II Chất lượng sản phẩ m: I Về thanh toán:
3. Phân tích chi phí sản xuất sản phẩm khảo sát thiết kế với việc tăng cường công tác quản lý chi phí và giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng
cường công tác quản lý chi phí và giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I.
Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh, hoạt động độc lập, Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I ngoài chức năng của một doanh nghiệp quản lý kỹ thuật của Nhà nước còn là một doanh nghiệp sản xuất và phải luôn hướng tới mục tiêu hiệu quả, mà cụ thể nhất đó là lợi nhuận.
Trong thời đại thông tin hiện nay, việc nắm bắt, xử lý và sử dụng các thông tin có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thiết lập được một hệ thống cung cấp và xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp dựa trên cơ sở các thông tin kế toán, đặc biệt kế toán chi phí và giá thành sản phẩm sẽ là bước đệm quan trọng tạo nên sức cạnh tranh của một công ty. Để làm được điều đó, bên cạnh hệ thống kế toán tài chính hiện nay, Công ty có thể sử dụng công cụ của kế toán quản trị trong việc cung cấp thông tin. Các thông tin của kế toán quản trị sẽ cho phép người quản lý đánh giá được tiềm năng, cũng như thế mạnh của doanh nghiệp mình, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Một trong những nội dung quan trọng của kế toán quả trị là kế toán chi phí và giá thành, trong kế toán quản trị, chi phí được xem xét dưới nhiều góc độ và được phân tích theo nhiều chỉ tiêu khác nhau vì chi phí là yếu tố đầu tiên, trực tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Thông qua phân tích chi phí và giá thành để xác định các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế, từ đó
Bảng cân đối phát sinh Báo cáo Sổ Cái TK 621, 622, 627, 631 Sổđăng ký CT-GS Lập CT-GS Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ chi phí : -B ng kê ch ng tả ứ ừ -Các ch ng t chi khácứ ừ Ghi sổ chi tiết TK 621, 622, 627
đưa ra các biện pháp kiểm soát sự biến động của chúng và nhờ vậy mà kiểm soát được mức lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, giá thành dự toán thường là cơ sở để xác định giá trị dự toán, là giá được chỉ định thầu hay giá trúng thầu, nó sẽ là cơ sở để tiến hành thanh toán giữa Công ty và chủ đầu tư.
Giá trị dự toán = Giá thành dự toán + lợi nhuận định mức
Như vậy, việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí thực tế sẽ ảnh hưởng tới sự tăng hay giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, hay nói cách khác là giá thành thực tế sẽ quyết định mức lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác, trong những năm gần đây, công việc lập kế hoạch giá thành phụ thuộc vào việc đấu thầu của Công ty, mà tính chất của công việc này là không ổn định và thiếu chắc chắn, nên Công ty thường không tiến hành lập các chỉ tiêu kế hoạch giá thành mà sử dụng ngay giá thành dự toán làm giá thành kế hoạch. Vì vậy, việc so sánh hai chỉ tiêu giá thành dự toán và giá thành thực tế sẽ cho biết tình hình tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và tình hình thu nhập của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tổng giá thành toàn bộ thực tế của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 29.514.000.000đ
- Tổng giá thành dự toán của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 30.888.300.000đ
Như vậy, chênh lệch giữa thực tế và dự toán là: R =
Vì R<100% nên Công ty đã tiết kiệm được so với dự toán một khoản chi phí là: 1.374.300.000đ.
Việc so sánh trên mới chỉ cho biết việc thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, tuy nhiên nó không cho chúng ta biết được nguồn gốc của số chi phí tiết kiệm được này.
Để phân tích sâu hơn, kế toán có thể phân tích tỷ trọng của từng loại chi phí trong giá thành sản phẩm, so sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch để biết được chi tiết tình hình thực hiện kế hoạch chi phí trong từng khoản mục giá thành.
Bảng 2-20:
BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH THỰC TẾ SO VỚI GIÁ THÀNH KẾ HOẠCH Khoản mục Kế hoạch (dự toán) Thực tế Chênh lệch
chi phí Số tiền % Số tiền % Số tiền %
1. Chi phí NVL trực tiếp 2.275.980.000 7,37 3.727.087.775 7,6 1.451.107.775 63,7642 42 % 55 , 95 100 000 . 300 . 888 . 30 000 . 000 . 514 . 29 = ×
2. Chi phí NC trực tiếp 12.030.180.000 38,95 11.307.904.531 38,3 -722.275.469 -63. Chi phí sản xuất chung 9.054.760.000 29,31 8.576.213.961 29,1 -478.546.039 -5,29 3. Chi phí sản xuất chung 9.054.760.000 29,31 8.576.213.961 29,1 -478.546.039 -5,29
4. Chi phí QLDN 7.527.380.000 24,37 5.902.793.733 20 -1.624.586.267 -21,58Tổng giá thành 30.888.300.000 100 29.514.000.000 100 -1.374.300.000 -4,45 Tổng giá thành 30.888.300.000 100 29.514.000.000 100 -1.374.300.000 -4,45
Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy rằng, khoản chi phí Công ty đã tiết kiệm được trong năm là kết quả của việc tiết kiệm các khoản chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, mức chi phí tiết kiệm được nhiều nhất là 1.624.586.267đ của khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp, tổng mức chi phí của 3 khoản mục chi phí trên đã tiết kiệm được là 2.825.407.775đ. Tuy nhiên, theo kết quả tính được khi so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán, tổng mức chi phí sản xuất đã tiết kiệm được trong kỳ chỉ bằng 1.374.300.000đ, sở dĩ như vậy là do khoản chi phí nguyên vật liệu đã vượt mức là 1.451.107.775đ.
