đặt cọc. Khi khách hàng đến lấy sản phẩm, Công ty ghi nhận nghiệp vụ tiêu thụ và hạch toán doanh thu cho khoản tiền đã ứng trước và cả khoản tiền khách hàng thanh toán nốt hoặc chấp nhận thnah toán theo hợp đồng. Khoản tiền
ứng trước này được theo dõi trên Sổ chi tiết TK 131.2. Sổ này cũng được mở cho cả năm, theo dõi từng tháng, mỗi khách hàng được ghi một dòng theo thứ tự phát sinh. Căn cứ để ghi sổ chi tiết TK131.2 là các hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng.
Sổ chi tiết TK 131.2 Tháng 9 / 2001 Ngày tháng Tên khách hàng Hợp đồng Dư đầu kỳ Nợ TK 1312, Có các TK Có TK 131.2, Nợ các TK 511 3331 111 112
8/9 Cty May Thăng Long 224/01 15675000
10/9 Xi măng Uông Bí 201/01 22534000 30635800 1531790
11/9 Đường Quảng Ngãi 265/01 10865000 25500000
Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ này để lập Bảng theo dõi chi tiết TK131.2 (có mẫu giống Bảng kê số 11) và được mở cho từng tháng, mỗi khách hàng ghi trên một dòng. Bảng này cũng là căn cứ để cuối tháng vào NKCT số 8.
Bảng theo dõi chi tiết TK 131.2 Tháng 9 / 2001 STT Tên khách hàng Tồn đầu kỳ Ghi Nợ TK 131.2, Có các TK Ghi Có TK 131.2, Nợ các TK Tồn cuối kỳ 511 3331 111 112 1 Đường Nông Cống 15672358 68754369 387543 5369450 58789568 4201570 2 Mỏ than Đèo Ngang 105682354 568230 8615230 12589720 18262261 3 Cty LD Công trình miền Trung ... 26718350 50124320 201243 48326750 19908348 Tổng 254638700 808297900 3299900 32769509 438935800 (81953891)
Bên cạnh đó, đối với những khách hàng thường xuyên (hay khách hàng lớn), công ty còn lập Sổ theo dõi công nợ để tiến hành theo dõi chi tiết các lần lấy hàng của khách. Hay đối với những hợp đồng lớn, Sổ theo dõi công nợ còn có tác dụng theo dõi việc thực hiện hợp đồng: số hàng mà khách hàng đã lấy trong tháng, số hàng còn phải giao theo đúng hợp đồng. Sổ này còn thuận tiện cho việc đối chiếu công nợ với khách hàng. Sổ theo dõi công nợ được mở cho cả năm, theo dõi chi tiết mỗi khách hàng trên một trang sổ.
Sổ theo dõi công nợ năm 2001 Công ty khảo sát thiết kế Hồ Gươm.