Như ta đã biết lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí sử dụng lao động được thể hiện rất rõ nét bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh.
Công ty HiPT là Công ty cổ phần chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao nên tiền lương được trả theo sản phẩm. Tức là Công ty sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm, khối lượng công việc thực tế đạt được và đơn giá tiền lương quy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lương phải trả.
Để đảm bảo việc hạch toán tiền lương chính xác và chặt chẽ Công ty HiPT thực hiện hạch toán tiền lương theo sơ đồ sau :
( Sơ đồ số 11 )
Các chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng trích lập bảo hiểm xã hội ( BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ), kinh phí công đoàn ( KPCĐ ).
- Các chứng từ khác có liên quan
Tài khoản sử dụng : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8)
Trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo quy định của Nhà nước và theo chế độ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng.
Chứng từ gốc về lao động và bảng phân bổ
Sổ chi tiết chi phí TK 641, TK 642 Nhật ký chi tiền Nhật ký chung
Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
- BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của người lao động.
- BHYT được trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động.
- KPCĐ được trích 2% trên tổng số lương thực tế, trong đó cả 2% đều tính vào chi phí kinh doanh.
Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiền lương và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334.
Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừng việc …) . Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng, theo hình thức khối lượng công việc thực tế đạt được. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Việc hạch toán các khoản bảo hiểm ở Công ty HiPT được thực hiện rất chi tiết và đúng theo quy định, chế độ Nhà nước đã ban hành. Điều này thể hiện rất rõ trong quy định của Công ty và trong sổ cái TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
( Biểu số 11 ) Sổ cái
Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. Dư có đầu kỳ : 111.537.400 Ngày SH
CT
Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh
có 31/3 13/4 BH01 4103 Trích nộp BHXH quý I/2003 Chi nộp BHXH năm 2002 642 112 32.882.400 6.917.850
30/6 27/8 30/9 17/12 31/12 BH02 4138 BH03 4156 BH04 Trích nộp BHXH quý II/2003 Chi nộp BHXH quý I+II/2003 Trích nộp BHXH quý III/2003 Chi nộp BHXH quý III+IV/2003 Trích nộp BHXH quý IV/2003 642 112 642 112 642 19.829.400 23.250.000 7.954.200 8.942.400 8.495.100 Cộng phát sinh 75.961.800 32.309.550 Dư có cuối kỳ : 67.885.150 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 ( ký, họ tên ) Người lập biểu
( ký, họ tên )
Với mức thu nhập trung bình một nhân viên trong Công ty là 1.500.000 đ/ tháng (2003) đã đảm bảo cho nhân viên chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày và đồng thời tham gia công việc một cách tốt hơn.
Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong Công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Khi phát sinh trường hợp nhân viên của Công ty đau ốm, bị tai nạn trong khi làm nhiệm vụ, sau khi căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bên trực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên, kế toán Công ty sẽ tính toán mức chi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy định.
Công ty HiPT thực hiện thanh toán lương cho nhân viên qua Ngân hàng. Mỗi nhân viên khi được nhận vào làm việc trong Công ty đều phải mở tài khoản riêng của mình ở ngân hàng mà Công ty quy định. Cứ đến ngày mùng 4 hàng tháng Ngân hàng sẽ tự động chuyển lương vào tài khoản riêng của mỗi nhân viên trong Công ty theo đúng những thoả thuận giữa Công ty và Ngân hàng đã ký kết. Nhân viên của Công ty sẽ chủ động đến Ngân hàng rút tiền lương của mình ra để sử dụng khi cần thiết. Đây là hình thức thanh toán lương tất hiện đại và tiện dụng, giảm bớt công việc của kế toán tiền lương. Khi có sự thay đổi mức lương của nhân viên, kế toán lương sẽ lập một danh sách các nhân viên có sự thay đổi về mức lương. Bản danh sách đó sẽ được giám đốc Công ty ký duyệt, sau đó gửi đến Ngân hàng bổ sung và thực hiện chi trả cho đúng.
Toàn bộ tiền lương của nhân viên sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được phân bổ theo từng phòng ban chức năng. Với mức thu nhập của nhân viên trong Công ty như hiện nay đã đảm bảo mức sống tương đối ổn định và trong tương lai nhân viên của Công ty có quyền hy vọng một mức lương cao hơn, chế độ đãi ngộ tốt hơn.