Sau khi biết được khoản mục chi phí nào là nguyên nhân tạo ra số chi phí tiết kiệm được trong kỳ, ta có thể tiến hành phân tích từng khoản mục chi phí để tìm ra nguyên nhân nào đã làm cho chúng biến động.
Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có thể thấy rằng, so với dự toán khoản mục chi phí này tăng lên 63,76% tức là đã chi vượt kế hoạch 1.451.107.775đ. Có nhiều nguyên nhân lý giải cho tình trạng đó như: do sự tăng lên đột ngột của đơn giá các loại vật tư chính, không thể dùng vật tư khác để thay thế; do công tác khảo sát thiết kế tạo ra quá nhiều phế phẩm... Nhưng nguyên nhân quan trọng nhất đó là do bị hao hụt, bị hư hỏng trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở giai đoạn khảo sát công trình. Công tác khảo sát thường được tiến hành tại hiện trường, nên bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố, nhiều khi vật tư đã được tập hợp để chuẩn bị sản xuất nhưng lại không tiến hành được do mưa bão, do có những sự cố bất ngờ... Trong những trường hợp như vậy, việc bảo quản vật tư thường rất khó khăn và không đảm bảo, nhiều khi chỉ do công trình bị đình lại quá lâu, còn vật tư được tập trung tại địa điểm sản xuất không được bảo quản kỹ càng nên phải bỏ đi toàn bộ. Công ty cũng đã có nhiều biện pháp để khắc phục tình trạng này nhưng những nguyên nhân do chủ quan thì có thể khắc phục được còn những nguyên nhân khách quan, do thời tiết, địa hình thì rất khó khắc phục, việc tốt nhất có thể làm là tăng cường công tác bảo quản vật tư nhằm giảm thiểu những hao hụt mất mát có thể xảy ra.
Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp
Khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho công ty một khoản chi phí là 722.275.469đ (hay là 6%) so với giá thành dự toán ban đầu. Kết quả này có được
chủ yếu là do Công ty đã có nhiều chính sách hợp lý phù hợp với nguyện vọng của người lao động qua đó nâng cao được sức sáng tạo và tinh thần lao động của cán bộ công nhân viên. Mặt khác, đó cũng là nhờ trong năm qua Công ty đã đầu tư trang bị khá nhiều các máy móc thiết bị hiện đại, nhờ đó mà năng suất lao động trong công tác khảo sát thiết kế đã được tăng lên đáng kể và lao động trực tiếp cũng được giảm nhẹ khá nhiều.
Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung
Mặc dù mức tiết kiệm chi phí của khoản mục này là thấp nhất so với các khoản mục khác (5,69%) nhưng phải thấy rằng ở đây đã có sự nỗ lực rất lớn của các Xí nghiệp cũng như của Công ty. Do chuyển từ một cơ quan hành chính bao cấp sang hạch toán kinh doanh, Công ty buộc phải chấp nhận một khoản chi phí gián tiếp khá lớn. Hướng phấn đấu của Công ty trong những năm tới là từng bước giảm bớt khoản chi phí này, tuy nhiên việc thực hiện sẽ rất khó khăn. Một điểm nữa là do Công ty đã mạnh dạn tiến hành thanh lý bớt những máy móc thiết bị lỗi thời, lạc hậu, nên mặc dù trong năm qua đã có sự đầu tư hiện đại hóa tương đối lớn nhưng khoản chi phí khấu hao trong kỳ cũng không tăng lên đáng kể. Trong khoản mục chi phí sản xuất chung, các chi phí khác thường rất khó kiểm soát vì thường xuyên biến động, tuy nhiên, đây lại là yếu tố khả quan nhất trong việc hạ thấp chi phí sản xuất của Công ty.
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong năm qua, riêng khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho Công ty 1.624.586.276đ tương đương với 21,58% so với dự toán ban đầu. Đó là nhờ Công ty đã xiết chặt công tác quản lý trong việc chi tiêu, giảm bớt những chi phí không cần thiết trong hội họp, tiếp khách và nghiệm thu bàn giao, đồng thời có các biện pháp khuyến khích tiết kiệm chi phí, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong công việc... Chính nhờ vậy mà mức tiết kiệm của chi phí này trở thành yếu tố đầu tiên, quan trọng nhất và có ý nghĩa quyết định trong kế hoạch hạ giá thành sản phẩm của Công ty.
Tóm lại, hiện nay, nhờ một bộ máy tổ chức quản lý hoạt động tốt, nhanh nhạy trong cơ chế thị trường, và có biện pháp tổ chức, bố trí lao động hợp lý nên hàng năm Công ty đều hoàn thành kế hoach giá thành đặt ra cho Công ty, nhờ đó mà không ngừng tăng cường tích luỹ, ổn định đời sống cán bộ công nhân viên, nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường.