Các thông tin c n ph i đ c nh n d ng, thu th p và trao đ i trong doanh nghi p d i các hình th c và th i gian thích h p, sao cho các cá nhân, b ph n trong doanh nghi p có th hoàn thành nhi m v c a mình. Thông tin ph i đ c cung c p thông qua h th ng thông tin c a doanh nghi p. Các ho t đ ng ki m soát thông tin ch có th th c hi n n u thông tin thích h p, k p th i, c p nh t, chính xác và truy c p thu n ti n. Các th t c ki m soát đ c thi t l p g n li n v i t ch c h th ng thông tin.
Truy n thông ph i đ m b o truy n đ t đ c vai trò và trách nhi m c a các cá nhân đ i v i KSNB thông qua các kênh trao đ i thông tin nh : t c p trên xu ng c p
d i, t c p d i ph n h i lên c p trên, gi a các nhân viên, gi a các phòng ban v i nhau.
Thông tin và truy n thông t o ra báo cáo, cung c p các thông tin c n thi t cho vi c qu n lý và ki m soát t ch c. Ngoài ra, c ng c n có s trao đ i thông tin h u hi u gi a t ch c v i các đ i t ng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung c p, các c
quan qu n lỦ…
1.2.2.5 Giám sát
Là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB trong vi c th c hi n liên t c, qua t ng giai đo n nh m ki m tra xem KSNB có v n hành theo đúng thi t k hay không? ng th i phát hi n k p th i nh ng khi m khuy t đ có bi n pháp kh c ph c càng s m càng t t, phù h p v i s phát tri n c a doanh nghi p trong t ng giai đo n.
Giám sát có vai trò quan tr ng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB duy trì đ c s h u hi u trong các th i k khác nhau. Các ho t đ ng giám sát bao g m giám sát th ng xuyên và giám sát đnh k . Trong đó, giám sát th ng xuyên s hi u qu h n so v i giám sát đ nh k . B i vì giám sát th ng xuyên đ c th c hi n ngay trong ho t đ ng
th ng ngày và th ng l p đi l p l i.
1.3 Các thay đ i c a KSNB theo báo cáo COSO 2013
T khi ban hành n m 1992, báo cáo c a COSO đã đ c ch p nh n r ng rãi và
đ c s d ng trên kh p th gi i. Nó đ c công nh n là m t khuôn m u hàng đ u cho vi c thi t k , th c hi n và đánh giá hi u qu c a ki m soát n i b .
n nh ng th p niên đ u c a th k 21, môi tr ng kinh doanh đã thay đ i
đáng k , ngày càng tr nên ph c t p v i s phát tri n công ngh hi n đ i. Các thay
đ i chính c a môi tr ng nh là:
Toàn c u hóa c a th tr ng v n và các ho t đ ng kinh doanh
Thay đ i và ph c t p h n c a ho t đ ng kinh doanh Tính ph c t p trong lu t l , quy đ nh
K v ng cao h n c a ch s h u v n ng l c và trách nhi m c a ng i qu n lý S d ng r ng rãi công ngh thông tin
K v ng liên quan đ n vi c ng n ng a và phát hi n gian l n
Chính vì v y, m t s n i dung trong báo cáo COSO 1992 không còn phù h p.
Vào n m 2013, COSO đã hi u đính khuôn m u c a báo cáo này. V i khuôn m u m i, COSO tin r ng s giúp các t ch c ho t đ ng có hi u qu , phát tri n và duy trì h
th ng ki m soát n i b nh m nâng cao kh n ng đ t đ c các m c tiêu c a t ch c và thích ng v i nh ng thay đ i trong kinh doanh và ho t đ ng môi tr ng.
