(1) Không ng ng hoàn thi n h th ng v n b n pháp lu t Vi t Nam, đ c bi t liên quan đ n doanh nghi p, t o hành lang pháp lý n đ nh. i u này giúp doanh nghi p an tâm đ l p k ho ch qu n lý r i ro và c ng c các ho t đ ng ki m soát c a doanh nghi p. Nhà n c ban hành quy đ nh c th đ nâng cao trách nhi m ki m soát c a doanh nghi p ch ng h n báo cáo tài chính c a các doanh nghi p c n đ c b ph n ki m toán đ c l p xác nh n, t đó các doanh nghi p s hoàn thi n h th ng ki m soát n i b .
(2) Nhà n c nâng cao t ng c ng công tác tuyên truy n, h tr doanh nghi p trong trong công vi c ph bi n các lu t, thông t và quy đinh m i đ c ban hành. T o đi u ki n thúc đ y s phát tri n c a các l nh v c t v n nh t v n pháp lu t, đ giúp doanh nghi p hi u bi t r ng rãi v các ho t đ ng liên quan đ n môi tr ng kinh doanh đ c p nh t thông tin và có bi n pháp x lý k p th i.
(3) Xây d ng h th ng lý lu n v h th ng ki m soát n i b ngày càng sát v i th c ti n, d hi u và ph bi n r ng rãi đ n các doanh nghi p thông qua vi c khuy n khích, tài tr c a Nhà n c cho vi c nghiên c u lý lu n này các Vi n nghiên c u, Tr ng i H c.
3.3.2. Gi i pháp c th :
- Thông th ng, các ch doanh nghi p tin r ng tuy n m t ki m toán viên v r i thành l p ra b ph n ki m toán n i b thì h th ng ki m soát n i b s đ c c i ti n đáng k . Câu tr l i th ng không ph i nh v y, b i ki m toán n i b th c ra là ho t đ ng chuyên môn th c hi n vi c xem xét tính trung th c, tính tuân th c a h th ng thông tin và các ho t đ ng khác trong n i b đ n v và b n thân nó c ng là m t b ph n không tách r i c a h th ng ki m soát n i b , không th thay th cho h th ng ki m soát n i b và c ng không ph i n n t ng c a h th ng ki m soát n i b . Xin l u ý là h th ng ki m soát n i b chính là m t b ph n không th tách r i c a h th ng qu n lý doanh nghi p. Doanh nghi p không th xây d ng m t h th ng ki m soát n i b t t n u h th ng qu n lý có v n đ , ch ng h n nh v n đ nhân s và quan h gi a các tr ng b ph n. Khi đó c n t p trung gi i quy t v n đ c a h th ng qu n lý tr c. Và n u h th ng ki m soát n i b ch a phát tri n thì b ph n ki m toán n i b th ng v trí “đ ng ngoài” quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Do đó s khó đem l i hi u qu nh mong mu n.
- Do v y có th nêu ra m t s gi i pháp c th đ t ng c ng h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p:
(1) C i ti n c c u t ch c qu n lý đ t o ra s g n k t gi a các b ph n khi th c hi n m c tiêu chung c a đ n v và đ t các b ph n này trong s ki m soát c a m t b ph n chuyên trách tr c thu c H i đ ng qu n tr đ t đó có nh ng thông tin nhanh nh y và có nh ng ch đ o h u hi u t các nhà qu n tr c p cao.
(2) C i ti n h th ng ki m soát n i b t công tác qu n lý tài chính đây là m t trong nh ng n i dung n n t ng c a h th ng ki m soát n i b . Ki m soát tài chính là ki m soát h u h t các quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p: ki m soát chi (liên quan đ n mua hàng), thu (liên quan đ n bán hàng), chi phí (liên quan đ n s n xu t), báo cáo tài chính (s chính xác và đáng tin c y c a các s li u, liên quan đ n t t c ho t đ ng), ki m soát công tác k ho ch, d toán (k ho ch kinh doanh hàng n m, k ho ch đ u t )... Nh ng công vi c này liên quan đ n vi c t ch c đ i ng k toán, nh t là k toán qu n tr , xây d ng ngu n và các kênh thông tin, h
th ng báo cáo t các b ph n. m c đ cao h n, vi c ki m soát này có th đ c tin h c hóa, ch ng h n nh s d ng h th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p (ERP).
(3) Bên c nh đó, m t v n đ không kém ph n quan tr ng trong vi c xây d ng h th ng ki m soát n i b là con ng i. ây là v n đ ph c t p c a doanh nghi p hi n nay, vì dù có xây d ng h th ng ki m soát n i b hoàn chnh đ n m y mà nhân viên không có đ trình đ , đ o đ c thì doanh nghi p đó c ng g p r i ro d n đ n th t b i trong kinh doanh. Chính vì th , doanh nghi p c n xây d ng m t chi n l c phát tri n ngu n nhân l c rõ ràng, c th .
