Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán.
Viết giấy đề nghị gửi cho phòng vật tư xin cấp NVL
Phòng vật tư xem xét rồi chuyển cho thủ kho xuất NVL
với định mức phù hợp
Thủ kho viết phiếu xuất kho và chuyển lên phòng kế toán
để hạch toán Khi có kế hoạch sản xuất phụ
trách kỹ thuật lập kế hoạch về yêu cầu NVL
2.1.3. Hạch toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất và chuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và kế toán nguyên vật liệu cùng ký vào phiếu giao nhận này. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán vật liệu ở công ty :
Phương pháp lập báo cáo nhập, xuất , tồn kho vật liệu như sau: Tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ của tháng trước
Nhập trong kỳ: Căn cứ vào phiếu nhập kho trong tháng của từng thứ vật liệu. Xuất trong kỳ: Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, thì việc tổ chức kế toán tổng hợp nhập, xuất, nguyên liệu - vật liệu là rất quan trọng không thể thiếu, kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra, giám sát sự
Chứng từ vật tư
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Phiếu điều chuyển
Sổ chi tiết vật tư
Thẻ kho Tổng hợp N-X-T In phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê Sổ chi tiết nguyên vật liệu
biến động của nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ vật tư, kế toán ghi vào Sổ nhật ký chung.
Biểu 2.1: Thẻ kho nguyên vật liệu xi măng Hoàng Thạch
Đơn vị: Công ty cổ phần XDCN Mẫu số 06: VT
THẺ KHO
Ngày lập 30/04/2013 Tờ số 1
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg
stt Chứng từ
Diễn giải Số lượng
SH NT Nhập Xuất Tồn
A B C D 1 2 3
Tồn đầu kỳ 100.000
1 2 01/04 Xuất đúc cọc bê tông 50.000 50.000
2 4 02/04 Mua nhập kho 150.00
0
200.000
3 7 05/04 Xuất thi công 20.000 180.000
4 8 08/04 Xuất thi công 30.000 150.000
5 10 12/04 Xuất thi công 50.000 100.000
6 13 16/04 Xuất đúc Rầm Cầu 80.000 20.000
7 19 22/04 Mua nhập kho 100.00
0
120.000
8 22 23/04 Xuất kho thi công 62.000 58.000
Cộng 250.00 0 292.00 0 Tồn cuối kỳ 58.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2013 Thủ kho (Ký, họ tên)
Biểu 2.2: Bảng sổ chi tiết vật liệu SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 4/2013
Tài khoản 1521- Nguyên vật liệu
Tên quy cách vật liệu: xi măng Hoàng Thạch
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 325 100.000 32500000
2 01/04 Xuất đúc cọc bê tông 325 50.000 16250000 4 02/04 Mua nhập kho 325 150.000 48750000
7 05/04 Xuất thi công 325 20000 6500000
8 08/04 Xuất thi công 325 30000 9750000
10 12/04 Xuất thi công 325 50000 16250000
13 16/04 Xuất đúc Rầm Cầu 325 80000 26000000
19 22/04 Mua nhập kho 325 100000 32500000
22 23/04 Xuất kho thi công 325 62000 20150000
Cộng 250000 81250000 292000 94900000
Biểu 2.3: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Công ty cổ phần XDCN Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 04 năm 2013 TT Diễn giải Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
sl Tiền sl Tiền sl Tiền sl Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 I Nhiên liệu 1 Mỡ L4 Kg 30 750000 76 1900000 45 1125000 61 1525000 2 Dầu diezel Lít 600 180000 1000 3000000 800 2400000 800 2400000 3 Nhớt Lít 120 5160000 200 8600000 150 6450000 170 7310000 .. .. .. II Xi măng 1 Tấn 100 32500000 250 81250000 292 94900000 58 18850000 III Thép 1 Thép Kg 9500 52250000 15000 82500000 12000 66000000 1250 0 68750000 2 Thép Kg 5000 16500000 8000 26400000 7000 23100000 6000 19800000 .. .. .. Cộng 16.215000 203650000 193975000 118635000 Ngày 30 tháng 04 năm 2013
Kế toán lập biểu Kế toán trưởng
(Họ tên, ký) (Họ tên, ký)
2.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Ở công ty CP xây dựng công nghiệp, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và việc ghi chép phản ánh
tình hình tăng giảm vật liệu thực hiện tại phòng kế toán do kế toán vật liệu đảm nhận.
Nguyên vật liệu của công ty liên quan tới rất nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh, do đó bên cạnh các tài khoản phản ánh nguyên vật liệu, kế toán còn sử dụng rất nhiều tài khoản của các phần hành kế toán khác để phục vụ cho công tác kế toán được thuận lợi hơn.
