Nhận thức được vốn bằng tiền, thanh toán và vay tiền liên quan tất cả các khâu của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp đồng thời cũng phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp nên Công ty HiPT quản lý vốn bằng tiền hết sức chặt chẽ. Tiền mặt tồn quỹ dùng để chi hàng ngày của Công ty luôn đảm bảo ở mức hợp lý. Các giao dịch chủ yếu về thanh toán, thu tiền hàng thường được thực hiện giao dịch qua Ngân hàng. Kế toán tiền mặt ngoài việc hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt thì cứ sau 3 ngày lại tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách.
Việc thu chi tiền tại quỹ phải căn cứ vào lệnh thu, lệnh chi. Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi sau đó tiến hành thu, chi theo chứng vừa lập đồng thời sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ.
Do tiền trong Công ty bao gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển - đây là tài sản linh hoạt nhất của doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi thành các loại tài sản khác. Mặt khác loại tài sản này có tính luân chuyển cao cho nên công tác kế toán tài sản bằng tiền ở đây bao gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, ngoại tệ do kế toán chịu trách nhiệm báo cáo sao cho Ban giám đốc có thể biết được sự tăng giảm của tài sản.
Chứng từ sử dụng
Chứng từ thu, chi và các chứng từ liên quan giấy báo Ngân hàng.
TK sử dụng :
TK 111 và các tài khoản cấp hai 1111, 1112, 1113 TK 112 và các tài khoản cấp hai 1121, 1122, 1123 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền :
( Sơ đồ số 12 )
Vốn bằng tiền của Công ty chiếm khoảng 10,12% trên tổng tài sản của Công ty trong đó tiền mặt tồn quỹ có khoảng 2,1% trên tổng tài sản hiện có của Công ty. Sở dĩ doanh nghiệp luôn có một lượng tồn qũy chiếm trên 2% trong tổng số tài sản như vậy là do doanh nghiệp luôn phải thanh toán các khoản chi như điện, nước, điện thoại cùng với một số chi tiết máy móc quan trọng mà nhà cung cấp luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải thanh toán bằng tiền mặt.
Công ty HiPT chỉ theo dõi vốn bằng tiền ở hai loại là tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. Riêng đối với ngoại tệ Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế. Tỷ giá quy đổi theo tỷ giá của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Với tình hình chính trị luôn biến động ở các quốc gia lớn thì việc theo dõi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế giúp kế toán Công ty theo sát hơn
Nhật ký chung Báo cáo quỹ
Phiếu thu Phiếu chi
những biến động bất thường của ngoại tệ mạnh mà chủ yếu là đô la Mỹ. Đến cuối tháng kế toán Công ty căn cứ vào tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối cùng của tháng với các tỷ giá thực tế đã phát sinh để điều chỉnh ngoại tệ. Chênh lệch ngoại tệ được đưa vào tài khoản 413. Tất cả các loại ngoại tệ giao dịch trong kinh doanh đều được kế toán của Công ty theo dõi trên TK 007 – ngoại tệ các loại và được chi tiết cho từng ngoại tệ. Căn cứ vào phần chênh lệch tỷ giá của nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, nếu lãi về tỷ giá hối đoái Công ty sẽ kết chuyển về TK711, lỗ về tỷ giá hối đoái Công ty sẽ kết chuyển về TK 811.
Do đặc thù Công ty là kinh doanh thương mại nên sự biến động của vốn bằng tiền trong Công ty là rất lớn. Nếu như đầu năm vốn bằng tiền chỉ chiếm khoảng 10,12% trên tổng số tài sản thì đến cuỗi năm vốn bằng tiền của Công ty đã tăng lên gần 21%. Sự biến động này chủ yếu do khách hàng thanh toán tiền hàng và số lượng hàng tồn kho giảm so với đầu năm.
Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán Công ty HiPT hàng ngày đều phải phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt để luôn đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý. Theo dõi tình hình tăng, giảm và luôn đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý. Theo dõi tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi Ngân hàng hàng ngày Công ty luôn hạn chế tối đa việc dùng quỹ tiền mặt để thanh toán mà thường xuyên dùng hình thức thanh toán qua Ngân hàng. Đây là một hình thức thanh toán đảm bảo an toàn trong kinh doanh đồng thời tiết kiệm được thời gian cho bộ phận kế toán.