(4) Trong môi tr ng kinh doanh doanh nghi p luôn luôn ph i đ ng đ u v i vô s nh ng r i ro không l ng tr c đ c, do đó vi c nâng cao ý th c phòng ch ng
r i ro toàn b nhân viên, nhà qu n lý là đi u c n thi t. T đó, nhân viên có k ho ch qu n lý r i ro d n d n hoàn thi n h th ng ki m soát n i b .
Doanh nghi p c n quan tâm đ n vi c thi p l p ho t đ ng ki m soát c a t ng ho t đ ng c th c a doanh nghi p, đ ng th i giám sát, ki m tra và nh c nh vi c tuân th các th t c ki m soát, chính sách mà doanh nghi p đã đ ra.
T o thói quen s d ng d ch v b o hi m là cách th c chuy n giao r i ro đ c s d ng ph bi n các n c. S d ng b o hi m không nh ng giúp cho doanh nghi p t n t i sau nh ng t n th t b t ng mà còn t o thói quen kinh doanh phù h p v i thông l qu c t .
T o thói quen s d ng các d ch v t v n đ doanh nghi p đ c h tr v các l nh v c pháp lu t, thu , tài chính, k toán, ki m toán… nh m n m b t ngay nh ng thay đ i t các chính sách c a Nhà n c đ có k ho ch ng phó k p th i. Tóm l i, đi u m u ch t c a h th ng ki m soát n i b h u hi u là ng i lãnh đ o cao nh t c a đ n v ph i có quan đi m đúng đ n và coi tr ng đúng m c công tác ki m soát, đó là c n c quan tr ng đ thi t l p và v n hành có hi u qu h th ng ki m soát n i b góp ph n quan tr ng đ duy trì công tác qu n tr doanh nghi p hi u qu .
3.4. M t s ý ki n đ hoàn thi n ho t đ ng ki m soát t i công ty Masso:
3.4.1. Xét khía c nh y u t c u thành c a h th ng ki m soát n i b :
3.4.1.1.Môi tr ng ki m soát:
Các giá tr đ o đ c và tính chính tr c:
Doanh nghi p đã ban hành “B ng o c kinh doanh” và “N i quy lao đ ng” đ nhân viên cam k t tuân th nh ng quy t c, chu n m c đ c thi t l p. Tuy nhiên, c n th hi n rõ hình th c x ph t c th cho t ng tr ng h p vi ph m. T đó, m nh d n r n đe và ng n ch n nh ng hành vi vi ph m đ o đ c.
Cam k t v n ng l c:
Do đi u ki n nhân viên th ng kiêm nhi m nhi u công vi c khác nhau nên không có đ đi u ki n đ chuyên môn hóa sâu. Do đó, doanh nghi p c n t o đi u ki n đ nhân viên t p trung vào chuyên môn nh t đ nh.
H i đ ng qu n tr và y ban ki m toán:
Ban ki m soát c n ch đ ng tích c c phát huy vai trò giám sát ho t đ ng c a H i đ ng qu n tr c ng nh ban đi u hành doanh nghi p, c n th ng th n và tích c c tham gia ph n bi n vào các quy t đ nh c a H i đ ng qu n tr . V phía H i đ ng qu n tr , c ng c n tích c c l ng nghe nh ng ý ki n có th trái chi u t các thành viên Ban ki m soát, không đ c có t t ng ch quan duy ý chí.
Bên c nh đó, doanh nghi p c n xây d ng b ph n ki m toán n i b ho t đ ng theo các chu n m c c a ki m toán Nhà n c và ki m toán qu c t . B ph n ki m toán n i b ph i có kh n ng ho t đ ng h u hi u do đ c tr c ti p báo cáo đ c l p, c i m v i c quan ki m toán c p trên ho c v i các lãnh đ o cao c p c a t ch c.
Ph ng châm qu n lý và cách th c ho t đ ng:
Nhà qu n lý luôn t o t m g ng sáng v t cách đ o đ c, hành vi ng x và hi u qu công vi c đ nhân viên noi theo. Ngoài ra, không đ t ra nh ng chu n m c
tiêu chí thi u th c t ho c nh ng danh sách u tiên, u đãi, l ng, th ng... b t h p lý t o c h i cho các hành vi vô k lu t, gian d i, b t l ng.
S đ t ch c:
Doanh nghi p nên th ng xuyên luân chuy n nhân s trong các khu v c v trí nh y c m nh b ph n mua hàng, th qu …đ h n ch và phòng ng a r i ro. N u c n có th ki m tra b t ch t máy tính c a nhân viên và các v n b n liên quan: đ i v i nh ng v trí công vi c đ c thù đ c bi t nh liên quan t i tài chính công ty, bao gi các phi u thu chi c ng c n ph i đ c ki m tra giám sát b i nhi u ng i. Trong tình hu ng ban lãnh đ o công ty th y có v n đ x y ra, có th ki m tra đ nh k máy tính và các v n b n liên quan.
