Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng hoặc trả sau. Với những lô hàng mua lẻ, số lượng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho người cung cấp được thì kế toán phải phản ánh theo dõi nợ phải trả cho người cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán được (thoả thuận với người cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ.
Trong việc nhập kho nguyên vật liệu doanh nghiệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra trong trương hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu .
+ Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàng mua về cùng hoá đơn:
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán
+ Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nều trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ và hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi :
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 thanh toán với người bán
+ Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151
+ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán + Khi có hoá đơn kế toán ghi
Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 02 tháng 04 năm 2013 Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp mua của Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên, 1 tấn thép với đơn giá 4523809,52đ/tấn
Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477
Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000
Theo ví dụ trên khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Nợ TK 133 : 46165477
Có TK 111 : 969475000
Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Nợ TK 133 : 46165477
Có TK 331 : 969475000
Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi : Nợ TK 151: 923309523
Nợ TK 133: 46165477
Có TK 111 : 969475000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi :
Nợ TK 152 : 923309523
Có TK 151 : 923309523
Áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau:
Bảng kê nhập vật liệu
Bảng tổng hợp phát sinh nhập vật liệu Sổ chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào
Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối tháng, được lập cho từng tập chứng từ đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán…
Bảng tổng hợp phát sinh nhập được dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng của từng nhóm vật liệu.
Sổ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng tên người bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng người bán, từng công trình.
Số dư đầu tháng hai là số dư cuối tháng một chuyển sang. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả người bán sẽ được ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ được ghi vào bên phát sinh nợ. Cuối tháng lấy số dư đầu tháng + tổng phát sinh có - tổng phát sinh nợ để tính ra số dư cuối tháng.
Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng lập để theo dõi tổng nhập, tổng xuất trong nguyên vật liệu theo từng đối tượng cung cấp, đối tượng sử dụng, số liệu được lập bảng được dựa vào bảng chi tiết công nợ, bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất… số phát sinh sẽ được tính vào cuối ngày của ngày cuối tháng.
Bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào được lập để theo dõi số thuế GTGT đầu vào, kế toán dựa vào hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào để lập vào máy sau đó máy sẽ tự động lập bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào theo những chỉ tiêu đã lập và chương trình máy tính tự động.
Áp dụng hình thức kê toán "nhật ký chung" các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu trong kỳ sẽ được kế toán thực hiện hạch toán trên máy vi tính như sau:
theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên người giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lượng vật liệu và số tiền… cuối tháng máy sẽ lập bảng kê phiếu nhập.
Biểu 2.4: Bảng Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 07 tháng 4 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Kim Tín
Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trung Kiên Tên đơn vị: Công ty cổ phần XDCN
Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Que hàn Chiếc 70 224.000 15.680.000
Cộng tiền hàng 15.680.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.568.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.248.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu hai trăm bốn mươi tám ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên)
Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của que hàn đã về kho, cán bộ phòng vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách vật tư, kết quả kiểm nghiệm sẽ được phản ánh trên bản kiểm nghiệm như sau:
Đơn vị: Công ty cổ phần XDCN Mẫu số 03- VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 4 năm 2013 Về việc: Kiểm tra chất lượng que hàn theo hóa đơn GTGT
Ban kiểm nghiệm gồm:
- Trưởng ban: Nguyễn Thị Hằng Thanh
- Thủ kho: Trần văn Mạnh
- Đại diện kỹ thuật: Nguyễn Trung Kiên Đã kiểm nhận:
Mã vật tư
Tên, nhãn hiệu vật tư
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng qui cách Không đúng quy cách A B C D 1 2 3 4 QH Que hàn Đếm Chiếc 70 70 70
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã nhận đủ số lượng ghi trên hóa đơn GTGT, chất lượng của số que hàn trên là đạt tiêu chuẩn, đúng chất lượng và trọng lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.6: Bảng phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần XDCN Mẫu số 03- VT
PHIẾU NHẬP KHO Số: 8/3C Ngày 7 tháng 4 năm 2013 Nợ: 152.4 Có: 111
Họ tên người giao hàng:
Theo số: Hoá đơn Giá trị gia tăng 00245 Của: Công ty Kim Tín
Nhập tại kho: Công ty cổ phần XDCN
STT Tên, số hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Que hàn QH Chiếc 70 70 224.0000 15.680.000 Cộng 70 70 15.680.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): Mười năm triệu sáu trăm tám m ươi ngàn đồng Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 7 tháng 4 năm 2013 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Bảng kê phiếu nhập Biểu VT – 01 BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày 01/04/2013 đến ngày 30/04/2013 Chứng từ Diễn giải Số
lượng Giá Tiền
Số N 01/04 03/04 Nhập Cát vàng 115.400 310 35.774.000 02/04 05/04 Nhập Gạch đặc 136.700 3.974 543.245.900 02/04 05/04 Nhập Gạch lát 76.256 7.528 574.055.168 04/04 06/04 Nhập Cát vàng 2.000 123,5 247.000 04/04 06/04 Nhập Cát đen 20.000 111,8 2.236.000 … …. ………. …… ….. ……….
Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và được ghi chép theo giá trị vật liệu số lượng nhập… đồng thời theo dõi chi tiết công nợ, máy tính sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ TK 331 theo từng tên người bán phiếu nhập và máy tính sẽ tự định khoản sau đó máy sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh TK 152 theo từng đối tượng.
Công ty là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó giá vật tư, hàng hoá , dịch vụ mua vào là giá thực tế chưa có thuế HTHT đầu vào. Để kế toán chính xác và theo dõi được dễ dàng số thuế GTGT đầu vào, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua vật tư, hàng hoá dịch vụ để nhập số liệu vào máy và lập bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá mua vào và chỉ theo dõi riêng phần thuế GTGT đầu vào
Biểu 2.8:Bảng kê khai hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào BẢNG KÊ KHAI HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ MUA VÀO
Tháng 4 năm 2013
Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp
Địa chỉ: 71 Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Chứng từ
Tên đơn vị, người bán Thuế GTGT
đầu vào Ghi chú
N S 012840 065410 015635 028712 ….. 01 07 09 04 … .
Công ty cơ khí Giải Phóng Công ty c.phần SXTM Hợp Nhất Xưởng gia công chế biến Đức Bảo
Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên ………. 26.240.810 6.145.820 584.638 1.939.700 ………….. Mua động cơ Mua đá công trình Mua chi tiết nối đầu cọc
Mua thép ………..
Ngày 30 tháng 04 năm 2013
Kế toán trưởng Người lập biểu