2.1.4.1. Nội dung kế toán của công ty
Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai là một Công ty tương đối lớn, việc tổ chức sản xuất kinh doanh được phân thành nhiều bộ phận, đơn vị. Trong đó có những đơn vị, bộ phận trực thuộc ở gần và có những đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng Công ty. Nên công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Theo hình thức tổ chức này, trưởng phòng kế toán quản lý chung và trực tiếp điều hành cả hai lĩnh vực kế toán tài chính và kế toán quản trị. Phòng kế toán tổng công ty phụ trách và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại tổng công ty. Còn công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc do kế toán các đơn vị đó thực hiện, định kỳ tổng hợp số liệu gởi về văn phòng Kế toán tổng công ty. Ngoài ra, văn phòng kế toán tổng công ty làm nhiệm vụ hướng dẫn ghi chép các nghiệp vụ kế toán cho các đơn vị thành viên, điều chuyển nhân sự cho thích hợp giữa các chi nhánh, quản lý, điều hành chung công tác kế toán của các công ty thành viên. Đồng thời, chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo kế toán quản trị định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của tổng giám đốc
33
Bộ máy kế toán của công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai được thể hiện qua sơ đồ 2.2 dưới đây:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Ghi chú :
Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ tác nghiệp :
Chức năng - nhiệm vụ của các thành phần trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
- Với cương vị là trưởng phòng kế toán, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc và Hội đồng quản trị về tình hình quản lý tài chính theo chế độ hiện hành, theo dõi và chỉ đạo chung về chuyên môn trong nội bộ phòng kế toán.
- Chỉ đạo công tác tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán toàn công ty.
Kế toán trưởng KT tổng hợp KT mua hàng và công nợ phải trả KT bán hàng và công nợ phải thu KT tiền và TT tạm ứng KT thuế KT TL và trích theo lương Kế toán các đội xây lắp KT Tài sản cố định Kế toán các đơn vị kinh doanh
- Chỉ đạo công tác kiểm kê, kiểm tra việc hoạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.
- Chỉ đạo công tác lập kế hoạch ngân sách, quyết toán và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.
Kế toán tổng hợp
- Lập kế hoạch ngân sách khối kinh doanh và tổng hợp cho toàn Công ty.
- Theo dõi chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của khối kinh doanh, duyệt quyết toán phí do các đơn vị thuộc khối kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính tổng hợp toàn Công ty, lập báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh khối kinh doanh và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc và Hội đồng quản trị công ty.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Theo dõi việc thực hiện và hạch toán các hợp đồng mua, vận chuyển, bốc xếp và nhập kho xi măng từ nhà cung cấp đến kho của các chi nhánh.
- Theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả người bán. Riêng đối với chủ nợ là nhà cung cấp xi măng do số dư nợ lớn nên phải thường xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Theo dõi việc bán xi măng của các chi nhánh.
- Tổng hợp doanh thu tiêu thụ vật liệu xây dựng theo từng chi nhánh.
- Theo dõi việc quản lý nợ phải thu, ký cược bán hàng của các đại lý, tính lãi ký cược hàng tháng do các chi nhánh trực tiếp thực hiện. Các hợp đồng bán xi măng do văn phòng công ty ký kết thì phải trực tiếp theo dõi doanh thu và việc thu nợ, có kế hoạch đòi nợ đối với những khách hàng nợ đến hạn và quá hạn thanh toán.
Kế toán xây dựng cơ bản
Quản lý các hồ sơ xây dựng cơ bản của từng công trình, theo dõi tiến độ thi công, khối lượng hoàn thành để tham mưu cho lãnh đạo phòng có kế hoạch về vốn, vật tư, nhân công thực hiện cho công trình xây dựng cơ bản. Hàng kỳ, tập hợp chứng từ phân tích yếu tố vật tư, nhân công…dựa trên cơ sở hồ sơ thiết kế dự toán
35
được lập để kế toán tổng hợp quyết toán giá thành xây dựng cơ bản cho từng công trình
Kế toán tài sản cố định
- Theo dõi công tác quản lý, hạch toán, mua sắm và trích khấu hao tài sản cố định; thực hiện sửa chữa lớn theo kế hoạch ngân sách được Công ty duyệt ở các đơn vị.