Tài khoản sử dụng để hạch toán:
TK 152 - “Nguyên vật liệu” được chi tiết + 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính ”. + 1522 “Vật liệu phụ”. + 1523 “Nhiên liệu”. + 1524 “Phụ tùng thay thế”. + 1526 “Thiết bị XDCB”. + 1528 “Vật liệu khác” Bên nợ :
+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, huặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có :
+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, để gia công chế biến.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá huặc trả lại người bán + Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê
TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” Bên nợ :
+ Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên có :
+ Giá trị hàng hoá , vật tư nhập kho hay chuển giao cho các đối tượng sử dụng như hay khách hàng, hay các công trường.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau: - TK 111 : tiền mặt
- TK 112 : tiền gửi ngân hàng
- TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
- TK 333 : Thuế và các khonả phảI nộp cho nhà nước - TK 331 : phải trả người bán
- TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627 : Chi phí sản xuất chung
- TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên liên tục và vật liệu của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại nên công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán giúp cho việc hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu được thuận tiện và hình thức kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chung".
2.2.1. Kế toán thu mua nhập kho nguyên vật liệu
Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng hoặc trả sau. Với những lô hàng mua lẻ, số lượng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho người cung cấp được thì kế toán phải phản ánh theo dõi nợ phải trả cho người cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán được (thoả thuận với người cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ.
Trong việc nhập kho nguyên vật liệu doanh nghiệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra trong trương hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu .
+ Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàng mua về cùng hoá đơn:
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán
+ Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nều trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ và hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi :
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 thanh toán với người bán
+ Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151
+ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán + Khi có hoá đơn kế toán ghi
Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 02 tháng 04 năm 2013 Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp mua của Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên, 1 tấn thép với đơn giá 4523809,52đ/tấn
Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477
Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000
Theo ví dụ trên khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Nợ TK 133 : 46165477
Có TK 111 : 969475000
Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Nợ TK 133 : 46165477
Có TK 331 : 969475000
Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi : Nợ TK 151: 923309523
Nợ TK 133: 46165477
Có TK 111 : 969475000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi :
Nợ TK 152 : 923309523
Có TK 151 : 923309523
Áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau:
Bảng kê nhập vật liệu
Bảng tổng hợp phát sinh nhập vật liệu Sổ chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào
Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối tháng, được lập cho từng tập chứng từ đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán…
Bảng tổng hợp phát sinh nhập được dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng của từng nhóm vật liệu.
Sổ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng tên người bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng người bán, từng công trình.
Số dư đầu tháng hai là số dư cuối tháng một chuyển sang. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả người bán sẽ được ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ được ghi vào bên phát sinh nợ. Cuối tháng lấy số dư đầu tháng + tổng phát sinh có - tổng phát sinh nợ để tính ra số dư cuối tháng.
Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng lập để theo dõi tổng nhập, tổng xuất trong nguyên vật liệu theo từng đối tượng cung cấp, đối tượng sử dụng, số liệu được lập bảng được dựa vào bảng chi tiết công nợ, bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất… số phát sinh sẽ được tính vào cuối ngày của ngày cuối tháng.
Bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào được lập để theo dõi số thuế GTGT đầu vào, kế toán dựa vào hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào để lập vào máy sau đó máy sẽ tự động lập bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào theo những chỉ tiêu đã lập và chương trình máy tính tự động.
Áp dụng hình thức kê toán "nhật ký chung" các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu trong kỳ sẽ được kế toán thực hiện hạch toán trên máy vi tính như sau:
theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên người giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lượng vật liệu và số tiền… cuối tháng máy sẽ lập bảng kê phiếu nhập.
Biểu 2.4: Bảng Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 07 tháng 4 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Kim Tín
Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trung Kiên Tên đơn vị: Công ty cổ phần XDCN
Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Que hàn Chiếc 70 224.000 15.680.000
Cộng tiền hàng 15.680.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.568.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.248.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu hai trăm bốn mươi tám ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên)
Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của que hàn đã về kho, cán bộ phòng vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách vật tư, kết quả kiểm nghiệm sẽ được phản ánh trên bản kiểm nghiệm như sau:
Đơn vị: Công ty cổ phần XDCN Mẫu số 03- VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 4 năm 2013 Về việc: Kiểm tra chất lượng que hàn theo hóa đơn GTGT
Ban kiểm nghiệm gồm:
- Trưởng ban: Nguyễn Thị Hằng Thanh
- Thủ kho: Trần văn Mạnh
- Đại diện kỹ thuật: Nguyễn Trung Kiên Đã kiểm nhận:
Mã vật tư
Tên, nhãn hiệu vật tư
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng qui cách Không đúng quy cách A B C D 1 2 3 4 QH Que hàn Đếm Chiếc 70 70 70
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã nhận đủ số lượng ghi trên hóa đơn GTGT, chất lượng của số que hàn trên là đạt tiêu chuẩn, đúng chất lượng và trọng lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.6: Bảng phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần XDCN Mẫu số 03- VT
PHIẾU NHẬP KHO Số: 8/3C Ngày 7 tháng 4 năm 2013 Nợ: 152.4 Có: 111
Họ tên người giao hàng:
Theo số: Hoá đơn Giá trị gia tăng 00245 Của: Công ty Kim Tín
Nhập tại kho: Công ty cổ phần XDCN
STT Tên, số hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Que hàn QH Chiếc 70 70 224.0000 15.680.000 Cộng 70 70 15.680.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): Mười năm triệu sáu trăm tám m ươi ngàn đồng Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 7 tháng 4 năm 2013