Do TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tế nói chung và trong mỗi doanh nghiệp nói riêng. Việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tăng giảm hao mòn, sửa chữa và hiệu quả sử dụng TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ. Tổ chức hạch toán TSCĐ không chỉ có ý nghĩa góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc định hướng đầu tư và sản xuất.
Tại Công ty HiPT, TSCĐ chiếm 33% trên tổng tài sản kinh doanh của Công ty, chủ yếu tập trung vào nhà cửa, ô tô, cửa hàng, kho hàng và trang thiết bị cho văn phòng. Việc quản lý TSCĐ của Công ty được thực hiện chặt chẽ và phù hợp. Công ty có một Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. Việc hạch toán TSCĐ của Công ty được hạch toán theo sơ đồ số 10 (trang 36).
TSCĐ của Công ty luôn được phản ánh theo đúng nguyên giá, TSCĐ được phép thay đổi nguyên giá khi có quyết định tăng giảm giá của chủ sở hữu. Điều này thể hiện rất rõ khi hàng năm Công ty HiPT đầu tư, nâng cấp hàng loạt máy tính, nâng cấp trụ sở chính, văn phòng làm việc…Trong trường hợp tăng giảm đó các chứng từ Công ty sử dụng đảm bảo đủ thủ tục như : biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản quyết toán công trình, biên bản thanh lý TSCĐ (được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng loại và từng địa điểm quản lý sử dụng TSCĐ.
Trong Công ty hiện tại chỉ theo dõi, phản ánh phát sinh của TSCĐ hữu hình. Đây là những tư liệu lao động có đủ tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và thời gian sử dụng cho một TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. TSCĐ của Công ty phục vụ nhu cầu kinh doanh cho từng cá nhân, từng bộ phận kiểm soát. Cuối quý, cuối năm Công ty tiến hành thanh lý hay nhượng bán TSCĐ không sử dụng.
( Sơ đồ số 10 )
Quy trình hạch toán TSCĐ của Công ty HiPT
Chứng từ sử dụng
- Biên bản bàn giao công trình và quyết toán công trình. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
- Hồ sơ TSCĐ. - Chứng từ mua TSCĐ. - Chứng từ khác. TK sử dụng : Tk 211, TK214 Chứng từ tăng giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh
Nguyên tắc hạch toán : TSCĐ được hạch toán theo nguyên giá nghĩa là khi tăng hay giảm TSCĐ đều phải ghi theo nguyên giá.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của Công ty luôn biến động kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi trường hợp biến động. Khi có tài sản tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do Ban kiểm nghiệm TSCĐ của Công ty làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cùng loại ( như máy vi tính, máy in… ) giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng liên quan một bản, còn một bản lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó thường bao gồm ; Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển. Căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ lập thành một bản lưu tại phòng kế toán để theo dõi và ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị trực thuộc mỗi nơi một quyển. Thẻ TSCĐ được lưu trữ trong file TSCĐ ở trên máy tính được cán bộ kế toán TSCĐ theo dõi. Mỗi đơn vị trực thuộc của Công ty cũng phải mở một sổ để theo dõi tài sản.
Chính từ việc nhận thức rõ vai trò của TSCĐ trong hoạt động kinh doanh quyết định đến công tác quản lý của doanh nghiệp. Công ty HiPT đã tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ, thường xuyên theo dõi sự biến động của TSCĐ. Công ty không sử dụng TSCĐ đi thuê mà trực tiếp mua bằng nguồn vốn kinh doanh tự có.
Hàng năm Công ty đều có một khoản chi phí trích trước để đại tu, bảo dưỡng TSCĐ. Chi phí này chiếm khoảng 3% trên tổng số tài sản của Công ty chứng tỏ Công ty rất quan tâm đến vấn đề sửa chữa, nâng cấp TSCĐ. Tất cả các kế hoạch sửa chữa của Công ty đều được lập ra từ đầu năm, nhờ vậy mà kế toán của Công ty không gặp khó khăn khi ghi chép và theo dõi.