Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế nào phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất cũng đều cú chứng từ hoặc cỏc giấy tờ chứng minh đi kốm, hệ thống chứng từ ban đầu sẽ là cơ sở để kế toỏn tiến hành định khoản và lập cỏc sổ tài khoản liờn quan, đồng thời hệ thống chứng từ cũng là bằng chứng trỡnh bày trước kiểm toỏn viờn về sự đỳng đắn của cỏc thụng tin kiểm toỏn.
Đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất, chứng từ gốc cú liờn quan đến cỏc chi phớ phỏt sinh là những chứng từ thuộc cỏc yếu tố như: vật tư (phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho,..); tiền lương (bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương) ; khấu hao tài sản cố định (bảng tớnh và phõn bổ khấu hao) ; tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi) ;tiền gửi ngõn hàng (giấy bỏo cú, giấy bỏo nợ)..
1.7.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
Mỗi doanh nghiệp chỉ cú một hệ thống sổ kế toỏn cho một kỳ kế toỏn năm. Sổ kế toỏn gồm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương phỏp ghi chộp đối với sổ kế toỏn tổng hợp và quy định mang tớnh hướng dẫn đối với sổ kế toỏn chi tiết. + Sổ kế toỏn tổng hợp: bao gồm sổ Nhật ký, sổ Cỏi
Sổ Nhật ký dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong từng kỳ kế toỏn và trong một niờn độ kế toỏn theo trỡnh tự thời gian và quan hệ đối ứng cỏc tài khoản của cỏc nghiệp vụ đú.
Sổ Cỏi dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong từng kỳ và trong một niờn độ kế toỏn theo cỏc tài khoản kế toỏn được quy định trong chế độ tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp.
+ Sổ kế toỏn chi tiết: gồm Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến cỏc đối tượng kế toỏn cần thiết phải theo dừi chi tiết theo yờu cầu quản lý. Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp cỏc thụng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phớ chưa được phản ỏnh trờn Sổ Nhật ký và Sổ Cỏi
Từ Sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết, kế toỏn căn cứ vào từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà xõy dựng nờn cỏc hỡnh thức kế toỏn sao cho phự hợp với đặc điểm sản xuất và quản lý của doanh nghiệp
mỡnh. Theo quy định của Bộ tài chớnh, cỏc hỡnh thức kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp hiện nay là:
_ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung _ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký- Sổ Cỏi _ Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ _ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký- Chứng từ _ Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
CHƯƠNG 2