2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
- Việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho phù hợp, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Để đảm bảo được yêu cầu trên tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hình thức tổ chức phân công quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán ở công ty có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay công ty áp dụng tổ chức công tác kế toán theo quy mô tập trung, không có kế toán tổ đội. Các kế toán viên trong phòng cùng nhau tập hợp chi phí ở các đội và hoạch toán vào cuối tháng. Phòng kế toán của công ty có 7 người thực hiện công việc thể hiện qua sơ đồ sau:
Gia công nền Giải phóng
mặt bằng Thi công móng
Bàn giao Nghiệm thu Hoàn thiện
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV 29
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ
* Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán
Có nhiệm vụ phân công, lãnh đạo trong phòng kế toán, chỉ đạo, kiểm tra công tác của các kế toán viên về việc chấp hành và áp dụng chế độ tài chính kế toán của công ty, ký duyệt các chứng từ, sổ sách, lập các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và chế độ Tài chính quy định.
* Kế toán thanh toán và ngân hàng: Hàng tháng có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu chứng từ với các công trình, hạch toán chi tiết từng khách hàng riêng biệt, tính toán các khoản công nợ (phải thu, phải trả), chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, kế toán các khoản TGNH.
* Kế toán TSCĐ, lương:
Hàng tháng kế toán theo dõi và hạch toán sự biến động tăng, giảm tài sản cố định. Căn cứ vào số lượng, nguyên giá hạch toán TSCĐ tính khấu hao theo chế độ quy định. Sau đó phân bổ khấu hao cho các đối tượng cụ thể có liên quan, theo dõi tính lương, các khoản có tính chất lương, các khoản phải trích trên lương cho các đối tượng cụ thể, tham gia lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ,
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán TSCĐ và lương Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán NVL, CCDC Kế toán tổng hợp
phản ánh chính xác về sửa chữa lớn TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cú quyết định của cấp trên, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở công ty.
* Kế toán thuế:
Theo dõi các khoản thuế phát sinh tại công ty, xác định số thuế phải nộp ngân sách Nhà Nước, hạch toán các nghiệp vụ về thuế. Cuối kỳ hạch toán lên báo cáo thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình tăng, giảm, tính toán phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình, hạng mục công trình.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo đảm theo dõi tình hình thu chi tiền hàng ngày của công ty một cách hợp lý nhất. Cuối tháng lên báo cáo quỹ, sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt.
* Kế toán tổng hợp:
Tập hợp chính xác chi phí theo từng khoản mục cho từng hạng mục công trinh, công trình. Từ đó tính giá thành sản phẩm lên báo cáo trình giám đốc, theo dõi phán ánh các sổ tổng hợp.
2.1.4.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
*Niên độ kế toán: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
*Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC.
*Phương pháp tính ThuếGTGT: Doanh nghiệp áp dụng tính Thuế GTGT theo khấu trừ.
*Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Công ty sử dụng VNĐ để hạch toán.
*Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để theo dõi, phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm
hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục để tránh trường hợp thiếu, ứa đọng vật tư.
*Hình thức sổ kế toán: Kế toán sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, để đơn giản trong nghiệp vụ phản ánh sổ, kế toán đã không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt.
*Hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
*Khấu hao tài sản cố định: Chế độ quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ theo thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 về việc hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định
2.1.4.3. Hình thức kế toán công ty áp dụng.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký chung
Số cái tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
2.2.1. Tổng quan về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV29
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
- Do đặc điểm sản xuất sản phẩm đặc thù của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu cũng rất đa dạng nhiều chủng loại: cát, xi măng, thép, bê tông, gạch, đá, cửa, sơn... trị giá nguyên vật liệu lớn, nhiều vật liệu mỗi lần xuất lớn đặc biệt là xi măng, gạch, thép, bê tông..
- Đối với một số vật liệu ít hư hỏng cồng kềnh, khối lượng lớn mua chuyển trực tiếp đến từng công trình xây lắp như đá, cát, gạch, thép... tên kho chứa nguyên vật liệu được chi tiết theo từng công trình.
- Nguyên vật liệu tham gia quá trình sản xuất từ lúc thi công cho đến khi bàn giao công trình. Đây là điểm khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Vì đặc điểm riêng của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu thường phải chịu sự tác động của thời tiết do đó dễ bị hư hỏng, mất mát...
2.2.1.2.Phân loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL nhưng để phù hợp với tình hình sx, quá trình theo dõi, kiểm tra tình hình tăng giảm sử dụng NVL. Kế toán sử dụng cách phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: cát, xi măng, thép, gạch, bê tông...
