Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Những đối tượng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng lập bảng tổng hợp chi.
Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ và
các bảng phân bổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê
Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái kế toán lập báo cáo tài chính.
Các doanh nghiệp khi sử dụng hình thức ghi sổ này cần phải quy định các loại chứng từ ghi sổ. Thông thường các doanh nghiệp sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ : hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi “Có” một tài khoản đối ứng với “ Nợ” các tài khoản khác hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi “Nợ” một tài khoản đối ứng với “Có” các tài khoản khác. Và như thế doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản sẽ có tương ứng số lượng loại chứng từ ghi sổ trong từng kỳ.
Trong trường hợp doanh nghiệp không quy định các loại chứng từ ghi sổ như trên cần phải có quy định cụ thể, loại bỏ những số liệu để tránh ghi trùng chứng từ ghi sổ vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Trong hình thức này giữa “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và sổ cái có quan hệ cân đối:
Tổng số tiền trên sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ =
Tổng số phát sinh bên Nợ (hoặc bên Có) của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân
đối tài khoản).
Sơ đồ 1.11: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký