- Doanh nghi p đã xây d ng thêm m t h th ng máy ch l u tr d li u phòng ch ng s c m t thông tin s li u.
- Doanh nghi p đã l p đ t h th ng b o v s li u phòng ng a s truy c p, ti p c n c a nh ng ng i không có th m quy n thông qua vi c cung c p m t kh u cho nhân viên v n hành máy tính.
- Doanh nghi p đã cài đ t ph n m m di t virus trên t t cá các máy. Tuy nhiên, sau đó không đ c th ng xuyên ki m tra và c p nh t l i ph n m m này b i b ph n qu n lý IT.
- Doanh nghi p t o các ngu n d li u chung cung c p cho các b ph n toàn công ty.
- Doanh nghi p t o s phân quy n cho các b ph n trong vi c truy c p thông tin, ng n ch n truy c p các trang Web không đ c phép.
- Doanh nghi p ti n hành ch n ng u nhiên đ t xu t vài máy tính cá nhân đ ki m tra công vi c c a nhân viên và phòng ch ng vi c cung c p thông tin ra bên ngoài (đ i th c nh tranh).
- Doanh nghi p đã thi t l p h p th đi n t cho phép nhân viên báo cáo v các hành vi, s ki n b t th ng có kh n ng gây thi t h i cho doanh nghi p.
- Doanh nghi p t o v n hóa làm vi c qua th đi n t giúp cho thông tin luôn đ c truy n đ t nhanh chóng. Tuy nhiên, trong quá trình trao đ i thông tin t c p lãnh đ o xu ng c p qu n lý tr c ti p, r i c p qu n lý tr c ti p xu ng nhân vi c th c hi n không đ c th hi n đ y đ do m t s nguyên nhân ch quan ho c khách quan.
Tóm l i, nhìn chung doanh nghi p đã xây d ng đ c h th ng thông tin và truy n thông khá h u hi u, nh ng v a qua doanh nghi p đã x y ra hi n t ng rò r thông tin ra bên ngoài do có nhân viên c a b ph n qu n tr m ng làm n i gián cho doanh nghi p đ i th , do đó y u t con ng i là m t trong nh ng y u t quan tr ng
2.3.3.5. Giám sát:
- Doanh nghi p có h th ng báo cáo cho phép phát hi n các sai l ch so v i ch tiêu, k ho ch đã đ nh th hi n các báo cáo c a k toán hàng tháng, hàng quý và hàng n m (nh Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, báo cáo công n , báo cáo tình hình th c hi n d án, báo cáo chi phí v n phòng theo ngân sách). Khi phát hi n sai l ch, doanh nghi p đã tri n khai các bi n pháp đi u ch nh thích h p.
- Doanh nghi p đã yêu c u các c p qu n lý trung gian báo cáo ngay v i lãnh đ o v m i tr ng h p gian l n, nghi ng gian l n, v các vi ph m n i quy, quy đ nh c a doanh nghi p c ng nh quy đ nh c a lu t pháp hi n hành có kh n ng làm gi m uy tín doanh nghi p và gây thi t h i v kinh t .
- Doanh nghi p đã ti n hành ki m toán đ c l p đ nh k hàng n m.
- B ph n ki m toán n i b ch a đ c thi t l p và th c hi n, vai trò c a Ban ki m soát ch a th c s phát huy.
K T LU N CH NG 2
Qua kh o sát m u doanh nghi p d ch v đ a bàn thành ph H Chí Minh nói chung và doanh nghi p d ch v đang công tác nói riêng, Ch ng 2 đã phác th o đ c b c tranh t ng th v th c tr ng h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p d ch v Vi t Nam. các doanh nghi p d ch v đã có nh n th c và thi t l p h th ng ki m soát n i b cho đ n v mình, tuy nhiên vi c tri n khai ch a đ c ti n hành m t cách bài b n, ch mang tính t phát c a nhà qu n lý nên h th ng ki m soát n i b ch a th c s phát huy cao hi u qu đ góp ph n giúp doanh nghi p đ t đ c m c tiêu.
CH NG 3: NH H NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N H TH NG
KI M SOÁT N I B T I DOANH NGHI P D CH V VI T NAM
3.1. Quan đi m hoàn thi n:
3.1.1. Phù h p v i quy mô và lnh v c ho t đ ng:
3.1.1.1. Phù h p v i quy mô:
i v i doanh nghi p có qui mô l n:
c đi m c a nh ng doanh nghi p có qui mô l n là v n nhi u, ho t đ ng dàn tr i nhi u qu c gia, c c u t ch c ph c t p v i nhi u phòng ban và c p qu n lý. Do đó, đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b c n chú tr ng vào vi c:
- Thi t k và xây d ng h th ng ki m soát n i b đ m b o n m yêu t c a mô hình COSO.
- Thay đ i c n thi t v c c u qu n lý, qu n tr doanh nghi p c ng nh qu n lý r i ro m t cách t ng ng v i quy mô và t m c c a doanh nghi p.