+ Vật liệu phụ: cọc tre, nẹp cửa, trần nhựa, thép buộc,...
+ Nhiên liệu: xăng dầu sử dụng cho xe máy thi công, phương tiện vận chuyển...
+ Phụ tùng thay thế: sử dụng thay thế sửa chữa các máy thi công, máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển..
+ Vật liệu khác như phế liệu thu hồi....
Trong mỗi loại vật tư được phân ra thành nhiều loại nhỏ theo chất lượng, kích thước..như gạch loại I, loại II, XM trắng, xi măng PC30, PC40 thép 6, 12,
2.2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
Các đội thi công mua hay xuất dựng vật tư vái chủng loại nào, số lượng bao nhiêu căn cứ vào kế hoạch thu mua- xuất dùng cho từng tháng của từng công trình cụ thể. Kế hoạch thu mua - xuất dùng được căn cứ vào tình hình thực tế về thời gian và tiến độ thi công.
a. Đối với nguyên vật liệu nhập kho :
Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại, phong phú biến động thường xuyên và được hình thành chủ yếu từ nguồn chính là do mua ngoài và tự gia công chế biến, ngoài ra nguyên vật liệu còn được nhập kho do sử dụng không hết ở các công trình. Tuỳ từng nguồn hình thành khác nhau mà sử dụng phương pháp đánh giá NVL thích hợp :
- Vật liệu tăng do mua ngoài .
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập
kho
= Giá mua thực tế
+ Chi phí thu mua thực tế -
Các khoản giảm trừ giảm trừ Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn, các khoản giảm trừ thường là khoản chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn. Khoản chiết khấu này thường được ghi giảm ngay trên giá của hoá đơn. Chi phí thu mua thực tế chủ yếu chỉ xảy ra khi mua vật tư với khối lượng nhỏ thuê ngoài vận chuyển hoặc trường hợp chi phí vận chuyển do bên bán vận chuyển nhưng công ty phải chịu chi phí thì giá ghi trên hoá đơn đã bao gồm cả chi phí vận chuyển (được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế) có những trường hợp công ty phải đứng ra vận chuyển hàng thì công ty sử dụng xe tự có trong doanh nghiệp và những chi phí về khấu hao xe, tiền xăng, chi phí nhân công của người lái xe công ty tập hợp trên TK 627 - chi tiết cho công trình sử dụng.
Cụ thể: Ngày 16 tháng 01 năm 2012 mua nhập kho sắt 8 của Công ty Vật tư Phú Thọ sử dụng cho xây dựng công trình trụ sở Tòa án nhân dân huyện Đoan Hùng tại kho Đội XD số 3, theo hoá đơn số 0075143 ngày 16 tháng 01 năm 2012, số lượng 2.030kg, đơn giá 16.200đ/kg (giá đã bao gồm chi phí vận chuyển).
Giá thực tế sắt 8 nhập kho = 2030 x 16.200 = 32.886.000đ b. Đối với vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu được xuất dựa vào yêu cầu của từng công trình, tiến độ thi công dưới sự theo dõi, hoạch định của phòng đầu tư, phòng kế hoạch - dự án cùng cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm giám sát công trình, giám sát tình hình thực tế xuất dựng. Nguyên vật liệu được xuất số lượng bao nhiêu, chủng loại nào tuỳ thuộc vào từng công trình và yêu cầu thực tế kế hoạch thi công.
Cụ thể: Ngày 18 tháng 01 năm 2012 xuất sắt 8 sử dụng cho công trình trụ sở TAND huyện Đoan Hùng với số lượng 1.250 kg nhập ngày 16 tháng 1 đơn giá 16.200 đ/kg.
2.2.2. Công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH MTV29 2.2.2.1. Kế toán nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu.
Để theo dõi phản ánh chi tiết từng loại nguyên vật liệu, đơn giản trong việc tập hợp chi phí cho từng công trình, tính giá thành công trình, kế toán thực hiện kế toán chi tiết cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu
*Tài khoản sử dụng:Để phản ánh tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 152- chi tiết cho từng loại vật liệu. Trong đó kế toán mở chi tiết tiểu khoản cấp 2 chi tiết từng nhóm vật liệu :
TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1526: Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác
*Chứng từ sử dụng : Đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ :
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT).
- Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03 - VT). - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT-3LL).
- Phiếu chi (Mẫu 02 -TT).
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 - TT)ề
- Giấy đề nghị cung ứng vật tư, sản phẩm hàng hóa. - Thẻ kho (Mẫu S12 - DN).
