- Thủ tục nhập kho
Khi vật liệu mua về đến Công ty, kế toán vật liệu cùng phòng kế hoạch và đơn vị liên quan cùng tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của phòng kế toán và kế hoạch xem xét kiểm tra hợp lý, hợp lệ và vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại chất lượng thì vật tư được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả ba liên biên bản. Trong vòng 10 ngày kể từ khi vật liệu được chuyển vào kho tiếp liệu và thủ kho phối hợp cùng với phòng ban chức năng kiểm tra lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản kiểm nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Phiếu nhập vật tư được viết vào 3 liên bằng giấy than do phòng vật tư lập. Phiếu nhập kho sau đó có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải gửi 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, thủ kho gửi 1 liên ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu. Một liên có chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán cho người bán hàng.
Thủ tục nhập kho được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Thủ tục nhập kho
Hàng được chuyển về kho theo hợp đồng
mua NVL
Bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng
và quy cách NVL
Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm thủ kho đối chiếu và cho nhập kho
- Thủ tục xuất kho:
Phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng, quý để lên kế hoạch cung ứng vật tư. Thủ kho sau khi nhận được lệnh xuất vật tư từ phòng kế hoạch sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho theo hạn mức, mỗi phiếu được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu lại cuống.
- Liên 2: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán vật liệu.
- Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng.
Thủ kho xem xét phiếu xuất kho theo yêu cầu rồi cho người lấy vật tư vào nhận vật liệu để mang vào phân xưởng sử dụng.
Mục đích chủ yếu của việc xuất kho NVL ở công ty là phục vụ cho việc sản xuất ở phân xưởng, do đó thủ tục xuât kho được tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Thủ tục xuất kho