- Xây d ng v n hóa doanh nghi p đ t o s liên k t ch t ch gi a các c p, b ph n trong doanh nghi p.
- Hoàn thi n c c u t ch c và phân đ nh quy n h n trách nhi m c th . - a d ng hóa các kênh thông tin.
- Giám sát ch t ch vi c đ m b o tuân th các quy trình và th t c ki m soát r i ro đã đ ra.
i v i doanh nghi p có qui mô v a và nh :
c đi m c a nh ng doanh nghi p có qui mô v a và nh là có ít v n, ít nhân viên, nên vi c áp d ng nguyên t c phân chia trách nhi m s r t khó kh n. Bên c nh đó, lo i hình doanh nghi p này ch a bài b n trong công tác qu n lý và qu n tr doanh nghi p, th ng l thu c vào các cá nhân lãnh đ o, th ng là ch s h u, trong vi c nh n di n và ng phó v i r i ro. Vai trò c a các cá nhân này r t quan tr ng và ph thu c nhi u vào b n n ng c ng nh đ nh y bén c a h trong ho t đ ng kinh doanh. Tuy nhiên, trong đi u ki n môi tr ng kinh doanh ngày m t ph c t p ho c khi quy mô ho t đ ng và các thay đ i c a đi u ki n th tr ng v t quá
kh n ng ki m soát c a h thì s d d n đ n nguy c th t b i cao. Do đó, đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b c n chú tr ng vào vi c: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nâng cao ý th c th c hi n vi c xây d ng h th ng ki m soát n i b c a ban lãnh đ o m t cách bài b n và chuyên nghi p.
- Nâng cao n ng l c và đ o đ c c a đ i ng nhân viên vì n u nhân viên có n ng l c và đ o đ c t t thì dù doanh nghi p không áp d ng nguyên t c phân chia trách nhi m đ y đ thì v n không x y ra m t mát, r i ro.
- Xây d ng chính sách ngu n nhân s h p lý.
3.1.1.2. Phù h p v i l nh v c kinh doanh:i v i s n xu t: i v i s n xu t:
S n xu t là quá trình làm ra s n ph m đ s d ng, hay đ trao đ i trong th ng m i. Do đó, đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b nhà qu n lý c n chú tr ng vào vi c:
- Xây d ng m t chính sách t n kho và ki m soát t n kho h p lý b i vì t n kho có th bi n m t nhanh chóng do nh ng b t c n ho c thi u trung th c c a nhân viên, thông qua vi c đ t ra nh ng qui trình ng n ch n ngay t đ u b ng vi c xây d ng các bi n pháp ki m soát, nh : quy đ nh rõ ai là ng i đ c phép ký nh p hàng hóa, ai là ng i ki m soát vi c xu t hàng hóa ra bên ngoài sau khi quá trình ch bi n đã hoàn t t.
- Hoàn thi n th t c ki m soát quá trình mua - nh p kho nguyên v t li u, xu t kho s d ng và b o qu n nguyên v t li u nh m ti t ki m chi phí s n ph m.
- Hoàn thi n th t c ki m soát chi phí nhân công tr c ti p thông qua vi c theo dõi đánh giá ch t l ng và k thu t tay ngh c a lao đ ng nh m đ m b o ch t l ng s n ph m, tránh lãng phí nguyên v t li u do trình đ lao đ ng th p.
- Hoàn thi n th t c ki m soát chi phí s n xu t chung bao g m nh ng chi phí mua ngoài liên quan đ n ph c v s n xu t nh m ti t ki m chi phí s n xu t này, t đó ti t ki m chi phí s n ph m.
i v i th ng m i:
Th ng m i là ho t đ ng trao đ i hàng hóa gi a ng i bán và ng i mua và có th nh n l i m t giá tr nào đó (b ng ti n thông qua giá c ) hay b ng hàng hóa. Do đó, đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b nhà qu n lý c n chú tr ng vào vi c:
- Hoàn thi n th t c ki m soát hai chu trình mua hàng - tr ti n và bán hàng - thu ti n.
- Xây d ng m t chính sách t n kho và ki m soát t n kho h p lý
3.1.2. Phù h p v i đ c thù ho t đ ng c a doanh nghi p d ch v :
Do đ c thù c a ho t đ ng c a doanh nghi p d ch v là cung c p hàng hóa vô hình, quá trình s n xu t và tiêu dùng x y ra đ ng th i nên không có m t quy trình c th đ s n xu t s n ph m, do đó đ t o ra s n ph m thì vi c ki m soát chi phí, gi m thi u giá thành là h t s c khó kh n. Mu n v y, đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b nhà qu n lý c n chú tr ng vào vi c:
- Nâng cao kh n ng nh n di n t t các r i ro đ phòng ng a r i ro ch quan l n khách quan nh h ng đ n s n ph m d ch v .
