Công ty cổ phần dược phẩm Hướng Việt là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh.
Hàng hóa của công ty chủ yếu là thuốc, hóa chất, trang thiết bị y tế, mỹ phẩm... Nguồn cung cấp hàng hóa chủ yếu là do nhập nội.
Các mặt hàng của công ty tương đối đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau nên khó khăn trong việc bảo quản, theo dõi nên kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng mặt hàng.
Với mục tiêu đẩy mạnh khối lượng bán ra, khách hàng đến với công ty được đảm bảo chất lượng hàng hóa, đảm bảo yêu cầu của Bộ Y Tế, giá cả phù hợp và được lựa chọn hình thức thanh toán.
- Về chất lượng hàng hóa: trước khi bán ra, hàng hóa phải được kiểm tra kỹ về chất lượng, chủng loại, quy cách....
- Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí mua, bảo quản, sửa chữa và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp là chủ yếu.
Đối tượng chủ yếu của công ty là khách quen và khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường.
Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng đã ký kết. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ngân phiếu , séc bảo chi, ủy nhiệm chi, có thể thanh toán ngay hoặc trả chậm sau một thời gian nào đó.
Công ty cổ phần dược phẩm Hướng Việt chỉ bán hàng hóa trong nước mà không xuất khẩu hàng hóa. Hàng hóa của công ty để bán, phục vụ bán hàng, sản xuất thành phẩm.
Khi xuất bán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng các hình thức bán hàng như: bán buôn qua kho, bán lẻ thu tiền trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng.
Theo quy định, các loại hàng hóa của công ty sẽ chịu các loại thuế sau: Thuế nhập khẩu (nếu có), thuế Giá trị gia tăng.
2.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty 2.2.2.1. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty
* Chứng từ kế toán sử dụng: - Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu, giấy báo có của Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng...
* Tài khoản sử dụng: 156, 111, 112, 131, 511, 632, 642, 911, 421, 8211, ...
* Các loại sổ sử dụng: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511,....
* Thủ tục bán hàng: Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ
Căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết hay đơn đặt hàng đã được giám đốc phê duyệt, phòng kế toán lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
- Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
- Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hóa đơn bán hàng phải ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, mã số thuế, số lượng, đơn giá cảu từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Ví dụ: Hóa đơn GTGT số 0000623 ngày 06/01/2012 về việc bán 2 loại dược phẩm cho công ty cổ phần thương mại dược phẩm Quốc Tế:
Phiếu xuất kho nhập làm 2 liên, 1 liên giao cho kế toán lưu, 1 liên giao cho khách hàng. Sau đó, nhận viên phòng kinh doanh chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất hàng.
Công ty CP dược phẩm Hướng Việt
Phiếu xuất kho
Ngày 06 tháng 01 năm 2012 Bộ phận : Bán hàng
Diễn giải : Xuất bán cho công ty cổ phần thương mại dược phẩm Quốc Tế Kho : Kho hàng số 1
STT Mã Tên HH, TP
Số lượng
Đơn giá Thành tiền SL dự kiến Thực tế ĐVT 1 Mact200 Mactaxim 200 1.000 1.000 Hộp 26.000,00 26.000.000 SV: Hoàng Đình Thịnh
2 Euzi500 Euzimnat 500mg H/10v
1.000 1.000 Hộp 75.000,00 75.000.000
Cộng 101.000.000
Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ bán hàng, kế toán phụ trách hạch toán tiêu thụ sẽ lập sổ nhật ký chung sau đó cập nhật số liệu vào máy tính và cuối kỳ in ra các sổ cái, sổ chi tiết TK511, TK 131, TK 531,...
2.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
* Doanh thu : là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh chủ yếu từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
* Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, hóa đơn GTGT,...
* Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 111: tiền mặt
- TK 131: phải thu khách hàng - TK 511: doanh thu bán hàng - TK 3331: thuế GTGT đầu ra
Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, để giúp cho việc nhập liệu được thuận tiện hơn, kế toán tiến hành mã hóa các tài khoản.
* Quy trình nhập liệu:
Khi xuất hàng bán cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi:
Nợ TK 131 (136- 13622): Phải thu khách hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 5111 (51111, 51112, 51115, 51118...) Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156 (1561, 1562, 1565, 1568)
Ví dụ: ngày 31/03/2012, công ty xuất bán hàng hóa dược phẩm, căn cứ vào hóa đơn 0000160, kế toán nhập vào màn hình nhập liệu sau:
Khởi động phần mềm Ame có biểu tượng ngoài desktop, nhập “tờn người dựng” và “password”.
Vào phần mềm, tại phần “Các menu chớnh” chọn mục “Cập nhật
chứng từ”, bên phần “Cập nhật chứng từ” chọn “Chứng từ bán hàng hóa,
thành phẩm” :
Sau khi chọn cập nhật chứng từ, hóa đơn bán hàng sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu sau :
Kế toán bắt đầu nhập liệu từng bước vào phần mềm:
Mã khách hàng: CTBALINH (đã được công ty quy định sẵn) Địa chỉ: được lập trình sẵn theo mã khách hàng.
...
Mọi quy trình nhập liệu phải dựa vào hóa đơn bán hàng. Sau khi nhập số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động xử lý các chứng từ theo chương trình đã được lập trình sẵn. Hoàn tất quá trình nhập liệu, kế toán chọn
“Lưu” để lưu dữ liệu vừa nhập. Khi muốn xem báo cáo và sổ sách của công
ty, kế toán chọn phần “Xem”, rồi chọn sổ sách cần thiết để xem , hoặc khi muốn in chứng từ thì kế toán chọn “In ctừ”.
Để phù hợp với đặc điểm của công ty, dựa trên quy định của Bộ Tài Chính đã được ban hành theo QDD15 ngày 20/03/2006 công ty cổ phần dược phẩm Hướng Việt đã xây dựng cho mình mẫu sổ kế toán tổng phù hợp với đặc điểm của mình, gồm: Sổ nhật ký chung và sổ cái chi tiết. Các sổ cái này được mở cho các tài khoản cấp 1 cũng như cấp 2.