Công ty bánh kẹo Hải Hà
Số hiệu 0212 - Công ty thương mại Quý An
Địa chỉ: Phủ lý - Hà Nam Đơn vị: đồng
NT CT Diễn giải PS Nợ PS Có
1/1/2003 Dư đầu năm 2002 205.231.250
5/1/03 536 Mua hàng 20.235
20/1/03 201 Thanh toán 50.000.000
… … … … …
2/2/03 1520 Mua hàng 26.950.682
5/2/03 142 Thanh toán 22.000.000
… … … … …
28/2/2003 Dư cuối tháng 2/2003 120.562.500
Biểu số 16: Sổ theo dõi công nợ
Cách ghi sổ:
+ Cột ngày tháng: ngày tháng ghi sổ.
+ Cột chứng từ: Số hiệu hoá đơn (nếu khách hàng mua chịu), phiếu thu, giấy báo có (nếu khách hàng thanh toán).
+ Cột diễn giải: nội dung nghiệp vụ, số dư cuối tháng. + Cột phát sinh nợ: số tiền phát sinh khi mua chịu. + Cột phát sinh có: số tiền khách hàng thanh toán.
Sổ theo dõi công nợ giúp kế toán tiêu thụ theo dõi một cách liên tục quá trình thanh toán và mua chịu của khách hàng. Cung cấp số dư cho phòng kinh doanh để có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ và quyết định có bán hàng cho khách nữa không.
Sổ theo dõi công nợ được ghi chép bằng tay. Bên cạnh đó, trên máy tính, kế toán tiêu thụ còn lập "Sổ chi tiết công nợ" (biểu số 17) và "Bảng theo dõi số dư của khách hàng" (biểu số 18) để theo dõi trên máy tính.
Sổ chi tiết công nợ có kết cấu gần giống với Sổ theo dõi công nợ nhưng có thêm cột "TK đối ứng": ghi những tài khoản đối ứng với 131.
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Công ty bánh kẹo Hải Hà
Từ ngày 01/02/2003 đến ngày 28/02/2003
TK 131 - Phải thu của khách hàng
Đối tượng: 0212 - Công ty thương mại Quý An
Dư Nợ đầu tháng 80.560.750
PS Nợ 62.511.682
Dư nợ cuối tháng 120.559.962
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng PS Nợ PS Có NT SH 2/02 1520 Doanh thu 511 24.500.620 2/02 1520 Thuế GTGT đầu ra 33311 2.450.062 5/02 142 Thanh toán 111 22.000.000 16/02 1750 Doanh thu 511 32.328.000 16/02 1750 Thuế GTGT đầu ra 33311 3.232.800 27/02 1560 Thưởng sản phẩm mới 641 512.470
Biểu số 17: Sổ chi tiết công nợ
Khác với sổ theo dõi công nợ được lưu qua nhiều năm và không tính tổng số phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ, sổ chi tiết thường được in ra vào cuối tháng và ngoài các thông tin về số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ còn có tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có trong kỳ. Đây chính là căn cứ để lập nên "Bảng theo dõi số dư của khách hàng" vào cuối kỳ.