• Thủ tục nhập kho vật liệu :
Thủ kho công trình lập “Phiếu nhập kho”, ghi ngày tháng năm nhập kho và số lượng vật liệu thực nhập và cùng nhân viên thu mua ký vào phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho căn cứ vào “Phiếu nhập kho” ghi số lượng nhập từng loại vật liệu vào thẻ kho. Hàng ngày chuyển “Phiếu nhập kho” cho kế toán để kế toán hoàn tất các chỉ tiêu trờn chứng từ nhập: đơn giá, thành tiền và ghi sổ kế toán.
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán để kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT hay hóa đơn mua hàng ghi mã số, số lượng, đơn giá theo chứng từ, tính cột thành tiền và ghi sổ kế toán.
Liên 2: Giao cho người giao vật tư Liên 3: Người nhập kho giữ.
Biểu số 2.1. Bảng tổng hợp vật tư.
Công trình: Trụ sở TAND huyện Đoan Hùng Hạng mục: Phần kiến trúc
Mã hiệu Tên vật tư ĐVT Khối lượng 1 Gạch men sứ 20*20 Viên 150.000 2 Cát M3 63.785 3 Cút nhựa D100mm Cái 5.875 4 Nhựa dán Kg 0.568 5 ống nhựa D100mm M3 8.695 6 Bột màu Kg 9.542 7 Thép 12 Cây 225
8 Gạch Granit nhân tạo Viên
9 Sắt 8 Kg 58.233 10 Sắt 12 Kg 3.050 11 Xi măng Hải Phòng8.3 Tấn 2.500 12 ThépL50x50x5x6m Cây 13 Cát mịn ML 0.7 – 1.4 M3 6.300 14 Tôn úp nóc M2 19.256
15 Tôn múi chiều dài bất kỳ M2 324.500
16 Gỗ chống Cây 1.378
17 Gỗ ván M3 0.291
18 Dây buộc Kg 30.000
19 Cây chống Cây 23.256
………… ……….. ……….. ……….. Sau khi mua vật tư cán bộ nhân viên thu mua cung ứng vật tư thực hiện các thủ tục hoàn tất chứng từ:
Cụ thể, ngày 16 tháng 01 năm 2012 nhân viên kế toán vật tư nhận được hóa đơn GTGT số 0075143 ngày 16 tháng 01 năm 2012 của đội xây dựng số 3 thực hiện thi công trình trụ sở TAND huyện Đoan Hùng.
Biểu 2.2: Hoá đơn giỏ trị gia tăng HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 16 tháng 01 năm 2012
Mấu số 01 GTLT – 001 Ký hiệu NT/11P
Số: 0075143
Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Nam Thành Địa chỉ: Gia Cẩm – Việt Trì – Phú Thọ
Số tài khoản:
Điện thoại: ………MST 2600418699
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Cường Tên đơn vị: Cty TNHH MTV29.
Địa chỉ: Cổ Tiết – Tam Nông – Phú Thọ Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS……….2600314079……….. Số TT Tên hàng
hóa, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Sắt 8 Kg 2.030 16.200 32.886.000 Cộng tiền hàng: 32.886.000 Thuế suất Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.288.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 36.174.600
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu, một trăm bảy tư nghìn, sáu trăm đồng chẵn Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trướng đơn vị (Ký, họ tên)
Số hàng trên đó được ban kiểm nghiệm kiểm tra và thấy đúng phẩm chất quy cách, chủng loai, số lượng như hóa đơn cho nhập kho.
Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị: Công ty TNHH MTV29 Bộ phận: Đội XD số 3
Mẫu số 03 – TT
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trưởng BTC
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 16 tháng 01 năm 2012
Số: 06
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0075143 ngày 16 tháng 01 năm 2012 của Công ty TNHH MTV29
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà:………Nguyễn Xuân An – Trưởng ban
Ông, bà:………..Đặng Văn Lượng – Thủ kho - Ủy viên Ông, bà:…………Nguyễn Quang Trung – Kỹ thuật - Ủy viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên nhãn hiệu quy cách vật Mã số Đơn vị Phương thức Số lượng theo
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú S.L đúng quy cách phẩm chất S.L ko đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Sắt 8 Kg 2.030 2.030 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư mua về đúng chất lượng chủng loại và số lượng như hóa đơn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số sắt 8 trên sau khi được ban kiểm tra được nhập kho ngày 16 tháng 01 năm 2012 theo phiếu nhập kho PN 16 ngày 16 tháng 01 năm 2012.
Biểu 2.4: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH MTV29