Phó Giám đốc Phòng
3.2.2. Giải pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Như đã phân tích ở các phần trên, những hạn chế trong quá trình sử dụng vốn lưu động của Công ty TNHH TMKT TPCom chủ yếu nằm ở khâu quản lý hàng tồn kho và các khoản phải thu khách hàng. Chính vì vậy, theo tác giả, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công ty cần tập trung khắc phục những điểm còn tồn tại ở hai khâu này. Cụ thể như sau:
3.2.2.1. Tăng cường quản lý hàng tồn kho
Trong quá trình luân chuyển vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh thì việc tồn tại hàng hóa dự trữ, tồn kho là bước đệm cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, sản phẩm dở dang, thành phẩm và công cụ dụng cụ trong kho. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại như Công ty TNHH TMKT TPCom thì hàng tồn kho chủ yếu là thành phẩm, cụ thể là các loại máy móc thiết bị, hóa chất vật dụng sử dụng trong y tế. Bên cạnh những sản phẩm thông thường thì còn có các loại thiết bị rất hiện đại nhập khẩu nguyên chiếc rất phức tạp, tốn kém nhiều chi phí và công sức khi để lưu kho. Hàng tồn kho giữ vai trò quan trọng trong việc làm cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và bình thường. Hơn thế, hàng tồn kho lại là một bộ phận của vốn lưu động nên việc quản lý hàng tồn kho như thế nào cũng ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Trên thực tế, nếu doanh nghiệp dự trữ hàng tồn kho quá lớn sẽ tốn kém chi phí, gây ứ đọng vốn còn nếu dự trữ quá ít sẽ làm quá trình kinh doanh có thể bị gián đoạn gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh. Có thể thấy giá trị hàng tồn kho của Công ty TNHH TMKT TPCom qua các năm 2011, 2012, 2013 là rất cao, vòng quay dự trữ hàng tồn kho giảm dần qua chứng tỏ công tác quản lý hàng tồn kho của công ty thực sự chưa tốt. Do vậy, trong thời gian tới để quản lý việc dự trữ và sử dụng vật tư, hàng hóa được tốt hơn, công ty có thể cân nhắc áp dụng một số biện pháp sau:
Thứ nhất, định kỳ kiểm kê, xác định lượng vật tư, hàng hóa tồn kho.Trên cơ sở đối chiếu với tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa công ty phải xác định được mức dự trữ cần thiết cho kỳ tiếp theo, tránh tình trạng dự trữ vượt mức gây ứ đọng lãng phí vốn hoặc dự trữ thiếu hàng làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, rà soát lại các mặt hàng, phân loại lại hàng hóa tồn kho. Đối với các mặt hàng có doanh số thấp, tiêu thụ chậm như những năm gần đây, công ty cũng cần tìm hiểu nguyên nhân để từ đó đưa ra quyết định có nên tiếp tục phân phối các sản phẩm hàng hóa đó hay không phân phối nữa.
Thứ ba, công ty cần tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phòng ban trong công ty từ khâu lập kế hoạch kinh doanh, nhập
47
hàng hóa, dự trữ hàng hóa đến khâu tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhằm tìm ra được mức dự trữ hàng tồn kho hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Cụ thể:
- Phòng Xuất nhập khẩu căn cứ vào hàng hóa còn tồn trong kho và kế hoạch bán hàng trong kỳ chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhập hàng hóa gửi nhà cung cấp để đặt hàng.
- Phòng Kế hoạch - Tài vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, tìm nguồn vốn để tài trợ cho hoạt động nhập hàng hóa.
- Phòng Kinh doanh - Dịch vụ có nhiệm vụ đẩy mạnh công tác bán hàng nhằm đạt được kế hoạch về bán hàng đề ra làm giảm tồn kho hàng hóa.
Thứ tư, công ty có thể xây dựng cơ chế thưởng phạt kịp thời nhằm nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong việc quản lý hàng hóa tồn kho của công ty.