- Duyệt báo cáo quyết toán hàng quý (6 tháng, năm) của khối công nghiệp.
Kế toán tiền và thanh toán tạm ứng
- Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ tăng - giảm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Tiến hành thanh toán tạm ứng theo đúng thủ tục qui định.
- Thực hiện theo kế hoạch chuyển tiền trả cho nhà cung cấp xi măng dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và giám đốc Công ty.
Kế toán thuế
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc kê khai các loại thuế theo đúng qui định. - Thực hiện kê khai và quyết toán thuế toàn Công ty.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tính lương và các khoản trích theo lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên khối văn phòng công ty.
- Theo dõi, tổng hợp, quyết toán tiền lương toàn công ty.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc
Kế toán tại các đội xây lắp
- Lập dự toán định mức chi phí cho từng công trình tại đơn vị dưới sự chỉ đạo của Giám đốc đơn vị và hướng dẫn của phòng kế toán Công ty.
- Tập hợp chi phí, tính giá thành, hạch toán tổng hợp, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình..
- Định kỳ báo cáo tình hình thi công về văn phòng công ty.
Kế toán tại các đơn vị thuộc khối kinh doanh (các chi nhánh kinh doanh)
Làm nhiệm vụ như một kế toán tổng hợp của một công ty thu nhỏ, vẫn hạch toán kế toán trên sổ nhưng ở góc độ phụ thuộc, hàng kỳ gửi báo cáo tài chính về công ty để công ty tổng hợp chung thành một báo cáo tài chính toàn công ty. Các
đơn vị thành viên tự chủ động trong việc kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về lãi, lỗ trước lãnh đạo công ty.
Ta thấy rằng công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị được phối hợp trong chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán. Biểu hiện của công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty có thể tóm lược ở các nội dung chính sau :
- Lập dự toán cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty từ cấp đơn vị cơ sở cho đến tổng hợp hoạt động toàn công ty.
- Quyết toán kết quả thực hiện, so sánh kết quả đạt được với kế hoạch đặt ra và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. - Công tác lập báo cáo trách nhiệm tập trung vào công việc của kế toán tổng hợp
dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty.
Với cách tổ chức công tác kế toán như trên, phòng tài chính kế toán là trung tâm xây dựng và cung cấp thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của ban giám đốc Công ty.
2.1.4.2. Các chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán áp dụng tại công ty và các chi nhánh: theo Luật Kế toán và các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và Thông Tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, được chỉnh sửa bổ sung theo thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Công ty chi tiết các TK tổng hợp thành các TK chi tiết cấp 2,3,4 theo yêu cầu quản lý.
- Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Tổng công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai và các đơn vị trực thuộc sử dụng hệ thống biểu mẫu, chứng từ kế toán được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và các loại chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản hướng dẫn pháp luật khác về lao động, tiền lương, BHXH... theo nguyên tắc tuân thủ các quy định đối với loại chứng từ bắt buộc. Ngoài ra, đối với các chứng từ khác doanh nghiệp có thiết kế ngoài những chỉ tiêu theo quy định thì còn bổ
37
sung một số chỉ tiêu để phản ánh cụ thể thông tin về chi phí nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí tại doanh nghiệp và đảm bảo những quy định và sự nhất quán trong quy trình thu thấp và cung cấp thông tin về chi phí.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: đồng Việt Nam.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước (FIFO). - Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: Kiểm kê định kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao đường thẳng. Công ty thực hiện chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo Quyết định số 06/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 12/12/2003.
- Phương pháp kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng: khấu trừ.
- Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm Effect. Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU VÀ XÂY LẮP GIA LAI VẬT LIỆU VÀ XÂY LẮP GIA LAI
2.2.1. Quan điểm về thành quả, trách nhiệm quản lý tại công ty
Để đo lường đánh giá thành quả và trách nhiệm các trung tâm trách nhiệm, có hai loại chỉ tiêu cơ bản là chỉ tiêu kết quả và chỉ tiêu hiệu quả.
Chỉ tiêu kết quả là mức độ các trung tâm trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đề ra, có thể là số tuyệt đối hay số tương đối. Ví dụ như nhà quản lý đặt ra doanh thu cần đạt cho trung tâm doanh thu, mức tỷ lệ hòa vốn của trung tâm lợi nhuận, mức thực hiện thực tế so với kế hoạch của mỗi bộ phận.
Đối với chỉ tiêu hiệu quả, là tỷ lệ so sánh giữa tổng đầu ra và tổng đầu vào của một trung tâm trách nhiệm. Nó cho thấy kết quả thực tế đạt được so với các nguồn lực được sử dụng để tạo ra kết quả đó, tức xác định mức trung bình kết quả mang lại trên mỗi đơn vị đầu vào. Ví dụ như chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn, trên tài sản. Ngược lại, tỷ lệ so sánh giữa đầu vào và đầu ra cho ta trung bình số lượng đầu vào tiêu hao trên mỗi đơn vị đầu ra, như tỷ lệ chi phí trên mỗi sản phẩm làm được, chi phí vốn.
2.2.2. Tình hình phân cấp quản lý và các trung tâm trách nhiệm tại công ty ty
2.2.2.1. Tình hình phân cấp quản lý tại công ty
Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai chuyển đổi từ mô hình Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần, có sự phân cấp quản lý như sau:
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty và tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu đều được tham dự.
Quyền hạn và trách nhiệm của Đại hội đồng cổ đông
- Thông qua định hướng phát triển công ty; - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản;
- Kế hoạch phát triển trong dài hạn và ngắn hạn của công ty;
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần;
- Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, đại diện chủ sở hữu công ty trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị công ty
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch hàng năm của công ty;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
- Quyết định các dự án đầu tư có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý trong nội bộ công ty, quyết
định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện...
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và các nhà quản lý khác điều hành công việc sản xuất kinh doanh hằng ngày của công ty.
39
Với quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị công ty như trên ta có thể dễ dàng nhận thấy đây là một trung tâm đầu tư của công ty. Hội đồng quản trị nắm toàn quyền quyết định đới với việc huy động vốn và đầu tư (mở rộng) các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban Giám đốc
Ban giám đốc là cơ quan điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty nằm dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của ban giám đốc
- Quản lý và sử dụng nguồn vốn và tài sản của công ty đạt hiệu quả cao nhất. - Tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của công ty. - Quyết định chính sách tiền lương, khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ nhân viên
trong Công ty.
Người có thẩm quyền cao nhất và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là Giám đốc. Dưới sự điều hành của Giám đốc công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty được xem là một trung tâm lợi nhuận nhưng do đặc điểm kinh doanh đa ngành và địa bàn hoạt động tương đối rộng nên bộ máy quản lý của công ty tiếp tục được phân cấp như sau:
Khối kinh doanh
Toàn bộ quá trình hoạt động của khối do Giám đốc kinh doanh của công ty trực tiếp điều hành quản lý. Tổ chức phân cấp quản lý của khối kinh doanh như sau:
Phòng ban chức năng tại văn phòng công ty
Các phòng ban chức năng tại văn phòng công ty được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và tham mưu cho Giám đốc quản lý các mặt hoạt động của khối kinh doanh và toàn thể công ty. Chức năng của bốn phòng ban tại văn phòng công ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.3. Bảng tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng tại văn phòng công ty
T
1
Phòng kế hoạch – thị
trường
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Nắm bắt tình hình nhu cầu về xi măng trên địa bàn Tỉnh Gia Lai và các tỉnh lân cận.