Khuôn m u báo cáo COSO 2013 v c n b n v n gi l i nh ng khái ni m, n i dung c t lõi trong khuôn m u 1992, nh ng n i dung đã đ c ch ng minh là h u ích,
đ ng th i chú tr ng nhi u h n đ n các m c tiêu ho t đ ng và tuân th . Nói cách khác, báo cáo COSO 2013 gi l i nh ng nét chính c a h th ng ki m soát n i b và v n bao g m n m b ph n c a h th ng ki m soát n i b . Ngoài ra, khuôn m u 2013 ti p t c nh n m nh t m quan tr ng c a ng i qu n lý trong vi c thi t k , th c hi n và
đánh giá tính hi u qu c a m t h th ng ki m soát n i b . Tuy nhiên, khuôn m u này
đ c c i ti n nh m m c đích d dàng áp d ng trong th c t và m c tiêu c a ki m soát n i b theo khuôn m u 2013 m r ng m c tiêu l p báo cáo tài chính cho đ i t ng s d ng bên trong và bên ngoài, các m c tiêu l p BCTC và báo cáo phi tài chính. ng th i, c ng h th ng hóa các nguyên t c cho vi c áp d ng r ng rãi trong vi c s d ng
đ tri n khai và đánh giá s h u hi u c a h th ng ki m soát n i b .
i v i ng i Qu n lý và H i đ ng qu n tr , khuôn m u này cung c p:
M t ph ng ti n đ giám sát ki m soát n i b cho b t k lo i t ch c nào, b t k ngành ngh và hình th c pháp lý các c p đ c a t ch c, đ n v ho t đ ng, ho c ch c n ng.
Cung c p s linh ho t và cho phép đánh giá v thi t k , tri n khai và th c hi n ki m soát n i b , nguyên t c có th đ c áp d ng t i đ n v , đi u hành, và các c p ch c n ng
Giúp xem xét tính hi u qu c a h th ng ki m soát n i b , m t ph ng ti n đ xác đnh và phân tích r i ro, đ ng th i phát tri n và qu n lý thích h p v v n đ ph n
ng v i r i ro trong m c đ ch p nh n đ c, t p trung nhi u h n vào các bi n pháp ch ng gian l n.
i v i các bên liên quan bên ngoài c a t ch c, ng d ng c a khuôn m u này cung c p s t tin và hi u bi t v vi c giám sát, đ t đ c m c tiêu c a đ n v.
Khuôn m u theo báo cáo COSO 2013 thi t l p m i b y nguyên t c đ i di n
n m b ph n c u thành nh là:
A. Môi tr ng ki m soát
1. T ch c ph i ch ng t cam k t v tính trung th c và giá tr đ o đ c.
2. H QT ch ng t tính đ c l p c a nhà qu n lý và ti n hành giám sát v vi c tri n khai và th c hi n KSNB.
3. Nhà qu n lý cùng v i s giám sát c a h i đ ng thi t l p các c c u, các lo i báo cáo, quy n h n và trách nhi m trong vi c theo đu i các m c tiêu.
4. T ch c ch ng t cam k t v vi c thu hút, phát tri n và duy trì các cá nhân
có n ng l c trong m i liên h v i các m c tiêu.
5. T ch c yêu c u các cá nhân gi i trình v các trách nhi m c a h trong KSNB v vi c theo đu i các m c tiêu.
B. ánh giá r i ro
6. T ch c đ a ra các m c tiêu c th , rõ ràng, đ y đ đ giúp xác đnh và
7. T ch c ph i xác đnh các r i ro trong vi c đ t đ c các m c tiêu c a toàn
đ n v và phân tích các r i ro nh là c s cho vi c xác đ nh các r i ro nào ph i đ c qu n lý.
8. T ch c xem xét s ti m n v gian l n trong vi c đánh giá r i ro đ n vi c
đ t đ c các m c tiêu.
9. T ch c xác đ nh và đánh giá nh ng thay đ i có th nh h ng quan tr ng
đ n h th ng KSNB.
C. Các ho t đ ng ki m soát
10. T ch c l a ch n và phát tri n các ho t đ ng ki m soát đ góp ph n làm gi m r i ro nh m đ t đ c các m c tiêu m c đ có th ch p nh n đ c.
11. T ch c l a ch n và phát tri n các ho t đ ng ki m soát chung v công ngh nh m h tr cho vi c đ t đ c các m c tiêu.
12. T ch c tri n khai các ho t đ ng ki m soát, thông qua các chính sách mà thi t l p nh ng gì đ c mong đ i trong các th t c đ bi n các chính sách thành hành
đ ng.
D. Thông tin và Truy n thông
13. T ch c ti n hành thu th p hay t o ra và s d ng các thông tin thích h p, ch t l ng nh m h tr ch c n ng c a các b ph n c u thành khác c a KSNB.
14.T ch c ph i truy n thông trong n i b , g m các m c tiêu và trách nhi m v KSNB, nh ng thông tin c n thi t nh m h tr ch c n ng c a các b ph n c u thành khác c a KSNB.
15. T ch c ph i truy n thông cho các đ i t ng bên ngoài v các v n đ nh
h ng đ n ch c n ng c a các b ph n c u thành khác c a KSNB.
E. Ho t đ ng giám sát
16. T ch c l a ch n, tri n khai và th c hi n vi c đánh giá liên t c và/ho c riêng bi t đ xác đnh r ng các b ph n c u thành c a KSNB là hi n h u và đang v n
hành đúng.
17. T ch c đánh giá và thông báo nh ng khi m khuy t c a KSNB k p th i
cho các đ i t ng có trách nhi m đ có hành đ ng s a ch a, g m nhà qu n lý và
H QT khi thích h p.
Khuôn kh m i này đ t ra các yêu c u cho m t h th ng ki m soát n i b hi u qu . M t h th ng hi u qu cung c p s đ m b o h p lỦ liên quan đ n vi c đ t đ c m c tiêu c a m t t ch c. M t h th ng ki m soát n i b hi u qu s làm gi m nguy
c x y ra sai sót m c có th ch p nh n đ c, và có th liên quan đ n m t, hai, ho c c ba lo i m c tiêu. Nó yêu c u r ng:
• M i n m b ph n và các nguyên t c liên quan ph i hi n di n trong t ng ch c
n ng. "Hi n di n" đ c p đ n vi c xác đnh các b ph n và các nguyên t c liên quan t n t i trong vi c thi t k và th c hi n h th ng ki m soát n i b đ đ t đ c m c tiêu c th ."Ch c n ng" đ c p đ n vi c xác đ nh các b ph n và các nguyên t c có liên quan ti p t c t n t i trong các ho t đ ng và ch c n ng c a h th ng ki m soát n i b
đ đ t đ c m c tiêu c th .
• N m b ph n ho t đ ng c n ph i h p ch t ch . C n m b ph n g n k t v i nhau nh m làm gi m nguy c x y ra sai sót đ đ t đ c m c tiêu trong m c ch p nh n đ c. Các b ph n không đ c xem xét m t cách riêng bi t mà chúng ho t đ ng v i nhau nh m t h th ng h p nh t. Các b ph n ph thu c l n nhau v i vô s các
m i quan h và liên k t gi a chúng, đ c bi t là cách th c mà các nguyên t c t ng tác
bên trong và xuyên su t các b ph n.
K t lu n ch ng 1
Ch ng 1 đã trình bày nh ng nét c b n lý lu n chung v h th ng ki m soát n i b theo báo cáo COSO 1992. Báo cáo này đã đ c ch p nh n r ng rãi và
đ c s d ng trên kh p th gi i. Nó đ c công nh n là m t khuôn m u hàng đ u cho vi c thi t k , th c hi n và đánh giá hi u qu c a ki m soát n i b . ây c ng là c s cho vi c đánh giá th c tr ng ki m soát n i b t i Công ty An Phú.
Hi n nay, môi tr ng kinh doanh đã thay đ i đáng k , ngày càng tr nên ph c t p v i s phát tri n công ngh hi n đ i. Vì v y vào tháng 5 n m 2013, COSO đã hi u
đính khuôn m u c a báo cáo này. Khuôn m u m i v c n b n v n gi l i nh ng khái ni m, n i dung c t lõi trong khuôn m u 1992, v n bao g m n m b ph n c a h th ng ki m soát n i b nh ng khuôn m u m i yêu c u n m b ph n này ho t đ ng c n ph i h p ch t ch , g n k t v i nhau nh m làm gi m nguy c x y ra sai sót đ đ t
đ c m c tiêu trong m c ch p nh n đ c.
Tuy nhiên m t nguyên t c c b n cho quy t đnh qu n lý là chi phí cho quá trình ki m soát không th v t quá l i ích đ c mong đ i t quá trình ki m soát. Vì v y, các nhà lãnh đ o c n d a vào tình hình th c t t i doanh nghi p đ thi t k và xây d ng riêng cho mình m t h th ng KSNB t i u nh t.
CH NG II: TH C TR NG H TH NG KSNB T I CÔNG TY TNHH M T THÀNH VIÊN AN PHÚ
2.1 Gi i thi u v Công ty An Phú
2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n Công ty An Phú
Th c thi ch th 12CT/TW ngày 31 tháng 7 n m 1987 c a Ban Bí th Trung ng ng khóa VI v t ng c ng công tác tài chính ng trong tình hình m i, ngày
08 tháng 05 n m 1993 Ban Tài Chính - Qu n Tr Trung ng ra Quy t đnh s
02/Q -UB thành l p Công ty D ch v S n xu t An Phú đ t ch c kinh doanh, t o ngu n thu cho ngân sách ng và đ gi m b t biên ch hành chính ph c v Trung
ng hi n có.
Khi m i thành l p, Công ty D ch v S n xu t An Phú đ c Ban Tài Chính Qu n Tr Trung ng giao qu n lý kinh doanh g m: 59 bi t th thu c ph ng Th o
i n, Qu n 2, 03 bi t th trên đ ng 117-119 Lý Chính Th ng, Qu n 3, khu nhà n m
trên đ ng 606 Tr n H ng o, Qu n 5, khu nhà n m trên 24-44 Tr n Phú, Nha Trang.
Ban đ u công ty có 250 cán b công nhân viên, ch y u t các đ n v hành chính, ph c v chuy n sang, trong đó có r t ít cán b công nhân viên có trình đ
chuyên môn, nghi p v phù h p v i yêu c u công tác s n xu t kinh doanh nên b c
đ u Công ty g p khá nhi u khó kh n trong vi c th c hi n nhi m v c a Ban Tài Chính Qu n Tr Trung ng giao cho.
Ngoài ra, Công ty còn liên doanh, liên k t v i 2 đ n v khác là: Công ty liên doanh ASC –CHARWIE (ACC) vào tháng 11 n m 1991 và Công ty TNHH Th ng
m i D ch v An Thành (ASTA) vào tháng 8 n m 1994.
C n c vào tình hình th c t n n kinh t xã h i và tình hình th tr ng, trên c
s th c l c c a công ty, giai đo n này Công ty An Phú ho t đ ng trong các ngành sau: kinh doanh và d ch v du l ch; cho thuê và d ch v cho thuê bi t th , v n phòng
làm vi c, kho bãi; kinh doanh th ng m i, xu t nh p kh u tr c ti p; t ch c phát tri n s n xu t và xây d ng.
Sau 5 n m ho t đ ng hi u qu , quy mô Công ty đã đ c m r ng thêm. Ban Tài Chính Qu n Tr Trung ng nh n th y Công ty có đ đi u ki n ho t đ ng theo mô hình T ng Công ty nên đã chuy n đ i Công ty D ch v S n xu t An Phú thành