3.2.2.2. Xây dựng và đổi mới chính sách quản lý khoản phải thu khách hàng
Như đã phân tích ở chương 2, các khoản nợ phải thu khách hàng của công ty TPCom dù có xu hướng tăng liên tục qua các năm nhưng bù lại tỷ trọng trong tổng tài sản lưu động có chiều hướng giảm dần. Kỳ thu tiền bình quân vào khoảng 90 ngày. Việc cung cấp cho khách hàng một chính sách tín dụng nới lỏng giúp công ty TPCom thu hút được cảm tình của khách hàng, tuy nhiên cũng không nên vì thế mà buông lỏng quản lý. Bởi vậy, vấn đề quản lý công nợ phải thu của công ty cần phải được nghiên cứu sâu sắc hơn để tìm ra biện pháp làm giảm dư nợ này, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho công ty. Cụ thể, trong thời gian tới công ty cần tập trung áp dụng một số điểm sau:
Thứ nhất, công ty cần xây dựng lại chính sách chiết khấu thanh toán đối với chỉ những khách hàng thanh toán sớm và đúng thời hạn. Ví dụ, 2/10 net 30 tức là nếu khách hàng thanh toán tiền hàng ngay trong vòng 10 ngày thì khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%. Còn nếu khách hàng không thanh toán sớm và không nhận chiết khấu thì thời hạn mua chịu tối đa là 30 ngày.
Đồng thời công ty cũng cần bắt đầu tiến hành quy định việc phạt chậm trả đối với những khoản công nợ chậm thanh toán. Chính sách chiết khấu thanh toán hoặc quy định về phạt chậm thanh toán công ty nên quy định rõ trong hợp đồng và giải thích cho khách hàng hiểu được lợi ích họ sẽ nhận được từ chính sách thanh toán và trách nhiệm khi họ thanh toán chậm. Bởi vì công ty vẫn đang phải vay vốn ngân hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì việc khách hàng chậm trả tiền hàng cho công ty nghĩa là khách hàng đang chiếm dụng vốn của công ty và tất nhiên họ phải có nghĩa vụ chia sẻ chi phí với công ty từ việc chiếm dụng vốn đó.
Thứ hai, công ty cần bố trí sắp xếp nhân viên chuyên trách về quản lý công nợ phải thu để có thể nắm rõ từng đối tượng khách hàng, phân loại khách hàng, theo dõi công nợ sát sao, lập kế hoạch thu nợ và đôn đốc thu hồi nợ.
Thứ ba, công ty có thể xây dựng mức công nợ trần đối với từng khách hàng và có thể xem xét việc dừng bán hàng tạm thời khi một khách hàng nợ công ty vượt quá mức công nợ trần đó. Có nghĩa là căn cứ trên doanh số mua hàng hàng tháng của khách hàng cộng với việc đánh giá khả năng tài chính cũng như uy tín trong việc thanh toán của từng khách hàng mà công ty có thể quy định mức dư nợ tối đa mà công ty có thể cung cấp cho từng khách hàng trong một tháng là bao nhiêu.
Thứ tư, phòng Kinh doanh của công ty cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý công nợ của phòng kế toán để có thể nắm bắt được dư nợ của từng khách hàng và từ đó quyết định xem có nên tiếp tục cung cấp hàng cho khách hay tạm thời dừng lại để thu hồi công nợ cũ.
Thứ năm, công ty có thể cân nhắc tiến hành công tác đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, nhằm hạn chế trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán, tồn tại các các khoản nợ nần dây dư, gây tình trạng nợ xấu cho công ty. Đánh giá khả năng thanh toán là việc đánh giá khả năng chuyển tài sản thành tiền và khả năng tạo tiền nhằm thực hiện nghĩa vụ thanh toán khi đến hạn của khách hàng. Một số chỉ tiêu tài chính thể hiện khả năng thanh toán của khách hàng mà công ty có thể đánh giá đó là Tỷ số thanh toán hiện hành, Tỷ số thanh toán nhanh và Tỷ số thanh toán tức thời…
Cuối cùng, công ty nên trích dự phòng phải thu khó đòi để có nguồn dự phòng bù đắp khi tổn thất xảy ra nhằm tránh ảnh hưởng đột biến đến tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Tóm lại, công tác bán hàng đã là rất quan trọng với công ty song công tác quản lý và thu hồi công nợ khách hàng cũng không kém phần quan trọng. Thực hiện tốt công tác thu hồi nợ, giảm dư nợ phải thu khách hàng không những giúp công ty tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận mà còn quyết định làm tăng vòng quay luân chuyển vốn lưu động, tăng hiệu quả sử dụng vốn và góp phần thúc đẩy sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngược lại, nếu công tác quản lý và thu hồi công nợ khách hàng không tốt, công ty sẽ phải mất thêm chi phí vay vốn để đủ bù đắp cho phần vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng. Bên cạnh đó, việc quản lý công nợ không tốt làm gia tăng các khoản nợ xấu, nợ khó đòi gây nguy cơ mất vốn của công ty, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng như làm giảm hiệu quả kinh doanh.
49