- y m nh vi c tách bi t ch c n ng xét duy t mua hàng và th c hi n d ch v . - Hoàn thi n th t c ki m soát hai chu trình mua hàng và chi phí th c hi n d ch v .
3.1.3. T ng b c th a mãn quy đ nh c a COSO đ nâng cao kh n ng h i
nh p:
Hi n nay các doanh nghi p dù quy mô l n hay nh đ u ti n hành ho t đ ng ki m soát trong quá trình qu n lý c a mình. Tuy nhiên, ho t đ ng c a ki m soát c a h mang tính ch t t phát, không theo m t quy trình bài b n, đ c bi t là doanh nghi p có quy mô nh . Do đó, trong đi u ki n h i nh p hi n nay đ nâng cao hi u qu qu n lý c a mình, các doanh nghi p nên áp d ng b công c đ thi t l p, phân tích và đánh giá h th ng ki m soát n i b , c th là mô hình COSO b i các u đ m sau:
Báo cáo COSO chú tr ng đ n y u t con ng i là nhân t quan tr ng chi ph i m i ho t đ ng c a t ch c.
Báo cáo COSO là m t t m nhìn r ng và mang tính qu n tr trong đó ki m soát n i b không còn ch là m t v n đ liên quan đ n báo cáo tài chính mà đ c m r ng ra cho các l nh v c ho t đ ng và tuân th .
Báo cáo COSO đi sâu vào vi c phân tích t ng nhân t đ giúp cho vi c thi t l p và đánh giá h th ng ki m soát n i b doanh nghi p.
t ng b c th a mãn các quy đ nh c a COSO, doanh nghi p c n ph i xác đ nh các chu n m c v ki m soát n i b trong n m y u t :
- Môi tr ng ki m soát, bao g m vi c t o l p m t c c u và k c ng trong toàn b ho t đ ng c a đ n v .
- ánh giá r i ro, liên quan đ n vi c nh n bi t, phân tích và l a ch n nh ng gi i pháp đ i phó v i các s ki n b t l i cho đ n v trong vi c th c hi n các m c tiêu.
- Các ho t đ ng ki m soát bao g m các ph ng th c c n thi t đ ki m soát nh xét duy t, phân quy n, ki m tra, phân tích rà soát…trong t ng ho t đ ng c th c a đ n v .
- Thông tin và truy n thông liên quan đ n vi c t o l p m t h th ng thông tin và truy n đ t thông tin h u hi u trong toàn t ch c, ph c v cho vi c th c hi n t t c các m c tiêu ki m soát n i b . Trong đi u ki n tin h c hóa, h th ng thông tin còn bao g m c vi c nh n th c, phát tri n và duy trì h th ng phù h p v i đ n v .
- Giám sát bao g m các ho t đ ng ki m tra và đánh giá th ng xuyên và đ nh k nh m không ng ng c i thi n ki m soát n i b , k c vi c hình thành và duy trì công tác ki m toán n i b .
3.1.4. Góp ph n t ng c ng ch t l ng thông tin và hi u qu qu n lý: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
M t h th ng ki m soát n i b h u hi u s góp ph n t ng c ng ch t l ng thông tin và hi u qu qu n lý trong doanh nghi p. Ch t l ng thông tin nh h ng đ n kh n ng c a nhà qu n lý đ ra quy t đ nh và ki m soát ho t đ ng c a doanh nghi p. Ch t l ng thông tin ch ra s đ y đ các d li u thích h p trong báo cáo.
N u thông tin đ t đ c ch t l ng cao thì s đem l i hi u qu qu n lý to l n cho doanh nghi p. Ch t l ng thông tin bao g m:
Thông tin thích h p.
Thông tin đ c cung c p ngay khi c n. Thông tin đ c c p nh t kip th i. Thông tin chính xác.
Thông tin có th ti p c n d dàng b i ng i có th m quy n.
hoàn thi n h th ng ki m soát n i b nhà qu n lý c n chú tr ng vào vi c: - T ch c các kênh thông tin h u hi u bao g m kênh thông tin n i b và bên ngoài thông qua các cu c h p, thông báo, th đi n t …
- Th c hi n b o v an toàn thông tin thông qua vi c l p đ t h th ng b o v s li u, phòng ng a s truy c p, ti p c n c a nh ng ng i không có th m quy n và xây d ng các ch ng trình, k ho ch phòng ch ng s c m t thông tin c a doanh nghi p.
3.2. nh h ng hoàn thi n:
3.2.1. nh h ng liên quan đ n các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát
n i b :
Môi tr ng ki m soát:
Là nhân t nh h ng t i s nh n th c t m quan tr ng c a ki m soát đ i v i t ng thành viên trong công ty. xây d ng m t m i tr ng ki m soát t t c n ph i:
- Xây d ng c u trúc doanh nghi p: c u trúc doanh nghi p đ y đ c n cung c p m t khung chung cho các ho t đ ng lên k ho ch, th c hi n và ki m soát đ đ t