thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý dấu của công ty, phụ trách công tác nhân sự của công ty.
Phòng Thu mua: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về kế hoạch khối lượng và
chất lượng hàng hóa mua vào bao gồm hàng hóa kinh doanh và thiết bị phục vụ chung; kê hàng, mua hàng, theo dõi và phối hợp với kế toán bán hàng để đề xuất phương án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa, đảm bảo dữ trự hàng tồn kho hợp lý.
Ban giám đốc trực tiếp giao nhiệm vụ, công việc cho các phòng ban chuyên môn chức năng. Cụ thể:
Phòng Kinh doanh điều tra tìm hiểu nghiên cứa thị trường. Đề ra phương án kinh doanh thích hợp đạt hiệu quả cao nhất. ập kế hoạch kinh doanh, thị phần thị trường, phát triển thị trường.
Phòng Kế toán tập hợp các khoản mục chi phí, tính toán các chi phí phát sinh, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty công ty
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH TM và XD Hợp Nhất là đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng. Để đáp ứng như cầu quản lý tình hình tài sản, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Do là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên quy mô hoạt động không lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều nên trong phòng Kế toán thì một nhân viên kế toán có thể đảm nhận từ hai đến ba phần hành kế toán
27
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
Kế toán trƣởng: à người tổ chức chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán,
phân công nhiệm vụ và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, xét duyệt báo cáo tài chính của toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng để thực hiện nhiệm
vụ chung của phòng mà giám đốc giao và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền. Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính, tổ chức hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty, thực hiện các phần hành kế toán còn lại chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận kế toán trên.
Kế toán TM, TGNH: hạch toán, theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng. Đánh giá chênh lệch tỉ giá cuối kỳ, kết chuyển lỗ lãi ngoại tệ.
Kế toán chi phí: Theo dõi, phân loại, tập hợp, phân bổ chi phí cho từng bộ
phận trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các chứng từ, hoá đơn.
Kế toán tiền lƣơng: kiểm tra bảng chấm công, xếp loại lao động,… tính lương
và các khoản trích theo lương của người lao động, lập quyết toán thu chi kinh phí công đoàn từ các đơn vị. Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán chi phí Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán thuế Kế toán hàng hoá, doanh thu Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp
Kế toán công nợ: theo dõi tiến độ thực hiện công nợ với khách hàng và nhà
cung cấp từ đó phản ánh lên sổ cái tài khoản 131, 331. Căn cứ vào các khoản phải thu thực tế tiến hành đề xuất mức dự phòng phải thu nhằm đảm bảo khoản thu hồi của khách hàng.
Kế toán thuế: theo dõi tình hình thanh toán, nghĩa vụ kê khai và nộp các khoản
thuế với Nhà nước, theo dõi, phản ánh lên sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 133, 333.
Kế toán hàng hoá và doanh thu: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình lưu
chuyển hàng hoá, xuất nhập tồn hàng hoá. Xử lý các chứng từ, hoá đơn ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán thực tế phát sinh, theo dõi là sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 156, 511, 632…
Thủ quỹ: đảm nhiệm việc nhập, xuất tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu
chi hợp lệ, hợp pháp, định kỳ đối chiếu số dư ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ.
2.1.4.2. Các chính sách kế toán được sử dụng tại Công ty
Hiện nay Công ty TNHH TM và XD Hợp Nhất đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 14/09/2006.
- Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung, bán thủ công vừa ghi tay vừa sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính với một số phần hành kế toán
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán theo tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng. - Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.