Phân công quy n h n và trách nhi m:
Doanh nghi p đã ban hành "B ng mô t công vi c” phân đ nh rõ quy n h n và trách nhi m c a t ng thành viên trong các ho t đ ng c a doanh nghi p, tuy nhiên c n xây d ng các ho t đ ng ki m tra chéo.
Chính sách v ngu n nhân l c và th c ti n:
Ban qu n lý ngu n nhân l c c n chú ý khi tuy n d ng nên đánh giá khách quan và ki m tra lý l ch c a ng viên đ gi m thi u r i ro cho doanh nghi p khi có v n đ phát sinh.
3.4.1.2. ánh giá r i ro:
- H th ng m c tiêu c n đ c th hi n d i d ng v n b n ph bi n công khai, r ng rãi v i toàn th nhân viên đ t m c tiêu t ng th m i nhân viên có th l y đó làm c s t o l p nhi u m c tiêu chi ti t nh m tri n khai công vi c cho chính b ph n mình.
- Ban lãnh đ o ph i phát hi n, đánh giá, qu n lý r i ro, và theo dõi m c đ hi u qu c a ch ng trình qu n lý r i ro.
- Ban lãnh đ o nên quan tâm và khuy n khích nhân viên quan tâm phát hi n, đánh giá và phân tích đ nh l ng tác h i c a các r i ro hi n h u và ti m n.
- Doanh nghi p nên đ ra các bi n pháp, k ho ch, quy trình hành đ ng c th nh m gi m thi u tác h i r i ro đ n m t gi i h n ch p nh n nào đó ho c doanh nghi p có bi n pháp đ toàn th nhân viên nh n th c rõ ràng v tác h i c a r i ro c ng nh gi i h n r i ro t i thi u mà t ch c có th ch p nh n đ c.
- Thi t l p b ng v n b n m t khuôn kh qu n lý r i ro mang tính t ng th và b n v ng.
3.4.1.3. Ho t đ ng ki m soát:
- Doanh nghi p nên th c hi n tri t đ nguyên t c b t kiêm nhi m, không cho phép kiêm nhi m gi a các ch c n ng nh b o qu n tài s n và k toán, mua hàng và th c hi n d án.. nh k ti n hành ki m tra chéo gi a các b ph n.
- Doanh nghi p có bi n pháp giám sát, b o v và b o d ng tài s n, v t t trang thi t b kh i b m t mát, hao h t, h ng hóc ho c b s d ng không đúng m c đích nh ng vi c th c hi n này ch do phòng hành chính ti n hành. Do đó, đ nh k nên ti n hành th c hi n vi c ki m kê s li u k toán và th c t đ đánh giá, đ ng th i phát hi n chênh l ch (n u có) đ có h ng gi i quy t k p th i.
3.4.1.4. Thông tin truy n thông:
- Doanh nghi p nên nâng cao tính đ y đ trong trao đ i thông tin trong t ch c công ty đ m i thành viên th c hi n t t trách nhi m đ c giao.
- h n ch ph n c ng, ph n m m và các t p tin d li u có th b h ng, đ nh k nên ti n hành ch y và c p nh t ph n m m di t virus, ph n m m di t virus nên đ c thi t k đ quét t t c các t p tin công ty nh n qua email ho c m ra. Ngoài ra, doanh nghi p nên có quy đ nh không đ c ch y b t k ph n m m nào mà không đ c s phê chu n b ng v n b n c a cán b qu n lý IT.
- tránh rò r thông tin ra bên ngoài do có nhân viên c a b ph n qu n tr m ng làm n i gián cho doanh nghi p đ i th , doanh nghi p c n:
tuy n d ng và sàng l c đ i ng nhân viên có ph m ch t t t.
ti n hành ki m tra chéo các b ph n đ phát hi n nh ng hi n t ng b t th ng.
lãnh đ o công ty th ng xuyên trao đ i v i nhân viên v nhi m v và trách nhi m ki m soát m t cách hi u qu .
3.4.1.5. Giám sát:
- B ph n ki m toán n i b ch a đ c thi t l p và th c hi n, doanh nghi p xây d ng Ban ki m soát đ h p lý theo Lu t doanh nghi p nên vai trò c a Ban ki m soát ch a th c s phát huy. Do đó, nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát n i b ch a đ c phát hi n và báo cáo kp th i v i Ban lãnh đ o đ đi u ch nh đúng lúc. kh c ph c vi c này c n nâng cao vai trò Ban ki m soát, thành l p b ph n ki m toán n i b chính th c đ th c hi n theo đúng ch c n ng và quy n h n c a mình.
- Ban lãnh đ o th ng xuyên nh c nh và giám sát vi c th c hi n các th t c ki m soát c a nhân viên, c th t ng chu trình ho t đ ng.
Tóm l i, v i các gi i pháp trên cùng v i s k t h p ch t ch gi a Nhà n c và doanh nghi p, tác gi thi t ngh h th ng ki m soát n i b nói riêng, doanh nghi p d ch v nói chung s ngày càng t t h n, phát tri n h n, t o nhi u vi c làm cho